PART 3　外貿函電　Foreign Trade Letters

Unit 1　信封和信頭　Envelope and Header

1.信封的寫法

正式的商業信封通常在左上角都已經印刷好寄信人的名稱和地址，只需在信封中間偏下的位置填寫收信人的姓名、地址即可。收信人的姓名、地址填寫要規范，第一行寫收信人姓名；第二行寫門牌號碼，街道名稱；第三行寫縣市城鎮、省州名稱；第四行寫國家名稱。收信人名稱、地址填寫的示例如下。

Real Inc.

No.43，8th Ave

Brooklyn，New York

U.S.A

2.信頭的寫法

信頭包含寄信人的公司名稱、地址、電話、傳真和電子郵件地址，統稱為“聯系信息”，填寫地址時要加上郵編。信頭的規范寫法可參考如下示例。

Guangzhou Trading Co.，Ltd.

No.12，Xingang East Road，Guangzhou City，

Guangdong Province 510308，China

Telephone：86-000-000-0000

Fax：86-00-0000-0000

Email：gztrading@gzt.org

Unit 2　存盤號、日期和封內地址　Reference，Date and Inside Address

1.存盤號的寫法

存盤號即“reference”，給信函編號便于來往書信的存盤和查閱，一般用“Our ref.”（寫信），或者“Your ref.”（回信）。寫信時只需注明“Our ref.×××”，“Your ref.”項不填。在回信時，由于來函有一個存盤號，因此應該注明“Our ref.×××”（己方存盤號）和“Your ref.×××”（與收到的對方存盤號一致）。有關信件的示例如下。

Our ref.

Your ref.

2.日期的寫法

為了方便日后查詢，還需要寫上郵件發送的日期。美式日期通常寫在信頭和收信人名稱、地址之間，而英式通常寫在收信人名稱、地址之下。

為了避免出現“4/10/2017”這種分不清是10月4日還是4月10日的情況，通常月份不使用數字表示。可以寫成“May 1”或“May 1st”，后面加“，2017”即可。日期的示例如下。

Date：May 1st，2017

3.封內地址的寫法

封內地址是收信人名稱和地址，填寫規范和書寫信封上的收信人名稱、地址的規范一致。不過此欄在非完全公事化的信函中可以省去，因為稱呼已說明了收信人。封內地址的示例如下。

Real Inc.

No.43，8th Ave

Brooklyn，New York

U.S.A

Unit 3　經辦人、稱呼和主題　Operator，Salutation and Subject

1.經辦人的寫法

經辦人是指承辦信件的具體個人或部門，是信件的具體收信人。書寫時要加下畫線。經辦人的書寫示例如下。

Attention：Mr.Brown Douglas，Export Manager

Attention of Mr.Douglas

To the attention of Mr.Brown Douglas

2.稱呼的寫法

稱呼是對收信人的稱呼，一般以“Dear”開頭，中間使用敬稱+全名，有來往可稱對方的姓，只有十分熟悉才可以稱名，最后以逗號結尾。稱呼女士時，統一使用“Ms.”，因為你無法確定對方是否結婚，錯用“Miss”或“Mrs.”可能冒犯對方。稱呼的書寫示例如下。

Dear Sir or Madam，

Dear Mr.John Douglas，

Dear Mr.Douglas，

Dear John，

此外，還有一種特殊情況，即沒有特定的收信人時，可以使用以下寫法，注意結尾標點為冒號。

To whom it may concern：

3.主題的寫法

主題是對全文重點的提煉。在電子郵件中，主題會直接顯示在郵件主題欄中，而在信封中，主題位置在稱呼之后。書寫時要加下畫線。主題的書寫示例如下。

RE：Counter offer for socks

Aquatic Products

Unit 4　正文和結尾　The Body and The Ending

1.正文的寫法

書寫正文的基本要求是主題明確、內容簡潔明了、語言精練及表述完整。一般來說，在正文開頭直接表達寫信的目的，然后對目的進行具體說明即可。如果是回信，要先將收到對方來信的日期和主題加以綜合說明，并單獨成段，以便對方一目了然。

回信時第一句的示例如下。

Thank you for your email of 29th February regarding the…

With reference to our telephone conversation on Friday，I would like to let you know that…

I am glad to inform you that…

I am writing with regard to the complaint that you made on 29th February.

