2.4　會計憑證的設計

新建單位和原有單位在年度開始時，會計人員均應根據核算工作的需要設計會計憑證和設置各種賬簿，即平常所說的“建賬”。

會計憑證設計，就是根據被設計單位的實際情況，對憑證的種類、內容、用途、格式、傳遞程序作出科學的規劃，繪制出科學、規范的格式，以便為完整、及時、真實地記錄經濟活動提供所需要的信息載體。同時在設計會計憑證時，還需考慮憑證的整理、審核、保管等問題，科學地設計會計憑證的會計賬簿是做好做賬工作的前提。

2.4.1　怎樣設計原始憑證

原始憑證按其來源不同，分為自制憑證和外來憑證兩種。對于外來憑證，不在企業會計制度設計的范圍之內。因而原始憑證的設計側重于自制原始憑證的設計。

在設計自制原始憑證時，應著重考慮下列幾個問題：每一類經濟業務發生時需要記錄哪些方面的內容；處理各類經濟業務分別需要經由哪些手續；據以編制做賬憑證或登記分類賬、日記賬時各有哪些要求；審核原始憑證應把握哪些要件等。據此規定原始憑證設計的種類、內容、格式和聯次等。

原始憑證設計的基本內容包括：原始憑證的名稱；接受憑證單位的名稱；填制憑證的日期；經濟業務的內容摘要；經濟業務所涉及的數量、單價和金額；填制憑證單位、人員的簽章；憑證的編號；憑證的聯次、附件等。

設計原始憑證的基本步驟包括以下五個方面：

第一，確定所需原始憑證的種類。

第二，明確各種原始憑證的用途。

第三，擬定原始憑證的格式。

第四，規定原始憑證的傳遞程序。

第五，嚴格原始憑證的保管制度。

在原始憑證設計過程中，還應注意遵循下列要求：

第一，要適應企業生產經營的特點，兼顧統計部門、業務部門以及其他有關部門對業務管理的具體要求；

第二，要適應企業內部機構設置和人員分工情況，貫徹內部控制制度，加強各業務部門和經辦人員的責任意識，防止錯誤及舞弊行為；

第三，要保證會計憑證簡便易行，促使會計信息及時、高效傳遞；

第四，要正確處理好借鑒與改進的關系，尤其對于有統一規范格式的原始憑證，如非必要應盡量采用，以簡化設計工作，保證會計實務規范統一。

以下以存貨收發業務為例說明有關原始憑證的設計。

記錄存貨收發的原始憑證如原材料入庫單、領料單、材料耗用匯總表、產成品入庫單、銷貨發票等。其格式見表2-11、表2-12、表2-13。

表2-11　材料入庫單

表2-12　限額領料單

表2-13　材料耗用匯總表

2.4.2　怎樣設計做賬憑證

做賬憑證的設計與做賬方法的采用密切相關，根據《企業會計準則》的要求，應在借貸做賬法的基礎之上設計做賬憑證。

做賬憑證設計的基本內容包括：做賬憑證的名稱；填制憑證的日期；經濟業務內容摘要；會計科目（包括明細科目）的名稱和方向；金額；憑證編號；憑證所附原始憑證的件數；有關經辦人員和主管人員的簽章等。

做賬憑證設計的基本步驟與原始憑證設計的基本步驟大致相同。首先，需要確定使用做賬憑證的種類。一個單位究竟設計什么樣的做賬憑證，不能一概而論，只能根據事前調查的內容和已設計的會計賬務處理程序以及企業活動的特點來決定。如果是小型企事業單位，且設計的賬務處理程序是做賬憑證賬務處理程序或日記總賬賬務處理程序，則可選擇通用做賬憑證格式；如果是大中型企業，且設計的賬務處理程序是憑證匯總的賬務處理程序（科目匯總表賬務處理程序和匯總做賬憑證賬務處理程序），則應選擇專用做賬憑證（收、付、轉憑證）和匯總做賬憑證兩種格式，匯總做賬憑證的格式如表2-14所示；如果已設計的賬務處理程序是利用賬戶匯總的處理程序，也應選擇專用做賬憑證格式。

設計做賬憑證時，應考慮下列要求：

第一，要保證做賬憑證能在做賬工作中起到分錄指示作用，有關的借貸雙方科目欄次應清晰醒目，簡單明了；

第二，應反映填制、審核、主管等不同崗位人員的簽章，以便減少錯弊，加強內部牽制，保證經濟業務和會計工作的合法合規性；

第三，做賬憑證必須附有原始憑證，作為書面依據，做賬憑證中應有標明所附原始憑證數量、概況的節目，以便查閱、核對；

第四，做賬憑證的設計應貫徹《會計法》和《企業會計準則》的要求，一律采用借貸復式做賬法，以便規范企業的會計行為；

第五，做賬憑證的基本格式已經約定俗成，除非十分必要，企業應盡量采用國家有關部門統一印制的做賬憑證，以簡化設計工作，節約人力物力。

表2-14　匯總做賬憑證