第三節　時間管理的十個有效方法

大學是一個學術自由、思想活躍的地方。有人說：在大學里，可以做自己想做的事情；在大學里，你擁有真正屬于自己的時間，你可以航行在廣闊無垠的知識海洋上。也有人說：在大學里，你可能激情四溢，滿懷著希望和理想；在大學里，你會接觸到許多沒見過的新鮮事物。但你可能因為不會規劃時間，導致希望和理想破滅。作為當代高職生從走進大學校門的那一刻起，就必須考慮自己該如何規劃大學的分分秒秒，尤其是大學的學習生活，不要“少壯不努力，老大徒傷悲”。所以，本章重點分析高職生時間管理的方法。

時間管理的方法有很多，針對不同的場合、不同的工作任務、不同的學習任務、不同的階段，使用的時間管理方法不同。即使是同樣的工作任務，不同性格的人所用的時間管理方法都不一樣；即使是同一個人，做不同的事情也可以采用不同的時間管理方法。所以，下面將逐一向大家剖析時間管理的不同方法的特點。

一、鬧鐘式時間表法

鬧鐘式時間表法，也稱計劃式時間表法。較適合經常被突發事情干擾的人、學習或工作任務較多的人、有比較清晰的長遠計劃目標的人。比如，某化學專業學生在學期末有高數、有機化學、物理化學等六門科目要考試，學期中有大學英語四級和計算機二級考試，平時還有兼職，還要擔任學生干部。這名學生有長遠的目標計劃需要完成，但生活中容易被各種突發事情干擾，導致意志力不夠堅定，注意力不夠集中，因此可嘗試用鬧鐘式時間表法，見表1-1。

鬧鐘式時間表法的特點：第一，分段性。鬧鐘式時間表法即設置了很多時間段，實施者根據目標計劃或安排將時間劃分為不同區間，每個區間的目標任務明確。第二，固定性。鬧鐘式時間表法設置的時間段比較固定，因為長遠的目標不可能馬上完成或實現，所以每天在固定時間安排完成一些學習或工作任務。第三，延續性。使用鬧鐘式時間表法管理時間，就是將大目標分解成若干個小目標，在固定的時間完成固定的小目標，以便慢慢達成大目標。但這個過程必須是持續的，要求實施者根據目標進展情況，日復一日地不斷實施計劃。卡耐基說過：“確定了人生目標的人，比那些彷徨失措的人在起步時便已領先幾十步，有目標的生活，遠比彷徨的生活幸福，沒有人生目標的人，人生本身就是乏味無聊的。”時間表就是每天定一個小目標，每天完成一點，日積月累，大目標就自然完成了。第四，強制性。設置鬧鐘時間表，就是為了實施者強制自己在規定的時間內完成規定的事情，以提高工作和學習的效率，進而提高工作和學習的效能。鬧鐘式時間表能讓本來彷徨無措、不知如何下手的人，通過強制自己每天做一些力所能及的事情，實現每天收獲一點，最終達成目的的愿望。

所以，鬧鐘式時間表適合有長遠目標的人，它能引領人定下小目標，有時候也適合雖然有長遠目標但一開始還沒有計劃方向和任務的人。該方法也是生活中運用最多和最簡單的一種時間管理方法。

鬧鐘式時間表法的使用技巧如下。

①以整點時間分段。比如，上午7：00—8：00起床、洗漱、吃早餐，上午8：00—9：00做高數練習題，上午9：00—10：00跑步運動等。

②勞逸結合。每天我們的大腦都在運作，但人的精力是有限的，注意力也是，不可能長時間對一件事情保持高度集中，所以鬧鐘式時間表在設計時間時要注意兩點：

第一，時間段不宜過長，做一件事情時間過長往往很容易疲倦。

第二，在時間任務上注意勞逸結合、合理分配。

一般注意力在半小時以內最集中，學習也最有效。實施者可以根據任務繁重程度，設計每半小時為一個時間段，建議最多不超過兩小時。美國微軟公司創始人比爾?蓋茨的時間管理方法是，設置5分鐘為一個時間段，以此安排工作和生活。某學生甚至把吃雪糕、看視頻、玩游戲的時間都設置進去，其實只要保證在學習、工作的時間專注、專心，在玩的時間盡情地娛樂就可以了。

