1.4 公文格式與制作

公文一般指公務(wù)文書。公務(wù)文書是法定機關(guān)與組織在公務(wù)活動中，按照特定的體式、經(jīng)過一定的處理程序形成和使用的書面材料，又稱公務(wù)文件。無論從事專業(yè)工作，還是從事行政事務(wù)，都要學(xué)會通過公文來傳達政令政策、處理公務(wù)，以保證協(xié)調(diào)各種關(guān)系，決定事務(wù)，使工作正確、高效地進行。

1.4.1 案例分析

小莉本科畢業(yè)后，應(yīng)聘到了一個較為理想的公司，做辦公室文秘工作。起初一段時間，她做一些文件錄入、打印、收發(fā)、傳遞等工作，倒也得心應(yīng)手。直到有一天，王總秘書小張告訴小莉，公司需要發(fā)布一份重要的公文通知，要求小莉盡快打印出來。公文通知？這可是一項新任務(wù)，盡管小莉以前沒做過，但考慮到大一時學(xué)過Office軟件的基本操作，畢業(yè)時的畢業(yè)論文就是自己編排打印的，有著一些經(jīng)驗和技巧，于是，她愉快地接受了這項任務(wù)。等小張走后，小莉就開始忙活起來，先分析公文結(jié)構(gòu)，然后進行錄入編排，可事情并沒有開始想象的那么簡單，對一些地方反復(fù)進行編排，依然達不到理想的效果。這讓小莉很是郁悶，靜下來一想，現(xiàn)在是網(wǎng)絡(luò)時代，何不上網(wǎng)找些資料、查閱些文檔呢？通過上網(wǎng)查閱，小莉才知道，公文的編輯排版有嚴格的格式標(biāo)準(zhǔn)，需要掌握相應(yīng)的編排技巧，才能編排好，通過反復(fù)的操作練習(xí)，聰明能干的小莉交出了滿意的答卷。小莉要打印的公文式樣如圖1-81所示。

1.4.2 知識儲備

1.公文的概念

公文是公務(wù)文書的簡稱，它是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、法定團體等組織在公務(wù)活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的書面材料。

2.公文的特點

公文具有以下三個特點。

（1）權(quán)威性。首先，公文由法定的作者制成和發(fā)布；其次，無論是事實、數(shù)字還是各種意見、結(jié)論，一旦進入正式公文，就不能任意更改、解釋、否定；最后，公文是機關(guān)、團體、組織的喉舌、意圖，是其開展工作的依據(jù)。

（2）規(guī)范性。公文的撰寫和處理，從起草、成文，到收發(fā)、傳遞、分辦、立卷、歸檔、銷毀等，都有一套規(guī)范化的制度。另外，公文具有特定的體式，其文體、結(jié)構(gòu)、用紙的尺寸、文件標(biāo)記都有統(tǒng)一的規(guī)定。

（3）工具性。公文是各機關(guān)、團體、組織在公務(wù)管理過程中最經(jīng)常、最大量使用的一種工具。公務(wù)管理的方法很多，而最科學(xué)最正規(guī)的方法就是利用公文進行公務(wù)管理。

3.公文的種類

（1）從行文關(guān)系上劃分有三種。行文是指一個機關(guān)給另一機關(guān)的發(fā)文。

① 上行文。下級向它所屬的上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的行文，即自下而上的行文，如報告、請示。

② 下行文。上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)給其所屬的下級機關(guān)的行文，即自上而下的行文，如命令、決定、指示、批復(fù)等。

③ 平行文。同級機關(guān)或者互不隸屬機關(guān)之間的行文。函是最典型的平行文。

（2）從具體的文種來看，根據(jù)2016年國務(wù)院辦公廳《黨政機關(guān)公文處理工作條例》的規(guī)定，公文有下列文種。

① 決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。

② 決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

③ 命令：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。

④ 公報：適用于公布重要決定或者重大事項。

⑤ 公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

⑥ 通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。

⑦ 意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

⑧ 通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

⑨ 通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

⑩ 報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。

? 請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

? 批復(fù)：適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。

? 議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。

? 函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

? 紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。

4.公文格式的種類

根據(jù)公文載體的不同，公文可分為文件格式、信函格式、電報格式、命令格式、紀要格式等。

以下介紹的公文格式一般指文件格式。信函格式、電報格式、命令格式、紀要格式等屬于特定格式。

5.公文格式的基本要求

我國在《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T 9704—2012）標(biāo)準(zhǔn)（下文簡稱為《標(biāo)準(zhǔn)》）中對公文的布局排版進行了詳細的規(guī)定。

