1.3 書籍編稿控制

在 Word 的使用過程中，書籍作為另一種長文檔，其編輯工作是很苦很累的。并且書籍編寫者很可能不止一個，如果將所有的內容都放在一個文檔中，那么工作起來會非常慢，因為文檔太大，會占用大量的資源。如果將文檔的各個部分分別作為獨立的文檔，又無法對整篇文章做統一處理，而且文檔過多也容易引起混亂。

使用 Word 的主控文檔，是制作長文檔最合適的方法。主控文檔包含幾個獨立的子文檔，可以用主控文檔控制整篇文章或整本書，而把書的各個章節作為主控文檔的子文檔。這樣，在主控文檔中，所有的子文檔可以當作一個整體，用戶可以對其進行查看、重新組織、設置格式、校對、打印和創建目錄等操作。對于每一個子文檔，用戶又可以對其進行獨立的操作。此外，用戶還可以在網絡地址上建立主控文檔，與別人同時在各自的子文檔上進行工作。

1.3.1 案例分析

小宇在一所高校任教，所用的教材每年都換，但未能找到令自己滿意的教材。所以，在學校領導以及他自己聯系的幾位教授同一門課程同事的支持下，小宇決定，與幾位同事共同編寫一本適用于自己學校該門課程的教材。

小宇與幾位同事共同商量教材內容，各章節寫什么、怎么寫都已經清楚明白。到最后幾位同事把各自編寫的Word文檔都提交到他手里后，他不知如何將多個Word文檔合成一個文檔送交出版社。更何況，每位同事若有后期修改，也不可能讓他們在合并的稿件中修改，萬一將其他章節改亂了那就更加麻煩，所以各自修改各自編寫的文檔，還能體現在合成的主文檔中那是最好不過的事情。想要達成這個目標，Word提供了一個好幫手，那就是主控文檔與子文檔。

使用大綱視圖提供的主控文檔與子文檔功能可以將文檔通過網絡共享的方式共同編輯。幾位同事已經將各自編輯好的章節用Word文檔提交給小宇，每個Word文檔按章號及標題命名，然后小宇將這些不同的 Word 文檔合并到一個文檔中，形成一本書。如果發現某章內容有問題或者需要修改，再將他們先前發過來的文件返回去，讓其修正后，再發回來；這發回來的修正內容會自動合并到最后的主控文檔中，直到出版社校稿后可以打印時將主控文檔轉換成普通文檔進行打印。

1.3.2 知識儲備

1.大綱視圖

（1）5種視圖簡介

Word 2010提供了5種視圖供用戶選擇，每種視圖下想要查看的該文檔的效果是不一樣的，但都不會改變文檔原本內容。

“頁面視圖”可以顯示Word 2010文檔的打印結果外觀，主要包括頁眉、頁腳、圖形對象、分欄設置、頁面邊距等元素，是最接近打印結果的頁面視圖。

“閱讀版式視圖”，是適合閱讀的一種視圖，它以圖書的分欄樣式顯示文檔，“文件”等菜單選項功能區窗口元素被隱藏起來。在閱讀版式視圖中，用戶還可以單擊【工具】按鈕選擇各種閱讀工具。

“Web版式視圖”以網頁的形式顯示文檔，Web版式視圖適用于發送電子郵件和創建網頁。

“大綱視圖”主要用于文檔的設置和顯示標題的層級結構，并可以方便地折疊和展開各種層級的文檔。大綱視圖廣泛用于Word 2010長文檔的快速瀏覽和編輯設置中。

“草稿視圖”取消了頁面邊距、分欄、頁眉頁腳和圖片等元素，僅顯示標題和正文，是最節省計算機系統硬件資源的視圖方式。在草稿視圖中還可以清楚地看到“分節符”。

（2）大綱視圖的主要作用

大綱視圖便于組織長文檔，單擊標題前的標志，可以折疊或者展開該標題下低級別的文檔，便于進行大塊文本的移動、生成標題目錄等操作。

大綱視圖還便于文檔層次的變更，比如原本的小節標題要升級為節標題，可以將鼠標定位于該小節所在段落任意位置，單擊大綱工具上的【升級】按鈕（圖1-72），則光標所在段落所有文字均跟著上升一個標題樣式級別（注意：在大綱級別中，只按段落升級或降級，不按選中的文字進行升級或降級，但在頁面視圖中，可以對選定的文字設置標題樣式，但即使設置了標題樣式，在大綱視圖中依然以正文文本對待）。反之，可以對某段文字進行降級。