③給自己每天定個目標。長遠目標可以是完成期末考試、計算機等級考試、英語口語能力提升等，在實施之前先明確地寫下來。然后根據長遠目標可以把每天的任務分解成：為期末考試做準備，將書本的章節分一下，每天安排一點章節的內容；為了順利通過計算機二級考試或者學一些基本的計算機操作方法，每天在某自學網站上學一些計算機軟件技能；為了順利通過英語四級考試，每天做一套真題。所以，時間表上會出現上午學一點科目內容，中午學一點英語，下午學另一科目的內容，晚上學一點計算機軟件知識。這樣既可以做到長遠目標有步驟地實現，也不會被突如其來的事情打擾，因為你知道什么時間該做什么。后面我們會講到對于突發的事情，兩分鐘解決不了的可以安排在除學習以外的時間，如將原定的娛樂時間縮短。

二、碎片清單表法

如果是工作任務多而雜，緊急任務較多，短期內必須要完成的可使用碎片清單表法，見表1-2。

碎片清單表法與“碎片時間”直接相關。碎片時間就是捎短時間，一般不超過15分鐘。碎片時間大多數都是由一些“意外”造成的，是難以預測的、難以提前安排的。“碎片時間”雖然不在計劃之中，卻也是時間構成的主要部分。在“碎片時間”完成“碎片事情”就是碎片清單表法。

碎片清單表法的使用技巧如下。

①列出碎片事件。把短期的學習任務和工作任務不管是否合理、是否有必要，都先列出來，然后標注一下重要程度。任務完成后打一個標記符號，如“√”。從完成碎片任務的順序來說，先完成自己喜歡的，再完成自己不感興趣的，這樣能促進工作效率提高；從完成碎片任務的難易程度來說，先把需要且比較容易完成的工作完成，未完成的就顯得輕松許多。

②定期更新碎片事件。碎片事件一般不受時間限制，建議對碎片清單及時進行更新，至少每周更新一次，以便更多、更細致地管理時間，充實自己。同時，由于不受時間限制，因此對想認真完成的任務，可以多花些時間和心思想清楚再做。

③標注完成情況。碎片清單表既可以每天設計，也可以每周設計，還可以每月設計，完成小任務后打“√”即可。方法簡單、清晰明了，易操作且增加成就感。

三、計劃清單表法

計劃清單表法適用于計劃和目標較少的人，不管是長期計劃還是短期計劃都適合。制訂了計劃清單表后，可以粘貼在比較明顯的地方，時刻提醒自己需要完成的任務，以便在一天或者一周時間內都能夠讓自己有目標可以完成。計劃清單表法可以說是懶人最常用的方法，簡單、清晰。但是，由于計劃清單表比較簡單，因此對有較多任務需要完成的人不適合。

計劃清單表法的特色就是需要把重要的任務排前面，在自己厘清思路、分清主次的基礎上，充分利用二八定律，將主要的精力花費在最有價值的事情上面。在計劃清單里，重要的事情排在前面，排在最后的就是碎片的，也可以把對自己幫助不大的事情延期或者直接放棄，見表1-3。

四、四象限法

許多人時常把主要的精力和時間都集中在處理那些不重要但緊急的工作上，結果將重要的事情忘記或者往后擱置，使本來可以有很多時間和機會很好地計劃和完成的一件事情，卻沒有時間去做，隨著時間的推移，就會造成工作質量下降，工作目標無法完成。

