內(nèi)容充實(shí)

本書將從以下4點(diǎn)展開論述：

·主張明確，更具說服力。

·留下印象。

·符合目的的結(jié)構(gòu)、風(fēng)格。

·文章通俗易懂、讀起來無壓力。

一、主張明確，更具說服力

首先，重中之重是明確自己的主張是什么。如果是招募評(píng)論員的公告郵件，主張自然是“做評(píng)論員有一定的好處，所以請(qǐng)一定參加”，如果是網(wǎng)站主頁上的人才招募公告，就變成了“我們需要這樣的人才。如果有滿足條件的人，加入我公司將會(huì)積累更好的經(jīng)驗(yàn)，令人愉悅”。

博客等接近散文的文章，不一定會(huì)存在一個(gè)主要信息，但是，如果在最后也無法總結(jié)2~3個(gè)想要表達(dá)的要點(diǎn)，就失去了商務(wù)文書的資格。

不僅要主張明確，還需要具有說服力。比如，來自員工的“即使收費(fèi)也可以，希望能在公司內(nèi)部設(shè)立托兒所”無論有多么明確，如果支持這一主張的證據(jù)不夠強(qiáng)大，就很可能不會(huì)得到公司的支持。比如，“大家高興，請(qǐng)幫忙想辦法提供場(chǎng)地”，這樣說不可能打動(dòng)公司。

重點(diǎn)是證據(jù)要基于事實(shí)，邏輯開展也要堅(jiān)不可摧。比如，關(guān)于上面的新政策，“有緊急情況時(shí)可以照顧孩子等等，好處很多，具有充分實(shí)現(xiàn)這一政策的資源，成本核算上也沒有問題。具有PR效果、能有效地聘用以及留住優(yōu)秀女性員工。另一方面，基本沒有壞處，預(yù)定成本也完全可以應(yīng)對(duì)”，如果能表達(dá)出這樣具有邏輯性、事實(shí)明確的證據(jù)，文章的說服力即讀者的接受度會(huì)非常高。

接受度的高低也將影響付諸行動(dòng)時(shí)的動(dòng)力，所以這一點(diǎn)非常重要。俗話說，“人是追求解釋的動(dòng)物”，說服力弱的文章，無論主張多么明確，也不能輕易地提升動(dòng)力。

另外，有的人會(huì)特意使用晦澀難懂的語言來彰顯自己的聰慧，但是這樣往往會(huì)削減主張的明確性和邏輯性。讓主張和邏輯切實(shí)地成為聰慧的佐證，在此基礎(chǔ)上的語言修辭等等要極力成為大家都能輕易讀懂的內(nèi)容，這才是該有的姿態(tài)。

本書的第2章里，涉及了能夠增強(qiáng)主張邏輯性的工具——金字塔結(jié)構(gòu)。金字塔結(jié)構(gòu)不僅能明確主張、寫出邏輯性強(qiáng)的文章，不知道寫什么、怎么寫的人在寫一定字?jǐn)?shù)的文章時(shí)，它也能發(fā)揮很大的作用。

二、留下印象

如上所述，這是一個(gè)信息爆炸的時(shí)代。不像會(huì)計(jì)學(xué)中的“先入先出法”，如果文章一開始沒有給人留下深刻印象，也許會(huì)馬上被新的信息替換，也許剛開始就不會(huì)留下任何記憶。

一般來說，如果讀者原本就保持強(qiáng)烈的關(guān)注、有直接的利害關(guān)系，即使不這么絞盡腦汁，讀者也很可能會(huì)留下記憶。比如，某家公司因?yàn)闃I(yè)績不好，向員工發(fā)出了招募提前退休人員的郵件，即使不下功夫修飾，先不說會(huì)記得多詳細(xì)，但大多數(shù)人應(yīng)該都會(huì)留下深刻印象。

但是，如果這是新品介紹的營銷郵件，不下一番功夫來給大家留下印象的話，就無法達(dá)成購買這一最終目標(biāo)。至于怎么下功夫，可以加入強(qiáng)烈的“驚喜”，也可以加入容易記住的比喻等等，有各種方法，詳細(xì)情況請(qǐng)參考第3章。越是讀著通順的文章，越需要下一番功夫。

和留下印象這一觀點(diǎn)相關(guān)聯(lián)的還有一點(diǎn)。

只有事實(shí)和正確的主張，人依然會(huì)不為所動(dòng)，在理解和行動(dòng)之間，還有一個(gè)重要的要素，就是需要“共鳴”。而且，讓人感受到共鳴的很多時(shí)候不僅僅是文章內(nèi)容本身，還是寫文章的人。

換言之，最終驅(qū)使人付諸行動(dòng)的不僅僅是“寫了什么”，還有“什么人寫的”。如果原本就是名人，不必多言，但如果不是名人，就需要悉心鉆研，寫出包含了自己風(fēng)格和價(jià)值觀的內(nèi)容，讓讀者產(chǎn)生和行動(dòng)相關(guān)聯(lián)的同感。讓讀者有同感的點(diǎn)因人而異，但需要引導(dǎo)他們用豐富的想象力去一邊想象著作者，一邊感覺作者是什么人。

