1.2 畢業論文排版

畢業論文的設計與排版一般由畢業生親手制作，每位畢業生所面臨的設計方面的問題、困難或許不同，但在使用 Word 排版與格式設置過程中所面臨的困難就大同小異了。本節主要介紹畢業論文這種長文檔在規定了格式要求情況下的排版。

1.2.1 案例分析

小王大四了，面對畢業論文，他胸有成竹，當看到導師所發的畢業論文撰寫規范，仍覺得很簡單。但當他把寫好的論文按要求設置格式時，發現問題來了：①正文中一級、二級、三級標題及項目編號均手動設置，花了很多時間；②目錄也是手動錄入并設置格式的，后來正文中又加入了一些內容，結果這一頁之后的頁碼全部變了，目錄中的頁碼又要重新輸入；③正文中有些章節標題改動了，目錄中又忘記改……總而言之，小王給論文設置格式的時間快趕上寫論文的時間了。后來導師又對他的論文給出很多修改意見：①某章節應該再增加內容或刪除內容；②某章節應加入圖片或表格；③參考文獻再加幾篇；④目錄請用自動方式；⑤將論文前置部分如封面、開題報告書、中期檢查、摘要等全部放一個文檔中，以便統一管理……

根據導師的建議，小王先修改內容，當插入新圖片時，該圖片后的其他圖片的標號及文中引用提到的標號需全部修改，增加參考文獻后，參考文獻標號又需修改，還有奇數頁頁眉和偶數頁頁眉要求不一樣，論文前置部分與正文部分頁碼不能一樣，這么多問題的出現，小王對自己的Word應用能力捉襟見肘。但小王是個愛動腦的人，他想，如果使用Word排版這樣費時的話，它也不可能如此受歡迎，并且該軟件還有一些功能選項卡中的命令沒用過，小王決定按畢業論文格式規范中提到的要求一點點學習。

小王所在學校畢業論文書寫格式規范與要求如下。

（1）學位論文必須由學生本人在計算機上輸入、編排與打印。論文需用 A4紙印刷，論文每頁30行，每行36字，（Word中“頁面設置”的A4紙縱向為“頁邊距：上、左邊距2.5厘米、下、右邊距2厘米”，左側預留1厘米裝訂線）雙面打印，頁碼在邊線之下隔行放置；論文摘要之前的前置表格不設置頁眉頁腳。

（2）目錄、摘要、各章、參考文獻、致謝等分別另起一頁。

（3）章節標題樣式及層次如下。

一級標題（章）：黑體、小二號、不加粗；段前段后各1行，行距最小值12磅，居中；

二級標題（節）：黑體、小三號、不加粗；段前段后各0.5行，行距最小值15磅，頂格；

三級標題（節）：黑體、小四號、不加粗；段前12磅，段后6磅，行距最小值12磅，頂格；

條、款、項、正文：宋體、小四、首行縮進2字符、行距最小值20磅、兩端對齊；“條”直接頂格，無特殊格式。

（4）論文中表格與圖片序號按章編號（不加節號），分別在表格上方和圖片下方添加形如“表1.1，表1.2，表1.n”“圖1-1，圖1-2，圖1-n”的題注，各章節圖和表分別連續編號，所有表格必須為三線表。表題、圖題：黑體、小五號、居中。表格內文字：宋體、五號。

（5）頁眉與頁腳要求如下。

學位論文各頁均加頁眉，在版心上邊線隔一行加粗、細雙線（粗線在上，1.5磅），其上居中打印頁眉；

奇數頁眉：所在章題序及標題（如第1章緒論）；

偶數頁眉：湖南**大學學士學位論文。

目錄、摘要頁碼使用大寫羅馬數字居中顯示；正文頁碼使用阿拉伯數字連續編碼到最后論文結束，奇數頁頁碼顯示在頁腳右側，偶數頁頁碼顯示在頁腳左側；字體均為Times New Roman、小五號。

……

1.2.2 知識儲備

1.頁面設置

通常情況下，用 Word 制作的文檔都需要紙質稿呈現，即使以電子稿形式呈現，為了視覺上的效果也會對頁面做要求。所以，在進行具體的文檔編排前必須先進行頁面設置：頁邊距（包括裝訂線、紙張方向、多頁設置）、紙張（包括打印選項）、版式（包括頁眉與頁腳、行號、頁面邊框）、文檔網格（包括文字排列方向、欄數、每頁行數、每行字數）。如果在編排之前沒有定好頁面設置，而是在編排之后再進行頁面的設置或改變頁面設置，則很可能會引起版面各種錯亂，導致排版困難。

單擊【頁面布局】｜【頁面設置】組右下角命令，打開“頁面設置”對話框，對于頁面設置中的四個選項卡（如圖1-19所示）中一些不常使用的高級設置將以選項卡為標題進行簡要說明。

（1）“頁邊距”選項卡

裝訂線：如果為0厘米，則不需要裝訂線，一般針對裝訂無要求的文件。

裝訂線位置：只有左、上兩個，即只能在頁面左邊和上邊進行裝訂。

多頁：①對稱頁邊距指的是左、右頁邊距標記會修改為“內側”“外側”邊距，同時“預覽”框中會顯示雙頁，且設定第1頁從右頁開始。一般而言，需要雙面打印的文件，并且左、右頁邊距可不相等或設置裝訂線要求的，應該使用對稱頁邊距。②拼頁是指將兩張小幅面的編排內容拼在一張大幅面紙張上，適用于按照小幅面內容編排，用大幅面紙張打印的情況，如試卷在A4紙上進行編輯排版，打印時使用A3紙。③書籍折頁是指將紙張一分為二，中間是折疊線，打印效果類似于請柬等開合式文檔。請柬打開為正面，正面的左面為第2頁，右面為第3頁，請柬背面的左面為第4頁，右面為第1頁，再合并后，頁碼為正序1、2、3、4。④反向書籍折頁與書籍折頁相似，不同之處是折頁方向相反，如古裝書籍一般采用反向書籍折頁。