（1）公文用紙幅面尺寸及版面要求

幅面尺寸：公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型膠版印刷紙或復(fù)印紙紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。

版面：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1 mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm，如圖1-82所示。

（2）字體和字號

如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以進行適當(dāng)調(diào)整。

（3）行數(shù)和字數(shù)

一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以進行適當(dāng)調(diào)整。

（4）文字的顏色

如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。

（5）印制裝訂要求。

制版要求：版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。

印刷要求：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不超過2mm。

裝訂要求：公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm，裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90°，無毛茬或缺損。

騎馬訂或平訂的公文應(yīng)當(dāng)滿足以下要求。

① 訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm。

② 無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固。

③ 騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。

包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應(yīng)吻合、包緊、包平、不脫落。

6.公文格式要素

《標(biāo)準(zhǔn)》將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。

（1）版頭

公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭。版頭一般包括：份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人等。紅色分隔線屬于版頭，如圖1-83（a）所示。

（2）主體

公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體。主體一般包括：標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等，如圖1-83（b）所示。

（3）版記

公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。版記一般包括：抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等。如圖1-84所示。

（4）頁碼

頁碼位于版心外，分單頁碼和雙頁碼。

7.公文模板

綜上所述，一份完整的公文編排需要花費很多精力和時間才能完成，而對于辦公室文秘來說，以后編排公文的事經(jīng)常會有，難道每次都要這樣辛苦地一個一個要素進行編排么？答案是：不需要。

功能強大的 Word 給我們提供了一項很好的功能，可以將編排好的文檔保存為模板文件，以后要編排公文時，只需要打開這個公文模板，然后將內(nèi)容做相應(yīng)修改就可以了。保存為模板文件的方法是：單擊“文件”菜單中的“另存為”命令，打開“另存為”對話框，在“保存類型”中選擇“Word模板”即可，如圖1-85所示。

1.4.3 案例實現(xiàn)

下面我們以文件格式的公文為例，介紹公文內(nèi)容編排方法。

1.頁面設(shè)置

（1）頁邊距設(shè)置

根據(jù)《標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定，公文用紙?zhí)祛^（上邊距）為37mm±1mm，訂口（左邊距）為28mm± 1mm，版心尺寸為156mm×225mm，計算得到右邊距為26mm，下邊距為35mm。在頁面設(shè)置對話框中進行頁邊距的設(shè)置，如圖1-86所示。

（2）頁腳邊距設(shè)置

根據(jù)《標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定，頁碼一般用四號、半角、宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一個字，雙頁碼居左空一個字。

四號字與14磅對應(yīng)，1磅=0.3528mm，所以，四號字高=14×0.3528≈4.94（mm）。

頁腳邊距=下邊距－（頁碼一字線距版心距離）－四號字高/2 =35－7－4.94/2=25.53（mm）

經(jīng)過實際反復(fù)測試，頁腳邊距值設(shè)為24.5mm～24.7mm，最為接近“一字線上距版心下邊緣7 mm”的要求，我們?nèi)№撃_距邊界值為24.7mm。

由于單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字，故頁腳需設(shè)置奇偶頁不同，如圖1-87所示。

（3）頁碼設(shè)置

① 雙擊第1頁的頁腳，先單擊【插入】｜【頁碼】｜【頁面底端】｜“普通數(shù)字3”命令，再單擊【插入】｜【頁碼】｜【設(shè)置頁碼格式…】命令，打開圖1-88（a）所示的“頁碼格式”設(shè)置對話框，其中，“編號格式”選擇左右各有一條一字線的數(shù)字形式，“頁碼編號”選擇“起始頁碼”。

