第二節(jié)　時(shí)間管理的法則

一、帕金森定律

帕金森定律是由英國歷史學(xué)家斯科特?帕金森在分析了社會(huì)組織結(jié)構(gòu)，特別是大型組織工作效率之后提出的。這一定律是指，工作總會(huì)被拖延到最后1分鐘才做完。如果有2個(gè)小時(shí)的工作量，但是有8個(gè)小時(shí)的工作時(shí)間，人們一定會(huì)花費(fèi)8個(gè)小時(shí)才能將工作完成。帕金森定律還指出，工作也會(huì)被壓縮在有限的時(shí)間內(nèi)完成，即如果有8個(gè)小時(shí)的工作量，但是由于某個(gè)緊急情況發(fā)生了，必須在2個(gè)小時(shí)之內(nèi)完成，人們也能在時(shí)間期限內(nèi)完成。所以，工作效率高的人總是把自己的時(shí)間安排得緊湊而且嚴(yán)密，這樣他們才能在極短的時(shí)間內(nèi)完成大量的工作，而不是花費(fèi)很長的時(shí)間只做一點(diǎn)點(diǎn)事情，這是非常重要的。

前微軟營銷總監(jiān)道格?代頓曾舉出兩位客戶經(jīng)理的例子來說明帕金森定律：“一位客戶經(jīng)理對(duì)撰寫詳細(xì)的報(bào)告欲罷不能，而另一位經(jīng)理卻像是提供清潔服務(wù)的反面廣告”。前者太拘泥于細(xì)節(jié)，為了使其文案完美而浪費(fèi)了時(shí)間；后者則是一個(gè)“馬大哈”，把重要的文本亂扔，只好翻箱倒柜地找，也浪費(fèi)了大量的時(shí)間。這樣的職員每個(gè)公司都存在，他們看起來終日忙忙碌碌，卻總是在最后期限才能完成工作，時(shí)間分分秒秒地被浪費(fèi)，工作效率也很低下。如果他們每天能花幾分鐘考慮一下任務(wù)，給優(yōu)先的工作騰出時(shí)間，再給自己的計(jì)劃設(shè)定一個(gè)合理的時(shí)間范圍，就能夠最大限度地提高工作效率。

二、帕累托原則

帕累托原則俗稱“二八定律”，是由19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的。其核心內(nèi)容是生活中80%的結(jié)果幾乎源于20%的活動(dòng)。比如，是20%的客戶帶來了80%的業(yè)績，并可能創(chuàng)造了80%的利潤；世界上80%的財(cái)富是被20%的人掌握著，而世界上80%的人只分享了20%的財(cái)富。教育方面也有這樣的現(xiàn)象，大概只有20%的學(xué)生能考上比較好的大學(xué)，20%的重點(diǎn)高中囊括了80%能考上重點(diǎn)大學(xué)的學(xué)生，頂尖的20%的大學(xué)聚集了80%最優(yōu)秀的教授、學(xué)者。因此，我們要把注意力放在20%的關(guān)鍵事情上，根據(jù)這一原則對(duì)要做的事情厘清輕重緩急。

遵循二八定律首先應(yīng)該明確態(tài)度，其次排定先后順序，最后定出遠(yuǎn)期和近期目標(biāo)，這些是時(shí)間管理的重要步驟。按照二八定律，擬定好人生方向，確定每天、每月、每年的行事日程，然后努力遵守。相信很多人也發(fā)現(xiàn)在大學(xué)考試中，用時(shí)很少的部分反而得分很高。“時(shí)間對(duì)于每個(gè)人都是公平的”，一個(gè)人的一天永遠(yuǎn)只有24個(gè)小時(shí)，有的人可以過得很從容，有的人卻常常把自己弄得凌亂不堪。“沒有時(shí)間”是個(gè)蹩腳的借口，有沒有時(shí)間都是自己選擇的結(jié)果。所以，要避免將時(shí)間和精力花費(fèi)在瑣事上，學(xué)會(huì)抓主要矛盾。

三、注意力法則

注意力是管理時(shí)間的關(guān)鍵。

比如，計(jì)劃晚上8~10點(diǎn)看書，但是在看書的時(shí)候腦子卻在想看過的電影。考前復(fù)習(xí)時(shí)，眼睛雖然盯著書本，知識(shí)卻沒留在腦海中。這樣既浪費(fèi)了時(shí)間也未達(dá)到目的。再如，寫一篇文章至少需要3個(gè)小時(shí)，如果注意力不集中就可能要4~5個(gè)小時(shí)，而注意力集中就會(huì)節(jié)省2個(gè)小時(shí)。這2個(gè)小時(shí)的時(shí)間可以去做其他的事。可見，如何集中注意力是注意力法則的關(guān)鍵。