應用于：如果文檔沒有分節，當前也沒有選擇文字，則該選項只有兩個內容：整篇文檔、插入點之后。如果該文檔分了節，并且當前選擇了文字后才進行該頁面設置的，則該選項就會多兩個內容：本節、所選文字。需要提醒的是，頁面設置的四個選項卡中最后一個命令都是“應用于”選項，默認選擇為“整篇文檔”。①應用于“所選文字”指僅應用于當前所選定的文字。Word將自動在所選文字的前后各插入一個“下一頁”分節符，使當前所選文字單獨存在于一頁中。②應用于“插入點之后”是指在當前插入點位置插入一個“下一頁”分頁符，使其后的文字從下一頁開始，并且其后到下一節開始之間的文字使用當前頁面設置。③應用于“整篇文檔”和應用于“本節”請按字面意思理解。

（2）“紙張”選項卡

該選項卡主要針對打印紙及打印項進行選擇，頁面設置—紙張選項卡、打印選項如圖1-20、圖1-21所示。紙張大小中應用最多的是A4紙，它屬于設計印刷的標準尺寸，其他紙張大小如表1-1所示。

（3）“版式”選項卡

節的起始位置：有5種可選項，如圖1-23所示。在設計文檔時，如果使用【頁面布局】｜【頁面設置】｜【分隔符】中“分節符”命令插入了一種分節符后，又想要更改此種分節符性質，則可選擇該節（選擇節時，可切換到草稿視圖）后，在“節的起始位置”處重新設置。比如，先前在設計文檔時插入了一個“連續”分節符，后面因排版原因想將該節分到下一頁，則可切換到草稿視圖，將光標定位于該節所在任意位置，進入頁面設置的“版式”選項卡（圖1-22所示），在“節的起始位置”處選擇“新建頁”，并將“應用于”選項選擇“本節”，則在草稿視圖中可看到 “分節符（連續）”變成“分節符（下一頁）”。

奇偶頁不同：指文檔在雙面打印時，在奇數頁和偶數頁使用不同的頁眉或頁腳，以體現不同頁面的頁眉或頁腳特色。首頁不同：指在文檔首頁使用不同的頁眉或頁腳，以區別文檔首頁與其他頁面的不同。

垂直對齊方式：設置文本內容，調整文字的垂直間距，使段落或者文章中的文字沿垂直方向對齊。垂直對齊方式決定段落相對于上或下頁邊距的位置，它包含4種方式：頂端對齊（默認）、居中、兩端對齊、底端對齊。當一頁中文字未排滿時，這4種對齊方式排版的效果就非常明顯。在圖1-24中，四個頁面原始文字與段落一模一樣，但對每一頁分別設置了頂端對齊、居中、兩端對齊、底端對齊后，效果就非常明顯。

行號：適用于在閱讀過程中需要標記某內容所在行數的情況，如名人手稿、法律文書等。在圖1-22中，單擊“行號”按鈕打開“行號”對話框，勾選“添加行號”后，該對話框中所有灰色區變成可選項，用戶按需求選擇即可。此外，【頁面布局】菜單選項卡中【頁面設置】組中也有“行號”命令，如果需要，使用此命令更加快捷。

（4）“文檔網格”選項

該選項卡（頁面設置—文檔網格選項如圖1-25所示，繪圖網格如圖1-26所示）設置的是頁面版心內容，即頁面視圖中頁面的四個直角中間的區域。“網格”欄中各選項含義如下。

無網格：采用默認的字符網格，包括每行字符數、字符跨度、每頁行數和行跨度等。

只指定行網格：采用默認的每行字符數和字符跨度，允許設定每頁行數（1～48）或行跨度，改變其中之一，則另一個數值將隨之改變。

指定行和字符網格：允許設定每行字符數、字符跨度、每頁行數、行跨度。改變了字符數（或行數），跨度會隨之改變；反之，改變跨度，字符數（或行數）也會隨之改變。

文字對齊字符網格：可以設定每行字符數和每頁行數，但不允許更改字符跨度和行跨度。

“繪圖網格”按鈕則是為了方便調整圖形位置與尺寸而設置的。當文檔中圖形對象較多時為了使各圖形能較快地調整到理想狀態，“繪圖網格”將會起到重要作用。打開“繪圖網格”對話框（圖1-26），勾選并設置相應選項?！袄L圖網格”各選項含義如下。

對象對齊：該選項被選中時，拖動對象會使對象與其他對象的垂直和水平邊緣的網格線對齊。

網格設置：設置網格線的垂直與水平間距。

網格起點：勾選“使用頁邊距”選項，則使用左、上頁邊距作為網格起點；若不勾選，則自己設置水平與垂直起點。

顯示網格：勾選“在屏幕上顯示網格線”選項，則會在屏幕上按所設定的“垂直間隔”和“水平間隔”顯示網絡線。

網格線未顯示時對象與網格對齊：如果勾選此項，則拖動對象時對象會自動吸附到最近的網格線上，否則，對象不會自動吸附到最近的網絡線上。

2.分節符與分頁符

節是一段連續的文檔塊，同節的頁面擁有同樣的邊距、紙型或方向、打印機紙張來源、頁面邊框、垂直對齊方式、頁眉和頁腳、分欄、頁碼編排、行號、腳注和尾注。如果沒有插入分節符， Word默認一個文檔只有一個節，所有頁面都屬于這個節。若想對頁面設置不同的頁眉頁腳，必須將文檔分為多個節。論文或者書籍里同一章的頁面采用章標題作為頁眉，不同章的頁面頁眉不同，這可以通過每一章作為一個節，每節獨立設置頁眉頁腳的方法來實現。

要將文檔分成幾個子部分，只需在分隔處插入分節符。插入分節符的操作步驟：先將光標定位于需要插入分節的位置，然后單擊菜單選項功能【頁面布局】｜【頁面設置】的“分隔符”命令的下拉三角符號，打開如圖1-27所示的兩欄分隔符選項，上一欄是分頁符選項，下一欄是分節符選項。分節符共4種類型可選，可以按需要選擇分節符類型，每一種類型對應的功能均已在類型名稱下方顯示出來，比如【分節符】｜【下一頁】指的是插入分節符并在下一頁上開始新節，其他類型功能請直接參看圖1-27，并按字面意思理解。

比如，要設置第1章和第2章的頁眉不同，則可將光標定位于第1章末尾，然后單擊如圖1-27所示的“分節符”欄的“下一頁”命令，則第2章另起一頁，與第1章不同節。

分頁符分為自動分頁和強制分頁兩種。當正常輸入文字一頁已滿，則會自動跳到下一頁，即Word是按照頁面的設置自動對文檔進行分頁，也稱軟分頁；當一個頁面中文字已輸入完成，但頁面還有留白，卻需要另起一頁輸入其他文字時，就需要強制分頁，即手動插入分頁，也稱硬分頁。