人生的一大課題是，“把最重要的事視為當務之急”。重要性、急迫性是影響時間運用的兩個重要元素，人們常常把這兩點混淆。時間管理最關鍵的一課，就是要區分出急迫性與重要性，應該把主要的精力有重點地放在重要但不緊急的事情上。

針對明確事情的輕重緩急，最著名的時間管理方法就是“四象限法”。四象限法是著名管理學家史蒂芬?科維提出的時間管理理論，他將時間按照重要和緊迫的不同程度進行劃分，分為四個象限（圖1-1）：第一象限——重要且緊急的事務；第二象限——重要但不緊急的事務；第三象限——不重要但緊急的事務；第四象限——不重要且不緊急的事務。

1．四象限法的做事要訣

第一象限：立刻、馬上、抓緊時間執行。處在這一象限的事務，在時間的緊迫性和事件的影響度上都是最重要的，所以沒有時間拖延，否則既耽誤了時間，又造成不好的影響，可能導致錯失某些機會。

第二象限：先規劃、后執行。處在這一象限的事務，雖然不具有時間的緊迫性，但具有關鍵事件的影響度，所以在沒有規定完成時間的前提下，可以先做好打算，再出發。

第三象限：既可授權別人做，也可親自做。處在這一象限的事務，雖然具有時間的緊迫性，但不具有關鍵事件的影響度，所以當自己沒有時間去做時，可以找到適合的人幫助執行，有時候“麻煩別人，也是促進情感的必要環節”。

第四象限：直接不做。處在這一象限的事務，既沒有時間的緊迫性，也沒有關鍵事件的影響度，所以干脆晚點做，或者不做。

2．區分四象限的舉例說明

什么是重要且緊急的事務？比如，后天你要舉辦一場晚會，這場晚會對你來說是大事，并且晚會舉辦的日期馬上臨近，必須抓緊時間準備。再如，明天上午舉行由你策劃的項目匯報會。該會議由你策劃且承擔主要責任，而你只有一天的時間準備，所以這兩件事無論從哪個角度來說，都是重要且緊急的。

什么是重要但不緊急的事務？比如，明年底要打造一個創業企業的品牌。打造品牌很重要，但是不能著急。再如，明年下半年要參加專升本入學考試。升讀本科對以后的發展很重要，但是并不需要著急，因為還有時間規劃自己的未來發展方向。

什么是不重要但緊急的事務？比如，訂的外賣到了，催你下樓取餐。雖然一頓飯不吃沒有什么，但是外賣員在等待你的回復，所以具有時間的緊迫度。

什么是不重要且不緊急的事務？比如，發呆和閑逛等。在此不做過多解釋。

時間四象限法看似很簡單，但在應用時依然要注意以下一些問題。

第一，第二象限重要但不緊急的事務才是最重要的。可以分為兩種情形：一種是這件事真的很重要。比如，你的目標是成為一名作家，對你來說每天閱讀和寫作很重要，但某一天，你又覺得不閱讀對寫作的影響不大。這種情況多了，必然會影響目標的實現。另一種，這件事容易被忽視。對重要又緊急的事，我們自然會在第一時間去完成，如三天后的考試，你肯定會認真復習應考。但對重要不緊急的事，如給客戶做的系統有一個潛在的bug（漏洞），且出現的概率很小。你們因為要給客戶解決其他問題，便暫時忽視了解決這個bug，那么以后就有可能因為這個bug給客戶造成損失。對這樣的事我們就要提高它的優先級，并盡早解決。

第二，一件事是否緊急、重要并不好判斷。判斷一件事是否緊急、重要是一個很主觀的行為，取決于你的價值觀和認知。比如，一件事本身很重要，但因為知識經驗的欠缺，你認為它并不重要而沒有去做。還有一種情況，如女兒希望你陪她看動畫片，這對你來說很浪費時間，但你的價值觀認為對女兒的愛最重要，那么此時和女兒一起看動畫片就是既緊急又重要的事。

