1.3 會計電算化系統的實施

隨著信息化進程的加速，企業面臨著激烈的市場競爭，越來越多的企業家深刻地意識到，要想使企業在市場上具有競爭力，就必須建立電算化會計信息系統和現代企業管理系統。那么，怎樣才能建立電算化會計信息系統？如何組織和實施會計電算化？本節將重點闡述這方面的問題。

1.3.1 會計電算化的實施過程

會計電算化工作的開展是一項長期的系統工程。為了保證整個工作的順利開展，應該采用系統工程的方法逐步進行。一般企業會計電算化工作的開展大致分為準備階段、模擬業務和新流程建設、平行運行與驗收甩賬、深入發展等階段。

1. 準備階段

準備階段的工作是會計電算化實施的基礎，主要包括可行性分析、投資準備、人員準備和系統安裝調試等工作。

（1）可行性分析。這是會計電算化的第一步，目的是提出適合本單位的會計電算化系統建設方案。該工作主要由系統規劃建設人員完成，需要全面考慮系統的適用性、發展性和投資規模等。

（2）投資準備。這是在確定系統建設方案后進行的準備工作。投資包括場地投資、硬件投資、軟件投資、人員培訓投資及試運行階段的各項開支等。

（3）人員準備。人員準備是指為保證會計電算化系統的開發和運行，應配備相應的人員，并且結合會計電算化對不同人員的知識和技能要求，對原有會計人員和其他相關人員需進行不同程度的培訓。

（4）系統安裝調試。系統的安裝調試包括操作系統的安裝、漢字環境的安裝和會計核算軟件的安裝，以及整個系統的適配等工作，它決定了系統運行的基礎環境。

2. 模擬業務和新流程建設

在開始使用或改變使用新的會計核算軟件時，應認真理解并掌握軟件提供的每一個功能的含義及其操作使用方法。為確保系統運行的準確性和可靠性，應預先準備好一個會計期間的數據，在系統內模擬運行，并將其運行結果與人工系統處理結果對比，以便及時發現問題并進行調整。

在實施會計電算化后，會計電算化系統對業務數據的處理方式發生了根本性的變化，為了適應這種轉變，需要重新研究和建立會計基礎工作的規范化并確定實施會計電算化后的業務流程。這項工作主要包括以下內容。

（1）分析現有會計業務情況及未來的發展情況，為確定會計電算化系統的規模和要求提供參考數據。

（2）針對本單位的具體情況，委派專人配合技術人員重新制訂新的工作流程和工作管理制度。

（3）會計人員職能崗位的重新劃分。

（4）根據本單位的會計核算要求，整理和調整會計科目體系。

3. 平行運行與驗收甩賬

為了保證新使用的會計電算化系統運行無誤，現行制度規定，“用電子計算機進行會計核算與手工會計核算同時運行3個月以上，取得相一致的結果”，才能通過驗收甩掉手工賬。

當企業自己根據財政部《會計電算化管理辦法》和主管部門的有關規定認為本單位的會計電算化工作已經達到要求時，就可以向主管部門正式提出書面申請。主管部門接到申請后，組織驗收工作組，對企業的會計電算化工作進行全面審核，并形成書面審核意見，上報主管部門。主管部門根據驗收工作組的審核意見做出審批，簽發通過驗收的證書。

4. 深入發展

通過驗收并不是企業會計電算化工作的結束，會計電算化的實施是一個從低級到高級逐步發展的過程，隨著企業業務的發展和會計電算化的進行，對會計電算化系統從功能到內容都會有進一步完善和豐富的要求。會計電算化系統每前進一步，都應該按照上述實施過程循環進行，只有逐步深入和展開，會計電算化才能收到實效。

1.3.2 會計電算化的崗位設置

隨著財務軟件的運用，建立在原有的手工會計核算管理模式下的崗位分工與職權劃分方法也將隨之改變，新的崗位設置應結合企業規模、業務特點及所選擇的財務軟件模塊等因素綜合考慮。一般來說，企業的財務軟件運用分為單機、多機和網絡化等類型。網絡化模式一般適用于大型企業，財務管理軟件功能運用得較為充分，但對相應的計算機硬件、管理水平要求較高，在這種模式下的崗位設置較為復雜；單機模式一般適用于中小企業，由于企業的經營業務相對較為簡單，對財務軟件的功能要求側重于會計核算，而對管理決策功能要求不高，因此中小企業的業務管理系統模塊相對較少，企業的財務軟件運用所要求的崗位設置也相對較為簡單；多機模型介于單機模式和網絡化模式之間，企業在經營管理中使用了多臺計算機，如財務部使用財務軟件進行業務核算，倉庫使用倉存管理軟件進行倉庫業務管理，但受制于網絡環境、經濟條件等因素，只能對特定的經濟業務進行管理，所設置的業務崗位還不能覆蓋企業所有的業務活動，也不能與外界進行信息共享與交換。

