技能點(diǎn)6 工作崗位分析

工作崗位分析是企業(yè)中的一項(xiàng)常規(guī)性管理活動(dòng)，是人力資源管理的基礎(chǔ)。它要隨著內(nèi)在、外在環(huán)境的變化而加以修訂。

一、工作崗位分析時(shí)機(jī)

一般來(lái)說(shuō)，當(dāng)企業(yè)出現(xiàn)以下情況時(shí)，就表明非常需要進(jìn)行工作崗位分析：

（1）缺乏明確、完善的書(shū)面職位說(shuō)明，員工對(duì)職位的職責(zé)和要求不清楚；

（2）雖然有書(shū)面的職位說(shuō)明，但工作說(shuō)明書(shū)所描述的員工從事某項(xiàng)工作的具體內(nèi)容和完成該工作所需具備的各項(xiàng)知識(shí)、技能和能力與實(shí)際情況不符，很難遵照它去執(zhí)行；

（3）經(jīng)常出現(xiàn)推諉扯皮、職責(zé)不清或決策困難的現(xiàn)象；

（4）當(dāng)需要招聘某個(gè)職位上的新員工時(shí)，發(fā)現(xiàn)很難確定用人的標(biāo)準(zhǔn)；

（5）當(dāng)需要對(duì)在職人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，發(fā)現(xiàn)很難確定培訓(xùn)需求；

（6）當(dāng)需要建立新的薪酬體系時(shí)，無(wú)法對(duì)各個(gè)職位的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估；（7）當(dāng)需要對(duì)員工的績(jī)效進(jìn)行考核時(shí)，發(fā)現(xiàn)沒(méi)有根據(jù)職位確定考核的標(biāo)準(zhǔn)；

（8）新技術(shù)的出現(xiàn)，導(dǎo)致工作流程的變革和調(diào)整。

二、工作崗位分析的信息

為了準(zhǔn)確地描述每個(gè)職位，人力資源經(jīng)理有必要進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的職位分析工作，來(lái)收集職位描述所需要的各種與職位相關(guān)的信息，并了解該信息的來(lái)源。

1.工作分析信息的內(nèi)容

（1）工作內(nèi)容。指所從事的工作活動(dòng)，主要包括：

①任職者所要完成的工作活動(dòng)；

②任職者主要加工的材料；

③任職者的這些活動(dòng)會(huì)產(chǎn)生的結(jié)果或產(chǎn)品；

④任職者的工作結(jié)果要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)。

（2）工作目的，主要包括：

①執(zhí)行這項(xiàng)工作的原因；

②這項(xiàng)工作與企業(yè)其他工作的聯(lián)系及對(duì)其他工作的影響；

③這項(xiàng)工作在企業(yè)中的地位。

（3）責(zé)任者。指對(duì)從事某項(xiàng)工作的人的要求，主要包括：

①?gòu)氖略摴ぷ鞯娜吮仨毦邆涞闹R(shí)和技能；

②從事該工作的人至少應(yīng)具備的經(jīng)驗(yàn)；

③從事該工作的人應(yīng)具備的身體素質(zhì)；

④從事該工作的人應(yīng)具備的心理素質(zhì)；

⑤從事該工作的人在其他方面應(yīng)具備的條件。

（4）工作時(shí)間。表示在什么時(shí)間從事各項(xiàng)工作活動(dòng)。主要包括：

①哪些工作活動(dòng)是有固定時(shí)間的？在什么時(shí)候做？

②哪些工作活動(dòng)沒(méi)有固定時(shí)間？應(yīng)如何安排？

（5）工作環(huán)境。表示從事工作活動(dòng)的環(huán)境。主要包括：

①工作的安全環(huán)境，包括工作的危險(xiǎn)性、易患的職業(yè)病；

②工作的自然環(huán)境，包括地點(diǎn)（室內(nèi)與戶外）、溫度、濕度、光線、噪聲等；

③工作的社會(huì)環(huán)境，包括工作所處的文化環(huán)境（例如跨文化的環(huán)境）、工作群體中的人數(shù)、環(huán)境的穩(wěn)定性等。