正文是外貿函電中最重要的部分，闡述的是具體的情況，我們將在后面通過具體的例子來探討外貿函電中正文部分的書寫技巧。

2.結尾的寫法

正文結束后，要另起一段表達歉意、希望或祝愿，或者提出請求。一般以希望合作愉快和希望盡快回復為結尾。結尾的示例如下。

Many apology again for the problem you have experienced.

We hope this will be a good start for a long and profitable business relationship.

We are anticipating your early reply.

Thank you in advance for your reply.

Unit 5　敬語和落款　Honeritics and Sign

1.敬語的寫法

根據發信人與收信人之間的關系或熟悉程度的不同，敬語可分為以下3類。

1.家人親戚：Your loving mother；Yours lovingly；With love。

2.一般朋友：Yours respectfully/sincerely/truly。

3.機關團體：Yours faithfully；Best regards。

在外貿函電中，最常用的敬語是“Best regards”，末尾用逗號。敬語的示例如下。

Best regards，

同時，敬語和稱呼還存在對應關系。如果是以“Dear Sir”或“Dear Sir or Madam”開頭，一般用“Yours faithfully”；如果是以具體名字開頭，一般用“Yours sincerely”或“Best regards”；如果沒有具體對象，一般用“Yours truly”。

2.落款的寫法

在電子郵件中，落款為寫信人名稱+公司名稱。落款的示例如下。

Li Yi

Guangzhou Trading Co.，Ltd.

傳統函件中，先書寫公司名稱，再以“Sig.”（signature的縮寫）注明簽名位置，手寫簽名。落款的格式如下。

Guangzhou Trading Co.，Ltd.

Sig.__________

Unit 6　抄送、附件和附言　Carbon Copy，Attachment and Postscript

1.抄送的寫法

抄送（Carbon Copy）即CC，在傳統函件中，如需讓收信人知道信函復印件發送的單位，則需要在落款后注明。抄送的示例如下。

CC our Shanghai Branch Office

2.附件的寫法

信內有附件時，常用“Encl.”或“Enc.”在信末左下角注明，提醒收信人查看。附件的示例如下。

Encl.：2 invoices

說明信內含有附件的表達方式有如下幾種。

①“Please see the file attached/enclosed.（請查看所附文件）”或“Please find attached/enclosed the file you requested.（隨函附上你所要求的文件）”。通常是正文有內容時，為了提醒收件人查看附件，在信件結尾使用。

②“I am attaching/enclosing the file for your consideration.（隨函附上文件，供參考）”。通常是己方主動附上附件供對方參閱。

③“I am sending you the file as an attachment/enclosure.（把文件發給你，請在附件中查看）”，其中“as an attachment/enclosure”可以替換為“in enclosure/attachment”。

④“Attached/Enclosed is the file you requested.（附件是你要求的文件）”，直接說明附件內容。

⑤“Please affix your signature to the attached/enclosed form and return it to us at once.（請在附件上簽名后立即送還我處）”，只單純提及附件。

3.附言的寫法

信寫完后，如果還有重要的話需要補充，可以在信末加“P.S.”引出要補充的內容。出現附言一般表明發信人思維不夠周密，應該盡量避免。附言的示例如下。

P.S.We require payment by L/C.

Unit 7　外貿函電的格式　Format of Foreign Trade Letter

在前面6節中，我們了解了外貿函電各個部分的書寫方法，下面來具體學習這些部分在信件中的格式。

1.信封的格式

信封正面的左下角會注明信件類別：航空（By Air Mail）、掛號（Registered）、印刷品（Printed Matter）、快件（Express）和內有照片（Photo Enclosed）。

書寫信封時，名稱與地址均左端對齊，為齊頭式，具體如下。

信封還可以寫成縮格式，名稱與地址逐行右縮，具體如下。

2.信件的格式

在英文商業信函中，有3種格式，分別為齊頭式、改進齊頭式和縮格式。

齊頭式（Block Form）即除信頭居中外，全部左對齊。因為簡單直觀，便于使用，是最受歡迎的格式，具體如下。

改進齊頭式（Modified Block Form）與齊頭式的區別在于存盤號和日期靠右，與封內地址在同一行，落款偏右，節省空間，一目了然。在此列出不同部分，具體如下。

縮格式（Indented Form）保留了改進齊頭式的特點，同時更近一步，經辦人和主題要居中，正文的段首向右縮進。在此列出不同部分，具體如下。

3.電子郵件的格式

電子郵件是即刻發送，許多格式和傳統信函不同，但以上所述信件格式仍然適用。在此列出不同部分，具體如下。