2.5　會計憑證的傳遞、整理和保管

2.5.1　會計憑證的傳遞

會計憑證的傳遞，是指會計憑證從取得或填制到歸檔保管的整個過程中，在單位內部各有關部門和人員之間的傳遞程序和傳遞時間。

任何單位都會連續不斷地發生各種各樣的經濟業務，每項經濟業務在發生或完成后常常需要由不同的部門和人員去辦理有關手續，即使由一個部門負責的業務，也經常會由若干人經手，應明確規定會計憑證的傳遞程序和傳遞時間。正確地組織會計憑證的傳遞，對于及時地反映和監督經濟業務的發生和完成情況，合理組織經濟活動，加強經濟管理責任制，提高工作效率，都具有重要意義。

企業應根據具體情況制定每一種憑證的傳遞程序和方法，使會計憑證的傳遞合理有效，同時盡量節約傳遞時間，減少傳遞的工作量。在制定會計憑證傳遞程序時，應注意以下問題：

（1）要以會計部門為主，根據經濟業務的特點，企業內部機構的設置、人員分工的情況及經營管理上的需要，恰當地規定各種會計憑證的格式、聯數、傳遞程序。既要使會計憑證滿足賬務處理的要求，又要兼顧計劃、統計、管理等部門的需要。

（2）利用會計憑證的傳遞，使有關部門和人員能夠了解經濟業務的情況，并按規定手續進行處理和審核，要避免憑證傳遞通過不必要的環節。同時還要確定憑證在各個環節停留的時間，在保證履行完成必要的業務手續的前提下，以最快速度傳遞會計憑證，防止不必要的延誤。

（3）為了確保會計憑證的安全和完整，要建立憑證的交接簽收制度，做到手續完備，責任明確。

2.5.2　會計憑證裝訂前怎樣排序、粘貼和折疊

憑證做賬后，應及時裝訂。裝訂的范圍為原始憑證、做賬憑證、科目匯總表、銀行對賬單等。科目匯總表的工作底稿也可以裝訂在內，作為科目匯總表的附件。使用計算機的企業，還應將轉賬憑證清單等裝訂在內。

裝訂前首先應將憑證進行整理。會計憑證的整理工作，主要是對憑證進行排序、粘貼和折疊。

對于紙張面積大于做賬憑證的原始憑證，可按做賬憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應把憑證的左上角或左側面讓出來，以便裝訂后還可以展開查閱。

對于紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同做賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時以膠水為宜。小票應分張排列，同類同金額的單據盡量粘在一起，同時，在一旁注明張數和合計金額。如果是板狀票證（如火車票），可以將票面票底輕輕撕開，厚紙板棄之不用。

對于紙張面積略小于做賬憑證的原始憑證，可以用回形針或大頭針別在做賬憑證后面，待裝訂憑證時，抽去回形針或大頭針。

有的原始憑證不僅面積大，而且數量多，可以單獨裝訂，如工資單、耗料單。但在做賬憑證上應注明保管地點。

原始憑證附在做賬憑證后的順序應與做賬憑證所記載的內容順序一致，不應按原始憑證的面積大小來排序。

經過整理后的會計憑證，為匯總裝訂打好了基礎。

所有匯總裝訂好會計憑證都要加具封面。會計憑證裝訂前，要先設計和選擇會計憑證的封面。封面應用較為結實、耐磨、韌性較強的紙張等。一般的封面格式如表2-15所示。

表2-15　會計憑證的封面

2.5.3　會計憑證的裝訂

裝訂就是將一札一札的會計憑證裝訂成冊，從而方便保管和利用。裝訂之前，要設計一下，看一個月的做賬憑證究竟訂成幾冊為好。每冊的厚薄應基本保持一致，不能把幾張應屬一份做賬憑證附件的原始憑證拆開裝訂在兩冊之中，要做到既美觀大方又便于翻閱。

一本憑證，厚度一般以1.5～2.0厘米為宜。過薄，不利于直立放置；過厚，不便于翻閱核查。憑證裝訂的各冊，一般以月份為單位，每月訂成一冊或若干冊。憑證少的單位，可以將若干個月份的憑證合并訂成一冊，在封皮注明本冊所含的憑證月份。

