時間四象限，分清輕重緩急

最近很流行一句話，為什么生活了幾十年，還是一無所獲。你是否同時在進行幾個方案，不過似乎無法全部完成；你是否因為顧慮其他的事情，而無法集中精力來做眼前的事；假如工作被突然中斷，你是否感到非常生氣；你是否每天回家時感到疲憊不堪，但好像并沒有做什么事情；你是否覺得總沒有時間運動或休息，甚至只是隨便玩玩都沒有時間。如果針對這些問題，你的答案是肯定的，那么你已經(jīng)陷人時間管理不良的怪圈。

生活中，我們還會遇到這樣一些問題：當(dāng)你正在寫計劃，結(jié)果電話又響了，那些急事、請示的、投訴的、朋友聊天的等等不得不接的電話，于是一上午過去了，還沒有寫幾個字；領(lǐng)導(dǎo)最近安排了很多事情，一起堆著，這個方案本周之內(nèi)完成，那個方案需要明天就出來，自己分身乏術(shù)。每天都感覺好忙，這件事也急，那件事也急，到底先做哪件事呢？

張老師正在上一堂別有趣味的課，他先是把一個玻璃罐子放在桌子上，然后再把一些鵝卵石放進玻璃罐子。等到張老師把所有的鵝卵石放進罐子之后，他問臺下的學(xué)生：“你們仔細觀察，這個罐子還能裝東西嗎？”學(xué)生們看了看裝得滿滿的罐子，都搖頭說：“不能了。”

這時張老師笑著從桌子底下拿出一袋小石子，沿著玻璃罐倒下去，全部倒完了，罐子看上去也滿了，張老師問學(xué)生：“你們覺得這個罐子還能裝進去東西嗎？”學(xué)生們有些不敢確認，一個學(xué)生小聲回答：“我覺得還能裝進去一些東西。”張老師沒說話，又拿出一袋沙子倒進玻璃罐，然后問：“現(xiàn)在呢，還能裝東西嗎？”這時學(xué)生們似乎相信了，齊聲回答：“還能。”果然，張老師又拿出一瓶水，慢慢倒進玻璃罐子。

一個普通的玻璃罐就這樣裝下了如此多的東西，但是，如果不是先把最大的鵝卵石放進罐子，或許以后永遠沒機會把它們再放進去了。生活中很多事情，其實都可以像這個玻璃罐里放東西那樣，先進行時間級別的分類，按照事情的輕重緩急進行組合，確定先后順序，做到不遺不漏。

時間“四象限”法是美國的管理學(xué)家科維提出的一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行劃分，基本上可以分為四個“象限”：既緊急又重要（如客戶投訴、即將到期的任務(wù)、財務(wù)危機等）、重要但不緊急（如建立人際關(guān)系、人員培訓(xùn)、制訂防范措施等）、緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、部門會議等）、既不緊急也不重要（如上網(wǎng)、閑談、郵件、寫博客等）。

那么按處理順序劃分：先是既緊急又重要的，接著是重要但不緊急的，再到緊急但不重要的，最后才是既不緊急也不重要的。“四象限”法的關(guān)鍵在于第二類和第三類的順序問題，必須非常小心區(qū)分。另外，也要注意劃分好第一類和第三類事，都是緊急的，分別就在于前者能帶來價值，實現(xiàn)某種重要目標(biāo)，而后者不能。

1.第一象限，既緊急又重要的事

這一部分事情是需要馬上去做的，如應(yīng)付難纏的客戶、準(zhǔn)時完成工作、住院開刀等，大部分人工作中的主要壓力來自第一象限，實際上第一象限80%的事務(wù)來自第二象限（重要但不緊急）沒有被處理好的事情。即這個壓力是自己給自己的，所以關(guān)鍵是盡量多解決來自第二象限的事情才會使壓力得到緩解。許多重要的事情經(jīng)過拖延或事前準(zhǔn)備不足，就會變得異常窘迫。

2.第二象限，重要但不緊急的事

這部分事情主要是與生活品質(zhì)有關(guān)，包括長期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預(yù)防、參加培訓(xùn)、向上級提出問題處理的建議等事項。這些事情不能因為不緊急就不去解決它，應(yīng)該第一時間將任務(wù)進行分解，然后逐一去解決，并制定時間表，在規(guī)定的時間內(nèi)完成就不會讓第二象限的事情擠壓到第一象限中去。如果忽略這部分事情，就會使自己陷入更大的壓力中。多投入一些時間會提高實踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事前的規(guī)劃、準(zhǔn)確與預(yù)防措施，很多急迫的事情就沒法產(chǎn)生。建議把80%的精力投入到這個象限的工作，使第一象限的“急”事無限變少，不再瞎忙。

3.第三象限，緊急但不重要的事

如電話、會議、突然來客都屬于這一類。當(dāng)自己感到疲憊的時候，可以通過一些不重要且不緊急的事情來調(diào)整狀態(tài)和身體，不過不要在這個象限中投入過多的精力，否則就是浪費生命。當(dāng)我們變得非常繁忙的時候，需要去第四象限里去休息一下，不過諸如閱讀無聊小說、看毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等，這樣的休息是對身心的毀損，并非正常的休息。或許剛開始有滋有味，但后來你會發(fā)現(xiàn)人比較空虛。

4.第四象限，既不緊急也不重要的事

這部分的事情需要交給他人去做，是我們忙碌且盲目的源頭，最好的辦法是放權(quán)交給其他人去做，或者通過委婉的拒絕以減少此類事情的發(fā)生。表面上看似乎會產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺，實際上就算重要也是對別人而言。如果花很多時間在這里打轉(zhuǎn)，自以為在第一象限，實際上不過是在滿足別人的期望與標(biāo)準(zhǔn)。

小貼士

時間管理其實就是管理自己，改變自己，改變那些固有的壞習(xí)慣，改變壞習(xí)慣的本質(zhì)就是靠合理的規(guī)劃和自我的意志力，不按照以前的生活繼續(xù)下去。