“把注意力用在真正有用的地方，改變自己才是要做的事。”

注意力沒有替代性，只有唯一的效果，關(guān)注一個(gè)東西就不能再關(guān)注其他東西了。

注意力是什么？注意力是人們唯一能控制自己將其使用在什么地方，并且用它獲取資源的能力。注意力其實(shí)是人們挖掘價(jià)值的工具，所以要選好使用的地方。如果你關(guān)注八卦，就會(huì)得到更加無聊的自己；如果你把注意力放在學(xué)習(xí)上，就可以不斷地改變自己，使自己進(jìn)步；如果你把注意力放在思考上，那么你的思維認(rèn)知將會(huì)得到提升。無論你要做什么事，想通過注意力獲取什么價(jià)值，都不要浪費(fèi)這個(gè)你唯一能控制的個(gè)人財(cái)富。

我們每個(gè)人每天的時(shí)間都是一樣多，但是如何在有限的時(shí)間產(chǎn)生更多的價(jià)值就要依靠注意力。無論你做什么，時(shí)間都在不停地溜走。我們不能控制時(shí)間，只能控制注意力。從這個(gè)角度來看注意力比時(shí)間還要重要，因?yàn)樽⒁饬Q定了時(shí)間使用的效果。

當(dāng)我們理解了注意力的重要性時(shí)，就不再是簡單地給自己定一個(gè)時(shí)間去做什么事，而是真正地意識(shí)到注意力的價(jià)值，好好利用它幫助自己挖掘出更多更有價(jià)值的東西。用注意力關(guān)注要做的事，可以讓你真正做到事半功倍。

四、生物鐘法則

后面我們會(huì)學(xué)習(xí)很多有關(guān)時(shí)間管理的方法，如緊急重要度、時(shí)間清單、四象限法等。但很多人都有這樣的感受，就是幾乎所有能了解時(shí)間管理方法都了解了，道理也都懂，就是做不到。

為什么別人的好方法，到自己這里就不管用呢？問題不是出在所學(xué)到的時(shí)間管理方法不夠，而是什么影響了時(shí)間管理方法的落實(shí)。

為什么有的人每天睡6個(gè)小時(shí)生龍活虎，有的人睡8個(gè)小時(shí)卻還是困？時(shí)間對(duì)每個(gè)人都是公平的，每人每天24個(gè)小時(shí)；時(shí)間對(duì)每個(gè)人又是不公平的，有的人能把一天活成48個(gè)小時(shí)，有的人卻只能使自己疲憊不堪。我們必須明白，雖然每個(gè)人的一天都是24個(gè)小時(shí)，但每個(gè)人在一天中可以支配的時(shí)間卻是完全不同的。

時(shí)間管理的高手往往也是“精力管理”的高手，他一天可支配的時(shí)間也許是你的2~3倍。也有很多人，一天不僅睡8個(gè)小時(shí)，白天還有各種休息和走神，因此只能有效工作6個(gè)小時(shí)，卻還覺得自己很累。

即便考慮每個(gè)人基因不同、腎上腺素分泌水平不同帶來的差異，也無法解釋人們之間不同的精力程度的區(qū)別，這就是“精力管理”技術(shù)帶來的差異。有的人可以快速恢復(fù)精力，自然少睡一會(huì)兒也不要緊，有的人可以瞬間進(jìn)入休息狀態(tài)，有的人則非常熟悉自己的生物鐘規(guī)律，可以順應(yīng)身體節(jié)奏安排工作，甚至可以優(yōu)化自己的生物鐘，以與現(xiàn)在的工作節(jié)拍保持一致。

生物鐘是一套由感光神經(jīng)元、內(nèi)分泌系統(tǒng)、基因振蕩表達(dá)，從組織細(xì)胞到生化，再到分子水平共同組成的功能體系。它存在于人們的身體中，支配著人們的生理習(xí)慣，是為了適應(yīng)外界環(huán)境養(yǎng)成的周期性規(guī)律。學(xué)好“精力管理”，管理好身體的生物鐘和節(jié)奏，就會(huì)獲得比別人更多的可支配時(shí)間。

