3.4　會計賬簿的概念和種類

3.4.1　會計賬簿的概念

會計賬簿，簡稱賬簿，是由具有一定格式、互有聯(lián)系的若干賬頁組成的，以會計憑證為依據(jù)，用以全面、系統(tǒng)、序時、分類記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簿記。

雖然賬簿有很多種類，所記錄的經(jīng)濟內(nèi)容也不盡相同，賬簿的格式又多種多樣，但各種賬簿具備的一些基本要素是一致的，這些基本要素主要包括以下三項內(nèi)容：

（1）封面。封面主要標(biāo)明賬簿名稱，如總分類賬、材料物資明細(xì)賬、債權(quán)債務(wù)明細(xì)賬等。

（2）扉頁。扉頁主要列明科目索引及賬簿使用登記表，一般將科目索引列于賬簿最前面，將賬簿使用登記表列于賬簿最后面。活頁賬、卡片賬裝訂成冊后，填列賬簿使用登記表。

（3）賬頁。賬頁是賬簿的主要內(nèi)容，各種賬頁格式一般包括：賬戶名稱，或稱會計科目；登賬日期欄；憑證種類和號數(shù)欄；摘要欄；借、貸方及余額欄；總頁次和分賬戶頁次。

3.4.2　會計賬簿的種類

會計賬簿，是指由一定格式賬頁組成的，以會計憑證為根據(jù)，對各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)連續(xù)、系統(tǒng)、全面地反映在賬冊中的簿記。如圖3-6所示，會計賬簿主要有以下的幾種分類方法：

3.4.3　設(shè)置和登記賬簿的作用

設(shè)置和登記賬簿，是編制會計報表的基礎(chǔ)，是聯(lián)結(jié)會計憑證與會計報表的中間環(huán)節(jié)，如圖3-7所示，在會計核算中具有重要的作用：

3.4.4　啟用賬簿的規(guī)則

賬簿是儲存數(shù)據(jù)資料的重要會計檔案，登記賬簿要有專人負(fù)責(zé)。為了保證賬簿記錄的嚴(yán)肅性和合法性，明確記賬責(zé)任，保證資料完整，在賬簿啟用時，應(yīng)在“賬簿啟用和經(jīng)管人員一覽表”中詳細(xì)記載：單位名稱、賬簿編號、賬簿冊數(shù)、賬簿頁數(shù)、啟用日期、加蓋單位公章、經(jīng)管人員（包括企業(yè)負(fù)責(zé)人、主管會計、復(fù)核和記賬人員等）均應(yīng)登記姓名并加蓋印章。

啟用訂本式賬簿，對于未印制順序號的賬簿，應(yīng)從第一頁到最后一頁順序編定頁數(shù)，不得跳頁、缺號。使用活頁式賬頁，應(yīng)按賬頁順序編號，并須定期裝訂成冊。裝訂后再按實際使用的賬頁順序編定頁數(shù)，另加目錄，記明每個賬戶的名稱和頁次。

3.4.5　登記賬簿的規(guī)則

會計人員應(yīng)根據(jù)審核無誤的會計憑證及時地登記會計賬簿。對于總賬要按照各單位所選用的會計核算組織形式來確定登賬的具體時間，而對于各種明細(xì)賬，要根據(jù)原始憑證、原始憑證匯總表和記賬憑證每天進(jìn)行登記，也可以定期（三天或五天）登記。進(jìn)行賬簿登記，一般應(yīng)滿足以下要求：

（1）登記賬簿必須用藍(lán)黑色墨水鋼筆書寫，不許用鉛筆或圓珠筆記賬。這是因為，各種賬簿歸檔保管時間一般都在1年以上，有些關(guān)系到重要經(jīng)濟資料的賬簿，則要長期保管，因此要求賬簿記錄保持清晰、耐久，以便長期查核使用，防止涂改。

（2）登記會計賬簿時，應(yīng)當(dāng)將會計憑證的日期、編號、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項記入賬內(nèi)。登記完畢后，記賬人員要在記賬憑證上簽名和蓋章，并注明已經(jīng)登賬的標(biāo)記（如打√等），表示已經(jīng)登記入賬，以避免重記或漏記。

（3）各種賬簿應(yīng)按賬戶頁次順序連續(xù)登記，不得跳行、隔頁。如果發(fā)生跳行、隔頁現(xiàn)象，應(yīng)在空行、空頁處用紅色墨水畫對角線注銷，注明“此頁空白”或“此行空白”字樣，并由記賬人員簽章。