無論是大型企業還是中小型企業，電算化會計的工作崗位均可分為基本會計崗位和電算化會計崗位兩大類。基本會計崗位可分為會計主管、出納、核算、稽核和檔案管理等崗位；電算化會計崗位主要有系統管理、操作、維護及軟件開發等崗位。兩者可以在必要的職責分離的前提下進行交叉設置。

1. 崗位設置時須遵循的職責分離原則

職責分離是企業內部控制的重要內容，其主要目的是要預防和及時發現工作中所產生的錯誤或舞弊行為。對不同的企業來說，由于企業規模和經營業務的不同，職責的劃分是有差別的。例如，在小公司由于員工人數較少，難以對工作做細致的分工，一個員工會兼有多種職責。即使如此，企業在崗位設置時，同樣也要遵循一般的職責分離原則。以下是電算化會計崗位設置時應注意的主要職責分離的具體內容。

（1）業務活動與電算活動的職責分離。系統管理員、操作員、審核員等電算部門人員不得擁有企業日常業務活動決定和執行的權限，不能插手企業的業務活動。

（2）系統開發與數據處理的職責分離。軟件開發人員、維護人員，不能兼任操作員、審核員和稽核員。

（3）計算機數據處理過程的各環節的職責分離。操作員、審核員和稽核員之間不能兼任。

（4）出納員與計算機數據處理的職責分離。出納員不準實施數據錄入、記賬、審核等會計數據處理的操作。

2. 常設崗位及其主要職責

如前所述，由于企業規模和業務的不同，崗位的設置會有很大的差別，以下是常設置的崗位及其職責，企業可以根據實際需要進行增加或簡化。

（1）賬套主管。賬套主管在財務軟件開發運用的前期階段，負責制定企業財務管理、會計核算的各項制度，做好軟件運用的準備工作，完成系統的各項初始化工作；在財務軟件的運行階段，負責財務軟件運行的管理工作，檢查系統操作員的日常工作，保證財務核算管理系統運行的可靠性、安全性，一般由會計主管擔任。

（2）出納員。出納員負責有關現金、銀行存款的收支工作。

（3）會計員。會計員負責處理在電算化條件下需要進行的必要的手工核算。其主要職責是按分管的內容匯集各類業務的原始單據，并根據各種原始憑證正確編制會計記賬憑證。一般根據業務需要可設置多個專職會計員。

（4）操作員。操作員負責將審核過的有關原始憑證、記賬憑證及其相關數據輸入計算機，根據審核過的憑證進行記賬處理，在機內登記賬簿，并負責打印輸出記賬憑證、賬簿、報表和數據的備份工作。一般根據業務需要設置多個操作員，操作員可由會計員擔任。

（5）審核員。審核員負責對操作員輸入的會計數據以及輸出的憑證、賬簿、報表進行審核，檢查其數據和憑證的合法性、完整性、準確性，一般由會計主管擔任。

（6）系統開發維護員。系統開發維護員負責計算機硬件、軟件的日常維護，管理機內會計數據，培訓相關人員上機操作和維護，并結合企業實際業務需要進行適當的軟件二次開發，應由專職的技術人員擔任。

（7）檔案管理員。檔案管理員負責會計檔案資料的保管。可以由系統維護員兼任。

1.3.3 會計電算化的制度建設

計算機處理會計業務與手工會計的最大區別在于：計算機系統無法處理不規則、不規范的會計數據，因而對會計賬務處理方法的規范化、標準化要求相當高。同時，會計核算方式的改變使企業原有的一些內部控制手段失去了制約和防范的作用，加大了企業風險。因此，企業在花高價購買了財務軟件后，不能急于求成，在啟用財務軟件之前，必須踏踏實實地做好制度建設的準備工作，為財務軟件正常、高效地運行打下良好的制度基礎。管理制度的建設包括兩大方面：一是會計核算制度的建設；二是會計電算化管理制度的建設。

1. 會計核算制度的建設

會計核算制度的建設，主要是通過制定合理的會計分工，通過核算流程的規范化，保證基礎數據的準確、完整，以及會計處理方法的標準統一。在手工會計向電算化會計過渡的前期階段，會計核算制度的建設應重點做好以下兩方面的工作。

（1）數據收集和傳遞方式的設計。在手工會計下，會計數據的收集多以縱向流動為主，往往造成數據的遺漏、核算的重復勞動、信息難以在部門間共享等問題。使用財務軟件后，財務人員的核算強度大大降低，數據的流動性和共享性大大提高，相應地，對數據的處理要求也大大提高，數據收集不及時或數據傳遞不恰當，都會影響軟件的實際效能。因此，企業必須結合自身的業務特點以及軟件的功能，設計制定具體、明晰的數據收集和傳遞方式，在保證安全性的前提下提高數據的共享性。