大綱視圖方便移動標題到文檔的不同位置。將光標置于標題任意位置，單擊大綱工具上的按鈕，可以輕松將光標所在行的標題上移或者下移。

大綱視圖配合導航窗格可以輕松地將文檔內容按大綱級別的標題顯示或隱藏，即用鼠標單擊導航窗格某標題，然后單擊大綱工具上的按鈕，可以按要求將內容展開或者隱藏，以方便瀏覽或編輯固定章節內容。

2.主控文檔與子文檔

大綱視圖工具欄上會顯示一個主控文檔的命令組按鈕。其實，主控文檔就是一組單獨文件的容器，這一組單獨文件又稱為子文檔，而主控文檔便是這些相關子文檔關聯的鏈接。使用主控文檔，用戶可以將長文檔分成較小的、更易于管理的子文檔，從而便于組織和維護。在工作組中，用戶可以將主控文檔保存在網絡上，并將文檔劃分為獨立的子文檔，從而共享文檔的所有權。

創建主控文檔，要從大綱視圖開始，在其中創建或者插入子文檔。此處介紹兩種創建主控文檔的方法。不管是插入還是創建的方式，都應將主控文檔與子文檔放在同一文件夾中。

（1）由主控文檔生成子文檔

① 為主控文檔確定一個目錄文件夾，如“D:\新版教材編寫”。

② 在該文件夾新建一個Word文檔，并為其命名，如“大學計算機基礎教程”。

③ 打開該文檔，切換到“大綱視圖”。

④ 在大綱視圖中輸入書籍各章標題，并確定“大綱級別”文本框中顯示的是“1級”，各章標題各自成獨立段落。如圖1-73所示，單擊【顯示文檔】按鈕，將主控文檔命令組中所有命令全部顯示出來。而剛才所輸入的標題也將成為各子文檔的文件名一起保存于主控文檔所在文件夾。

⑤ 選擇所有輸入的各章標題后，單擊【大綱】｜【主控文檔】｜“創建”命令，并單擊【保存】按鈕，則主控文檔與主控文檔所在文件夾均發生變化，主控文檔變化如圖1-74所示。其所在文件夾則生成多個子文檔，效果如圖1-75所示。

⑥ 在圖1-74中，“折疊子文檔”按鈕高亮顯示，即子文檔處于折疊狀態。此時主控文檔將顯示各子文檔的文件地址，如圖1-76所示，按【Ctrl】鍵并單擊各項，可直接打開子文檔進行編輯。編輯完成后關閉子文檔，并單擊“展開子文檔”命令，則剛才編輯的內容直接在主控文檔中顯示。

⑦ 不管主控文檔的文件名如何，每個子文檔指定的文件名不會受到影響，因為它只是根據主控文檔標題行文本自動命名的。如果文件夾中有相同文件名，它們會自動在后面加上“1,2,…”來區別。

（2）在主控文檔中插入子文檔

主控文檔可以是一個新建的Word文檔，也可以是一個已經編輯過的Word文檔；子文檔可以由主控文檔來創建，也可以直接新建完成后，插入到主控文檔中去。而子文檔在主控文檔中是以超鏈接的方式存在，當然一旦文檔最終確定，可以將子文檔全部展開在主控文檔中，并取消超鏈接，形成主文檔。

① 確定一個目錄文件夾，其中存放了可以作為主控文檔的 Word 文件，以及作為子文檔的Word文件。

② 打開作為主控文檔的Word文件，并切換到“大綱視圖”。

③ 在當前打開的Word文檔中文字的最后按【Enter】鍵，換一行后單擊【大綱】｜【主控文檔】｜“顯示文檔”命令，在展開的主控文檔命令中選擇“插入”命令。

④ 在打開的插入對話框中，找到作為子文檔的文件目錄，并選擇子文檔，確定插入。

⑤ 子文件的所有內容顯示在主控文檔中，可以切換到“頁面視圖”進行查看與調整。

⑥ 可以將其他子文檔按③④⑤步驟一個一個插入到主控文檔中。

⑦ 當所有子文檔插入完成后，單擊【保存】按鈕，保存主控文檔與子文檔之間的超鏈接關系。

（3）重命名子文檔

不能用【資源管理器】等程序或 DOS 命令來對該子文檔重命名或移動子文檔，否則，將找不到主控文檔，并重新組織子文檔。

可以按如下步驟對子文檔進行重命名。

① 打開主控文檔，并切換到主控文檔顯示狀態。

② 單擊“折疊子文檔”命令折疊子文檔。

③ 單擊要重新命名的子文檔的超級鏈接，打開該子文檔。

④ 單擊【文件】選項卡【另存為】選項，打開“另存為”對話框。

⑤ 選擇主控文檔所在目錄輸入子文檔的新文件名，單擊【保存】按鈕，即可保存。

關閉該子文檔并返回主控文檔，此時會發現在主控文檔中原子文檔的文件名已經發生改變，而且主控文檔也可以保持對子文檔的控制。注意：保存該主控文檔即可完成對子文檔的重命名。