第三，不要因為做了第三、四象限的事而感到不安。一般來說，我們要盡量少做第三象限的事，不做第四象限的事。但現實中，往往不能完全掌握自己的時間，有時候上級分配的某項緊急任務，你認為根本沒必要做，即使事實上可能就是如此，但你還是要做。有時候看了一會兒綜藝節目，這件事既不緊急也不重要，你也不必因此自責浪費了時間，只是這種情況不要太多。

總之，通過上面的分析，希望大家能客觀辯證地看待時間管理四象限法，在自己的工作生活中靈活有效地應用，讓自己的生活更加高效，更加有條理。

五、新四象限法

新四象限法四個象限的特點雖然大相徑庭，但又有明顯對比關聯：從橫向來看分為兩類，一類是必須要做的事情，另一類是可放慢進行甚至不執行的事情；而從縱向來看，則分為計劃類和非計劃類。所以，在不同的事情出現時，我們要先進行簡單的分類，計劃必須完成的為執行計劃部分，計劃暫時放緩完成的為制定計劃待辦事項，不固定的、沒計劃的但又必須做的為隨機的事，沒有計劃也不是必須做的為發呆部分。

如何區分這幾種情況？比如，有計劃地準備大學英語四級考試、期末考試，但可以不立刻完成，這就屬于第四象限，因為在計劃內可慢慢執行。再如，明天要完成班級通訊錄的整理，這種忽然要執行的就屬于第一象限。突發的、隨機的、難以預測的，如家人致電、朋友來探望等沒有計劃的事情則屬于第二象限。

時間管理新四象限法有助于對事情進行歸類且隨后做出規劃，可以幫助我們認清哪些事情應該做，哪些事情可以放緩擱置，從而合理展開行動。一般建議執行計劃首要完成，其次是隨機的事，再次是制訂計劃的事情，最后留些時間發呆。發呆可以說是勞逸結合的適當休息，比爾?蓋茨講過，他一天的時間里總會給自己留一點獨處的時間，去“閉關修煉”。其實，他是利用這些“發呆”時間去思考、總結、開拓。這也是效率規則所說的，適當的休息才能提高效率，見圖1-2。

按順序處理就是：執行計劃—隨機的事—制訂計劃—發呆。如果遇到隨機的事臨時打斷必須執行的計劃，就需要有足夠的意志和定力，適時拒絕，萬萬不能讓各種突發事情擾亂計劃。當然，隨機的事情也是需要解決的。《高效能人士的七個習慣》一書中提出，“如果能在2分鐘內完成的，立即處理；如果不能，就比較該事件與手頭事的重要性，優先處理更重要的。如果手頭的事更重要，待手頭的事處理完畢，再去處理之前記錄的事；如果突發事件更重要，就記錄手頭事的進度，回頭再處理手頭的事。以2分鐘為限，是因為2分鐘以內可以處理完成的，不會對當前的事造成多少干擾”。后來又有一種說法，“5分鐘內可以處理完的，也可以立即處理”。所以，看看5分鐘能否解決，如果能解決就先完成，至少減少一項任務，這樣其他計劃的事情就相對來說輕松了。

在先后順序上，通常把“執行計劃”放在前面，這相當于短期目標，倘若這個短期目標是對長期目標有促進作用和關聯性的就更需要前置了。

減少“發呆”時間，但不代表不需要它，只有勞逸結合才能提高工作效率。

六、打卡記錄法

打卡記錄法可以說是最輕松的時間管理方法，一個原因是只需要一本臺歷。做完一天的工作后，想想自己原定的計劃完成了沒有，如果完成就在對應的日期上打“√”。每個月進行總結，看看自己完成任務的結果如何，是很愉快地完成每一項任務，還是很多時候沒有達標、沒有按時完成，自己反省一下原因。

