2.5　會(huì)計(jì)憑證的傳遞、整理和保管

2.5.1　會(huì)計(jì)憑證的傳遞

會(huì)計(jì)憑證的傳遞，是指會(huì)計(jì)憑證從取得或填制到歸檔保管的整個(gè)過(guò)程中，在單位內(nèi)部各有關(guān)部門和人員之間的傳遞程序和傳遞時(shí)間。

任何單位都會(huì)連續(xù)不斷地發(fā)生各種各樣的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在發(fā)生或完成后常常需要由不同的部門和人員去辦理有關(guān)手續(xù)，即使由一個(gè)部門負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)，也經(jīng)常會(huì)由若干人經(jīng)手，應(yīng)明確規(guī)定會(huì)計(jì)憑證的傳遞程序和傳遞時(shí)間。正確地組織會(huì)計(jì)憑證的傳遞，對(duì)于及時(shí)地反映和監(jiān)督經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況，合理組織經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)管理責(zé)任制，提高工作效率，都具有重要意義。

企業(yè)應(yīng)根據(jù)具體情況制定每一種憑證的傳遞程序和方法，使會(huì)計(jì)憑證的傳遞合理有效，同時(shí)盡量節(jié)約傳遞時(shí)間，減少傳遞的工作量。在制定會(huì)計(jì)憑證傳遞程序時(shí)，應(yīng)注意以下問(wèn)題：

（1）要以會(huì)計(jì)部門為主，根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置、人員分工的情況及經(jīng)營(yíng)管理上的需要，恰當(dāng)?shù)匾?guī)定各種會(huì)計(jì)憑證的格式、聯(lián)數(shù)、傳遞程序。既要使會(huì)計(jì)憑證滿足賬務(wù)處理的要求，又要兼顧計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、管理等部門的需要。

（2）利用會(huì)計(jì)憑證的傳遞，使有關(guān)部門和人員能夠了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的情況，并按規(guī)定手續(xù)進(jìn)行處理和審核，要避免憑證傳遞通過(guò)不必要的環(huán)節(jié)。同時(shí)還要確定憑證在各個(gè)環(huán)節(jié)停留的時(shí)間，在保證履行完成必要的業(yè)務(wù)手續(xù)的前提下，以最快速度傳遞會(huì)計(jì)憑證，防止不必要的延誤。

（3）為了確保會(huì)計(jì)憑證的安全和完整，要建立憑證的交接簽收制度，做到手續(xù)完備，責(zé)任明確。

2.5.2　會(huì)計(jì)憑證裝訂前怎樣排序、粘貼和折疊

憑證做賬后，應(yīng)及時(shí)裝訂。裝訂的范圍為原始憑證、做賬憑證、科目匯總表、銀行對(duì)賬單等。科目匯總表的工作底稿也可以裝訂在內(nèi)，作為科目匯總表的附件。使用計(jì)算機(jī)的企業(yè)，還應(yīng)將轉(zhuǎn)賬憑證清單等裝訂在內(nèi)。

裝訂前首先應(yīng)將憑證進(jìn)行整理。會(huì)計(jì)憑證的整理工作，主要是對(duì)憑證進(jìn)行排序、粘貼和折疊。

對(duì)于紙張面積大于做賬憑證的原始憑證，可按做賬憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來(lái)，以便裝訂后還可以展開查閱。

對(duì)于紙張面積過(guò)小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同做賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時(shí)以膠水為宜。小票應(yīng)分張排列，同類同金額的單據(jù)盡量粘在一起，同時(shí)，在一旁注明張數(shù)和合計(jì)金額。如果是板狀票證（如火車票），可以將票面票底輕輕撕開，厚紙板棄之不用。

對(duì)于紙張面積略小于做賬憑證的原始憑證，可以用回形針或大頭針別在做賬憑證后面，待裝訂憑證時(shí)，抽去回形針或大頭針。

有的原始憑證不僅面積大，而且數(shù)量多，可以單獨(dú)裝訂，如工資單、耗料單。但在做賬憑證上應(yīng)注明保管地點(diǎn)。

原始憑證附在做賬憑證后的順序應(yīng)與做賬憑證所記載的內(nèi)容順序一致，不應(yīng)按原始憑證的面積大小來(lái)排序。

經(jīng)過(guò)整理后的會(huì)計(jì)憑證，為匯總裝訂打好了基礎(chǔ)。

所有匯總裝訂好會(huì)計(jì)憑證都要加具封面。會(huì)計(jì)憑證裝訂前，要先設(shè)計(jì)和選擇會(huì)計(jì)憑證的封面。封面應(yīng)用較為結(jié)實(shí)、耐磨、韌性較強(qiáng)的紙張等。一般的封面格式如表2-15所示。

表2-15　會(huì)計(jì)憑證的封面

2.5.3　會(huì)計(jì)憑證的裝訂

裝訂就是將一札一札的會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)，從而方便保管和利用。裝訂之前，要設(shè)計(jì)一下，看一個(gè)月的做賬憑證究竟訂成幾冊(cè)為好。每?jī)?cè)的厚薄應(yīng)基本保持一致，不能把幾張應(yīng)屬一份做賬憑證附件的原始憑證拆開裝訂在兩冊(cè)之中，要做到既美觀大方又便于翻閱。

