2.4?入職手續(xù)辦理——規(guī)范高效與證據(jù)存留

辦理入職手續(xù)，意味著新員工正式開啟了一段新的職業(yè)生涯。處于這個(gè)時(shí)期的新員工，都愿意積極接受新事物、迎接新挑戰(zhàn)、承擔(dān)新任務(wù)。人力資源應(yīng)充分抓住新員工入職的這段最佳時(shí)期，與新員工集中簽署涉及勞動(dòng)關(guān)系的各類合同、協(xié)議，并讓新員工對企業(yè)規(guī)章制度等進(jìn)行確認(rèn)。

人力資源在協(xié)助新員工辦理入職手續(xù)時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持規(guī)范、高效的原則，避免入職手續(xù)辦理節(jié)點(diǎn)過多、周期過長。人力資源在新員工入職手續(xù)辦理時(shí)須提供全程協(xié)助。

入職手續(xù)辦理須重點(diǎn)做好以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

一、發(fā)放入職流程指引

《入職流程指引》的內(nèi)容主要包括提交入職材料清單、入職辦理流程、各流程接口負(fù)責(zé)部門、負(fù)責(zé)人及聯(lián)系方式等，其目的在于向新員工說明入職的各項(xiàng)流程辦理要求。新員工報(bào)到后，人力資源在收集新員工提交材料的同時(shí)，應(yīng)向新員工發(fā)放《入職指引》（可參考表2-7）并介紹入職注意事項(xiàng)。

二、員工信息登記

新員工入職時(shí)首先必須填寫《員工基本信息登記表》（可參考表2-8）。企業(yè)通過新員工填寫的表格，可以詳細(xì)了解新員工的戶籍信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、身體健康等方面的基本情況。

《員工基本信息登記表》的作用主要有以下幾點(diǎn)：

（1）人力資源管理軟件系統(tǒng)、人事檔案的數(shù)據(jù)依據(jù)。

（2）確認(rèn)新員工的緊急聯(lián)系人、保險(xiǎn)受益人等重要信息。

（3）作為員工是否違反誠信原則取得錄用資格的重要證據(jù)。

三、確認(rèn)錄用標(biāo)準(zhǔn)

錄用標(biāo)準(zhǔn)是衡量新員工是否符合錄用條件，確認(rèn)新員工可以通過試用期或在試用期合法解除勞動(dòng)關(guān)系的重要依據(jù)。企業(yè)如未及時(shí)與新員工對錄用條件進(jìn)行確認(rèn)，在試用期與新員工解除勞動(dòng)合同將變得較為困難。

在辦理入職手續(xù)時(shí)，企業(yè)必須與新員工簽署事先擬訂好的《新員工錄用條件確認(rèn)書》（可參考表2-9）。

在設(shè)計(jì)錄用條件時(shí)，一般應(yīng)包括以下幾方面內(nèi)容：

●●個(gè)人誠信要求

●●身體健康要求

●●規(guī)章制度要求

●●遵紀(jì)守法要求

●●業(yè)績考核要求

小貼士

“不符合錄用條件”是依照《勞動(dòng)合同法》第三十九條第一項(xiàng)規(guī)定，合法在試用期辭退不合格員工的最佳手段。因此錄用條件在制定時(shí)應(yīng)盡可能做到具體、客觀、可量化。

四、簽署合同協(xié)議

《勞動(dòng)合同法》規(guī)定：“用人單位自用工之日起即與勞動(dòng)者建立勞動(dòng)關(guān)系”，“用人單位自用工之日起超過一個(gè)月不滿一年未與勞動(dòng)者訂立書面勞動(dòng)合同的，應(yīng)當(dāng)向勞動(dòng)者每月支付二倍的工資”。因此人力資源必須注意與新員工在其入職一個(gè)月內(nèi)簽訂雙方的勞動(dòng)合同。勞動(dòng)合同簽訂的最佳時(shí)期是在新員工入職當(dāng)天。

入職時(shí)是企業(yè)與新員工簽訂各類合同、協(xié)議的最佳時(shí)期，人力資源應(yīng)將涉及新員工的所有合同、協(xié)議盡可能安排在此時(shí)期進(jìn)行集中簽署。

入職時(shí)簽署的合同、協(xié)議包括但不限于表2-10所示的內(nèi)容：