在重新命名子文檔后，原來子文檔的文件仍然以原來的名字保留在原來的位置，并沒有改變原來的文件名和路徑。Word 只是將子文檔文件以新的名字或位置復制了一份，并將主控文檔的控制轉移到新命名后的文檔上。原版本的子文檔文件仍保留在原來的位置，用戶可以對原來的文件進行自由處理，刪除或者移動都不影響主控文檔。

（4）合并與拆分子文檔

合并子文檔就是將幾個子文檔合并為一個子文檔。合并子文檔的操作步驟如下。

① 在主控文檔中移動子文檔，將要合并的子文檔移動到一塊，使它們兩兩相鄰。

② 單擊子文檔圖標，選定第一個要合并的子文檔。

③ 按住【Shift】 鍵不放，單擊下一個子文檔圖標，選定整個子文檔。

④ 如果有多個要合并在一起的子文檔，重復步驟③。

⑤ 單擊【大綱】｜【主控文檔】｜“合并”命令，即可將它們合并為一個子文檔。在保存主文檔時，合并后的子文檔將以第一個子文檔的文件名保存。

如果要把一個子文檔拆分為兩個子文檔，具體步驟如下。

① 主控文檔中展開子文檔。

② 如果文檔處于折疊狀態，需要展開；如果處于鎖定狀態，需要解除鎖定狀態。

③ 在要拆分的子文檔中選定要拆分出去的文檔，也可以為其創建一個標題后再選定。

④ 單擊【大綱】｜【主控文檔】｜“拆分”命令，被選定的部分將作為一個新的子文檔從原來的子文檔中分離出來。

該子文檔將被拆分為兩個子文檔，子文檔的文件名由 Word 自動生成。用戶如果沒有為拆分的子文檔設置標題，可以在拆分后再設定新標題。

（5）鎖定主控文檔和子文檔

在多用戶協調工作時，主控文檔可以建立在本級硬盤上，也可以建立在網絡盤上。合作可以共享一臺計算機，也可以通過網絡連接起來。如果某個用戶正在某個子文檔上工作，那么該文檔應該對其他用戶鎖定，防止引起管理上的混亂，避免出現意外損失。這時其他用戶可以（也只能）以只讀方式打開該子文檔，其他用戶只可以對其進行查看，修改后不能以原來的文件名保存，直到解除鎖定后才可以。

鎖定或解除主控文檔的步驟如下。

① 打開主控文檔。

② 將光標移到主控文檔中

③ 單擊【大綱】｜【主控文檔】｜“鎖定文檔”命令。

此時主控文檔自動設為只讀，用戶將不能對主控文檔進行編輯，但可以對沒有鎖定的子文檔進行編輯并保存。如果要解除主控文檔的鎖定，只需再將光標移到主控文檔中，單擊“鎖定文檔”命令按鈕即可。

要鎖定子文檔，同樣要把光標移到該子文檔中，單擊【大綱】工具欄中的“鎖定文檔”命令按鈕即可鎖定該子文檔。鎖定的子文檔同樣不可編輯，即對鍵盤和鼠標的操作不反應，鎖定后的子文檔以圖標標識，鎖定后的主文檔在文檔中沒有標識，但在標題欄中用【只讀】兩個字來標識。

解除子文檔的鎖定與解除主控文檔的鎖定方法相同。

（6）刪除子文檔

在主控文檔中刪除某子文檔，其實就是刪除該子文檔在主控文檔中的超鏈接地址。只需要單擊【大綱】｜【主控文檔】｜“顯示文檔”命令，不要啟動“展開子文檔”命令，即讓子文檔以圖1-76所示的形式顯示。然后單擊需要刪除的子文檔圖標，并按【Delete】鍵進行刪除。從主控文檔刪除的子文檔，并沒有真的在硬盤上刪除，只是從主控文檔中刪除了這種主從關系，該子文檔仍保存在原來的磁盤位置上。

（7）將子文檔轉換為主控文檔的一部分

當在主控文檔創建或插入了子文檔之后，每個子文檔都被保存在一個獨立的文件中。如果想把某個子文檔轉換成主控文檔的一部分，只需要在子文檔展開時，將光標定位于該子文檔內容的任意位置，單擊【大綱】｜【主控文檔】｜“取消鏈接”命令，則此時該子文檔的外圍虛線框和左上角的子文檔圖標消失，該子文檔就變成主控文檔的一部分。特別注意“取消鏈接”后，若要再恢復鏈接，也可以通過撤銷操作來實現。

