1.1 會計電算化系統的基本概念

根據中華人民共和國財政部會計司1997年編寫的《基層單位會計電算化》一書的定義：會計電算化是指由專業人員編制會計軟件，由會計人員及有關的操作人員操作會計數據，指揮計算機替代人工來完成會計工作的活動。會計電算化的過程，用一句話來說就是一個用計算機替代人工的記賬、算賬、報賬，以及部分由人工完成的對會計信息進行分析、判斷和利用的過程。

會計電算化是會計發展史上的又一次重大革命，它不僅僅是會計發展的需要，而且是經濟和科技發展對會計工作提出的要求，是一門融計算機科學、管理科學、會計學和信息科學于一體的新興邊緣學科。

1.1.1 信息與數據

信息（information）和數據（data）都是會計電算化信息系統的基本概念和處理的基本對象，它們是兩個既有聯系又有區別的概念。

數據是人們對客觀事物觀察時記錄下來的可鑒別的符號，是用于表示客觀事物而未經加工的原始素材，是反映客觀事物的性質、形態、結構和特征的符號，并能對客觀事物的屬性進行描述，如數字、字母、圖形等。

信息是用某種方式對數據進行加工、解釋后的結果，它表示數據的含義，而且能對信息的使用者產生直接的影響，也就是說信息是加工后的數據。信息必然是數據，但是數據并不一定是信息，數據包含信息，經過加工后有用的數據才成為信息。

會計數據是描述企業經濟業務屬性的數據，從不同來源、渠道取得的各種原始資料、原始憑證、記賬憑證等會計載體上存在的大量描述經濟業務屬性的數據，都屬于會計數據。

會計信息是指利用貨幣價值形式反映的企業生產經營活動中有關資金及其運動過程的情況，如資產、負債、所有者權益、收入、費用、利潤情況等，它是按一定要求通過加工處理后形成的會計數據。會計信息是企業管理信息的重要組成部分，并具有特殊的地位，它能連續、系統地反映企業的經營過程。

1.1.2 會計電算化系統與ERP系統

會計電算化是以計算機為主的信息技術在會計實務中的應用。它依托于計算機和電算化會計信息系統軟件，隨著信息技術的發展，會計電算化已緊密地融入整個企業的信息化進程，在發展進程中形成了多種會計電算化系統。

1. 會計電算化系統的種類

會計電算化系統有多種分類方法，按系統功能的多少以及與整個企業信息管理系統的關系可分為以下類型。

（1）計算機輔助計算。這種形式的電算化僅僅用計算機進行會計數據的匯總、打印以及輸出等簡單工作。這是會計電算化最簡單的形式。

（2）簡單的賬務報表系統。這種形式的電算化只能進行記賬憑證、總分類賬、主要明細分類賬和會計報表等會計業務的處理，可以進行簡單的會計核算業務處理。

（3）會計核算系統。這種形式的電算化基本具備了進行完整會計核算的功能，能夠處理復雜的會計核算業務。

（4）財務管理系統。這是一種在進行會計業務核算之外，還能夠進行各種財務分析并能為預測和決策提供有效方案的信息系統。

（5）企業資源管理系統（Enterprise Resource Planning，ERP）。它的會計電算化系統已經成為整個企業信息管理系統的子系統，信息高度共享。

可見，會計電算化系統發展到現代高級階段的形態就是ERP系統。但會計電算化系統不等同于ERP系統，會計電算化系統是ERP系統眾多子系統中的重要組成部分。

2. ERP系統

ERP系統是一種整合了企業管理理念、業務流程、基礎數據、人力物力、計算機硬件和軟件于一體的企業資源管理系統。ERP系統將企業供應鏈上所有環節（如訂單、采購、庫存、計劃、生產、發貨和財務等）所需要的所有資源進行統一計劃和管理，從而使企業能更加靈活、更加“柔性”地開展各項業務活動。

