3.3　做賬規則與錯賬更正

3.3.1　會計賬簿的做賬規則

1.賬簿啟用的規則

會計賬簿是存儲經濟業務數據資料的重要檔案，賬簿啟用后應由專人負責。為了保證賬簿記錄的合法性，明確做賬責任，保證會計信息的完整，防止舞弊行為，在賬簿啟用時，必須在賬簿的扉頁上填列“賬簿啟用和經管人員一覽表”，詳細載明：單位名稱、賬簿名稱、賬簿編號、賬簿冊數、賬簿共計頁數、啟用日期、交接日期、交接人姓名、做賬人員和會計主管人員簽章，最后還要加蓋單位公章。其格式如表3-6所示。

表3-6　賬簿啟用和經管人員一覽表

2.賬簿登記的規則

（1）登記會計賬簿時，必須以審核無誤的會計憑證為依據。應當將會計憑證的日期、種類和編號、業務內容摘要、金額和其他有關資料等逐項記入賬內。做到數字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。

（2）登記賬簿的同時，要在做賬憑證上注明所做賬簿的頁數，或劃“√”符號，表示已經登記入賬，以避免重記、漏記。還需要有關人員在做賬憑證上簽名或者蓋章。

（3）賬簿摘要欄和金額欄中的文字和數字書寫要規整、易于辨認。書寫的文字和數字上方要留有適當的空間距離，不要寫滿格，一般應占格距的1/2。

（4）凡需結出余額的賬戶，結出余額后，應當在“借或貸”等欄內寫明“借”或者“貸”等字樣。沒有余額的賬戶，應當在“借或貸”等欄內寫“平”字，并在余額欄內用“0”表示。現金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結出余額。

（5）在賬簿首頁要注明賬戶的名稱和頁次。各種賬簿必須按編定的頁次逐頁、逐行順序連續登記，不得隔頁、跳行。如果發生了隔頁、跳行，應當將空頁、空行用紅線劃對角線注銷，加蓋“作廢”字樣；或者注明“此頁空白”“此行空白”字樣，并由做賬人員簽章。對于訂本式賬簿不得任意撕毀，活頁式賬簿也不得任意抽換賬頁。

（6）每一賬頁登記完畢結轉下頁時，應當結出本頁合計數及余額，并寫在本頁最后一行和下頁第一行有關欄內，并在摘要欄注明“過次頁”和“承前頁”字樣；也可以將本頁合計數及余額只寫在下頁第一行有關欄內，并在這一行摘要欄注明“承前頁”字樣。

（7）在新的會計年度開始時，應將各種賬簿的上年年終余額轉記到新年度開設的有關新賬的第一頁的第一行，并在摘要欄內注明“上年結轉”字樣。

（8）為了保持賬簿記錄的清晰、耐久，防止涂改，做賬時必須使用藍黑墨水或者碳素墨水書寫，不得使用鉛筆或圓珠筆書寫。在下列情況下，可以用紅色墨水做賬：

①按照紅字沖賬的做賬憑證，沖銷錯誤記錄。

②在不設借貸等欄的多欄式賬頁中，登記減少數。

③在三欄式賬戶的余額欄前，如未印明余額方向的，在余額欄內登記負數余額。

④月末、年終結賬劃線。

⑤根據國家統一會計制度的規定可以用紅字登記的其他會計記錄。

在做賬過程中，如果賬簿記錄發生錯誤，不得任意采用刮、擦、挖補、涂改或使用褪色藥水等方法更正，必須根據錯誤的不同情況，相應地采用正確的錯賬更正方法。

3.3.2　更正錯賬的方法

做賬規則中規定，賬簿記錄中產生的各種錯誤，只能采用相應的正確的錯賬更正方法予以更正。根據錯賬的情況不同，錯賬更正的方法主要有劃線更正法、紅字沖銷法、補充登記法三種。

1.劃線更正法

（1）適用范圍

在結賬以前，編制的做賬憑證沒有錯誤，而發現賬簿記錄中的文字或數字有筆誤或計算錯誤。

（2）修改方法

更正時應先將錯誤的文字或者數字劃紅線注銷，但必須使原有錯誤的字跡仍可辨認出來，以備查考；然后用藍字在劃線的上端填寫正確的文字或者數字，并由做賬人員在更正處蓋章，以明確責任。對于錯誤的數字，應當全部劃紅線更正，不得只更正其中的錯誤數字；對于文字錯誤，可只劃去錯誤的部分。

2.紅字沖銷法

（1）適用范圍

編制的做賬憑證的會計科目錯誤或者方向錯誤，造成的賬簿記錄錯誤；編制的做賬憑證的會計科目和方向沒有錯誤，只是所記金額大于應記金額，造成的賬簿記錄錯誤。

（2）修改方法

更正時，先用紅字金額填制一張內容與原來錯誤憑證相同的做賬憑證，其中“摘要欄”注明“更正第×號憑證的錯誤”，并據以用紅字金額登記入賬，沖銷原來的錯誤記錄；然后再用藍字金額填制一張正確的做賬憑證，并據以登記入賬。如果原做賬憑證中應借、應貸的會計科目無誤，但金額有錯，所記金額大于應記金額，可將多記金額用紅字填寫一張與原憑證相同的做賬憑證，并據以用紅字金額登記入賬，沖銷多記的金額。

案例分析3-1：使用紅字沖銷法修改錯賬

企業用支票購買辦公用品，共計500元。填制做賬憑證時，誤將“銀行存款”科目記為“現金”科目，并已登記入賬：

借：管理費用——辦公用品　500

貸：庫存現金　500

發現錯誤后，先用紅字金額填制一張與原錯誤憑證相同的做賬憑證，并用紅字金額登記入賬，沖銷原來的錯誤記錄：

借：管理費用——辦公用品　500

貸：庫存現金　500

再用藍字金額填制一張正確的做賬憑證，并用藍字金額登記入賬：

借：管理費用——辦公用品　500

貸：銀行存款　500

案例分析3-2：使用紅字沖銷法修改錯賬

從銀行提取現金16800元，準備發放工資。根據現金支票編制做賬憑證時，金額有誤，并已入賬：

借：庫存現金　18600

貸：銀行存款　18600

誤記金額大于應記金額，差額1800元。發現錯誤后，將多記金額1800元用紅字填寫一張與原憑證相同的做賬憑證，并用紅字金額登記入賬，沖銷多記的金額：

借：庫存現金　1800

貸：銀行存款　1800

3.補充登記法

（1）適用范圍

編制的做賬憑證的會計科目和方向沒有錯誤，所記金額小于應記金額，造成賬簿記錄的錯誤。

（2）修改方法

將少記金額用藍字填制一張與原憑證相同的做賬憑證，并用藍字登記入賬，彌補少記的金額。

案例分析3-3：運用補充登記法修改錯誤

遠大公司從本企業車間領取原材料10900元用于本企業的在建工程，在首次做賬時在填寫做賬憑證時出現錯誤，其做賬憑證如下：

借：生產成本——A產品　10000

貸：原材料　10000

后發現實記金額小于應記金額，差額900元。發現錯誤后，將少記金額900元以藍字填寫一張與原憑證相同的做賬憑證，并據以登記入賬，彌補少記的金額：

借：生產成本——A產品　900

貸：原材料　900