對于自動分頁，在“段落”對話框中還為用戶提供了4種用于調整段落自動分頁的屬性選項（如圖1-28所示）:“孤行控制”—防止該段的第一行出現在頁尾，或最后一行出現在頁首，否則該段整體移到下一頁；“與下段同頁”—用于控制該段與下段同頁，如表格的標題；“段中不分頁”—防止該段從中間分頁，否則該段整體移到下一頁；“段前分頁”—用于控制該段必須重新開始一頁。

插入硬分頁的方法與插入分節符相同，即在圖1-27中的“分頁符”欄選擇“分頁符”命令。也可以通過按【Ctrl+Enter】組合鍵實現快速硬分頁。

3.樣式

樣式是一組格式集合，它集字體、段落、編號與項目符號、多級列表格式于一體。利用樣式可以使文檔格式隨樣式同步自動更新，以達到快速改變文字格式，高效統一文檔格式的目的。另外，標題使用樣式，是生成自動目錄的前提。Word樣式分為內置樣式和自定義樣式。

（1）內置樣式及應用

單擊【開始】菜單選項卡【樣式】組下拉列表，打開如圖1-29樣式列表與樣式窗格左側所示的樣式列表；如果要應用標題3、標題4、標題5等未在該列表中顯示出來的樣式，則可單擊樣式組命令右下角命令，打開如圖1-29右側所示的樣式窗格，再單擊該圖鼠標箭頭指示的“選項”按鈕，在“樣式窗格選項”對話框（圖1-30）“選擇要顯示的樣式”一欄中選擇“所有樣式”，其中共有9級標題樣式可供選擇。所有這9級標題與大綱視圖下的大綱級別中1～9級對應，并且內置樣式中的“標題”也對應1級大綱級別。如果某段文字需要使用樣式，則將光標定位于該段，單擊圖1-29中相應樣式名即可。

（2）修改標題樣式

考慮到內置樣式所定義的字體、段落等格式與論文、實際文檔等所要求的樣式有一定差距，所以，需要先進行標題樣式的修改，再應用。比如要修改標題1樣式，方法如下。

① 右擊如圖1-29所示的樣式列表或樣式窗格中“標題1”樣式，在打開的快捷命令中選擇“修改”命令，彈出如圖1-31所示的“修改樣式”對話框。并輸入一個新的樣式名稱，如“一級標題”。

② 在該對話框左下角單擊“格式”按鈕，選擇“字體”命令，即可打開“字體”對話框進行字體格式設置，或者選擇“段落”命令，打開“段落”對話框進行段落格式設置。

③ 當“格式”設置完成后，返回到“修改樣式“對話框，勾選“自動更新”選項，則當前文檔中，所有應用了該樣式的文本會自動更新到剛才修改后的格式，同時生成一個新的樣式名。如果修改樣式是為了以后使用，則可不選“自動更新”，也就是說，當前文檔還沒有任何文字應用修改前的該樣式。

④ 樣式修改完成，單擊“確定”按鈕，則原來的“標題1”樣式修改為“標題1，一級標題”。

（3）定義多級列表

標題的輸入除了樣式應用外，還需要在標題前附上章節等編號，如1.1、1.2、1.1.1、1.2.1，如果不用多級列表而是采用手工輸入的話，在后期增加或者調整章節、修改內容時會比較麻煩，往往改動一個序號，后面的序號都要重新調整，效率低、易出錯。若要在標題的前面自動生成章節號，則需要對標題進行多級列表設置。定義新的多級列表的步驟如下。

① 單擊【開始】｜【段落】組中“多級列表”命令下拉三角，在展開的下拉列表（圖1-32）中單擊“定義新的多級列表”。

② 在打開的“定義新多級列表”對話框（圖1-33）中“單擊要修改的級別”一欄選擇“1”，它對應標題樣式中的“標題1”和“標題”，該欄中其他大綱級別2～9，分別對應標題樣式中的標題2～標題9。如果要查看某標題樣式與大綱級別的對應情況，可在樣式窗格中，將鼠標指向該標題樣式，會列出如圖1-34所示的詳細格式。

③ 在“將級別鏈接到樣式”中選擇“標題1”,“在庫中顯示的級別”選擇“級別1”,“起始編號”選擇“1”。

④ “此級別的編號樣式”按文檔要求選擇，比如論文要求為簡體中文，可選擇“一，二，三（簡）…”選項，然后“輸入編號的格式”則按論文要求，在編號“一”的左右兩邊分別輸入“第”和“章”，效果如圖1-35所示。

⑤ 設置2級、3級大綱樣式，與設置1級步驟一樣，只是當1級“編號樣式”改成中文簡體后，2級大綱中“輸入編號的格式”不是“一、1”而是“1.1”時，要勾選圖1-35中的“正規形式編號”選項。

⑥ 如果在設置2級大綱編號時，將“輸入編號的格式”文本框中自動出現的“1.1”刪除了，不能手動在該文本框中輸入“1.1”，而是需要先選擇“包含的級別編號來自”下拉列表中的“級別1”。此時“輸入編號的格式”文本框中自動生成編號“1”，在“1”后面輸入“.”，單擊“此級別的編號樣式”列表，選擇“1,2,3…”樣式，這樣系統會自動在“.”分隔符后添加表示2級標題的編號數字“1”。

⑦ 直到將所需要設置的多級都設置完成后，單擊圖1-35中的【確定】按鈕。

4.題注與交叉引用

題注與交叉引用是制作長文檔時用于帶編號的圖片、圖表最常用的命令，它是域的自動引用。

題注的出現可以使用戶不必費心于記住當前到底是第幾張圖片或第幾十張表格，也不必費心于在中間插入一張圖或一張表后，后續圖片及表格的序號。因為題注會在用戶單擊【引用】｜【插入題注】命令時，保證在長文檔中將圖片、表格、圖表等按順序自動編號，這對文檔后期修改和完善提供了很大的便利。比如，在文檔中刪除“圖1-3”后，該圖后所有序號均要提前一個，此時只需要一次性更新所有題注編號即可，不需要手動一個一個改。