由于原始憑證往往大于做賬憑證，從而折疊過多，這樣一本憑證就顯得中間厚，裝訂線的位置薄，訂出的一本憑證像條魚一樣。這時可以用一些紙折成許多三角形，均勻地墊在裝訂線的位置。這樣裝訂出來的憑證就顯得整齊了。

裝訂前，要以會計憑證的左上側為準，放齊，準備好鐵錐、裝訂機或小手電鉆，還有線繩、鐵夾、膠水、憑證封皮、包角紙。

下面介紹一種角訂法：

（1）將憑證封皮和封底裁開，分別附在憑證前面和后面，再拿一張質地相同的紙（可以再找一張憑證封皮，裁下一半用，另一半為訂下一本憑證備用）放在封皮上角，做護角線。

（2）在憑證的左上角畫一邊長為5厘米的等腰三角形，用夾子夾住，用裝訂機在底線上分布均勻地打兩個眼兒。

（3）用大針引線繩穿過兩個眼兒，如果沒有針，可以將回形別針順直，然后兩端折向同一個方向，折向時將線繩夾緊，即可把線引過來，因為一般裝訂機打出的眼兒是可以穿過的。

（4）在憑證的背面打結。線繩最好把憑證兩端也系上。

（5）將護角向左上側面折，并將一側剪開至憑證的左上角，然后抹上膠水。

（6）向上折疊，將側面和背面的線繩扣粘死。以上如圖2-1所示。

（7）待晾干后，在憑證本的側脊上面寫上“某年某月第幾冊共幾冊”的字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章?，F金憑證、銀行憑證和轉賬憑證最好依次順序編號，一個月從頭編一次序號，如果單位的憑證少，可以全年順序編號。

目前，有的賬簿商店有一種傳票盒，將裝訂好的憑證裝入盒中碼放保管，顯得整齊。

2.5.4　會計憑證的保管

會計憑證的保管，是指會計憑證登記賬簿后的整理、裝訂和歸檔存查的工作。會計憑證是記錄經濟業務，明確經濟責任的書面證明文件，又是登記賬簿的依據，它是重要的經濟檔案和經濟資料，企業或有關部門可能因各種需要查問會計憑證。對會計憑證的保管，既要使其安全完整，又要便于調閱、查找和檢查監督。會計憑證保管的主要方法和要求是：

（1）會計憑證登記完畢后，應當按照分類和編號順序保管，不得散亂丟失。

（2）每月做賬完畢，要將本月各種做賬憑證加以整理，檢查有無缺號和附件是否齊全，再將做賬憑證按類別和編號順序連同所附的原始憑證，折疊整齊，并加具封面、封底裝訂成冊，并在裝訂線上加貼封簽，如圖2-1所示。

在已裝訂成冊的會計憑證封面上，按規定注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、有關人員的簽章等。

如果在一個月內憑證的數量過多，可分裝若干冊，并在封面加注：本月共×冊、本冊是第×冊。如果有些做賬憑證所附的原始憑證數量過多或性質非常重要，也可單獨裝訂保管，但應在其封面上注明所屬做賬憑證的種類、日期、編號，同時在原有關做賬憑證上注明“附件另存”和原始憑證名稱、編號，以便查考。

（3）裝訂成冊的會計憑證要指定專門的會計人員保管，年度終了，則應移交財會檔案室歸檔保管。未設立檔案機構的，應當在會計機構內部制定專人保管，出納人員不得兼管會計檔案。需要查閱以前年度的會計憑證，需經會計主管同意，并履行一定手續才能取出查閱。

（4）會計憑證不得外借，其他單位如因特殊原因需要使用會計憑證時，經本單位會計機構負責人、會計主管人員批準，可以復制。查閱或者復制會計憑證的人員，嚴禁在會計憑證上涂畫、拆封和抽換。

（5）會計憑證的保管期限，必須嚴格執行會計制度的有關規定，任何人無權隨意銷毀。保管期滿的會計憑證，可按規定程序銷毀，但保管期滿而尚未結清的債權債務的原始憑證以及其他涉及未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完成后為止。