為有人讀而悉心鉆研

寫作也需要寫作者付出努力，努力不能白費，為了讓預想的讀者認真閱讀，就需要采用相應的“設置”。這里采用三種這樣的設置，“設置引人注目的開頭”“調整為能激發閱讀欲望的體裁”“考慮文章的軟硬”。

一、設置引人注目的開頭

在信息爆炸的現代，現實就是除了必須閱讀的業務郵件之外還會漏讀很多文章。或者像例文中一樣，即使是必須要讀的文章，也可能會排到其他案件后面，假如讀了也可能只是敷衍式的閱讀。

這種情況下，為了讓讀者認真閱讀文章，就必須注意幾個要點、抓住讀者的眼球。特別重要的是“標題”“目錄/標題”以及開頭的“序文/第1段”三點（如圖表1-2）。

希望大家能意識到標題和序文等是左右讀者期待值的要素，起到了常說的錨（限制人們思考范圍的“錨”）的作用。也就是說，人被鎖定的同時也在閱讀文章，如果內容和標題等的關聯度高，符合營造出的期待值，讀者的滿意度就會提高。

圖表 1-2 有人讀的文章中重要的地方

注：根據文書的長度，可在開頭加上適當的目錄。

相反，即使標題和序文魅力十足，整體內容沒有跟上，只會讓讀者感到不滿，重要的是反映內容的同時也要深深地感染讀者。

（一）標題

最重要的可能就是標題了。實際上，對于電子郵件雜志等等，應該很多人都是只看標題來決定是讀還是不讀吧。

所以，首先要了解預想的讀者關注什么，在此基礎上還需要設定一個能激發讀者閱讀欲望的標題。

這樣的題目，大部分人都不會有興趣打開。如果是關于研討會的通知，就需要讓讀者明確地認識到這個研討會有什么作用，或者和其他研討會有什么差別。比如，如果像下面這樣寫，大概會有很多人關注了吧。

另外不必多說的是，夸大的廣告、和內容沒有關聯的標題無論是信用方面還是滿足顧客方面都會產生長遠的負面影響，所以應該避開這一點。

因此，像上面例子中的后兩個那樣，內容要和下一個標題相通，而且一般來說，標題中加入數字更容易引起人們的關注，數字具有吸引人注目的魔力。

上面提到廣告文案界的大師約瑟夫·休格曼的名言，“第1行的最大目的是讓讀者讀第2行”。上司發來必讀的工作郵件以外的文章標題也是如此，標題之所以存在就是為了這篇文章有人讀。

（二）目錄/小標題

目錄和小標題的作用就是給讀者以視覺沖擊，讓他們注意到文章的內容和結構。看到這個，如果讀者覺著“有趣”，便會產生通讀整篇文章的欲望。基本來說，因為文章內容和標題所述內容相同，讀者才有閱讀的欲望，商務報告等越是長篇的文書，這一點的重要性越強。

如果是以下的例子（假如是向日本人解釋美國訴訟的商業報告），后面的寫法是不是更容易引起讀者的閱讀欲望呢？

關鍵是不能冷冰冰地羅列出最低限度的單詞，而是要寫出能引起讀者興趣的句子。為達到這一目的要采取如下技巧：

·出其不意（例如使用讓人感覺和一般常識相反的句子）。

·易引發讀者想象。

·讓讀者了解具體的理由和方法。

如上舉例，“正確認知法律的律師=不是優秀的律師”這樣的標題和大多數人的常識相反。讀者有意外感的同時，難道不會對“那么，什么樣的律師才是好律師呢”感興趣嗎？

“陪審員不站在我方的話就無法取勝”，如果記著辛普森殺妻案、看過電影《12個憤怒的男人》，會特別容易產生想象。

第3章、第4章中也會論述“意外性”和“想象”等，重要的是不僅僅讓讀者讀文章，還要讓書中所寫內容留在記憶中，讓讀者付諸實際行動。

“善于解釋法律的一方獲勝”“雇傭為我們考慮而擁有認真工作態度的律師”才是讓讀者想閱讀具體理由和方法的目錄。

比如案例中的山崗，如果能在報告的開篇處寫上如下的目錄，海原想讀下去的心情應該也會發生重大變化（當然，除此之外，很多地方也應該改善體裁的問題）。

（三）內容提要/第1段

按照文書性質，添加內容提要（進入正文之前的介紹文），或者直接進入正文，兩者雖有不同，但無論哪一個，在讀文章的過程中，和標題、目錄、小標題一樣重要的就是內容提要。作為有效的文書案例，內容提要有稍長的商務報告、電子郵件雜志、專欄、雜志、報紙上刊登的廣告等等。