② 設(shè)置頁碼字體和頁碼縮進值。選中第1頁的頁碼文字，設(shè)置為宋體四號字，右側(cè)縮進1字符。

③ 雙擊第2頁的頁腳，先單擊【插入】｜【頁碼】｜【頁面底端】｜“普通數(shù)字1”命令，再單擊【插入】｜【頁碼】｜【設(shè)置頁碼格式…】命令，打開圖1-88（b）所示的“頁碼格式”設(shè)置對話框，其中，“編號格式”選擇左右各有一條一字線的數(shù)字形式，“頁碼編號”選擇“續(xù)前節(jié)”。

選中第2頁的頁碼文字，設(shè)置為宋體四號字，左側(cè)縮進1字符。

（4）正文設(shè)置

《標(biāo)準(zhǔn)》對每頁的行數(shù)、字數(shù)及默認字體字號的規(guī)定是：一般每頁排22行，每行排28個字，并撐滿版心，特定情況可以進行適當(dāng)調(diào)整；如無特殊說明，公文格式各要素一般用三號仿宋體字，特定情況可以進行適當(dāng)調(diào)整。

根據(jù)《標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定，對頁面的網(wǎng)格及默認字體字號的設(shè)定如圖1-89所示。

2.內(nèi)容編排

（1）版頭編排

① 份號、密級和保密期限、緊急程度

如需標(biāo)注份號，一般用6位三號阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。

如需標(biāo)注密級和保密期限，一般用三號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

如需標(biāo)注緊急程度，一般用三號黑體字，頂格編排在版心左上角第三行。

如需同時標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

② 發(fā)文機關(guān)標(biāo)志

《標(biāo)準(zhǔn)》對發(fā)文機關(guān)標(biāo)志規(guī)定如下。

由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。

發(fā)文機關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。

聯(lián)合行文時，如需同時標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準(zhǔn)，上下居中排布，如圖1-90所示。

發(fā)文機關(guān)標(biāo)志處在第四行，字體設(shè)置為小標(biāo)宋體字，默認情況下，Windows系統(tǒng)里沒有小標(biāo)宋體字，需要從網(wǎng)上下載安裝，也可以使用其他相近字體。

發(fā)文機關(guān)標(biāo)志的字號大小沒有具體限定，可根據(jù)需要進行設(shè)置，所以發(fā)文機關(guān)標(biāo)志所占位置高度是不確定的，要精確定位發(fā)文機關(guān)標(biāo)志上邊緣至版心上邊緣為35mm的布局設(shè)置，可采用參照物定位法來實現(xiàn)，其操作方法如下。

a.插入?yún)⒄罩本€

單擊【插入】｜【形狀】中的水平直線，作為定位用的參照物，設(shè)置直線的垂直絕對位置為距版心上邊緣35mm 處，疊放次序為“置于頂層”，版式為“浮于文字上方”。等發(fā)文機關(guān)標(biāo)志定好位置后，再將參照直線刪除。

參照直線的位置的設(shè)置方法：選擇水平直線，單擊【繪圖工具】選項卡｜【位置】｜“其他布局選項…”命令，進行圖1-91所示的設(shè)置。

b.設(shè)置文本

為了能夠使發(fā)文機關(guān)標(biāo)志自由移動，精確定位到對應(yīng)位置，發(fā)文機關(guān)標(biāo)志使用文本框方式來添加。

插入文本框后，在文本框中輸入發(fā)文機關(guān)標(biāo)志，然后對文本框進行設(shè)置：文本框?qū)挾葹?5.6cm，形狀填充為“無填充顏色”，形狀輪廓為“無輪廓”，版式為“襯于文字下方”（一是方便自由拖動，二是不遮擋參照直線），文字為居中、小標(biāo)宋體、紅色，字號大小根據(jù)需要設(shè)置。

c.定位參照物

拖動文本框，使得發(fā)文機關(guān)標(biāo)志文字的上邊緣與插入的參照直線水平重合（注意：這里對齊的是文字的上邊緣而非文本框的上邊緣），如圖1-92所示。