交叉引用是對 Word 文檔中其他位置內容的引用，并用于說明當前內容。引用說明文字與被引用的圖片或表格的題注是相互鏈接的，也就是說，如果有更新，則一起更新。比如，在文檔中寫到“請參考圖1-4”，而“圖1-4”因為之前刪除了一張圖后，變成了“圖1-3”，則文檔中寫到的“請參考圖1-4”與會自動更新為“請參考圖1-3”。

（1）插入題注

一般來說，長文檔中需要插入題注的對象為表格或者圖片、公式等，表格的題注一般在表格上方，圖片的題注一般在圖片的下方，但插入題注的方法卻大同小異。操作方法如下。

① 在文檔中，將光標定位于表格上方一個空白行，或者將光標定位于圖片下方空白行；當然，直接選中表格或者圖片也可以。

② 單擊【引用】｜【題注】命令組中“插入題注”命令，打開“題注”對話框（圖1-36），根據添加題注的對象不同，在“標簽”下拉列表中選擇不同的標簽類型。

③ 如果默認的“標簽”列表中沒有合適的標簽類型，可自己定義新的標簽。單擊圖1-36中“題注”對話框的【新建標簽】按鈕，彈出“新建標簽”對話框，在“新建標簽”對話框中輸入類似“表1.”“圖1-”“公式1.”的標簽名，單擊【確定】按鈕（當然該標簽名應定義為編輯文檔時要求的格式）?！邦}注”對話框的“標簽”列表中會加入剛才自定義的標簽名。如圖1-37所示是為第1章中的圖片插入題注所新建的題注標簽；如果為第2章的圖片插入題注，則要重新定義新標簽，如“圖2-”。

④ 選定“標簽”后，“題注”文本框顯示標簽名并自動生成序號，設置完成，單擊【確定】按鈕，則題注自動生成，然后在題注后輸入圖片、表格等的名稱即可。

（2）設置交叉引用

如果正文中寫到“單擊***命令，將打開如圖N-M所示的對話框”，其中“圖N-M”為題注，為讓正文中的引用文字“如圖N-M”與題注鏈接，使之實現當圖片的題注更改時能產生更新。操作方法如下。

① 將光標置于正文中寫到“單擊***命令，將打開如圖N-M所示的對話框”的“如”字之后。

② 單擊【引用】｜【題注】命令組中“交叉引用”命令。

③ 在打開的“交叉引用”對話框（如圖1-38）中，“引用類型“選擇“圖N-”,“引用內容”選擇“只有標簽和編號”，并勾選“插入為超鏈接”，在“引用哪一個題注”列表框中選擇“圖N-1……”。

④ 單擊【插入】按鈕，指定的引用內容將自動插入到光標處。因為交叉引用為鏈接形式，所以，按【Ctrl】鍵后，單擊交叉引用的內容，則可直接定位于該題注。

當然，如果交叉引用的對象，如對圖片、表格、公式等進行了插入或刪除等修改操作后，題注的序號并不會自動重新編號，而需要全部更新文檔（即全選文檔后），按【Ctrl+F9】組合鍵更新域，此時題注部分將重新按順序編號，并且設置交叉引用的引用內容也會隨著相應對象的變化而變化。

5.索引與目錄

在編輯長文檔時，為了方便瀏覽，或便于打印后能快速找到指定內容，需要為整個文檔設置目錄或索引。

目錄通常是長文檔中不可缺少的一項內容，它列出了文檔中的各級標題及其所在頁碼，方便讀者快速查找所需內容。此處所說的目錄絕非原始的手工一條一條輸入的目錄編輯方式，而是根據已經設置了大綱級別的各級標題自動生成目錄。這種方式可以實現快速更新目錄。

索引與目錄相似，它可以把文檔中的主要概念或各種名詞標明頁碼，并按次序排列，以供用戶查閱。如論文編寫要求中，有圖或表的索引項，如有必要都可以插入。操作方法如下。

（1）插入索引

在插入索引前，首先要對需要索引的項進行標記，如特定的單詞、名詞、符號、圖、表、公式等。索引項是用于標記索引中特定文字的域代碼“XE”。比如，在論文目錄之后創建一個插圖索引，操作方式如下。

① 在論文中選擇需要標志成索引的圖片序號及圖名。

② 單擊【引用】｜【索引】命令組中“標記索引項”命令，打開“標記索引項”對話框（圖1-39），單擊【標記】按鈕。

③“標記索引項”對話框可保持打開狀態，然后選擇下一個需要標記成索引的對象，如圖2-2***；選擇下一個對象后，再單擊該對話框，并單擊【標記】按鈕。按此方法將所有需要索引的圖片標記為索引項。

④ 標記為索引項的圖片名后，會自動多出“｛XE“標記索引項時選擇的文字”｝”，除此外，全文會出現很多默認已經隱藏的格式標記，如空格號、回車號、制表符號等。如果要取消這些默認隱藏的格式標記，可單擊【開始】｜【段落】命令組中“顯示/隱藏編輯標記”命令，隱藏編輯標記。

⑤ 單擊【引用】｜【索引】命令組中“插入索引”命令，打開“索引”對話框（圖1-40）。

⑥ 在該對話框中對索引目錄按論文或編文要求設置索引格式。其中“類型”中“縮進式”指當有次索引時，次索引相對于主索引項縮進排列，“接排式”指有次索引時，主索引與次索引排在一行中?！爸票矸皩Х薄案袷健迸c自動目錄設置項一樣，若索引項是一項一頁，可選擇“正式”，若一個索引項在多個頁面出現，也可選擇“默認”格式。

⑦ 設置完成后，單擊【確定】按鈕，則創建的索引會出現在光標當前所在處。圖1-41所示為論文插入設置的索引。

（2）自動目錄

一般而言，目錄在正文之前（若是論文有可能要求在摘要之前）為了便于設置頁碼，可以將光標置于目錄插入處，插入兩個分節符，讓其自成一節。插入目錄的方法如下。

① 光標置于目錄插入處。

② 單擊【引用】｜【目錄】命令組“目錄”下拉三角，在展開的內置“目錄庫”中選擇“自動目錄1”或者“自動目錄2”，則目錄自動生成，如圖1-42所示。在論文“緒論”之前插入分節符后，將生成自動目錄樣式。