三、適合目的的結(jié)構(gòu)、風(fēng)格

首先是結(jié)構(gòu)，比如明明急于知道最終的結(jié)論，卻啰唆地寫了很多前綴，商務(wù)寫作中不會(huì)用這樣的文章。在意識(shí)到上面論述的“留下印象”這一要點(diǎn)的同時(shí)，重要的是讓文章在瞬間進(jìn)入大腦、不妨礙讀者的理解，而且留下和讀者行動(dòng)息息相關(guān)的印象。

所謂風(fēng)格是指文章中的語調(diào)、語氣、詞語選擇，這些左右著文章營造的氛圍。風(fēng)格有“命令的”“積極的”“智慧的”“親近的”“嚴(yán)格的”“事務(wù)性的”“快樂的”等各種各樣，但選擇什么風(fēng)格當(dāng)然要看目的是什么。比如，呵斥屬下時(shí)，一邊要表達(dá)“不能做這種事”，一邊要選擇考慮到“讓屬下感到是為了他好才加以呵斥”，醞釀出有情誼的風(fēng)格。

希望大家能意識(shí)到，在商務(wù)寫作的所有文章中，都不要流露出威脅對(duì)方、貶低對(duì)方的消極感情（大部分情況下是憤怒的情緒）。也有人出于策略的考慮使用這種手法，但這是非常危險(xiǎn)的做法。正因?yàn)槭遣灰娒娴谋磉_(dá)方法，所以這并不是感性的文章，而是要多加注意的理性文章。

即使是相同的內(nèi)容，用不同的流程和風(fēng)格來寫，在人們記憶中留下的印象會(huì)差別巨大。希望大家能意識(shí)到“留存在人的記憶中、打動(dòng)人的結(jié)構(gòu)和風(fēng)格”。

四、文章通俗易懂，讀起來無壓力

很多和寫作相關(guān)的書籍都會(huì)大篇幅書寫的就是這一部分。讀者中很多都是忙碌的商務(wù)人士，晦澀難懂的文章、能理解出多個(gè)意思的文章是失敗的。

如果是非公開的文章，即使亂七八糟，畢竟只在內(nèi)部傳播，并沒什么問題。但是，公開程度高的文章，如果寫成了晦澀難懂的文章、語法不通的怪文章，就會(huì)降低對(duì)整個(gè)團(tuán)隊(duì)評(píng)價(jià)，希望大家至少能在公開度高的文章中意識(shí)到文章的可讀性。

那么，開篇的郵件例文一中，因?yàn)閮?nèi)容具有沖擊性，可能會(huì)給讀者留下印象，但其他地方全都不合格。標(biāo)記和結(jié)構(gòu)等晦澀難懂，風(fēng)格也在感情上不令人喜歡。文章中的廢話太多，比如“之所以先在創(chuàng)意部開始嘗試，是因?yàn)橛X著創(chuàng)意部比較適合”等，根本沒說任何實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，令人嚴(yán)重質(zhì)疑其核心是否妥當(dāng)。

郵件例文二中，閱讀的簡易性得到很大改善，但內(nèi)容的妥當(dāng)性上似乎依然存在問題。

關(guān)于以上4個(gè)要點(diǎn)本書在第2章“主張明確、具有說服力”，第3章“留下印象”，第4章“適合目的的結(jié)構(gòu)、風(fēng)格”，第5章“文章通俗易懂，讀起來無壓力”加以說明。

五、郵件修改案例

最后，大野經(jīng)過慎重思考修改了郵件，重要的是得到了提高業(yè)務(wù)生產(chǎn)率的結(jié)論。另外，考慮到近來的人事管理趨勢(shì)，他認(rèn)為相比使用“性惡說”，相反以“性善說”來表達(dá)會(huì)更有效果。在此基礎(chǔ)上，最終發(fā)出的郵件如下。最終版本對(duì)比郵件例文一、郵件例文二都發(fā)生了很大變化。另外，通過使用“3自”這樣的自造詞，有意識(shí)地給讀者留下深刻記憶，也強(qiáng)烈地考慮到了讀者的感情，郵件風(fēng)格完全不同。

希望大家能有意識(shí)地悉心鉆研以上所述內(nèi)容：抓住目的、理解讀者、有人讀、內(nèi)容充實(shí)。

從這個(gè)例子可以看出，要想寫出好文章，不只是要通俗易懂這么簡單。運(yùn)用“正確的思考”這一批判性思維的同時(shí)，也不能停留在“理”的世界，還要通曉“情”的世界。這是商務(wù)經(jīng)營者必備的素養(yǎng)。

希望大家以這些為基礎(chǔ)，閱讀本書時(shí)要意識(shí)到商務(wù)寫作中更好的文章是什么、好文章的關(guān)鍵在哪里。

---

【注釋】

[1] 前輩：日語讀音中“前輩”和“先般”（漢譯：近些天）相似，使用日語輸入法時(shí)需要根據(jù)漢字讀音輸入，容易出錯(cuò)。下面的“使用”和“私用”同。——譯者注