為了精準(zhǔn)定位，降低誤差，可適當(dāng)放大視圖顯示比例。

d.聯(lián)合發(fā)文的文本設(shè)置

聯(lián)合發(fā)文時，多個發(fā)文機關(guān)標(biāo)志的插入需要采用表格來實現(xiàn)。

表格采用N行×2列的規(guī)格，N為發(fā)文機關(guān)數(shù)。各發(fā)文機關(guān)名稱分別寫在表格各行的第一列中，文字的對齊方式設(shè)置為“分散對齊”，以確保各發(fā)文機關(guān)名稱文字兩端對齊。表格第二列合并居中，輸入“文件”二字。表格設(shè)置無框線、無填充，調(diào)整合適列寬，將整個表格對象設(shè)為水平居中對齊。然后采用與設(shè)置文本框類似的方法進行設(shè)置，使其與參照直線對齊。

e.刪除參照直線

最后，刪除參照直線，恢復(fù)視圖顯示比例。

③ 發(fā)文字號與簽發(fā)人

《標(biāo)準(zhǔn)》對“發(fā)文字號”的規(guī)定為：發(fā)文字號編排在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空兩行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。

上行文的發(fā)文字號居左空一個字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

《標(biāo)準(zhǔn)》對“簽發(fā)人”的規(guī)定為：由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一個字，編排在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空兩行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。

如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊，如圖1-93所示。

輸入發(fā)文字號與簽發(fā)人，將文字對齊方式設(shè)置為分散對齊，設(shè)置該段的左右縮進各為一個字符，然后在發(fā)文字號與簽發(fā)人之間鍵入若干個空格，使它們擠向兩端，這樣就可以完成發(fā)文字號居左空一個字、簽發(fā)人居右空一個字的設(shè)置，如圖1-94所示。

④ 版頭中分隔線的定位

《標(biāo)準(zhǔn)》對公文版頭分隔線的規(guī)定為：發(fā)文字號之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線，線的粗細根據(jù)需要進行設(shè)置。

經(jīng)測試比較，紅色分隔線的高度在0.35mm～0.5mm比較美觀。

要精確定位分隔線，也可以采用參照物定位法來進行，具體操作方法如下。

a.插入?yún)⒄瘴谋究?/p>

插入一個用作參照物的文本框，將其高度設(shè)置為4mm，寬度設(shè)置為156mm，疊放次序為“置于頂層”，版式為“浮于文字上方”。

b.定位參照文本框

適當(dāng)放大視圖顯示比例，拖動文本框，使其邊框上邊緣與發(fā)文字號文字下邊緣對齊。

c.插入分隔線

沿著文本框的下邊緣線，對齊插入一條直線，將其設(shè)置為紅色，按需設(shè)置其粗細，寬度設(shè)置為156mm，并在版面上居中。

d.刪除參照文本框

將參照文本框刪除，恢復(fù)視圖顯示比例。

版頭中紅色分隔線的編排定位示意圖如圖1-95所示。

（2）主體編排

① 標(biāo)題

標(biāo)題一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空兩行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整、排列對稱、長短適宜、間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。

② 主送機關(guān)

主送機關(guān)編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)名稱移至版記。

③ 正文

公文首頁必須顯示正文。正文一般用3號仿宋體，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空兩個字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。

④ 附件說明

如有附件，在正文下空一行左空兩個字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1. ×××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。

⑤ 發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章

a.加蓋印章的公文

成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。

單一機關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。

b.不加蓋印章的公文

單一機關(guān)行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空兩個字編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期，首字相對發(fā)文機關(guān)署名首字右移兩個字。如果成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空兩個字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù)。

聯(lián)合行文時，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機關(guān)署名，其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排。

c.加蓋簽發(fā)人簽名章的公文

單一機關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時，在正文（或附件說明）下空兩行右空四個字的位置加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空兩個字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四個字的位置編排成文日期。