一本憑證，厚度一般以1.5～2.0厘米為宜。過(guò)薄，不利于直立放置；過(guò)厚，不便于翻閱核查。憑證裝訂的各冊(cè)，一般以月份為單位，每月訂成一冊(cè)或若干冊(cè)。憑證少的單位，可以將若干個(gè)月份的憑證合并訂成一冊(cè)，在封皮注明本冊(cè)所含的憑證月份。

由于原始憑證往往大于做賬憑證，從而折疊過(guò)多，這樣一本憑證就顯得中間厚，裝訂線的位置薄，訂出的一本憑證像條魚一樣。這時(shí)可以用一些紙折成許多三角形，均勻地墊在裝訂線的位置。這樣裝訂出來(lái)的憑證就顯得整齊了。

裝訂前，要以會(huì)計(jì)憑證的左上側(cè)為準(zhǔn)，放齊，準(zhǔn)備好鐵錐、裝訂機(jī)或小手電鉆，還有線繩、鐵夾、膠水、憑證封皮、包角紙。

下面介紹一種角訂法：

（1）將憑證封皮和封底裁開，分別附在憑證前面和后面，再拿一張質(zhì)地相同的紙（可以再找一張憑證封皮，裁下一半用，另一半為訂下一本憑證備用）放在封皮上角，做護(hù)角線。

（2）在憑證的左上角畫一邊長(zhǎng)為5厘米的等腰三角形，用夾子夾住，用裝訂機(jī)在底線上分布均勻地打兩個(gè)眼兒。

（3）用大針引線繩穿過(guò)兩個(gè)眼兒，如果沒有針，可以將回形別針順直，然后兩端折向同一個(gè)方向，折向時(shí)將線繩夾緊，即可把線引過(guò)來(lái)，因?yàn)橐话阊b訂機(jī)打出的眼兒是可以穿過(guò)的。

（4）在憑證的背面打結(jié)。線繩最好把憑證兩端也系上。

（5）將護(hù)角向左上側(cè)面折，并將一側(cè)剪開至憑證的左上角，然后抹上膠水。

（6）向上折疊，將側(cè)面和背面的線繩扣粘死。以上如圖2-1所示。

（7）待晾干后，在憑證本的側(cè)脊上面寫上“某年某月第幾冊(cè)共幾冊(cè)”的字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。現(xiàn)金憑證、銀行憑證和轉(zhuǎn)賬憑證最好依次順序編號(hào)，一個(gè)月從頭編一次序號(hào)，如果單位的憑證少，可以全年順序編號(hào)。

目前，有的賬簿商店有一種傳票盒，將裝訂好的憑證裝入盒中碼放保管，顯得整齊。

2.5.4　會(huì)計(jì)憑證的保管

會(huì)計(jì)憑證的保管，是指會(huì)計(jì)憑證登記賬簿后的整理、裝訂和歸檔存查的工作。會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明文件，又是登記賬簿的依據(jù)，它是重要的經(jīng)濟(jì)檔案和經(jīng)濟(jì)資料，企業(yè)或有關(guān)部門可能因各種需要查問(wèn)會(huì)計(jì)憑證。對(duì)會(huì)計(jì)憑證的保管，既要使其安全完整，又要便于調(diào)閱、查找和檢查監(jiān)督。會(huì)計(jì)憑證保管的主要方法和要求是：

（1）會(huì)計(jì)憑證登記完畢后，應(yīng)當(dāng)按照分類和編號(hào)順序保管，不得散亂丟失。

（2）每月做賬完畢，要將本月各種做賬憑證加以整理，檢查有無(wú)缺號(hào)和附件是否齊全，再將做賬憑證按類別和編號(hào)順序連同所附的原始憑證，折疊整齊，并加具封面、封底裝訂成冊(cè)，并在裝訂線上加貼封簽，如圖2-1所示。

在已裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證封面上，按規(guī)定注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、有關(guān)人員的簽章等。

如果在一個(gè)月內(nèi)憑證的數(shù)量過(guò)多，可分裝若干冊(cè)，并在封面加注：本月共×冊(cè)、本冊(cè)是第×冊(cè)。如果有些做賬憑證所附的原始憑證數(shù)量過(guò)多或性質(zhì)非常重要，也可單獨(dú)裝訂保管，但應(yīng)在其封面上注明所屬做賬憑證的種類、日期、編號(hào)，同時(shí)在原有關(guān)做賬憑證上注明“附件另存”和原始憑證名稱、編號(hào)，以便查考。

（3）裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證要指定專門的會(huì)計(jì)人員保管，年度終了，則應(yīng)移交財(cái)會(huì)檔案室歸檔保管。未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部制定專人保管，出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。需要查閱以前年度的會(huì)計(jì)憑證，需經(jīng)會(huì)計(jì)主管同意，并履行一定手續(xù)才能取出查閱。

（4）會(huì)計(jì)憑證不得外借，其他單位如因特殊原因需要使用會(huì)計(jì)憑證時(shí)，經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)憑證的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)憑證上涂畫、拆封和抽換。

（5）會(huì)計(jì)憑證的保管期限，必須嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)制度的有關(guān)規(guī)定，任何人無(wú)權(quán)隨意銷毀。保管期滿的會(huì)計(jì)憑證，可按規(guī)定程序銷毀，但保管期滿而尚未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)的原始憑證以及其他涉及未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完成后為止。