這里，以金蝶K/3 WISE V14.0為例。金蝶K/3 WISE V14.0主要包括下述模塊（或子系統）。

（1）財務會計。財務會計模塊主要包括總賬、應收款管理、應付款管理、現金管理、固定資產、報表、財務分析等子模塊。

（2）管理會計。管理會計模塊包括預算管理和項目管理等子模塊。

（3）供應鏈。供應鏈模塊包括采購管理、銷售管理、倉存管理、質量管理、分銷管理、門店管理、進口管理、出口管理等子模塊。

（4）計劃管理。計劃管理模塊包括生產數據管理、主生產計劃、物料需求計劃、MTO計劃、粗能力需求計劃、細能力需求計劃等子模塊。

（5）生產管理。生產管理模塊包括生產任務管理、重復生產計劃、委外加工管理、車間作業管理、設置管理等子模塊。

（6）人力資源。人力資源模塊包括人力資源和工資管理等子模塊。

（7）企業績效。企業績效模塊包括目標管理、銷售與運營計劃、預算管理、管理門戶、業務合并等子模塊。

在此基礎上，金蝶K/3 WISE V14.0還有一些擴展應用模塊，如集團合并、移動商務等。

由此可見，ERP系統是一個龐大的資源管理系統，涉及的子系統眾多。在ERP系統中，會計電算化系統屬于財務會計模塊，它與其他眾多業務處理系統有著信息傳遞和共享的關系，是業務數據匯總的中心。

1.1.3 電算化會計與手工會計

在會計漫長的發展歷程中，手工會計一直占據著主導地位，即會計人員靠算盤等運算工具運算，用筆墨登記賬簿。隨著技術的進步，計算機技術在會計領域得到了廣泛應用，使得會計數據處理技術從手工會計階段發展到電算化會計階段。

1. 共同點

電算化會計與手工會計在本質上都屬于會計信息系統，它們具有一些共同的特征。

（1）數據量大。會計信息系統以貨幣為主要計量單位，是對企業經濟活動的連續、全面、完整的反映。因而，無論是手工會計還是電算化會計，所處理的數據量都比其他部門或其他管理子系統要大得多。

（2）數據結構復雜。會計核算過程既涉及某一核算科目的明細核算，還涉及核算科目之間的對應關系，在數據的內部關系上表現為樹狀與網狀的交叉結構，使得會計數據處理流程比較復雜。

（3）數據加工處理方法要求嚴格。會計數據的加工處理方法必須嚴格遵守會計準則、會計制度和有關財經法規的規定。

（4）數據處理的要求高。會計數據必須全面、完整、真實、準確、及時地反映企業的經濟活動，不允許數據處理出現任何差錯。

（5）安全性、可驗性要求高。會計信息系統的數據是反映企業財務狀況和經營業績的重要依據，不允許泄露、破壞、遺失。此外，會計信息系統中的數據不僅在處理過程中要經過層層復核，而且在事后任何條件下都要求能夠進行檢查和校驗，為審核工作的開展提供必要的條件。

2. 不同點

電算化會計雖然與手工會計有許多共同點，但計算機在會計工作中的應用是會計發展史上的革命，電算化會計與手工會計相比，不僅是在核算工具和數據處理方法上的變化，而且在會計數據處理流程內部控制和組織機構等方面都有不同之處。

（1）信息處理的工具不同。手工會計的主要工具是紙、筆、算盤、計算器等，電算化會計的主要工具是計算機系統，在工作環境上有了根本的改變。

（2）會計信息的存儲形式不同。手工會計的信息是存儲在紙介質的憑證、賬簿和報表中；電算化會計處理的各種會計信息，除打印輸出的憑證、賬簿和報表文件外，常以數據文件的形式集中存儲在計算機的硬盤中。這些磁性介質所記錄的數據，很容易被刪除或篡改，使電算化會計在數據存儲方面必然有更高的要求。

（3）會計信息的表現形式不同。為了使信息更便于計算機處理，盡可能減少漢字的輸入，在電算化會計中大量的會計信息是用代碼表示的。

（4）會計信息處理流程和人員分工不同。在手工會計中，會計業務處理一般按業務分工，信息存儲由多人負責，年終結賬后匯總保管；而在電算化會計中，信息的處理和存儲比較集中，會計人員通常按系統功能進行分工，如將會計人員分為賬套主管、操作員、系統分析員等，但業務數據由計算機系統統一進行處理，系統形成的信息也集中存儲。

（5）內部控制方式不同。手工會計中，內部控制主要是通過人員間適當的職責分離和相互牽制，同時由人工完成各種檢驗和核對來實現的；在電算化會計中，會計業務處理均由計算機自動完成，內部控制在很大程度上取決于計算機會計應用程序設計得是否合理，以及是否在硬件和軟件兩方面采用了有效的控制措施。