（6）與相關(guān)人員的關(guān)系。其是指在工作中與哪些人發(fā)生關(guān)系、發(fā)生什么樣的關(guān)系。主要包括：

①在工作中的合作對(duì)象；

②工作的請(qǐng)示、匯報(bào)對(duì)象；

③向誰(shuí)提供信息或工作結(jié)果；

④可以指揮和監(jiān)控何人。

（7）操作方法及操作工具。即指任職者怎樣從事工作活動(dòng)以獲得預(yù)期的結(jié)果，以及在工作活動(dòng)中怎樣使用設(shè)備。主要包括：

①?gòu)氖鹿ぷ骰顒?dòng)的一般程序；

②工作中所要使用的工具及所要操縱的機(jī)器設(shè)備；

③在使用設(shè)備中應(yīng)注意的問(wèn)題；

④工作中所涉及的文件或記錄內(nèi)容；

⑤工作中應(yīng)重點(diǎn)控制的環(huán)節(jié)。

2.工作分析信息的來(lái)源

工作分析信息的來(lái)源可以分為以下四種。

（1）已有資料。

每個(gè)企業(yè)都有關(guān)于職位方面的資料，例如，企業(yè)中現(xiàn)有的崗位職責(zé)、規(guī)章制度、供招聘用的廣告，這些資料能對(duì)工作崗位分析產(chǎn)生一定的作用。除此之外，有些企業(yè)已做過(guò)部分的工作調(diào)查、顧客調(diào)查等，雖然這些比較零散，但對(duì)工作崗位分析來(lái)說(shuō)，是不可或缺的資料。

（2）任職者提供的資料。

任職者做工作日志記錄，能比較客觀地描述工作實(shí)際進(jìn)行的情況。因?yàn)橹挥腥温氄咝睦镒钋宄ぷ鞯膶?shí)際運(yùn)行，所以他們的記錄往往具有不可替代性。另外，任職者與工作分析專家的面談，也可以提供工作的相關(guān)情況。

（3）同事提供的資料。

同事包括任職者的上司、下屬。在工作分析中，任職者提供的資料具有主觀性，存在不少缺點(diǎn)，在這種情況下，同事提供的資料也就顯得不可或缺。同事提供的資料有助于進(jìn)行一個(gè)對(duì)比，以檢驗(yàn)工作分析問(wèn)卷的有效性和可信性。因?yàn)橥驴梢哉驹诹硗庖粋€(gè)角度，對(duì)任職者所擔(dān)任的工作提出他們自己的看法，所以他們提供的資料，也是工作崗位分析的一個(gè)重要來(lái)源。

（4）觀察。

觀察包括直接觀察和間接觀察。

直接觀察就是工作分析人員直接出現(xiàn)在現(xiàn)場(chǎng)，直接觀察現(xiàn)任職位者以獲取資料的方式。直接觀察容易對(duì)任職者造成一定的影響。

間接觀察就是通過(guò)電子監(jiān)測(cè)器或閉路電視，以隱蔽的方式進(jìn)行觀察以獲取資料的方法。間接觀察雖然避免了對(duì)任職者造成的影響，但成本昂貴。不論采用哪種觀察方式，都有其局限性，卻也都能為工作崗位分析提供一些有用的信息。

三、確定工作崗位分析目標(biāo)

要想進(jìn)行工作崗位分析，首先要明確工作崗位分析目標(biāo)。因?yàn)楣ぷ鲘徫环治龅哪繕?biāo)直接決定了進(jìn)行工作崗位分析的側(cè)重點(diǎn)，決定了在進(jìn)行工作分析的過(guò)程中需要獲取哪些信息，以及用什么方法獲得這些信息。