內容提要和第1段落、標題論述的內容大致相同，以喚起吸引注意的興趣、讓讀者繼續閱讀后續內容為主要目的。比如，下面是關于“免費增值服務”商務模式的報告的開篇部分。不僅僅具有沖擊力，大多數人都會在不知不覺間想閱讀后續內容。

二、調整為能激發閱讀欲望的體裁

這一點非常重要，為了讓人一眼看上去就覺得通俗易懂，如果不適當地活用換行、字縮進、分條書寫等“結構”以使文章簡潔易懂，就容易引起讀者“眼睛的排斥反應”。最近的商務文書等，很多人也考慮到了這一點。這也是我希望大家使用的方法。

另一方面，使用說明書和規定條款等，很少有人會考慮到這一點，在打開頁面的瞬間，“滿眼黑乎乎”“文字過于細小”等等都會引起讀者眼睛的排斥反應，削弱閱讀欲望，案例中的山崗所寫的報告體裁也屬于這一類。

還好，使用說明書因為要考慮到所有的用戶、所有的場景，具有不得不為的意思。但規定條款等原本就是應該認真閱讀的內容卻這樣寫，難道是為了削弱讀者的閱讀欲望嗎？這種情況非常常見（現實中，不認真閱讀能行嗎），希望負責人一定悉心研究。

下面是廣告公司的員工向準客戶發送的郵件的開篇，最初的文章一看就過于密集、閱讀困難。因為比較短，問題并不嚴重，但以這個節奏沒有任何空隙地寫1000字，只要不是必須閱讀的人，很可能會翻過不讀。

通常，專業術語等高難度用語越多越會引起讀者眼睛的排斥反應，要盡量想辦法把不必要的地方換成通俗易懂的詞匯，同時使用看上去更舒服的體裁。另外，考慮到文章的目的，如果能堅決地刪掉不必要的條款，反而會令讀者感到親切。

另外，對于不了解市場營銷詳情的讀者來說，加入適當的案例等也非常好。

后面的修改文和最初的文章字數大致相同，但閱讀難易度、內容的易懂性上卻更勝一籌。如果使用同樣數量的文字，去掉附加價值低的條款，使用能讓文章更加簡潔易懂的詞匯更好。

再看另一個例子。有些酒店的隱私權策略文章，會使讀者瞬間喪失閱讀欲望，比如下面例子的前者。這篇文章是500多字的短小文章，但現實的隱私權策略文章，一不小心就會寫到上千字。為了簡潔易懂而寫還是毫不在意地寫，二者差別極大。

現實問題是，這種文章大多是在客人看不到的情況下編寫的，基本上無人閱讀，但也分情況。我們要意識到其中會有人認真地閱讀，我們應該以此為基礎，盡量寫得簡潔易懂。

這是因為這樣的意識會影響個人和組織的“傳達力”以及以此為基礎的“想適當傳達的心思”。今后，還請慢慢體會有這種意識的個人和組織與沒有這種意識的個人和組織的差別。

三、考慮文章的軟硬

第4章敘述了和文章風格相關的內容，我們需要考慮到不能讓文章過于僵硬。專業術語（通常是漢字和假名）多的文章，在不過分的范圍內適當穿插平假名的同時，可以使用日本固有的詞語。

對普通讀者來說難以理解的專業術語，第一次出現時要加以說明，這也是普遍而有效的做法。

而且，日語中的新造詞可以說是易于理解的詞。特別是漢字，只要排列出來就會形成一定程度的新語言，也容易組成句子。“無論哪個例子，看漢字就能明白意思”這是作為表意文字的漢字的優點，但總感覺看不懂，給人僵硬的印象。假如把下面的例子作為郵件標題：

相比這種寫法，適當使用平假名：

大多數的商務人士，往往會用僵硬的漢字來書寫本就簡單的內容。比如：“必須選擇”，卻特意寫成“選擇的必要性大”“被要求選擇的意思決定”等。“×××性”“×××化”“×××的”等新造詞都很容易被誤用，請多加注意。