這種“將子文檔轉換為主控文檔的一部分”的操作，與常規的將兩個文件合并為一個文件相似，只是操作方法略有不同，常規的將“文件2”合并到“文件1”中只需如下兩個過程：①打開“文件1”;②單擊【插入】｜【文本】｜“對象”下拉三角，選擇“文件中的文字”（圖1-77）。

3.導航窗格

“導航窗格”主要用于顯示Word 2010文檔的標題大綱，用戶可以通過單擊“文檔結構圖”中的標題來展開或收縮下一級標題，可以通過單擊標題名稱快速定位到標題對應的正文內容，還可以顯示Word 2010文檔的縮略圖。

單擊【視圖】｜【顯示】｜“導航窗格”命令復選框可以顯示或隱藏導航窗格，顯示導航窗格對編輯長文檔非常有幫助。

1.3.3 案例實現

小宇和五位同事經過商議，已經確定各自要編寫的章節內容，并且約定只用 Word 提供的標題樣式對各級標題進行應用，以便小宇統稿后，對所有格式或樣式進行規范。

1.編輯子文檔

小宇及其幾位同事在規定的時間內完成了新版教材所有章節的編寫，每位同事編寫的內容單獨成一個Word文檔，并且在編輯過程中直接使用Word提供的標題樣式來設置章節標題，編寫過程中只需要大致應用題注與交叉引用即可，其他的頁面設置、頁眉與頁腳、目錄等均在最后合并成書后進行設置。

當小宇和幾位同事完成子文檔的編寫后，幾位同事通過QQ將子文檔發到小宇計算機上。小宇特地新建了一個文件夾用來管理，其效果如圖1-78所示，其中“第1章”為小宇自己編寫的。

2.創建主控文檔

小宇原打算將自己寫作的“第1章”作為主控文檔，后來覺得為了避免后期修改發生錯亂，還是應該新建一個文檔作為主控文檔。

（1）在當前文件夾新建一個空白的Word文檔，命名為：Access數據庫應用技術。

（2）打開“Access數據庫應用技術．docx”文檔，單擊Word狀態欄右下角的“大綱視圖”，切換到“大綱視圖”頁面。

（3）單擊【大綱】｜【主控文檔】｜“顯示文檔”命令，在展開的命令中，單擊“插入”命令，打開如圖1-79所示的對話框，在該對話框中找到子文檔存放的地址，然后選擇一個Word文檔。

（4）按（3）的方法繼續在主控文檔中插入其他子文檔，只能一個一個插入，并且只能在“展開子文檔”的狀態下進行插入，子文檔內容插入處即是主控文檔中光標所在處。

（5）所有7個子文檔插入完成后，單擊“折疊子文檔”命令，會發現每一個子文檔各自成為一節。

（6）展開子文檔，單擊Word狀態欄下“頁面視圖”頁面，并單擊勾選【視圖】｜【顯示】命令組中“導航窗格”選項，用導航窗格瀏覽。圖1-80所示是在頁面視圖下，瀏覽所有展開的子文檔形成的主控文檔。

3.修改子文檔

所有書稿最終完成之前都需要檢查多次。小宇在校對過程中，發現有問題的章節，直接跟編寫該章節的同事進行聯系。當同事將修改好的 Word 文檔再次發送過來后，小宇只需要接收該文檔，放在同一個地方，只要文件名不變，覆蓋原有文件即可。

因為所有子文檔體現在主控文檔中的是一個超鏈接，如果在主控文檔中修改展開了的子文檔內容，那么所做的修改，在主控文檔保存之時也會保存到子文檔中。

4.合并子文檔

當所有章節內容已經確定無誤后，可以將所有子文檔合并成一個文檔，進行頁面設置、頁眉頁腳設置、標題樣式修改、生成自動目錄等工作。要完成將子文檔合并成一個文檔的效果，有兩種方法：第一種方法是將所有子文檔合并到第一個子文檔中；第二種方法是在主控文檔中取消所有子文檔的超鏈接關系，讓主控文檔成為一個普通文檔。

為了保持各章 Word 文檔的獨立性，小宇應采用第二種方法將所有子文檔內容直接在主控文檔中普通化。操作步驟如下。

（1）將光標定位于展開的第一個子文檔內容的任意位置。

（2）單擊【大綱】｜【主控文檔】｜“取消鏈接”命令，則此時該子文檔的外圍虛線框和左上角的子文檔圖標消失，該子文檔就變成主控文檔的一部分。

（3）將光標定位于展開的第二個子文檔內容的任意位置。

（4）用同樣的方法將所有子文檔都“取消鏈接”，然后單擊【保存】按鈕。

5.統一格式

打開主控文檔“Access 數據庫應用技術.docx”，在“頁面視圖”中，小宇可以對該文檔按出版社要求設置格式，當格式設置完成后，可以使用導航窗格，用縮略圖進行預覽。