③ 為自動生成的目錄按論文或編文要求設置字體或段落格式。

④ 如果在“目錄庫”中沒有找到合適的目錄樣式，可以自己定義。單擊“目錄”下拉三角中的“插入目錄”命令，打開“目錄”對話框（圖1-43）。

⑤ 在“目錄”對話框中，按編輯要求勾選“顯示頁碼”或 “頁碼右對齊”選項，以及“制表符前導符”。

⑥ 在“目錄”對話框的“常規”一欄中，“格式”選擇為“來自模板”時，右邊的【修改】按鈕為可用狀態。若選擇其他“格式”選項時，此【修改】按鈕為不可用狀態?！帮@示級別”可選擇“1～9”。例如，目錄格式為：宋體、小四，固定20磅行距，下級標題縮進1字符。則“格式”選項可選擇“來自模板”，然后單擊【修改】按鈕。打開“樣式”對話框，選擇“目錄1”，并單擊“預覽”一欄的【修改】按鈕，打開“樣式修改”對話框（圖1-44）。

⑦ 在“修改樣式”對話框中設置好字體等格式，單擊【格式】按鈕中的“段落”命令，對段落按要求進行設置（包括縮進、段前段后間距、行距、對齊等）；設置完成后，單擊【確定】按鈕，返回“樣式”對話框，準備修改“目錄2”格式、“目錄3”格式。

⑧ 目錄中需要顯示的目錄 N 格式修改后，返回到“目錄”對話框，單擊【確定】按鈕，完成自定義目錄設置。

使用⑥⑦⑧操作步驟完成目錄自定義格式的修改有一個好處：當正文中標題有異動時，可以選擇更新整個目錄，而格式不會發生變化。若在第⑥步選擇的是其他內置“格式”,“目錄”對話框提供的【修改】按鈕為不可用狀態，即不能修改目錄格式，所以當在正文中修改標題產生異動后，需要更新整個目錄時，還要重新將目錄選定，再次進行字體、段落的設置。

6.頁眉與頁腳

頁眉與頁腳分布于一頁的頂部與底部的非版心處，用于顯示文檔的附加信息，如公司徽標、章節標題、單位名稱、日期時間、頁碼等。在同一個文檔中，不同的頁面要求添加的頁眉頁腳或許不同，但其要求無外乎三種情況：①首頁不同；②各小節頁眉頁腳不同；③奇偶頁不同。而凡事涉及“不同”這兩個字時，插入頁眉頁腳之前則需要對不同之處做分節處理（分節方法在本小節“2.分節符與分頁符”中有詳細描述）。分節后，對頁眉頁腳不同的情況就可以輕松完成。操作方法如下。

（1）首頁不同

首頁不同是指在當前節中，首頁的頁眉頁腳和其他頁不同，通常首頁為封面時不設置頁眉頁腳（特別指出：每節都可設置首頁不同）。比如，設計一張簡歷，需要封面，而方法也非常簡單。單擊【插入】｜【頁眉和頁腳】命令組中“頁眉”或“頁腳”命令，然后在頁眉或頁腳處輸入信息，并在打開的【頁眉和頁腳工具】｜【設計】｜【選項】組中勾選“首頁不同”復選框，如圖1-45所示。

打開頁眉和頁腳工具的方法不止一種，也可用最簡單的方式：雙擊該頁面頁眉所在處（即頁面頂端兩個垂直符號中間），即可打開頁眉和頁腳工具。

（2）各小節頁眉頁腳不同

當文檔分成多節時，默認情況下，設置完當前節頁眉頁腳后，單擊圖1-45所示的“下一節”命令設置下一節頁眉頁腳時，該節頁眉會自動與上一節相同，即【頁眉和頁腳工具】｜【設計】｜【導航】命令組中“鏈接到前一條頁眉”呈高亮顯示。若該小節與前一節設置不同頁眉，則單擊“鏈接到前一條頁眉”取消高亮顯示，并在該節頁眉處輸入新頁眉；若頁碼與前一節頁碼也要不同，則單擊“轉至頁腳處”命令，然后單擊“頁碼”下拉三角命令，選擇“設置頁碼格式”命令，在打開的“頁碼格式”對話框（圖1-46）中，按需求重新選擇“編號格式”，或者“起始頁碼”?！捌鹗柬摯a”還可手動輸入，選項“續前節”，指連續前一節最后一頁頁碼序號的大小繼續往后編排。

（3）奇偶頁不同

默認情況下，同一節中所有頁面的頁眉頁腳都是相同的（首頁不同除外），修改任意一頁的頁眉頁腳，本節其他頁的頁眉頁腳都會跟著修改。奇偶頁不同則是個例外，同一節中，在設置頁眉和頁腳時，若勾選了“奇偶頁不同”復選框，則可分別設置奇數頁和偶數頁的頁眉與頁腳。也就是說，當奇數頁的頁眉頁腳修改時，偶數頁的頁眉頁腳不會聯動修改，但所有奇數頁會聯動跟著修改；在修改偶數頁頁眉頁腳時，所有偶數頁的頁眉頁腳會跟著修改，奇數頁則不會修改（首頁不同除外）。

7.文檔審閱

文檔審閱提供了修訂、批注等功能，用以對文檔進行修改時留下修改痕跡，便于被審閱者閱讀與修正。當然，文檔編寫者還可以利用審閱功能對文檔進行字數統計、簡體與繁體字轉換（繁體轉簡體時可能出現誤識別，轉換完成后需要作者再次檢查）、限制編輯等操作。

（1）修訂

在 Word 文檔編輯過程中，進入修訂狀態后，文檔將保留標記后對文檔所做的所有修改，如插入、刪除、格式更改等。如果在確定修改后，想要不留痕跡，并保持文檔完美外觀，可通過“接受”或“拒絕”修訂。退出修改狀態后，再對文檔所做的修改將不會留下任何痕跡，之前留下的痕跡如果沒有做“接受”或者“拒絕”操作，也不會消失。

① 打開或關閉修訂狀態

單擊【審閱】｜【修訂】命令組“修訂”命令，啟動修訂狀態，此時該命令呈高亮顯示，再次單擊該命令，即可關閉修訂狀態。

在修訂狀態下，不同的修改操作，其默認顯示結果會根據修訂作者不同以不同的顏色和形式標記，其修改內容（除了插入和刪除）會在頁面右側空白的灰色區域顯示出來，如圖1-47所示。