我們每個(gè)人都有自己的生物鐘。在一天當(dāng)中，有的時(shí)間段精力會(huì)很好、大腦也很清楚，有的時(shí)間段精力可能差一些。因此，可以花1周左右的時(shí)間記錄下自己在不同時(shí)間段的精力狀態(tài)，以后就可以將需要深度思考或挑戰(zhàn)最大的工作盡量放在精力最好的時(shí)間段來完成。

人體的基本生物鐘也是遵循一定規(guī)律的。比如，14：30人體的協(xié)作性良好，這個(gè)時(shí)候可以做一些需要團(tuán)隊(duì)合作的工作；15：30人體處于精力高潮期，可以適當(dāng)安排一些需要靈敏的反應(yīng)力和高度自我控制力的工作；而在情緒臨界期，則應(yīng)盡量避免需要用到大段時(shí)間和集中精力的工作模式，這樣就能做到大腦活動(dòng)的自由切換和區(qū)域的交替使用。大腦控制的行為習(xí)慣和生理習(xí)慣也是基于日常生活中人體對(duì)外界因素的不斷調(diào)整和適應(yīng)，其中占比最大的外界因素便是光照，光照會(huì)嚴(yán)重影響人們的睡眠質(zhì)量，因此擁有一個(gè)良好的作息習(xí)慣是有序生活的必需。

五、效率與效能法則

馬克思說過，“較高級(jí)復(fù)雜的勞動(dòng)，是這樣一種勞動(dòng)力的表現(xiàn)，這種勞動(dòng)力比較普通的勞動(dòng)力需要較高的教育費(fèi)用，它的生產(chǎn)需要花費(fèi)較多的勞動(dòng)時(shí)間。因此，具有較高的價(jià)值。時(shí)間價(jià)值無可替代，因此對(duì)時(shí)間利用率的研究也至關(guān)重要。而對(duì)時(shí)間利用率影響最大的無疑是時(shí)間管理”。這里面提到的“時(shí)間利用率”，也就是花費(fèi)了時(shí)間做出的成效，等同于時(shí)間的效率。

效率是一種質(zhì)量性、內(nèi)質(zhì)連續(xù)性，反映出有效程度、有效性、有用性。從字面上看，效率即有效程度，有效即有效用，是一種能滿足預(yù)定用途的性質(zhì)，也即效率是指滿足預(yù)定用途的程度，即有效程度。

效率取決于工作技能、工作方式、工作責(zé)任心。一般責(zé)任心可以在短期內(nèi)反映，而堅(jiān)持心、精進(jìn)心卻須長期才能反映。責(zé)任心是心神凝聚于事業(yè)的專注，保持不松懈則為有毅力的堅(jiān)持心，保持不松懈而且向深度擴(kuò)展，則為精益求精的精進(jìn)心。這些才是真正的敬業(yè)精神。責(zé)任心是“見”，堅(jiān)持心是“定”，精進(jìn)心是“行”。所以，短時(shí)間看效率，只有做事有效率了才能看到效能。

《莊子?列御寇》中關(guān)于朱漫萍的故事提到，他潛心三年拜師學(xué)習(xí)殺龍技藝，比一般人更快地學(xué)成，之后卻發(fā)現(xiàn)無處施展這一本領(lǐng)，到頭來卻浪費(fèi)了時(shí)間做了無用功。這說明充分利用時(shí)間還體現(xiàn)在“效能”上，即“做正確的事情”，而非單單指“效率”。一個(gè)人如果偏離了目標(biāo)，效率越高反而在錯(cuò)誤的道路上走得越遠(yuǎn)。就像美國人伯納姆認(rèn)為的，不是所有的工作任務(wù)都要做，面對(duì)工作要“有所為，有所不為”，要能夠有所取舍。沒有辦法取舍時(shí)要想辦法合并，不能夠合并時(shí)要思考有無替代的方案。

時(shí)間管理大師彼得?德魯克曾在《有效的主管》一書中簡明扼要地指出：“效率”是“正確地做事”，效能則是“做正確的事”。效率和效能不應(yīng)偏廢，但這并不意味著效率和效能具有同等的重要性。人們一般希望能同時(shí)提高兩者，但在“魚”和“熊掌”不可兼得時(shí)，應(yīng)先著眼于效能，然后再設(shè)法提高效率。

因此，我們要談的時(shí)間管理，首先要確定要做的正確的事情，然后再追求效率，這樣才能有真正有價(jià)值的效能。我們不妨想一想，手頭的事情是為了追求速度還是為了達(dá)成目標(biāo)，是為了應(yīng)付任務(wù)還是為了促成結(jié)果。做正確的事情需要我們積極地思考，而不只是為了完成而完成。