還有一個原因是，在每次打“√”前都會思考，今天“我”做了什么？“我”的計劃是什么？這相當于快速地給自己定下一個小目標，快速地檢查完成小目標的情況，這也是其一大亮點和特點。但是，由于是很簡單的打卡，小目標沒有被量化、詳細地列出來，因此有時候會自欺欺人，把完成的其中一項任務看作全部完成了。而且當前目標與長期目標的關聯性沒有明顯表示出來，有時候當前目標是完成了，但對長期目標來說卻毫無意義。同時，簡單的操作往往對緊急突然的任務和近期任務沒有區分開，更沒有記錄當前進度，以致不科學地隨意打“√”。但是打卡記錄法的優點還是很明顯的，簡單實用，看到自己完成的量能夠給人強烈的提醒，甚至很多時候起到激勵作用，有助于建立自信。

此方法雖然使用方便，適用人群廣泛，但對有長期明確計劃目標的，希望任務做扎實的人，還是不建議使用。

如果將此方法進行改良，可以做如下修改：在臺歷上將要完成某項任務，或者突發的任務用“數字”形式記錄下來，一般用記“正”字法。假如完成一套英語試卷、寫一篇文章、制作一個小視頻等為當天必須完成的五個任務，可在臺歷上先寫一個“正”。晚上睡覺前，想想自己完成的情況，已經完成了就打“√”。這樣的改良，既可牢固有用地記錄當天需要完成的目標，也可大大地節省時間，使效率更高。看著自己定下的目標都實現了，也會特別開心和輕松。但需要注意，不要給自己訂太多任務，根據自己的實際情況考慮，有時候還可以制定一些獎勵機制，給自己一些小獎勵。

打卡記錄法還有另一種用法，就是只對定下的長期目標進行打卡，讓記錄者關注已的目標，關注已完成的部分，在激勵自己的同時不要忘記完成長期目標，見表1-4。

七、三件事表格法

這是一個將二八定律運用到極致的方法。三件事表格法就是要列出三件事，可以是每天必須完成的三件事，可以是每周需要完成的三件事，也可以是每月甚至每年最重要的三件事。

“三件事”看起來簡單，但還是有時間要求的，即要求是當天/當周/當月/當年最重要的三件事，這就讓我們集中思考重要的三件事是什么，腦中要有簡單的規劃和排序，所以這是指引我們用最少的時間做最重要、最有價值的事情。這也正好響應了二八定律的特點，80%的成果是靠20%的有用功鋪墊而成，抓住這最有效的20%的小目標、小任務，精細、精準、精確、有效地做好，比花80%的努力卻只取得20%的成效要好得多。因此，關鍵在于這20%有效能的任務，也關鍵在于每天/每周/每月/每年的三件事是不是有用、有價值、有意義的“三件事”。

這一方法的要點在于定下來的三件事，無論如何都要完成。如果從完善方法的角度出發，可以給這三件事設計A、B、C等級：A是必須做，B是應該做，C是可以做。也就是說，按重要程度設計等級，按照等級關系進行優先完成。

三件事表格法適用于對工作效率要求很高的人，而且對長期目標要求必須完成的。這無論對有想法、有規劃的人，還是沒想法、沒規劃的人來說，都有很好的促進和鼓勵作用。但同時也有弊端，由于展示的目標事項僅有三項，因此對每天有較多任務的人群是不適合的。如果對這一時間管理方法進行完善，可以在三件事的后面加一列，用來填寫完成情況，最簡單的方式就是對已完成的打“√”；或者對完成進度進行記錄，使用百分比表示，以提醒自己當天或每個階段是否按計劃完成，完成進度如何，進行自檢，見表1-5、表1-6。

八、陰晴表法

陰晴表法與鬧鐘式時間表法有些相似，但使用的方法卻完全不同。鬧鐘式時間表法用于對準備執行的任務、準備執行的時間段進行提前規劃，強調的是未完成之前。陰晴表法是清晰地列出一天中每個時間段所做的事情，是用于在臨睡覺前梳理一天所做的事情，并用不同顏色標注不同特點的任務。一般分為高效工作、休息時間、盡情娛樂和拖延的時間等模塊。