聯(lián)合行文時，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對齊；每行只編排一個機關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章；簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱。簽名章一般用紅色。

d.成文日期中的數(shù)字

用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

e.特殊情況說明

當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。

⑥ 附注

如有附注，將其居左空兩個字加圓括號編排在成文日期下一行。

⑦ 附件

附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。

⑧ 印章制作

用Word可以制作電子印章，如圖1-96所示，制作的方法如下。

a.繪制印章的圓形輪廓

ⅰ.插入圓形輪廓

單擊【插入】丨【插圖】丨【形狀】下拉按鈕，選擇“橢圓形”，然后在文檔空白區(qū)域按住【Shift】鍵并拖動鼠標(biāo)，畫出一個正圓形。

ⅱ.設(shè)置圓形輪廓

選中圓形輪廓，單擊“繪圖工具”選項卡；單擊【形狀樣式】丨【形狀填充】下拉按鈕，設(shè)置為“無填充顏色”；單擊【形狀樣式】丨【形狀輪廓】下拉按鈕，將圓形的輪廓設(shè)置紅色，并根據(jù)需要設(shè)定印章輪廓的粗細，本節(jié)實例中設(shè)置為3磅；單擊“排列”丨“自動換行”下拉按鈕，設(shè)置為“浮于文字上方”；在“大小“功能組里，根據(jù)需要設(shè)定印章的高度和寬度。需要注意的是，為了保證圓形是正圓，高度和寬度應(yīng)設(shè)置相同的數(shù)值。本節(jié)實例中設(shè)置圓形的高度和寬度尺寸都為4.2cm。

b.制作弧形文字

ⅰ.插入弧形文字

單擊【插入】丨【文本】丨【藝術(shù)字】下拉按鈕，選擇一種藝術(shù)字樣式，插入一個藝術(shù)字對象，輸入公章上的弧形文字內(nèi)容。

ⅱ.設(shè)置弧形文字格式

選中藝術(shù)字，分別單擊【繪圖工具】丨【藝術(shù)字樣式】丨【文本填充】和【文本輪廓】下拉按鈕，將填充顏色和文本輪廓均設(shè)置為紅色；多次單擊【藝術(shù)字樣式】丨【文本效果】下拉按鈕，分別設(shè)置“陰影”“映像”“發(fā)光”“棱臺”“三維旋轉(zhuǎn)”效果均為“無”，去年藝術(shù)字樣式中自帶的格式設(shè)置；單擊【藝術(shù)字樣式】丨【文本效果】下拉按鈕，設(shè)置“轉(zhuǎn)換”為“跟隨路徑”下的“上彎弧”選項；單擊【排列】丨【自動換行】下拉按鈕，設(shè)置為“浮于文字上方”。

ⅲ.調(diào)整弧形文字彎曲幅度和大小

選中藝術(shù)字文本框，按住粉紅色菱形控制點并拖動，可以調(diào)整文字彎曲幅度，同時文字的大小也隨之改變。如果文字過密，可以雙擊藝術(shù)字，在文字間添加空格，效果會更好。

在“繪圖工具”選項卡的“大小”功能組中，根據(jù)需要設(shè)置藝術(shù)字的高度和寬度，高度和寬度值要相同，才能保證藝術(shù)字對稱正向彎曲，且曲度跟圓的曲度匹配，本節(jié)實例中設(shè)置藝術(shù)字的高寬尺寸均為5cm；拖動藝術(shù)字文本框到紅色圓形內(nèi)適當(dāng)位置。

為了便于操作，將藝術(shù)字的疊放次序設(shè)置為“置于底層”，按住【Shift】鍵，依次選中藝術(shù)字和圓形，單擊【繪圖工具】丨【排列】丨【對齊】下拉按鈕，設(shè)置它們?yōu)椤白笥揖又小焙汀吧舷戮又小保ＷC它們在位置上絕對居中對齊；右擊藝術(shù)字和圓形，在彈出的快捷菜單中選擇“組合”命令，將其組合為一個對象，以避免無意中改變其相對位置。

與藝術(shù)字的制作方法基本一樣，再添加印章里的正五角星，并與圓形、藝術(shù)字組合；采用類似方法，添加印章底部文本框，并將其與圓形、藝術(shù)字、正五角星組合。至此，一個完整的印章就制作好了。

提示

用Word制作電子公章可以用在一般的文檔中，但如果是正式的行文，則要求公章有防偽功能，別人不能仿制，這時我們可以用辦公之星或印章制作大師來制作可以防偽的電子公章。

