管理的流程

管理和提升直接下屬績效的過程，能夠幫助管理者履行首要的職責，即通過他人完成任務。

任何績效管理制度都是由你和下屬取得成功所必備的關鍵技能支撐的。所以，不管你的組織建立在什么樣的管理制度之上，這一部分所描述的技能和工具都有助于你貫徹這個管理制度。你只需要簡單地把你在此學到的內容和你在組織中運用的制度結合到一起。

首先，讓我們先厘清績效管理的范圍。

績效管理是……

?一個和直接下屬一起合作以幫助他們（以及你自己）取得成功的持續的過程。

?為了組織和個人的利益進行的持續溝通。

績效管理不是……

?每年一次的評估。

?懲罰或恐嚇你的下屬的機會。

你需要一個計劃來保證既實現了“是”范圍內的內容，又避免了“不是”的陷阱。如果你忽略了績效管理這一優先事項，就有落入陷阱的風險。大部分公司都在某個日期或財政年度一開始的時候或者即將開始的時候就設定預期或目標，有一些目標是上層直接制定的，而有些則是取自個體貢獻者層面。不管你的公司用何種方式設定目標，重要的是，你的下屬同意這些他們將要為之努力的目標。

在很多公司里，審核周期也是根據政策設定的。有些公司只要求年度審核，有些可能要求每年有兩次、三次、四次審核。無論你的公司要求多少次審核，你可能會進行比既定次數更多的績效討論。績效管理領域的專家建議，至少每個季度進行一次審核，這樣如果個人之前偏離了軌道，他們就有機會重新回到正軌。

制訂績效管理計劃時常見的最大難題是就是第一步，即制定目標或預期；其次的挑戰就是績效考核會議。管理者常常畏懼執行績效管理計劃，他們有一堆缺乏新意的借口，一開始總說“我沒有時間”，然后變成“這只是行政命令”或“這并不是我的工作職責”。

如果你能記住：你和下屬正是賦予整個績效管理流程能量和意義的團隊，你就能夠應對拖延行為和抵抗情緒，推動整個進程。很多管理者認為，他們在制訂績效管理計劃時，必須承擔所有的工作。但如果管理者和下屬一起分擔職責，制訂計劃會變得更容易。既然涉及他人的績效，管理者就不能認為這是自己一個人的事。畢竟受到影響的是他人的工作，而他人也應能夠分享這份工作的成功。

制定目標時要提供一個清晰的框架，這樣在陳述計劃內容的時候，你的下屬和你就是一致的。好的目標都遵循著SMART原則：

?具體的（specific）；

?可衡量的（measurable）；

?可實現的（attainable）；

?相關的（relevant）；

?可跟蹤的和有時限的（trackable and time-bound）。

一旦寫下并通過了這些目標，對結果的追蹤就變成持續的過程。通過審核這個過程是否實現了目標，可以讓下屬有機會要求支持，讓經理明白要做些什么來幫助個人實現所需的結果。

下面是一些好的目標樣例：

?“到年底讓項目管理軟件的銷售額增加10%。”

?“今年第三季度對五個部門進行新費用報銷流程的培訓。”

?“減少數據輸入錯誤，相比以往的季度結果，今年每個季度降低3%。”

?“年底時完成為期六天的安全培訓。”

制定目標是持續的績效管理流程的開始。這個流程包括不斷的談話和會議，至少是每個季度一次，討論預期目標的進展，確定要成功實現既定目標需要哪些層面的支持。完成了最終評估，整個過程就結束了。追蹤下屬所做事情的方法，就要保持記錄。

下面是一個季度報告樣例，包括了實用的指導以及對考核管理者和員工有效的建議。

只要管理者和員工彼此都理解評估的標準和評級系統，非敘事性的評估對管理者和員工也有幫助。你上學的時候肯定也有過這樣的經歷，某項任務中有時候會出現“嚴厲的評分者”，幾乎從不給高分。如果使用下面這樣的系統，評估人最好多于一個，同時要先要求員工用這份表進行自我測評。

管理工具

人事檔案是績效管理的重要工具。在很多公司里，人事或人力資源部門都為每一位員工保存一份檔案，但管理者需要保存一份不同的“人事檔案”。管理者的檔案應該包含影響個人績效評估的所有信息。這些信息包括以下方面：

?所有和表現相關的談話文件；

?（內部和外部）客戶對于個人表現的書面評價記錄；

?你制作的對此人的觀察文件；

?推薦信；

?績效或工作的電子郵件評價；

?你的上級對此人和/或其工作的評價。

處理客戶、同級人員甚至其他管理者的評價時，要清楚地區分傳聞和直接的觀察或直接的經驗，以及事實說明和帶情緒時做出的聲明。例如，一封聲稱某個員工處理客戶要求時表現糟糕的電子郵件可能反映出發件人的情緒和/或偏見，而不是真實的交流情況。

績效管理的另一個工具是電子日歷。電子日歷所擁有的四個特征讓它成為當今管理者不可或缺的工具：

1.會議要求。電子日歷的會議要求功能能夠發出和接收會議要求。

2.自動更新。電子日歷可以捕捉具體的日程安排，然后將日程同步到電腦設備。例如，如果你安排了一次培訓，全體下屬都要參加，但如果要改變原來的日程，你可以快速地修改信息并更新每個員工的日歷。

3.經常性事件。把經常性事件添加到日歷中能保證缺席員工會議或常規會議電話時“沒有借口”可用。即將開會前，設置提醒鬧鈴。

4.便捷性。現在每個人都有智能手機或其他的移動電腦設備，將日歷信息添加到電子設備上要比添加到紙上更快捷、有效。

把電子工具作為績效管理工程的一部分強化了你和下屬之間的連接性，這是你需要的。在召開團隊會議或與個人進行私人談話時，會減少人們對會議時間的誤解。

在績效管理中，很容易看出管理者所扮演的領導者、指導者、觀察者和組織者的角色。本章的下一部分將更多地關注管理者的貢獻者和教練角色。