（4）賬簿中書寫的文字或數(shù)字不能頂格書寫，一般只應(yīng)占格距的二分之一，以便留有改錯的空間。

（5）記賬除結(jié)賬、改錯、沖銷記錄外，不能用紅色墨水。因為在會計工作中，紅色數(shù)字表示對藍(lán)色數(shù)字的沖銷、沖減或表示負(fù)數(shù)。

（6）對于登錯的記錄，不得刮擦、挖補、涂改或用藥水消除字跡等手段更正錯誤，也不允許重抄，應(yīng)采用正確的錯賬更正規(guī)則進(jìn)行更正。

（7）各賬戶在一張賬頁登記完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁時，應(yīng)當(dāng)結(jié)出本頁合計數(shù)和余額，寫在本頁最后一行和下頁第一行有關(guān)欄內(nèi)，并在本頁最后一行的“摘要”欄內(nèi)注明“轉(zhuǎn)次頁”字樣，在下一頁第一行的“摘要”欄內(nèi)注明“承前頁”字樣。對“轉(zhuǎn)次頁”的本頁合計數(shù)如何計算，一般分三種情況：

①需要結(jié)出本月發(fā)生額的賬戶，結(jié)計“轉(zhuǎn)次頁”的本頁合計數(shù)應(yīng)當(dāng)為自本月初起至本頁末止的發(fā)生額合計數(shù)，如采用“賬結(jié)法”下的各損益類賬戶；

②需要結(jié)計本年累計發(fā)生額的賬戶，結(jié)計“轉(zhuǎn)次頁”的本頁合計數(shù)應(yīng)當(dāng)為自年初起至本頁末止的累計數(shù)，如“本年利潤”賬戶和采用“表結(jié)法”下的各損益類賬戶；

③既不需要結(jié)計本月發(fā)生額也不需要結(jié)計本年累積發(fā)生額的賬戶，可以只將每頁末的余額結(jié)轉(zhuǎn)次頁，如債權(quán)、債務(wù)結(jié)算類賬戶、“實收資本”等資本類賬戶和“原材料”等財產(chǎn)物資類賬戶。

3.4.6　錯賬的更正規(guī)則

根據(jù)審核后的原始憑證和記賬憑證進(jìn)行賬簿記錄的過程中，由于種種原因，不可避免地會發(fā)生各種各樣的錯誤。通過以上方法查找出錯賬時，為了防止非法改賬，應(yīng)按規(guī)定的方法進(jìn)行更正。更正錯賬的方法主要有以下三種。

1.劃線更正法

又稱紅線更正法。這種方法主要適用于：在每月結(jié)賬前，發(fā)現(xiàn)賬簿記錄中的文字或數(shù)字有錯誤，而其所依據(jù)的記賬憑證沒有錯誤，即純屬記賬時筆誤或計算錯誤，應(yīng)采用劃線更正法進(jìn)行更正。

劃線更正法的具體操作方法是：將錯誤的文字或數(shù)字用一條紅色橫線予以注銷，但必須使原有文字或數(shù)字清晰可認(rèn)，以備查閱；然后，在劃線文字或數(shù)字的上方用藍(lán)字或黑字將正確的文字或數(shù)字填寫在同一行的上方位置，并由更正人員在更正處簽章，以明確責(zé)任。

采用這種方法更正錯賬時應(yīng)注意：對于文字差錯，只劃去錯誤的文字，并相應(yīng)地予以更正，而不必將全部文字劃去；對于數(shù)字差錯，應(yīng)將錯誤的數(shù)額全部劃去，而不能只劃去錯誤數(shù)額中的個別數(shù)字，例如，將1354誤記為1345，應(yīng)在1345上劃一條紅線，而不能只劃其中的45，然后在1345的上方填寫正確的數(shù)字1354。

2.紅字更正法

又稱紅字沖銷法。它是用紅字沖銷原有記錄后再予以更正的方法，主要適用于以下兩種情況：

第一，根據(jù)記賬憑證記賬以后，發(fā)現(xiàn)記賬憑證中的應(yīng)借、應(yīng)貸會計科目或記賬方向有錯誤，而賬簿記錄與記賬憑證是相吻合的。其更正的方法是，首先用紅字金額填制一張與原錯誤記賬憑證內(nèi)容完全一致的記賬憑證，并據(jù)以用紅字登記入賬，以沖銷原錯誤記錄；再用藍(lán)字填制一張正確的記賬憑證，并據(jù)以用藍(lán)字登記入賬。