（3）版記編排

在公文末尾與版記第一個要素之間插入若干空行，根據(jù)實際情況依次輸入版記部分各要素的文字內(nèi)容，并按要求設(shè)置其格式。調(diào)整各空行的字號，使版記最后一個要素的文字與版心下邊緣基本對齊，僅留出末條分隔線的空間。

① 版記中的分隔線

版記中的分隔線有三條，《標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定：版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一頁的版心下邊緣重合，如圖1-97所示。

公文版記中分隔線設(shè)置的基本操作方法：先在頁面版心內(nèi)插入線條，再設(shè)置線條大小、粗細和位置。

a.插入線條

在版記頁，單擊【插入】｜【插圖】｜【形狀】項，彈出下拉菜單。在其下拉菜單的“線條”項中，選擇直線型線條。此時鼠標(biāo)變?yōu)槭中危诎嬗涰摪嫘南路剑瑥淖笾劣依L制一條直線，完成線條插入。

b.設(shè)置線條大小

選中線條后，可以發(fā)現(xiàn)“格式”選項卡出現(xiàn)在功能區(qū)。在【格式】｜【大小】選項組中，將線條高度設(shè)置為0cm，寬度設(shè)置為15.6cm，完成線條大小設(shè)置。

c.設(shè)置線條粗細

選中線條，單擊【格式】｜【形狀樣式】｜【形狀輪廓】，彈出下拉菜單。在其下拉菜單中的“粗細”項中，設(shè)置線條的粗細。首條和末條分隔線設(shè)置為1磅，中間分隔線設(shè)置為0.75磅。

提示

選中1磅線線條，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置為默認線條”，可將1磅線設(shè)置為默認線條。

d.設(shè)置線條位置

ⅰ.選中線條，單擊【格式】｜【排列】｜【位置】選項，彈出下拉菜單。在其彈出的菜單中，單擊“其它布局選項”命令，彈出“布局”對話框。在“布局”對話框的“位置”選項卡上，設(shè)置分隔線的水平位置和垂直位置，如圖1-96所示。

提示

也可以選中線條后，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“其它布局選項”命令，彈出“布局”對話框。

ⅱ.設(shè)置分隔線水平位置。單擊【水平】丨【對齊方式】下拉菜單，選擇“居中”項；單擊【水平】｜【相對于】下拉菜單，選擇“頁邊距”項。用戶要保證版記中每條分隔線的“水平”選項中的設(shè)置值都是一致的。

ⅲ.設(shè)置分隔線垂直位置。版記中每條分隔線的垂直位置值是不同的，需要分別設(shè)置。

末條分隔線垂直位置的設(shè)置：由于末條分隔線與公文最后一頁的版心下邊緣重合，因此將圖1-96中的“垂直”欄中的“絕對位置”值設(shè)為0cm；在“下側(cè)”下拉菜單中，選中“下邊距”項。

提示

在“下側(cè)”下拉菜單中，選中“上邊距”項時，將“絕對位置”值設(shè)為26.2cm。

第一條分隔線的垂直位置的設(shè)置：第一條分隔線位于版記中第一個要素之上，假定第一條分隔線距版心底部是兩行，整頁共22行，因此它處于第20行的底部下邊緣位置，而版心高為22.5cm，所以第一條分隔線的垂直絕對位置為（22.5/22）×20≈20.45（cm）。

同理，第二條分隔線處于第21行底部下邊緣，其垂直絕對位置為21.48cm。

ⅳ.單擊【布局】｜【位置】｜【選項】，取消“對象隨文字移動”復(fù)選項和“允許重疊”復(fù)選項，如圖1-98所示。

② 抄送機關(guān)

《標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定：如有抄送機關(guān)，一般用4號仿宋體，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一個字處編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標(biāo)句號。

如需把主送機關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關(guān)。既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)之上一行，之間不加分隔線。

③ 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期

《標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定：印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一個字，印發(fā)日期右空一個字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。

④ 其他

《標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定：版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。

需要說明的是，版記位于公文最后一頁，置于偶數(shù)頁上。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。