1.2 會計電算化系統的總體結構

會計電算化系統是一個人機系統，它以電子計算機技術為基礎，以會計信息為整個系統運行的對象，實現對會計信息的收集、加工、傳遞、存儲和利用，要完成如此復雜的系統功能，會計電算化系統必須具備完善的系統結構，在此基礎上才能保證系統正常運行。

1.2.1 會計電算化系統的構成要素

會計電算化系統與其他人機系統類似，其組成可以分為：硬件、軟件、數據、掌握一定技能的人員和必要的管理制度。

1. 硬件

硬件是指電子計算機設備及其外部設備。計算機硬件設備是會計電算化的基石，計算機硬件設備選擇的好壞直接影響到今后會計電算化工作的質量和效率。計算機硬件設備有多種構成模式，要合理選擇硬件配置，首先必須合理選擇硬件的構成模式。

（1）單機系統。單機系統是指整個系統中只配置一臺計算機和相應的外部設備，所有的數據集中輸入輸出，同一時刻只能供一個用戶使用。其優點是投資小、見效快；缺點是可靠性差，一臺機器發生故障，會使整個工作中斷，不利于設備和數據共享，容易造成資源的浪費。單機系統一般適用于經濟和技術力量比較薄弱的小單位。

（2）多用戶系統。多用戶系統是指整個系統配置一臺計算機主機和多個終端輸入，即分散輸入，各個終端可同時輸入數據，主機對數據集中處理。其優點是能夠實現數據共享，提高系統效率和安全性；缺點是系統比較龐大，系統維護要求較高。多用戶系統適用于會計業務量大、地理分布較集中、資金雄厚且具有一定系統維護能力的單位。

（3）網絡系統。網絡系統主要是指用通信線路連接多臺計算機，這些計算機不僅具有信息處理能力，而且可以通過網絡系統共享網絡服務器上的硬件資源和軟件資源，可以與其他計算機通信和交換信息。其優點是能夠在網絡范圍內實現硬件、軟件和數據的共享，以較低的費用，方便地實現一座辦公樓、一個建筑群內部或異地數據通信，具有較高的傳輸速度，可靠性較高，使用簡單方便，結構靈活，具有可擴展性；缺點是安全性不如多用戶系統，工作站易被病毒感染等。網絡系統的局域網對大多數用戶適用，廣域網對具有異地財務信息交換需求的單位（如集團企業）更適用。

在確定了硬件構成模式后，硬件配置的下一步是選擇具體的硬件設備。

計算機是電算化系統硬件中最關鍵的部分，選購時主要考慮CPU、內存和硬盤。在選擇計算機時要注意能滿足所選會計軟件的要求，還要考慮到電算化系統的升級，應選擇CPU、內存和硬盤檔次較高的機型，以便系統升級后計算機能繼續使用。

除計算機外，會計電算化系統要選配的其他硬件包括打印機、不間斷電源（Uninterruptible Power System，UPS）、空氣調節器、網絡設置、電源設備等。

2. 軟件

軟件通常是指控制和管理計算機完成各項工作的程序的集合。會計電算化系統的軟件包括系統軟件、漢字系統和會計核算軟件。

（1）系統軟件。會計軟件必須在系統軟件的支持下才能運行。支持會計軟件運行的系統軟件主要包括操作系統、數據庫管理系統，以及用來編程的計算機語言等。

（2）漢字系統。漢字系統主要提供對漢字的處理功能，一般應用軟件的運行都需要漢字環境的支持。

（3）會計核算軟件。會計軟件的取得一般有兩種方式：定點開發和購置商品化會計軟件。一般單位都采取后一種方式。選購商品化會計軟件時主要從會計軟件的合法性、通用性、安全可靠性、操作方便性、今后服務的可靠性和可擴展性等方面進行評價。