為什么要有“拖延的時間”這一模塊呢？其實與用不同顏色進行標注的意義有很大關系。陰晴表法主要的目的是讓使用者發現自己一天或者一個星期的時間是否被合理科學地利用了，是否有因為懶惰而錯過應做的事情，是否有在娛樂放松的時間上過度放縱。所以，使用了不同顏色標注，以明晰的顏色顯示自己每天的事情完成情況。與此同時，“拖延的時間”這一模塊必不可少。因為“拖延的時間”使用顏色標注后，通過每天的對比，一旦看到“拖延的時間”色塊標注多了，就能夠自我進行反省。

有拖延癥或者比較懶惰的人，或者喜歡每天做簡單總結的人都可以使用陰晴表法。這一方法可以使記錄者既能清晰地規劃時間，看清自己各時間段的收獲和計劃完成的如何，又能清晰地看到自己的不足，起到促進的作用，見表1-7。

九、碎片時間清單法

5分鐘我可以做什么？10分鐘我可以做什么？1小時我又可以做什么？2小時呢？碎片時間清單法運用的時候需要你思考以上這些問題。

這一時間管理方法在用的時候，需要先列出時間長度，如5分鐘、10分鐘、30分鐘、1小時、2小時甚至2天，然后思考在這些時間長度內我可以做什么？比如，5分鐘我可以刷朋友圈，或者看一則簡短的新聞報道；30分鐘我能完成背單詞的任務，或者能梳理一些作文框架等；1小時可以寫一篇作文。碎片時間清單法使用的關鍵點就是系統地梳理不同的時間段，我能做什么？不用強求自己必須完成多少。這一時間管理方法給出一個指引，即可以給碎片時間進行分類，制定對應場景，如我在家和在辦公室的碎片時間清單是不一樣的。

采用這種方法能夠清晰明了地知道有多少時間可以做多少事情，給盲目無序設定目標的人群一個很好的指引，即將要做的事情放到與之對應的時間段，要保證這個時間長度所做的事情是合理的、有可行性的。

碎片時間清單法適用的人群是暫時沒有目標的人、沒有任務的人，這種時間指引的方法，有助于他們避免浪費時間，避免虛度光陰。這個方法不需要每天更新，有空的時間看看即可，指引效果也是很好的，見圖1-3。

十、時間評估表法

時間評估表法與碎片時間清單管理法有一點是相通的，就是列出時間長度和需要完成的任務內容，不同的是時間評估表法要先列出任務內容，再考慮所花費時間的多少，無形中不僅對任務進行了規劃和梳理，還對具體花費的時間進行了規劃，這能起到很好的暗示作用，暗示這一任務就要在指定時間內完成。當列出許多任務及所需時長的時候，就要時刻提醒自己多長時間完成，這是時間管理中較有效的方法。衡量時間管理方法是否合理，關鍵在于是否提高工作效率，能最高效地完成任務的方法就是最好的時間管理方法。

時間評估表的最右側是實際完成時長的記錄情況，如寫一篇文章預測需要花費1個小時，實際用了2個小時。在一天總結中會發現，哪些地方時間不夠用，哪些地方多用了時間。如果對時間評估表進行改良，那么可以在預測和實際時間的旁邊分別多加一列——比例。一天24小時，對做不同任務預測時間的比例與實際時間的比例進行同等對比，就可以很明顯地知道自己哪些地方多做了無用功。

所以，這種方法能夠很好地檢查時間管理的合理性問題，適合對任務不能有意識地按緊急或重要程度進行分類的人，或者不清楚哪些事情需要花費較多時間的人。在使用這種方法進行幾次規劃和實踐后，就能夠通過所花的時間與比例，看到自己各項工作的重要程度和緊迫程度，從而合理規劃時間完成或者重新規劃自己的任務，見表1-8。

以上十種方法，可根據個人性格、任務特點等進行科學的選擇。