（2）會計核算方法的規范化。在《企業會計制度》《企業會計準則》和有關的行業會計制度中對企業會計業務的核算方法都有原則性的規定，企業使用財務軟件同樣必須遵守其中的基本原則。可以說，財務軟件的運用，是促進企業自覺遵守財務管理的有關法律法規、實現會計業務核算規范化十分有效的途徑，兩者是相輔相成的。會計核算的規范化包括會計數據收集的規范化、會計業務核算方法的規范化以及會計信息輸出的規范化等內容。在使用軟件的前期階段，企業一般應從以下方面著手提高會計核算的規范化水平。

一是對手工會計核算的具體方法進行分析，衡量其在電算化條件下的適應性。按照現行會計制度的規定，每個企業都有條件根據企業的業務特點，在幾種可選方案中進行取舍，企業可根據軟件功能進行適當的調整。例如，在使用成本核算模塊的條件下，可以對成本核算制定更為科學的計算方法，提高成本核算的科學性和時效性。即使不使用成本核算模塊，也可以通過細化明細核算，或者通過輔助核算，使成本核算由原來的大類核算細化到單品種核算，提高成本核算的準確性。

二是對財務核算的基礎工作進行必要的整理。在電算化條件下，財務核算的標準化要求很高，為此企業必須對原來使用的業務單據、憑證、賬簿以及企業報表，從格式和內容上進行全面的清理，從有利于發揮軟件功能的角度出發制定標準化的填制要求。同時，要按照新的業務核算流程制定具體的崗位責任制度，實現崗位的合理分工和相互制衡。

2. 會計電算化管理制度的建設

會計核算手段的更新，必然要求在管理制度上有所創新，只有通過及時建立起嚴格的會計電算化管理制度，才能加強內部防范，保證企業在電算化條件下會計資料的安全性、可靠性，實現財務軟件的正常運行，以充分發揮軟件的設計功能。我國目前有關會計電算化的法律文件及規章主要有《關于大力發展我國會計電算化事業的意見》《會計電算化管理辦法》《商品化會計核算軟件評審規則》《會計核算軟件基本功能規范》等。在實施會計電算化前期階段，首先要讓會計人員學習國家對會計電算化的基本管理要求，而不能僅限于學會操作軟件本身，以避免在實際操作過程中的違規行為。各企業在實施會計電算化時，要結合企業的業務特點制定出更詳細、更具操作性的管理制度。一般來說，會計電算化管理制度主要包括以下4個方面。

（1）會計電算化操作使用管理制度。該制度主要有機房管理和日常計算機操作使用管理兩方面內容。機房管理方面應注意的事項有：機房應嚴格禁止非工作人員入內，注意保持機房的環境衛生，嚴禁吸煙和隨意安裝電器，以防止意外事故的發生，并要制定處理意外事故的緊急措施規范。日常操作使用方面應注意的事項有：上機操作人員要嚴格限制，并按照各自的權限進行操作，操作完畢要及時退出系統，注意操作口令的保密，不能由一個會計人員用不同的密碼去完成兩項不兼容的工作。不得擅自安裝或運行游戲軟件，不能使用格式化和刪除等非法命令，采取有效措施防范病毒和“黑客”的侵入。

（2）會計電算化操作記錄制度。制定會計電算化操作記錄制度，其主要目的是要通過對上機人員的操作記錄管理，及時發現操作上存在的問題，分清責任，以利于系統的正常運行。應注意的事項有：上機人員必須以自己的口令操作，不得竊取他人口令，系統維護員應每天檢查上機的運行記錄，及時發現隱患，發生重大故障應及時向系統管理員匯報等。

（3）會計電算化系統維護制度。該制度包括硬件設備的維護和軟件系統的維護。硬件設備應由電算部門統一管理和使用，專門用于財務核算和管理，一般不用于其他用途；軟件系統的維護主要是參數的調整、數據的更正與恢復、會計科目的維護和軟件的升級等工作。軟件的維護必須在嚴格的權限條件下才能進行，并形成檔案材料進行保存。

（4）會計電算化檔案管理制度。會計電算化檔案管理包括會計憑證、會計賬簿、會計報表的收集和整理、會計電算化系統開發文檔資料的收集和整理，以及磁盤數據的收集和整理等內容。應注意的事項有：會計資料只有經過會計主管和系統管理員的簽字或蓋章，才能作為正式的檔案保存，辦理存檔手續時必須登記造冊，尤其要加強對硬盤或光盤的檔案管理工作，應堅持每天備份會計資料，并且備份盤上要注明形成檔案時的時間和操作員的姓名。在實際工作中常出現一些單位對數據備份工作不重視而造成損失的現象，如一些單位未能堅持每天備份，導致機器一旦出現故障，賬務數據無法恢復；不少單位對備份的數據盤不能做到定期檢查，一旦發生問題則沒有相應的補救措施；另外，備份數據最好不要選擇軟盤，而應使用保存期較長、容量更大的移動硬盤或U盤。再者，會計檔案最好采用激光打印機打印，或用電子賬簿備份存檔，以避免打印的文檔字跡褪色，達不到規定的保存期限的要求。