更正時，應(yīng)首先填制一張與原錯誤記賬憑證內(nèi)容完全相同的紅字記賬憑證，并據(jù)以用紅字金額登記入賬，沖銷錯賬。

案例分析3-1：紅字更正法的應(yīng)用之一——抵消錯賬，重做新賬

雷頓公司以現(xiàn)金的形式支付2019年上半年的報刊費1000元，會計人員在編制記賬憑證時，將應(yīng)計入“現(xiàn)金”科目的金額誤記入“銀行存款”科目，并按照錯誤的記賬憑證登記入賬，其錯誤記賬憑證所反映的會計分錄為：

借：待攤費用 1000

貸：銀行存款 1000

在更正這種錯賬時，應(yīng)用紅字（在本書中，如無特殊的說明，用帶框的數(shù)字表示紅字記錄）記賬法作一筆與原來的錯誤分錄一樣的紅字分錄將原來的錯賬抵消掉：

借：待攤費用 1000

貸：銀行存款 1000

在錯誤的記賬憑證以紅字記賬更正后，表明已全部沖銷原有錯誤記錄，然后用藍(lán)字或黑字填制如下正確的分錄，并據(jù)以登記入賬：

借：待攤費用 1000

貸：庫存現(xiàn)金 1000

第二，根據(jù)記賬憑證記賬以后，發(fā)現(xiàn)記賬憑證中應(yīng)借、應(yīng)貸會計科目和記賬方向都正確，只是所記金額大于應(yīng)記金額并據(jù)以登記賬簿。其更正的方法是：將多記的金額用紅字填制一張與原錯誤記賬憑證的會計科目、記賬方向相同的記賬憑證，并據(jù)以用紅字登記入賬，以沖銷多記金額，求得正確的金額。

采用紅字更正法更正金額多記錯誤記錄時應(yīng)注意：不得以藍(lán)字金額填制與原錯誤記賬憑證記賬方向相反的記賬憑證去沖銷原錯誤記錄或錯誤金額，因為藍(lán)字記賬憑證反方向記錄的會計分錄反映某類經(jīng)濟業(yè)務(wù)，而不能反映更正錯賬的內(nèi)容。例如，借記“現(xiàn)金”，貸記“其他應(yīng)收款”，如用藍(lán)字填制，則反映的是企業(yè)收取某職工的欠款的業(yè)務(wù)，并不反映對錯誤賬簿記錄的更正內(nèi)容，而這樣的業(yè)務(wù)在企業(yè)也是經(jīng)常發(fā)生的。因此，必須采用紅字更正法予以更正。

案例分析3-2：紅字更正法的應(yīng)用之二——只抵消錯賬多記的金額

雷頓公司用銀行存款4000元購買辦公用計算機一臺，在填制記賬憑證時，誤記金額為40000元，但會計科目、借貸方向均無錯誤，在登記賬簿時，按照錯誤的會計分錄進(jìn)行了記錄，其錯誤記賬憑證所反映的會計分錄為：

借：固定資產(chǎn) 40000

貸：銀行存款 40000

在更正以上的錯賬時，只需要用紅字金額36000元編制如下記賬憑證，抵消掉多記的金額就可以了：

借：管理費用　36000

貸：銀行存款　36000

錯誤的記賬憑證以紅字記賬更正后，即可反映其正確金額為4000元。

如果記賬憑證所記錄的文字、金額與賬簿記錄的文字、金額不符，應(yīng)首先采用劃線法更正，然后用紅字沖銷法更正。

3.補充登記法

也稱藍(lán)字補記法。這種方法主要適用于：根據(jù)記賬憑證記賬以后，發(fā)現(xiàn)記賬憑證中應(yīng)借、應(yīng)貸會計科目和記賬方向都正確，只是所記金額小于應(yīng)記金額并據(jù)以記賬。

出現(xiàn)以上錯誤情況時應(yīng)采用補充登記法予以更正。更正的方法是：將少記金額用藍(lán)字填制一張與原錯誤記賬憑證科目名稱和方向一致的記賬憑證，并用藍(lán)字據(jù)以登記入賬，以補足少記的金額。

案例分析3-3：補充登記法的應(yīng)用

雷頓公司開出金額為40000元的轉(zhuǎn)賬支票一張用于購買運貨汽車一輛，在填制記賬憑證時，誤記金額為4000元，但會計科目、借貸方向沒有錯誤，其錯誤的會計分錄為：

借：固定資產(chǎn) 4000

貸：銀行存款 4000

在更正時，應(yīng)用藍(lán)字或黑字編制如下記賬憑證進(jìn)行更正：

借：固定資產(chǎn) 36000

貸：銀行存款 36000

大家可以看到，錯誤的記賬憑證經(jīng)過補充登記后，即可反映其正確的金額為40000元。

如果記賬憑證中所記錄的文字、金額與賬簿記錄的文字、金額不符，應(yīng)首先采用劃線法更正，然后用補充登記法更正。