3. 數據

在將手工核算的基礎數據輸入計算機前，為保證數據的正確性及以后電算化系統的正常運行，需對手工會計數據進行整理。主要有以下幾個方面的工作。

（1）建立規范、完整的會計科目體系。該體系包括會計科目名稱、會計科目編碼、科目類型、科目性質、各級科目編碼長度、對輔助核算會計科目的要求等。

（2）編制基礎檔案代碼。對核算中涉及的基礎檔案數據通過編制代碼減少后續系統運行中輸入漢字的工作量，包括部門代碼、人員代碼、資產代碼、項目代碼和往來單位代碼等。

（3）重新確定本單位憑證種類。這不僅要考慮手工會計習慣，還要考慮計算機處理的方法。應把憑證分類設得細一點，盡量利用計算機強大的邏輯判斷功能和系統幫助，減少手工輸入工作量和差錯。

（4）整理本單位報表。確定對外報表和對內報表的格式、運算公式、鉤稽關系等。

（5）整理所有會計核算資料。對所有手工單據、憑證、卡片、賬簿、報表進行核對，保證賬單相符、賬證相符、賬卡相符、賬賬相符、賬實相符，保證單位內部、本單位與外單位之間賬項核對無誤。

4. 人員

會計電算化是一項系統工程，其不僅需要會計、計算機專門人才，也需要既懂會計、又懂計算機的復合型人才。會計電算化系統的人員組成按層次可分為系統設計人員、核算軟件開發人員、系統維護人員、系統操作使用人員等。在會計電算化實施過程中，人員的培訓是不可忽視的重要環節。

5. 管理制度

制定良好的會計電算化組織管理制度，是會計電算化工作成功的基礎。我國會計電算化的管理體制是：財政部管理全國的會計電算化工作，地方各級財政部門管理本地區的會計電算化工作，各單位在遵循國家統一的會計制度和財政部門會計電算化發展規劃的前提下，結合本單位具體情況，具體組織實施本單位的會計電算化工作。

國家有關會計電算化的法規、制度和要求主要包括以下內容。

（1）《中華人民共和國會計法》中有關會計電算化的條款。

（2）《會計電算化管理辦法》。

（3）《會計核算軟件基本功能規范》。

（4）《會計電算化工作規范》。

1.2.2 會計電算化系統的功能結構

會計電算化系統的功能結構是指會計核算軟件中具備相對獨立的完成會計數據輸入、處理和輸出功能的各個部分。主要包括如下功能模塊。

（1）總賬?？傎~系統是每個會計軟件的核心，對會計軟件是必不可少的?？傎~的工作量也是最大的，一般包括憑證的輸入、審核、記賬，賬簿的查詢和輸出等。

（2）出納管理。出納是會計工作中十分重要的崗位，它擔負著現金和銀行存款的收付。出納管理包括資金賬簿與報表的查詢、支票登記簿管理、銀行對賬等。

（3）應收、應付款管理。應收、應付款管理系統用于管理企業的往來賬款。在市場經濟條件下，企業的往來賬管理的工作量越來越大，也越來越重要。應收、應付款管理包括往來單位管理，應收應付單據的錄入、核銷、轉賬及賬齡分析等。

（4）報表管理。報表管理系統主要用于進行報表的編制、公式定義和數據生成、輸出等。

（5）工資管理。工資管理系統用于進行職工薪酬的核算與分析管理，一般包括工資的編輯和計算、工資的發放、工資費用的分攤和計提、工資數據的輸出等。

（6）固定資產管理。固定資產管理系統用于管理和核算企業的固定資產，包括固定資產增減變化、折舊計提、固定資產信息管理等。

（7）銷售核算。銷售核算系統用來進行銷售業務的管理，主要包括銷售商品的管理，銷售中開票、收款、發貨的管理，銷售毛利的計算等。

（8）存貨管理。存貨管理系統主要用來管理企業的存貨，包括存貨代碼的管理，存貨的收、發、存管理，存貨出庫計價管理，存貨核算等。

（9）成本核算。成本核算系統主要用來核算企業的生產成本，主要包括直接成本的處理、間接成本的分攤、成本的計算等。