3.2　會(huì)計(jì)賬簿的設(shè)置與登記

3.2.1　會(huì)計(jì)賬簿的基本內(nèi)容

會(huì)計(jì)賬簿的格式多種多樣，但其基本構(gòu)成包括封面、扉頁(yè)和賬頁(yè)三個(gè)部分：

（1）封面

注明會(huì)計(jì)賬簿的名稱，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、明細(xì)分類賬、總分類賬。

（2）扉頁(yè)

主要填列會(huì)計(jì)賬簿的使用信息：做賬單位的名稱、賬簿啟用日期及截止日期、賬戶目錄、頁(yè)次、經(jīng)管人員一覽表、做賬人員及會(huì)計(jì)主管簽章等。

（3）賬頁(yè)

會(huì)計(jì)賬簿的主體，由若干賬頁(yè)組成，每一賬頁(yè)主要包括：賬戶名稱（會(huì)計(jì)科目）、登賬日期欄、做賬憑證的種類和編號(hào)欄、摘要欄、借貸方金額和余額欄等。

不同種類的會(huì)計(jì)賬簿所記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、格式、登記方法不同，本節(jié)主要介紹序時(shí)賬簿及分類賬簿的結(jié)構(gòu)和登記方法。

3.2.2　會(huì)計(jì)賬簿設(shè)置的原則

任何單位都應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和經(jīng)營(yíng)管理的需要設(shè)置一定數(shù)量的賬簿。一般來(lái)說(shuō)，設(shè)置賬簿應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：

（1）符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。

（2）必須滿足企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模和管理的需要，全面、系統(tǒng)、完整地反映和監(jiān)督經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及財(cái)務(wù)狀況。

（3）賬簿的設(shè)置要適應(yīng)不同賬務(wù)處理程序的需要，便于賬簿的登記、審核和保管，要能為編制會(huì)計(jì)報(bào)表及時(shí)提供數(shù)據(jù)資料。

（4）賬簿的設(shè)置既要有利于會(huì)計(jì)分工，加強(qiáng)崗位責(zé)任制，又要結(jié)合實(shí)際情況，力求簡(jiǎn)便、實(shí)用和靈活，節(jié)約人力、財(cái)力、物力，提高會(huì)計(jì)工作效率。

3.2.3　序時(shí)賬簿的設(shè)置與登記

1.普通日記賬

普通日記賬是用來(lái)序時(shí)地反映和逐筆記錄全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的日記賬。普通日記賬也稱分錄簿，它由會(huì)計(jì)人員按照每天發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的先后順序，確定應(yīng)借應(yīng)貸的會(huì)計(jì)科目，編制會(huì)計(jì)分錄，逐筆記入普通日記賬的相應(yīng)欄目，作為記入分類賬的依據(jù)。其格式和內(nèi)容如表3-1所示。

表3-1　普通日記賬

普通日記賬的功能和作用只是把反映繁雜經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每一張做賬憑證的內(nèi)容集中在一起，可以全面了解一個(gè)時(shí)期企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全貌。但普通日記賬不便于分工記錄，也不能把各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行分類反映，且根據(jù)普通日記賬逐筆登記總賬的工作量很大。所以，許多單位并不設(shè)置這種普通日記賬，而是直接根據(jù)做賬憑證登記分類賬，以減少重復(fù)工作。

2.特種日記賬

特種日記賬是將大量重復(fù)發(fā)生的同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，集中在一本日記賬中進(jìn)行登記的賬簿。最常見(jiàn)的特種日記賬是現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，其賬頁(yè)格式又分為三欄式和多欄式。由于三欄式日記賬最為常見(jiàn)，在此我們僅對(duì)三欄式日記賬進(jìn)行介紹。

現(xiàn)金日記賬是出納人員根據(jù)現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證和銀行付款憑證款（記錄從銀行提取現(xiàn)金業(yè)務(wù)），按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間的先后順序進(jìn)行登記的賬簿。

銀行存款日記賬是出納人員根據(jù)銀行收款憑證、銀行付款憑證和現(xiàn)金付款憑證款（記錄現(xiàn)金存入銀行的業(yè)務(wù)），按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間的先后順序進(jìn)行登記的賬簿。

三欄式日記賬是指賬頁(yè)的金額欄設(shè)借、貸、余三欄，用來(lái)逐日逐筆登記現(xiàn)金或銀行存款的增減變動(dòng)情況的序時(shí)賬。其格式及內(nèi)容如表3-2、表3-3所示。

表3-2　現(xiàn)金日記賬

表3-3　銀行存款日記賬

以下是三欄式日記賬的主要欄目及其填寫方法：

日期欄：登記做賬憑證的日期，應(yīng)與現(xiàn)金或銀行存款實(shí)際收付日期一致。

憑證欄：登記入賬的收付款憑證的種類和編號(hào)。

摘要欄：簡(jiǎn)要說(shuō)明登記入賬的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容。

現(xiàn)金支票號(hào)數(shù)和轉(zhuǎn)賬支票號(hào)數(shù)欄：如果所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是以支票付款結(jié)算的，應(yīng)填寫相應(yīng)的支票號(hào)數(shù)，以便與銀行對(duì)賬。