② 多用戶修訂同一文檔

如果有多個用戶用同一臺計算機對同一個文檔進行了修訂，文檔在默認情況下會通過不同的顏色來區分不同用戶的修訂內容，并且會在相應修訂標記上顯示該修訂用戶的名稱，從而避免由多人參與文檔修訂而造成混亂。為了區別不同用戶，修訂者應在審閱文檔打開后修訂之前，單擊【文件】｜【選項】命令，在“常規”選項卡下設置修訂者，如圖1-48所示；修訂者也可以在進入修訂狀態后，單擊“修訂”命令的下拉三角，從列表中選擇“更改用戶名”命令，更改修訂用戶，如圖1-49所示。

③ 修訂標記顏色調整

如果修訂者不喜歡默認的修訂顏色，可以通過修訂選項進行調整。單擊“修訂”命令的下拉三角，在展開的下拉列表中選擇“修訂選項”，在打開的“修訂選項”對話框中選擇各標記內容的顏色，默認是按作者標記不同顏色。

④ 接受或拒絕修訂

修訂完成后，原作者還需要對文檔的修訂情況進行最終確認，比如接受或者拒絕。原作者在打開被修訂過的文件后，可以單擊【審閱】｜【更改】命令組中“接受”或“拒絕”命令的下拉三角，將光標置于被修訂處，按圖1-50所示的字面意思選擇確認。

⑤ 查看審閱者

修訂文檔被返回原作者后，如果該文檔是被多人修訂的，可從【修訂】命令組中單擊“顯示標記”下拉列表，展開“審閱者”，如圖1-51所示。如果只看某個審閱者的修訂，可取消其他審閱者前面的復選框。

（2）批注

批注與修訂不同，批注不在原文的基礎上進行修改，而是在文檔頁面的空白處生成有顏色的文本框，并在其中添加批注信息。比如老師在修改論文時，不好對論文做具體修改，只能給出修改意見，或者對論文中不明白的語句進行提問等，此時用批注是最好不過的。

① 添加批注

選擇需要添加批注的文字，單擊【審閱】｜【批注】命令組中“新建批注”命令，批注文本框顯示在文檔右面空白灰色區域，并標示審閱作者，然后輸入批注信息，效果如圖1-52所示。

② 刪除批注

若要刪除某批注，可直接右擊該批注文本框，在展開的快捷菜單中選擇“刪除批注”命令；也可單擊菜單選項卡中【審閱】｜【批注】命令組中“刪除”下拉三角的“刪除”命令。如果要刪除文檔中所有批注，可在“刪除”下拉三角的命令行表中選擇“刪除文檔中的所有批注”，如圖1-53所示。

8.打印設置

當文檔編輯完成，需要打印之前，應先進行打印預覽，將所有頁面縮放到一定程度來查看。操作方法：按下【Ctrl】鍵的同時向下滾動鼠標滑輪，縮放至如圖1-54所示大小。若發現沒有頁面設置上的問題后，設置打印選項。如果打印出來是為了檢查，可以設置縮放打印，操作方法：單擊【文件】｜【打印】，將“設置”欄最后一個選項“每版打印1頁”展開，進行縮放打印選擇，如圖1-55所示。

1.2.3 案例實現

1.頁面設置

根據學位論文要求：論文需用A4紙印刷，論文每頁30行，每行36字，（Word中的“頁面設置”A4紙縱向“頁邊距：上、內側邊距2.5厘米、下、外側邊距2厘米”，左側預留1厘米裝訂線）雙面打印。

（1）新建Word文檔。

（2）在打開的新文檔中單擊【頁面布局】｜【頁面設置】組右下角“頁面設置”對話框，在打開的對話框中，按圖1-56～圖1-58所示進行設置，紙張選擇A4。

2.編輯論文列提綱

當論文頁面版式定好后，通過一定思考，學生可以開始編輯論文提綱，即章節的大標題與小標題，大致確定各章節應該寫什么內容。圖1-59所示是列出的部分論文提綱。

3.修改并定義樣式

提綱設計好后，即可為論文復雜的格式設計樣式，以便直接應用。論文格式如下。

摘要（標題為小二號黑體），然后隔行書寫摘要的文字部分（宋體小四號字）。摘要文字之后隔一行，頂格（齊版心左邊線）印有：關鍵詞（小四號黑體）詞1；詞2;……詞5（關鍵詞3～5個，宋體小四號字）。

一級標題（章）：黑體、小二號、不加粗；段前段后各1行，行距最小值12磅，居中；

二級標題（節）：黑體、小三號、不加粗；段前段后各0.5行，行距最小值15磅，頂格；

三級標題（節）：黑體、小四號、不加粗；段前12磅，段后6磅，行距最小值12磅，頂格；條、款、項、正文：宋體、小四、首行縮進2字符、行距最小值20磅、兩端對齊；“條”直接頂格（無特殊格式）。

（1）修改“標題”樣式，將其應用于“摘要”的標題。①鼠標右擊【開始】｜【樣式】列表中“標題”樣式，在展開的列表命令中選擇“修改”;②在打開的“修改樣式”對話框中，單擊【格式】按鈕，選擇“字體”命令，在打開的“字體”對話框中將“中文字體”改為“黑體”、西文字體改為“Times New Roman”、小二號、不加粗；③單擊【格式】按鈕，選擇“段落”命令，將其段前段后距離設置為0磅、單倍行距。

（2）修改“標題1”到“標題4”樣式，以適應目錄中要求列出的3級標題。①如果各級標題樣式沒有全部出現在樣式列表中，則單擊“樣式”命令組右下三角，打開“樣式窗格”，在“樣式窗格”右下角，單擊【選項】按鈕，在打開的“樣式窗格選項”對話框的“選擇要顯示的樣式”列表框中選擇“所有樣式”;②在“樣式窗格”中右擊“標題1”樣式，選擇“修改”命令；③在“修改樣式”對話框中，將“名稱”改為“一級標題”，如圖1-60所示；④分別打開“字體”“段落”格式，按論文格式要求修改；⑤將“標題2”名稱改為“二級標題”，將“標題3”名稱改為“三級標題”，將“標題4”名稱改為“條”，其他的“字體”“段落”格式按論文格式要求一一改好；⑥用相同的方法修改“樣式窗格”中“正文”樣式。

