2.4　會(huì)計(jì)憑證的設(shè)計(jì)

新建單位和原有單位在年度開(kāi)始時(shí)，會(huì)計(jì)人員均應(yīng)根據(jù)核算工作的需要設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)憑證和設(shè)置各種賬簿，即平常所說(shuō)的“建賬”。

會(huì)計(jì)憑證設(shè)計(jì)，就是根據(jù)被設(shè)計(jì)單位的實(shí)際情況，對(duì)憑證的種類(lèi)、內(nèi)容、用途、格式、傳遞程序作出科學(xué)的規(guī)劃，繪制出科學(xué)、規(guī)范的格式，以便為完整、及時(shí)、真實(shí)地記錄經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供所需要的信息載體。同時(shí)在設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)憑證時(shí)，還需考慮憑證的整理、審核、保管等問(wèn)題，科學(xué)地設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)憑證的會(huì)計(jì)賬簿是做好做賬工作的前提。

2.4.1　怎樣設(shè)計(jì)原始憑證

原始憑證按其來(lái)源不同，分為自制憑證和外來(lái)憑證兩種。對(duì)于外來(lái)憑證，不在企業(yè)會(huì)計(jì)制度設(shè)計(jì)的范圍之內(nèi)。因而原始憑證的設(shè)計(jì)側(cè)重于自制原始憑證的設(shè)計(jì)。

在設(shè)計(jì)自制原始憑證時(shí)，應(yīng)著重考慮下列幾個(gè)問(wèn)題：每一類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)需要記錄哪些方面的內(nèi)容；處理各類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分別需要經(jīng)由哪些手續(xù)；據(jù)以編制做賬憑證或登記分類(lèi)賬、日記賬時(shí)各有哪些要求；審核原始憑證應(yīng)把握哪些要件等。據(jù)此規(guī)定原始憑證設(shè)計(jì)的種類(lèi)、內(nèi)容、格式和聯(lián)次等。

原始憑證設(shè)計(jì)的基本內(nèi)容包括：原始憑證的名稱；接受憑證單位的名稱；填制憑證的日期；經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容摘要；經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及的數(shù)量、單價(jià)和金額；填制憑證單位、人員的簽章；憑證的編號(hào)；憑證的聯(lián)次、附件等。

設(shè)計(jì)原始憑證的基本步驟包括以下五個(gè)方面：

第一，確定所需原始憑證的種類(lèi)。

第二，明確各種原始憑證的用途。

第三，擬定原始憑證的格式。

第四，規(guī)定原始憑證的傳遞程序。

第五，嚴(yán)格原始憑證的保管制度。

在原始憑證設(shè)計(jì)過(guò)程中，還應(yīng)注意遵循下列要求：

第一，要適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的特點(diǎn)，兼顧統(tǒng)計(jì)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)以及其他有關(guān)部門(mén)對(duì)業(yè)務(wù)管理的具體要求；

第二，要適應(yīng)企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員分工情況，貫徹內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)各業(yè)務(wù)部門(mén)和經(jīng)辦人員的責(zé)任意識(shí)，防止錯(cuò)誤及舞弊行為；

第三，要保證會(huì)計(jì)憑證簡(jiǎn)便易行，促使會(huì)計(jì)信息及時(shí)、高效傳遞；

第四，要正確處理好借鑒與改進(jìn)的關(guān)系，尤其對(duì)于有統(tǒng)一規(guī)范格式的原始憑證，如非必要應(yīng)盡量采用，以簡(jiǎn)化設(shè)計(jì)工作，保證會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)規(guī)范統(tǒng)一。

以下以存貨收發(fā)業(yè)務(wù)為例說(shuō)明有關(guān)原始憑證的設(shè)計(jì)。

記錄存貨收發(fā)的原始憑證如原材料入庫(kù)單、領(lǐng)料單、材料耗用匯總表、產(chǎn)成品入庫(kù)單、銷(xiāo)貨發(fā)票等。其格式見(jiàn)表2-11、表2-12、表2-13。

表2-11　材料入庫(kù)單

表2-12　限額領(lǐng)料單

表2-13　材料耗用匯總表

2.4.2　怎樣設(shè)計(jì)做賬憑證

做賬憑證的設(shè)計(jì)與做賬方法的采用密切相關(guān)，根據(jù)《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》的要求，應(yīng)在借貸做賬法的基礎(chǔ)之上設(shè)計(jì)做賬憑證。

做賬憑證設(shè)計(jì)的基本內(nèi)容包括：做賬憑證的名稱；填制憑證的日期；經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要；會(huì)計(jì)科目（包括明細(xì)科目）的名稱和方向；金額；憑證編號(hào)；憑證所附原始憑證的件數(shù)；有關(guān)經(jīng)辦人員和主管人員的簽章等。

做賬憑證設(shè)計(jì)的基本步驟與原始憑證設(shè)計(jì)的基本步驟大致相同。首先，需要確定使用做賬憑證的種類(lèi)。一個(gè)單位究竟設(shè)計(jì)什么樣的做賬憑證，不能一概而論，只能根據(jù)事前調(diào)查的內(nèi)容和已設(shè)計(jì)的會(huì)計(jì)賬務(wù)處理程序以及企業(yè)活動(dòng)的特點(diǎn)來(lái)決定。如果是小型企事業(yè)單位，且設(shè)計(jì)的賬務(wù)處理程序是做賬憑證賬務(wù)處理程序或日記總賬賬務(wù)處理程序，則可選擇通用做賬憑證格式；如果是大中型企業(yè)，且設(shè)計(jì)的賬務(wù)處理程序是憑證匯總的賬務(wù)處理程序（科目匯總表賬務(wù)處理程序和匯總做賬憑證賬務(wù)處理程序），則應(yīng)選擇專(zhuān)用做賬憑證（收、付、轉(zhuǎn)憑證）和匯總做賬憑證兩種格式，匯總做賬憑證的格式如表2-14所示；如果已設(shè)計(jì)的賬務(wù)處理程序是利用賬戶匯總的處理程序，也應(yīng)選擇專(zhuān)用做賬憑證格式。

設(shè)計(jì)做賬憑證時(shí)，應(yīng)考慮下列要求：

第一，要保證做賬憑證能在做賬工作中起到分錄指示作用，有關(guān)的借貸雙方科目欄次應(yīng)清晰醒目，簡(jiǎn)單明了；

第二，應(yīng)反映填制、審核、主管等不同崗位人員的簽章，以便減少錯(cuò)弊，加強(qiáng)內(nèi)部牽制，保證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和會(huì)計(jì)工作的合法合規(guī)性；

第三，做賬憑證必須附有原始憑證，作為書(shū)面依據(jù)，做賬憑證中應(yīng)有標(biāo)明所附原始憑證數(shù)量、概況的節(jié)目，以便查閱、核對(duì)；

第四，做賬憑證的設(shè)計(jì)應(yīng)貫徹《會(huì)計(jì)法》和《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》的要求，一律采用借貸復(fù)式做賬法，以便規(guī)范企業(yè)的會(huì)計(jì)行為；

第五，做賬憑證的基本格式已經(jīng)約定俗成，除非十分必要，企業(yè)應(yīng)盡量采用國(guó)家有關(guān)部門(mén)統(tǒng)一印制的做賬憑證，以簡(jiǎn)化設(shè)計(jì)工作，節(jié)約人力物力。

表2-14　匯總做賬憑證