1.選擇研究對(duì)象

進(jìn)行工作崗位分析時(shí)，應(yīng)該選擇哪些工作職位作為研究對(duì)象呢？一般說(shuō)來(lái)，影響工作分析的因素有工作的重要性、完成難度和工作內(nèi)容變化等。

（1）重要性。

對(duì)那些關(guān)系著組織成敗的非常關(guān)鍵的工作是需要進(jìn)行認(rèn)真研究的，對(duì)那些因工作完成的難度比較大而需要對(duì)員工進(jìn)行全面培訓(xùn)的工作也是需要分析的。

（2）完成難度。

由于技術(shù)變動(dòng)或組織的管理方式變化使得員工當(dāng)前的工作內(nèi)容與以前制定的工作描述出現(xiàn)了差別，結(jié)果以原有的工作描述為基礎(chǔ)的人力資源管理功能無(wú)法得到正確的體現(xiàn)，這時(shí)也需要對(duì)這一工作進(jìn)行工作分析。

（3）內(nèi)容變化。

如果企業(yè)中設(shè)置了新的工作崗位，也應(yīng)對(duì)新的工作崗位進(jìn)行分析。

2.弄清工作崗位分析側(cè)重點(diǎn)

在一個(gè)已成立的組織中，工作崗位分析的目的不同，其側(cè)重點(diǎn)也有所不同。

（1）工作崗位分析的目的是編寫(xiě)工作說(shuō)明書(shū)并為空缺的崗位招聘員工，這時(shí)工作崗位分析的側(cè)重點(diǎn)一方面是該崗位的工作職責(zé)，另一方面是對(duì)任職者的要求；

（2）如果工作崗位分析的目的是培訓(xùn)和開(kāi)發(fā)，那么側(cè)重點(diǎn)就在于衡量每一項(xiàng)工作的職責(zé)，以及這一職責(zé)所需的員工的能力；

（3）如果工作崗位分析的目的是確定績(jī)效考核的標(biāo)準(zhǔn)，那么其側(cè)重點(diǎn)就應(yīng)該是衡量每一項(xiàng)工作任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)，需要制定任職者完成每一項(xiàng)工作任務(wù)的時(shí)間、質(zhì)量、數(shù)量等方面的標(biāo)準(zhǔn)；

（4）如果工作崗位分析的目的是確定薪酬體系，那么僅僅通過(guò)訪談等方法獲得描述性的信息就顯得不充分，需要采用一些定量的方法對(duì)職位進(jìn)行量化的評(píng)估，確定每一職位的相對(duì)價(jià)值；

（5）如果關(guān)心職位的定編定員，那么在工作崗位分析的時(shí)候就需要對(duì)每個(gè)職位的工作量進(jìn)行測(cè)算，從而計(jì)算出所需人員的數(shù)量。

四、制定工作崗位分析實(shí)施方案

一般情況下，詳細(xì)的工作崗位分析實(shí)施計(jì)劃應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：

（1）目的和意義；

（2）欲收集的信息；

（3）項(xiàng)目的實(shí)施者；

（4）程序及時(shí)間；

（5）方法的選擇；

（6）參與者；

（7）提供的結(jié)果；

（8）結(jié)果的審核與評(píng)價(jià)者。

在制定實(shí)施方案時(shí)，還應(yīng)注意規(guī)范用語(yǔ)，應(yīng)對(duì)工作崗位分析中的用語(yǔ)進(jìn)行規(guī)范。在工作崗位分析過(guò)程中，信息的表達(dá)方式可以是多種多樣的，對(duì)于一個(gè)問(wèn)題的理解和解釋也是不盡相同的。為了爭(zhēng)取不同的工作崗位分析人員所收集上來(lái)的信息一致，應(yīng)減少因用語(yǔ)不同所造成的誤差。