對(duì)方科目欄：登記現(xiàn)金或銀行存款收入的來(lái)源科目、支出的用途科目。

借方、貸方、余額欄：現(xiàn)金日記賬與銀行存款日記賬是由出納員根據(jù)審核無(wú)誤的收、付款憑證（現(xiàn)金日記賬根據(jù)現(xiàn)金收、付款憑證和與現(xiàn)金有關(guān)的銀行存款付款憑證登記；銀行存款日記賬根據(jù)銀行存款收、付款憑證和與銀行存款有關(guān)的現(xiàn)金付款憑證登記）逐日逐筆登記。每日的現(xiàn)金或銀行存款收付業(yè)務(wù)登記完畢后，應(yīng)當(dāng)各自結(jié)算出當(dāng)日收入、支出合計(jì)數(shù)，并結(jié)出余額，做到“日清”。每月末同樣計(jì)算現(xiàn)金和銀行存款各自的收入、支出合計(jì)數(shù)，并結(jié)出余額，通常稱作“月結(jié)”。

現(xiàn)金日記賬的每日結(jié)存余額，應(yīng)與庫(kù)存現(xiàn)金的實(shí)有數(shù)核對(duì)相符；銀行存款日記賬的每日結(jié)存余額，應(yīng)定期與銀行對(duì)賬單核對(duì)相符，每月至少要核對(duì)一次，并通過(guò)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表檢查銀行存款記錄的正確性。如果一個(gè)單位按規(guī)定在銀行開(kāi)設(shè)了不同銀行存款賬戶，則應(yīng)分別設(shè)置銀行存款日記賬。現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬還應(yīng)定期與會(huì)計(jì)人員登記的現(xiàn)金總賬和銀行存款總賬核對(duì)相符。

3.2.4　分類賬簿的設(shè)置與登記

1.總分類賬簿

總分類賬簿簡(jiǎn)稱總賬。它是按照會(huì)計(jì)制度中規(guī)定的一級(jí)會(huì)計(jì)科目開(kāi)設(shè)的，分類匯總反映各種資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益以及費(fèi)用、成本和收入總括情況的賬簿。總分類賬在全面、總括地反映全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的同時(shí)，又能為編制會(huì)計(jì)報(bào)表提供依據(jù)，因而，任何會(huì)計(jì)主體都要設(shè)置總分類賬。

總分類賬簿一般都采用訂本賬，在一本或幾本賬簿中將全部總分類賬戶按會(huì)計(jì)科目的編號(hào)順序分設(shè)，因此對(duì)每個(gè)賬戶應(yīng)事先按業(yè)務(wù)量的大小預(yù)留若干賬頁(yè)。

總賬一般只進(jìn)行貨幣量度的核算，因此總分類賬多使用三欄式，在賬頁(yè)中設(shè)置借方、貸方和余額三個(gè)金額欄，其格式及內(nèi)容如表3-4所示。

表3-4　總分類賬樣式

總分類賬中的對(duì)應(yīng)科目欄，可以設(shè)置也可以不設(shè)置。“借或貸”欄是指賬戶的余額是在借方還是在貸方。

由于采用的賬務(wù)處理程序不同，總分類賬的登記方法和登記程序也不一樣。它可以直接根據(jù)做賬憑證，按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序逐筆登記；也可以根據(jù)科目匯總表登記；還可以根據(jù)匯總做賬憑證按期或分次匯總登記。具體登記方法參見(jiàn)第4章。

2.明細(xì)分類賬簿

明細(xì)分類賬簡(jiǎn)稱明細(xì)賬。它是根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際需要，按照某些一級(jí)會(huì)計(jì)科目所屬的二級(jí)科目或明細(xì)科目，分類、連續(xù)地記錄和反映有關(guān)資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益以及收入、費(fèi)用和成本的增減變動(dòng)等詳細(xì)情況的賬簿。

設(shè)置和運(yùn)用明細(xì)分類賬，能夠詳細(xì)地反映資金循環(huán)和收支的具體情況，有利于加強(qiáng)資金的管理和使用，并可為編制會(huì)計(jì)報(bào)表提供必要的資料。所以各會(huì)計(jì)主體在設(shè)置總分類賬的基礎(chǔ)上，還要根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理的需要，設(shè)置若干必要的明細(xì)分類賬，以形成既能提供經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的總括情況，又能提供具體詳細(xì)情況的賬簿體系。

