2.2　深知內部控制的缺陷，做出相應的防范措施

在公司經營過程中，總經理不僅需要懂內部控制的具體內容和執行辦法，還應了解公司內部控制的缺陷，這樣才能做出相應的防范措施，從而真正做好內部控制。

2.2.1　如何判斷公司的內部控制存在缺陷

如果內部控制能為實現公司目標提供合理保證，則控制就是有效的，否則內部控制可能就有缺陷。因此，判斷和識別內部控制是否存在缺陷是評價內部控制是否有效的關鍵問題。

實務中，總經理可以看內部控制是否存在問題或漏洞，也可以看公司實現目標的過程中內部控制是否對提供合理保證形成阻礙，這些都是判斷內部控制是否存在缺陷的標準，其中是否形成阻礙更重要。也就是說，如果內部控制存在問題或漏洞，但它沒有阻礙公司目標的實現，這時公司就沒有必要對內部控制缺陷進行反映，此時只能說明內部控制在發揮作用，不過存在局限性。由此可見，在判斷內部控制是否真正存在缺陷時，要嚴格區分什么是內控缺陷，什么是內控局限性，如圖2-1所示。

在實際判斷過程中，區分內控缺陷和內控局限性確實比較困難，而且也沒有明確的文件或規定來給兩者劃出一道明顯的界限。所以，內部控制是否存在缺陷一般由公司根據自身情況來確定，如果確實是因為設計內部控制的過程中無法預見的各種可能導致控制目標無法實現，則只認定為內控局限性；如果判斷控制目標無法實現的原因是可以預見到的，則要將該原因認定為內部控制缺陷。

2.2.2　內部控制要做好各層級的職責分工

內部控制工作中最容易出現的問題是崗位分工不明確、執行工作時越俎代庖。因此，總經理要做好內部控制，就要為員工劃分清楚職責。首先要明確公司的組織結構，如圖2-2所示的是比較簡單的組織結構。

上圖中所示的各層級在公司經營管理過程中的職責如表2-3所示。

續上表

2.2.3　總經理要讓財務總監成為自己的幫手

財務總監是一個公司財務部門的最高領導人，當然，有的公司沒有財務總監，而是設置的財務經理這一崗位。不同規模的公司，各部門的最高領導人的崗位名稱會有不同。

財務部門掌握了公司的所有財務信息，可謂是公司這一機體中的重要部位。而總經理每天的工作很多，不可能事無巨細地將所有部門的工作都安排并管理好，所以總經理要懂得如何使部門經理或總監成為自己的幫手的方法，尤其是財務總監。很多需要總經理管控的財務工作都可以交給財務總監處理。這就要求總經理培養自己信得過的財務總監，具體該怎么做呢？如圖2-3所示。

實例分析　前期培養信得過的財務人員，后期管理更方便

上海某化妝品公司最初由3個人合伙成立，主營化妝品銷售業務。通過一年的努力，公司規模擴大到15人，業務范圍也變大了。為了減輕大家的負擔，公司決定聘請兩名財會人員，負責錢、賬的管理。

在聘請財會人員時，因為考慮到公司的長期發展，所以公司的3位創始人非常看重應聘者的人品和職業素養。最終選定了兩名人品非常正直、職業素養很高的應聘者。

在之后的5年里，公司不斷發展壯大，由最初單純的銷售公司發展為可以獨自生產化妝品的生產性企業，人數將近100人。而在這過程中，公司的3位老總不斷地與最初招聘的兩名財會人員進行密切溝通和業務交流，財務制度不斷完善。這兩名財會人員也成為了公司財務部門的高級領導。

由于前期已和財務管理人員達成了良好的默契，所以3位領導在后期的經營過程中，就把很多財務工作授權給了這兩名財會人員。不僅提高了自身的管理效率，也很好地實現了“放權”。

由案例可知，該公司在最初招聘財會人員時就做好了長遠打算，要為公司找到值得信賴的財會人員，方便日后培養骨干員工。將合適的人選招入公司后，就要對其進行嚴格規范的要求，將其培養為總經理和管理者信得過的“賬房先生”。這不僅可以消除總經理對財會人員的不信任感，同時也能提高公司的管理效率。