五、成立工作崗位分析小組

收集工作分析資料的人員通常有三種類型：工作崗位分析專家、主管和工作的任職者，他們都有各自的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。因此，在成立工作崗位分析小組時(shí)，應(yīng)充分注意到這點(diǎn)。一般情況下，專門(mén)的工作分析小組的成員包括：進(jìn)行策劃和提供技術(shù)支持的工作崗位分析專家、實(shí)施操作的專業(yè)人員及負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)的人員。通常情況下，專家是從外部聘請(qǐng)的，其他人員則由企業(yè)內(nèi)部人員承擔(dān)。成立工作崗位分析小組的原則有：

1.人員選擇和匹配應(yīng)全面考慮

在工作崗位分析人員的選擇和匹配上，要對(duì)整個(gè)組織的工作崗位分析活動(dòng)有一個(gè)通盤(pán)的考慮。有的人員只要求能提供有價(jià)值的工作崗位分析計(jì)劃方案，一般聘請(qǐng)專家擔(dān)任；而有的人員只要求能熟練掌握工作信息分析的技能。熟悉操作工作崗位分析方案的能力，則需要較長(zhǎng)時(shí)間才能掌握。因此，在考慮工作崗位分析人員的人選時(shí)，要充分依靠群眾、相信群眾，用非專家的方法來(lái)收集資料。特別要發(fā)動(dòng)和依靠各個(gè)層次的管理人員，分派他們分析所管轄區(qū)域的工作。這樣做有兩個(gè)明顯的好處：其一，可以節(jié)省費(fèi)用；其二，可以加強(qiáng)管理人員的責(zé)任感，提高管理的效果。

2.明確成員職責(zé)

在成立專門(mén)工作崗位分析小組的同時(shí)，還要明確小組成員各自的職責(zé)。這樣在工作時(shí)就不會(huì)出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象，從而保證工作的效率和質(zhì)量。他們的職責(zé)主要有兩個(gè)方面：其一，在基本步驟的框架中制訂更為詳細(xì)的工作計(jì)劃，并要求員工下決心去做；其二，審查與督促計(jì)劃方案的實(shí)施。第一個(gè)責(zé)任涉及計(jì)劃方案的組織與細(xì)化，第二個(gè)責(zé)任涉及計(jì)劃方案的實(shí)施。

3.控制成員數(shù)量

工作崗位分析小組的人員數(shù)量視情況而定。如果工作難度大，重復(fù)性大，則小組的人員數(shù)量要相對(duì)多一些；如果工作難度不大，小組的人員數(shù)量就要相對(duì)少些。通常情況下，工作崗位分析小組成員的數(shù)量是單數(shù)，這樣有利于結(jié)果的形成。

六、整理有關(guān)背景資料

在工作崗位分析中，有些信息需要去實(shí)地收集，而有些現(xiàn)存的背景資料對(duì)于工作崗位分析也是非常重要的，不能忽視。對(duì)工作崗位分析有參考價(jià)值的背景資料主要包括：企業(yè)現(xiàn)有的資料、國(guó)家職業(yè)分類標(biāo)準(zhǔn)或國(guó)際職業(yè)分類標(biāo)準(zhǔn)。

1.企業(yè)現(xiàn)有的資料

（1）組織結(jié)構(gòu)圖。組織結(jié)構(gòu)通常是通過(guò)組織圖描繪出來(lái)的，組織圖中既包括了縱向的報(bào)告關(guān)系，同時(shí)也包括了一些橫向的職能責(zé)任。

①組織結(jié)構(gòu)的維度。

組織結(jié)構(gòu)的兩個(gè)最為關(guān)鍵的維度是集中化和部門(mén)化。集中化指的是決策權(quán)力集中于組織結(jié)構(gòu)圖上層的程度，它與將決策權(quán)分配到組織圖的較低層次上的做法（即決策權(quán)的分散化）是相反的。部門(mén)化指的是各個(gè)工作單位在多大程度上是根據(jù)職能的相似性或工作流程的相似性進(jìn)行分類的。