明細(xì)分類賬簿的通用格式有三種：三欄式明細(xì)分類賬、多欄式明細(xì)分類賬和數(shù)量金額式明細(xì)分類賬。

（1）三欄式明細(xì)分類賬

三欄式明細(xì)分類賬的賬頁(yè)格式與三欄式總分類賬相同，只設(shè)置借方、貸方和余額三個(gè)金額欄。它主要適用于只要求提供價(jià)值指標(biāo)的賬戶，如預(yù)收賬款、應(yīng)收賬款、長(zhǎng)期股權(quán)投資、應(yīng)付賬款、實(shí)收資本等科目的明細(xì)核算。其賬頁(yè)格式及內(nèi)容如表3-5所示。

表3-5　應(yīng)收賬款明細(xì)賬

（2）數(shù)量金額式明細(xì)賬

數(shù)量金額式明細(xì)賬的賬頁(yè)格式是在收入、發(fā)出、結(jié)存三欄下，再分別設(shè)數(shù)量、單價(jià)和金額欄。它主要適用于既要提供價(jià)值指標(biāo)，又要提供數(shù)量指標(biāo)的賬戶，如原材料、庫(kù)存商品等賬戶的明細(xì)分類賬。

（3）多欄式明細(xì)分類賬

多欄式明細(xì)分類賬是根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理的需要和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，在一張賬頁(yè)的借方欄或貸方欄下設(shè)置若干專欄，集中記錄某一總賬科目所屬的各明細(xì)科目的內(nèi)容。它主要適用于損益類等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的明細(xì)核算，如生產(chǎn)成本、主營(yíng)業(yè)務(wù)成本、銷售費(fèi)用、管理費(fèi)用、營(yíng)業(yè)外支出、主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、營(yíng)業(yè)外收入等賬戶的明細(xì)分類賬。

此外，為了適應(yīng)固定資產(chǎn)、低值易耗品等明細(xì)核算的特殊要求，其明細(xì)分類核算的格式一般采用卡片式，具體格式可以自行設(shè)計(jì)。

明細(xì)分類賬的登記，應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)主體業(yè)務(wù)量的大小、業(yè)務(wù)性質(zhì)及管理要求選擇不同的登記方法，可以直接根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表、做賬憑證逐日逐筆登記或定期匯總登記。在月末將總分類賬的余額與其所屬的明細(xì)分類賬的余額之和核對(duì)相符。有些會(huì)計(jì)科目，如經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容單純、發(fā)生次數(shù)較少，可以不設(shè)明細(xì)賬。

3.總分類賬與明細(xì)分類賬的平行登記

總分類賬與明細(xì)分類賬的平行登記是對(duì)所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都要以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，一方面在有關(guān)的總分類賬中進(jìn)行登記，另一方面同時(shí)在該總分類賬所屬的各有關(guān)明細(xì)分類賬中登記。平行登記既可以滿足管理上對(duì)總括會(huì)計(jì)信息和詳細(xì)會(huì)計(jì)信息的需求，又可以檢驗(yàn)賬戶的完整性和正確性。采用平行登記的規(guī)則，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

所謂平行登記是指對(duì)所發(fā)生的每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都要以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，一方面記入有關(guān)總分類賬戶，另一方面記入有關(guān)總分類賬戶所屬明細(xì)分類賬戶的方法。平行登記既可以滿足管理上對(duì)總括會(huì)計(jì)信息和詳細(xì)會(huì)計(jì)信息的需求，又可以檢驗(yàn)賬戶記錄的完整性和正確性。其要點(diǎn)主要包括以下四個(gè)方面：

（1）依據(jù)相同

對(duì)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都要以相關(guān)的會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，既登記有關(guān)總分類賬戶，又登記其所屬明細(xì)分類賬戶。

（2）方向相同

將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記入總分類賬和明細(xì)分類賬時(shí)，做賬方向必須相同。即總分類賬戶記入借方，明細(xì)分類賬戶也記入借方；總分類賬戶記入貸方，明細(xì)分類賬戶也記入貸方。

（3）期間相同

對(duì)每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在記入總分類賬戶和明細(xì)分類賬戶過(guò)程中，可以有先有后，但必須在同一會(huì)計(jì)期間全部登記入賬。這里的“同一期間”是指同屬一個(gè)會(huì)計(jì)期間的賬戶，并不是指同一時(shí)點(diǎn)登賬。因?yàn)槊骷?xì)賬一般是根據(jù)做賬憑證及其所附的原始憑證于平時(shí)登記，而總賬因選擇的賬務(wù)處理程序不同，可能在平時(shí)登記，也可能定期登記，但登記總賬與登記明細(xì)賬必須在同一會(huì)計(jì)期間內(nèi)完成。

（4）金額相等

記入總分類賬戶的金額，應(yīng)與記入其所屬明細(xì)分類賬戶的金額合計(jì)相等。這里包含以下含義：總分類賬戶本期發(fā)生額與其所屬明細(xì)分類賬戶本期發(fā)生額之合計(jì)相等；總分類賬戶期末余額與其所屬明細(xì)分類賬戶期末余額之合計(jì)相等。