（3）定義新的多級列表，使其為各級標題自動編號。①單擊【開始】｜【段落】組中“多級列表”下拉三角，選擇“定義新的多級列表”;②在打開的“定義新多級列表”對話框中單擊【更多】按鈕，展開該對話框；③“單擊要修改的級別”項選擇“1”,“將級別鏈接到樣式”選擇“標題1”,“要在庫中顯示的級別”選擇“級別1”,“此級別的編號樣式”選擇“一，二，三”,“輸入的編號格式”文本框中，在“一”左右分別輸入“第”“章”,“起始編號”選“1”;④“單擊要修改的級別”項選擇“2”,“將級別鏈接到樣式”選擇“標題2”,“要在庫中顯示的級別”選擇“級別2”,“此級別的編號樣式”選擇“1,2,3”,“起始編號”選“1”，勾選“重新開始列表的間隔”，并選擇“級別1”，勾選“正規形式編號”;⑤“單擊要修改的級別”項選擇“3”,“將級別鏈接到樣式”選擇“標題3”,“要在庫中顯示的級別”選擇“級別3”,“此級別的編號樣式”選擇“1,2,3”,“起始編號”選“1”，勾選“重新開始列表的間隔”，并選擇“級別2”，勾選“正規形式編號”，如圖1-61所示；⑥“單擊要修改的級別”項選擇“4”,“將級別鏈接到樣式”選擇“標題4”,“要在庫中顯示的級別”選擇“級別4”,“此級別的編號樣式”選擇“1,2,3”,“起始編號”選“1”，勾選“重新開始列表的間隔”，并選擇“級別3”，勾選“正規形式編號”;⑦當4級列表都定義好后，單擊【確定】按鈕；⑧按【Ctrl】鍵，首先用鼠標選擇要定義成一級標題的題目，如緒論、課題相關工具及技術、系統分析、系統設計……然后單擊“樣式窗格”中“標題1，一級標題”樣式，進行應用；用同樣的方法，選擇將要成為二級標題的文字，單擊“樣式窗格”中“標題2，二級標題”，進行應用；三級標題同樣如此設置，效果如圖1-62所示。

論文中“總結”“參考文獻”“致謝”這3個一級標題，在應用了“標題1，一級標題”后，也會顯示“第N章”的編號，而正常情況下是不需要對這3個一級標題進行編號的，所以，需要取消其前面的編號。操作方法：將這3章大標題應用“標題1，一級標題”后，保持選中狀態，右擊鼠標，在打開的快捷菜單中選擇“編號”命令，在打開的“編號庫”列表中選擇“無”，則此3章前面的“第N章”的編號就取消了。

4.分節并書寫論文（使用題注、三線表）

論文格式要求：論文摘要之前的前置表格不設置頁眉與頁腳。頁碼在邊線之下隔行放置，各頁均加頁眉。奇數頁頁眉為所在章題序及標題，且目錄、摘要頁碼使用大寫羅馬數字居中顯示。正文頁碼使用阿拉伯數字連續編碼，直到最后論文結束，奇數頁頁碼顯示在頁腳右側，偶數頁頁碼顯示在頁腳左側。目錄、摘要、各章、參考文獻、致謝等分別另起一頁。

根據1.2.2節“2.分節符與分頁符”知識，不同的頁眉與頁腳設置時，需要分節。由此則需要將目錄與摘要作為一節，各章各自為一節，并且還要分頁。

（1）目錄與摘要之間分節并分頁

如果只是單純地分頁，可以將光標定位于“中文摘要”的“中”字之前，按組合鍵【Ctrl+Enter】即可直接分頁；或者使用菜單命令，單擊【插入】｜【頁】｜“分頁”命令。使用同樣的方法，將光標定位于“英文摘要”文字最前面，按組合鍵【Ctrl+Enter】。但此處是分節并分頁，所以要按照下面步驟（2）進行。

（2）各章分節

將光標定位于“緒論”二字之前，單擊【頁面布局】｜【頁面設置】｜“分隔號”下拉列表中的“分節符”欄中“下一頁”命令。用同樣的方法，使光標定位于各章標題文字之前，通過使用“下一頁”的方式進行分節。分節后，將當前“頁面視圖”切換到“草稿視圖”（視圖切換可直接單擊當前Word窗口的狀態欄視圖選項）查看分節的效果，如圖1-63所示。在“目錄”之前再插入一個分節符，用以放置前置表格。

（3）在相應小節中輸入論文內容

① 在論文設計過程中會插入圖片或表格，并在正文中對圖片或表格進行引用，此時應該用“插入題注”與“交叉引用”的方式進行，以便圖片或者表格即使經過修改，序號有變時，引用內容也會自動更新。插入題注與交叉引用的方法請參考1.2.2節“4.題注與交叉引用”中的內容。

② 論文中所出現的表格均要求使用三線表，請參考第1.1.2節“1.Word表格”三線表樣式制作。

③ 論文中還會涉及 “參考文獻”中列出的所有文獻編號均在正文中有引用標志，且用上標的形式在正文中按順序顯示“參考文獻”中列的編號。此處也應該使用“交叉引用”，以便在論文修改過程中，引用的編號沒按順序排列時，調整編號后能產生聯動反應，無需手動更新。

操作方法：首先，在“參考文獻”章節中分段列出每一條參考文獻；然后，選擇各條參考文獻，單擊【開始】｜【段落】｜“編號”命令，選擇“【1】【2】【3】”類型對各條文獻自動編號，并通過“標尺”快速調整編號后的文字縮進方式；接著，將光標定位于正文中某引用文字之后，單擊【插入】｜【鏈接】｜“交叉引用”命令，在打開的“交叉引用”對話框中，“引用類型”選擇“編號項”,“引用內容”選擇“段落編號”，勾選“插入為超鏈接”，在“引用哪一個編號項”列表框中選擇一條參考文獻編號，單擊【插入】按鈕，如圖1-64（a）所示；最后，該文獻編號出現在光標所在處，選擇該編號（編號“【1】”呈現出灰色底紋），單擊【開始】｜【字體】｜“上標”命令，將其設置為上標顯示，效果如圖1-64（b）所示。

5.設置頁眉頁腳

頁眉頁腳要求：頁碼在邊線之下隔行放置，各頁均加頁眉，在版心上邊線隔一行加粗、細雙線（粗線在上，1.5磅）；其上居中打印頁眉，奇數頁眉：所在章題序及標題（如第1章緒論）；偶數頁眉：湖南**大學學士學位論文。

目錄、摘要頁碼使用大寫羅馬數字居中顯示。正文頁碼使用阿拉伯數字連續編碼，直到最后論文結束，奇數頁頁碼顯示在頁腳右側，偶數頁頁碼顯示在頁腳左側。字體均為Times New Roman、小五號。