②組織結(jié)構(gòu)的形式。

企業(yè)常見(jiàn)的組織結(jié)構(gòu)形式是職能式組織結(jié)構(gòu)和事業(yè)部組織結(jié)構(gòu)兩種。

（2）流程圖。

組織結(jié)構(gòu)對(duì)創(chuàng)造產(chǎn)出的不同個(gè)人及工作單位之間的靜態(tài)關(guān)系提供了一種全面的概觀，而工作流程設(shè)計(jì)對(duì)于投入轉(zhuǎn)化為產(chǎn)出的動(dòng)態(tài)關(guān)系提供了一種縱向的透視。相比較而言，流程圖比組織圖更為詳盡，它表明了工作之間是如何彼此聯(lián)系的。

組織圖提供的是粗略的框架，而流程圖則提供了對(duì)特定工作的更為詳盡的分析。在實(shí)際的工作分析收集方法采用之前應(yīng)該參考這些相近的資料來(lái)源。

（3）部門(mén)職能說(shuō)明書(shū)。

部門(mén)職能說(shuō)明書(shū)規(guī)定了組織中的一個(gè)部門(mén)的使命和職能，而工作分析就是要將部門(mén)的職能分解到下屬的職位上去。仔細(xì)研究現(xiàn)有部門(mén)的職能說(shuō)明，可以將部門(mén)的職能全面有效地分解到部門(mén)內(nèi)部的各個(gè)職位上。如表1-5所示。

（4）企業(yè)中現(xiàn)有的工作說(shuō)明資料。

在剛組建的企業(yè)中，并沒(méi)有進(jìn)行過(guò)工作崗位分析，其職位說(shuō)明資料僅僅是企業(yè)的規(guī)章及供招聘的廣告等少量資料。而在已走入正常發(fā)展軌道的企業(yè)中，關(guān)于職位描述方面的資料則要多一些。有很多企業(yè)都定期或不定期地實(shí)施過(guò)工作分析，因此在這些企業(yè)中一般會(huì)有一些現(xiàn)成的職位職責(zé)、職位描述等資料。這些現(xiàn)有的資料盡管可能不盡完善，或由于工作的變化已經(jīng)與現(xiàn)在的實(shí)際情況不符，但仍會(huì)提供一些工作的基本信息，因此仍然具有參考價(jià)值。

2.國(guó)家職業(yè)分類標(biāo)準(zhǔn)

職業(yè)分類是采用一定的標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)一定的分類原則，對(duì)從業(yè)人員所從事的各種社會(huì)職業(yè)進(jìn)行全面、系統(tǒng)的劃分與歸類。職業(yè)分類的基本依據(jù)是工作性質(zhì)的同一性。我國(guó)的職業(yè)分類辭典中將職業(yè)分為大類（8個(gè)）、中類（66個(gè)）、小類（413個(gè)）和細(xì)類（1838個(gè)）四個(gè)層次，依次體現(xiàn)由粗到細(xì)的職業(yè)類型。每一個(gè)層次都有不同的劃分原則和方法。大類層次的職業(yè)分類是依據(jù)工作性質(zhì)的同一性，并考慮相應(yīng)的能力水平進(jìn)行分類的；中類層次的職業(yè)分類是在大類的范圍內(nèi)，根據(jù)工作任務(wù)和分工的同一性進(jìn)行分類的；小類層次的職業(yè)分類是在中類的范圍內(nèi)，按照工作環(huán)境、功能及其相互關(guān)系的同一性進(jìn)行分類的；細(xì)類層次的職業(yè)分類即為職業(yè)的劃分和歸類，它是在小類的基礎(chǔ)上，按照工作崗位分析的方法，根據(jù)工藝技術(shù)、對(duì)象、操作流程和方法的相似的同一性進(jìn)行分類的。

在進(jìn)行工作崗位分析時(shí)，首先可以查閱職業(yè)分類辭典，找到類似的職位描述，然后進(jìn)行適當(dāng)?shù)膮⒖肌⒔梃b，但一定要注意，不可照搬現(xiàn)有的資料，只可將現(xiàn)有的資料作為參考。

