是什么讓你陷入了低效率的泥潭

“接到任務好幾天了，完全不知道該從哪兒入手，很焦慮……”

“銷售四部新來的主管雷厲風行，跟他共事真的很有壓力，擔心跟不上他的節奏。”

“我也想不通，明明很簡單的事，被我弄得這么復雜！”

這些亂七八糟的煩惱，不斷地侵襲L的大腦。他的眼前堆放著一摞文件，都尚未處理，然而此刻的他，腦海里卻忽然閃現了辭職的念頭。他知道這是逃避，是無能的表現，可他實在不知道自己還能撐多久。他也想把事情做好，卻陷入了低效率的泥潭，好像怎么也掙扎不出來，每天都迷迷糊糊的，經常望著一堆文件發呆。

L的問題是出在能力上嗎？不，當年他也是從基層職員，一路摸爬滾、過關斬將，才被提升為部門主管。然而，曾經的優秀員工，晉升后不代表可以成為優秀的管理者，因為管理一個人和管理一群人不是一個概念，且工作的任務量之大、繁雜程度也和過去有了很大的不同。L陷入現在的困境，不是能力問題，而是思維問題。

如果你是L，你應該思考的是：我所做的努力對業績有無幫助？離職能不能讓自己好過一點？可不可以改變低效率的問題？如果不能的話，那么離職的意義何在？思考到這一層面的話，我們往往就會明白：改善工作模式，才是解決問題的王道。

低效率的人在工作上往往存在同一個思維特點，即注意力被一些程序性的東西分散，大量的重復性、事務性工作占據了大腦，引起認知力、判斷力和行動力的全面下降。體現在結果上，就是為工作耗費了大量的時間和精力，卻沒有像樣的成果。

身為管理者，L需要做的是調整自己的工作重心，把重點放在管理的關鍵節點上，還需要擬定管理清單。同時，不能把時間都用在無足輕重、可授權的小事上，要思考如何帶動下屬的工作效率。

事實上，不僅僅是L，任何一個職場人，在這個分工明確的社會，都不可能獨掌一切，更無法在復雜的現實中依靠僅有的天分勝券在握。想要從容不迫地應對一切事，就必須在當前的知識、技能以外，擁有更廣闊的視野，并學會使用清單。

Susan剛開始做審計時，由于是“素人小白”，沒什么經驗和資歷，在常規審計任務之外，經常會被分派一些雜活。某日，單位同事發給她一份word文檔，讓她印5份年度財務報告寄給客戶。

接到這個任務后，Susan的腦子完全是懵的：這個該怎么印？去哪兒印？找什么人？印刷有什么要求？字體字號是什么？有沒有固定的格式？對此，Susan一概不知。

事情還是得做，Susan趕緊問派任務給自己的那位同事，可對方告知，她也記不清了，只記得印年度報告的細節要求有很多，去年做這件事的時候把她折騰得夠嗆。最后，同事額外補充了一句：“有件事我記得，要帶小貼紙，去3層印刷室。”

同事說完后，就忙活自己的事情去了，剩下的工作全由Susan接管。由于缺乏流程規范，Susan那半天的時間一直樓上樓下跑，因為每個環節都有不同的要求。雖然事情最后處理好了，但過程極度痛苦，且浪費了很多時間。

報告印完后，Susan做了一件事：在筆記里梳理了一個標準流程，列出一個印刷年報的清單，里面詳細地記錄了所需材料、格式要求、呈遞的部門與負責人等。盡管這個工作沒有什么難度，但它需要一系列的工序、步驟，而這些東西僅靠頭腦記憶是不夠的。況且，大腦應該用于更有創造性的工作，而不是負責機械的工作。這樣的工作，最適合交給標準作業程序清單來完成。

有了這個清單之后，如果第二年依舊是Susan負責此事，她可以準確、高效地把它完成，完全不用費腦子。如果是其他新人負責這件事，也無須花費時間去解釋各個細節，拿出這份清單，一切都可以完美解決。

無論你是工作多年的職場達人，還是初入社會的素人小白，一份簡單扼要的工作清單是必不可少的。我們要努力工作，但更要聰明地工作，學會借助清單，高效地利用時間，完成既定任務，從而擺脫忙而無效的疲累狀態。