在論文設計完成后，設置頁眉頁腳，根據論文格式要求，即可發現：同一節中，奇偶頁不同；不同節中頁眉和頁碼不同。操作方法如下。

（1）設計頁眉上的粗細線

① 單擊目錄所在頁面的頁眉，打開“頁眉和頁腳工具”，勾選“奇偶頁不同”復選框。此時頁眉處會自動出現一條段落直線，光標在直線正中心位置，用鼠標選擇光標之后的空格（即選擇該段），單擊【開始】｜【段落】｜“框線”的下拉列表，選擇“下框線”，將默認出現的段落直接取消。

② 按【Enter】鍵后，將光標上移一行（論文要求版心上邊線隔一行設置頁眉），然后選擇光標后該行的空格，單擊【開始】｜【段落】｜“框線”的下拉列表，選擇“邊框和底紋”命令，在打開的“邊框和底紋”對話框中進行圖1-65所示的設置。首先選擇“樣式”為“粗細線”，接著選擇“寬度”為“1.5磅”，然后在“應用于”下拉列表中選擇“段落”，最后在預覽區域用鼠標分別單擊上、下、左、右框線，將所有框線取消后，再單擊一次下框線，以便讓其變成粗細線而非細粗線。當然，如果選擇的“樣式”是“細粗線”，則在預覽區域，只需要取消上、左、右框線，留下下框線即可。

③ 粗細線設計完成后，所有奇數頁頁眉上都有一條1.5磅的粗細線。滾動鼠標滑輪，移到目錄的偶數頁，用同樣的方法，將偶數頁頁眉上也設置好一條1.5磅的粗細線。

（2）設計各頁頁眉上文字

① 將光標定位于目錄頁奇數頁所在頁眉，輸入“目錄”二字，并設置其字體為“宋體、小五號”，然后滾動鼠標滑輪到目錄偶數頁，在共頁眉上輸入“湖南**大學學士學位論文”字樣，設置其字體為“宋體、小五號”。

② 單擊【頁眉和頁腳工具】上“下一節”命令，切換到“摘要”節。光標所在處若是奇數頁，就單擊“鏈接到前一條”命令，取消該命令的使用，輸入“摘要”；若是偶數頁，就不取消“鏈接到前一條”命令的使用，讓其使用上一節中頁眉文字“湖南**大學學士學位論文”。注意：一定要先決定“鏈接到前一條”命令的使用后，再輸入頁眉文字，否則就需要返回上一節中重新修改。

③ 切換到下一節，按②中提到的方法，光標所在處若是奇數頁，取消“鏈接到前一條”命令的使用，再輸入頁眉信息；然后單擊“下一節”進入偶數頁頁眉，應用“鏈接到前一條”命令，不修改頁眉信息。直到所有頁眉均設計完成后，關閉“頁眉和頁腳”?？s放文檔頁面，瀏覽一下設置是否有誤。效果如圖1-66所示。

（3）設置頁碼

① 雙擊“目錄”頁頁腳所在處，打開【頁眉和頁腳工具】，單擊“頁碼”命令的下拉三角，在展開的命令中選擇“頁面底端”中“普通數字2”頁碼類型，居中顯示頁碼。

② 光標仍在頁腳處，再單擊“頁碼”命令的下拉三角，在展開的命令中選擇“設置頁碼格式”，在打開的“頁碼格式”對話框中，“編號格式”選擇“Ⅰ,Ⅱ,Ⅲ…”,“頁碼編號”選擇“起始頁碼”的“Ⅰ”，如圖1-67所示。

③ 單擊“下一節”命令，切換到偶數頁頁碼處，依然是居中顯示在頁面底端，設置的“編碼格式”依然是大寫羅馬字，并設置“續前節”頁碼。

④ 使用與③同樣的方法設置“中英文摘要”的頁碼。

⑤ 單擊“下一節”命令，切換到正文所在頁腳時，取消“鏈接到前一條”命令的應用，因為正文頁碼編號格式為阿拉伯數字，而之前的頁碼是羅馬數字。如果切換到的當前頁為奇數頁，則單擊“頁碼”命令的下拉三角，在展開的命令中選擇“頁面底端”中“普通數字3”頁碼類型，右對齊顯示頁碼；若切換到的當前頁為偶數頁，則選擇“普通數字1”頁碼類型，左對齊顯示頁碼。

⑥ 將光標置于正文第1頁頁腳處，單擊“頁碼”命令的下拉三角，在展開的命令中選擇“設置頁碼格式”，在打開的“頁碼格式”對話框中，“編號格式”選擇“1,2,3…”,“頁碼編號”選擇“起始頁碼”的“1”。完成之后，會發現該頁后的所有頁碼均為連續的阿拉伯數字頁碼。當然，為了保險起見，可以通過單擊“下一節”命令，一處一處查看是否有需要修改的頁碼。

6.生成目錄

目錄中各章題序及標題用小四號黑體，其余用小四號宋體，單倍行距。操作方法如下。

（1）將光標置于目錄所在頁中“目錄”二字的下一行，單擊【引用】｜【目錄】命令組中“目錄”列表，選擇“插入目錄”，打開“目錄”對話框，如圖1-68所示。

（2）單擊“目錄”對話框的“修改”按鈕，打開“樣式”對話框（圖1-69），選擇“目錄1”，單擊【修改】按鈕。打開“修改樣式”對話框（圖1-70），將字體改為：黑體、小四號，段落改為：無左右縮進、無特殊格式、段前段后0行、單倍行距。修改完成后，返回“樣式”對話框。

（3）選擇“目錄2”進行修改，將字體改為：宋體、小四號，段落改為：左縮進2厘米，無特殊格式、段前段后0行、單倍行距。修改完成后，返回“樣式”對話框。

（4）選擇“目錄3”進行修改，將字體改為：宋體、小四號，段落改為：左縮進4厘米，無特殊格式、段前段后0行、單倍行距。修改完成后，返回“樣式”對話框。單擊【確定】按鈕，返回“目錄”對話框；單擊【確定】按鈕，完成目錄格式定義。

（5）所有設置了一級、二級、三級標題樣式的文字內容均出現在目錄中，若目錄中出現不需要的標題，可以直接刪除。效果如圖1-71所示。