七、收集分析信息

在實(shí)施工作崗位分析調(diào)研之前，需要事先考慮收集哪些信息。一般而言，工作崗位分析所需要的基本數(shù)據(jù)的類型和范圍取決于工作崗位分析的目的、時(shí)間約束和預(yù)算約束等因素。

1.信息收集原則

確定要收集哪些信息，可以從以下幾個(gè)方面加以考慮：

（1）根據(jù)工作崗位分析的目的和側(cè)重點(diǎn)，確定要收集哪些信息；

（2）根據(jù)對(duì)現(xiàn)有資料的研究，找出一些需重點(diǎn)調(diào)研的信息或需進(jìn)一步核實(shí)的信息；

（3）按照工作崗位分析的內(nèi)容考慮需要收集的信息。

2.審查和確認(rèn)工作信息

通過(guò)對(duì)收集來(lái)的信息的加工、處理而形成的文字資料，必須由工

作任職者和任職者的上級(jí)主管進(jìn)行審查、核對(duì)和確認(rèn)，才會(huì)避免偏差。

八、取得相關(guān)人員理解

由于工作崗位分析需要深入到具體的每個(gè)工作崗位上，因此對(duì)每個(gè)崗位都要有全面而準(zhǔn)確的了解，以便最終形成一份精確的工作說(shuō)明書(shū)。在進(jìn)行這項(xiàng)工作的過(guò)程中必然要同大量的工作任職者和管理者發(fā)生關(guān)系，因此贏得他們的理解和支持是非常必要和重要的。與參與工作分析的有關(guān)人員進(jìn)行溝通主要有以下目的。

1.消除員工的戒備情緒

在工作中被人面對(duì)面地仔細(xì)觀察時(shí)，員工往往會(huì)產(chǎn)生出于本能的不安。為了消除不安的情緒，可以向他們介紹工作分析對(duì)于開(kāi)展工作的意義，對(duì)于管理工作的好處，提高他們的興趣，另外，還要澄清他們對(duì)工作崗位分析的一些錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。例如，要讓他們認(rèn)識(shí)到工作崗位分析的目標(biāo)是針對(duì)工作的，是為了分析崗位工作的一些特性，而不是評(píng)估工作任職者的表現(xiàn)，消除他們一些不必要的擔(dān)心。讓他們認(rèn)識(shí)到工作崗位分析的結(jié)果并不是給大家增加工作量，而是通過(guò)明確職責(zé)分工以提高效率，減輕大家的工作負(fù)擔(dān)。

2.采取適當(dāng)?shù)牟襟E

在進(jìn)行工作崗位分析時(shí)，把步驟告訴參與的員工，有利于員工的心理安定。員工在進(jìn)行工作時(shí)，若不知道工作崗位分析的步驟，就會(huì)有一種急躁情緒，告訴他們步驟，可以使得參與員工積極配合，最終使工作崗位分析得以協(xié)調(diào)進(jìn)行。

3.合理安排時(shí)間

讓參與工作崗位分析的人了解該工作大致需要進(jìn)行多長(zhǎng)時(shí)間，大概的時(shí)間進(jìn)度是怎樣的。這樣，他們就會(huì)了解自己大概需要花費(fèi)多少時(shí)間進(jìn)行配合，便于事先做好安排，留出足夠的時(shí)間來(lái)配合工作崗位分析人員工作。

4.使用正確的方法

讓參加工作崗位分析的有關(guān)人員初步了解工作中可能會(huì)使用到的方法，以及在各種方法中需要如何進(jìn)行配合、如何提供信息，這樣會(huì)使收集的信息更加有效。

5.選擇參與的方式

工作崗位分析人員在進(jìn)行工作崗位分析時(shí)，容易與員工產(chǎn)生隔閡。在這種情況下，告訴他們?nèi)绾螀⑴c及有問(wèn)題和向誰(shuí)尋求幫助，可以減少阻力，使得工作崗位分析可以順利地進(jìn)行。