02 內部協作準備

在準員工正式入職前，人力資源部門應牽頭組織多部門協作，提前完成各項準備工作。新員工入職后，可以馬上感受到企業工作流程的高效、有序和規范，也能體會到企業對新員工的高度重視，從而提升對新企業的認同感和自豪感，更快地融入環境，開展工作。

內部入職準備工作一般至少涉及企業的人力資源部門、用人部門、行政部門、IT部門等。以下列出了各部門的入職準備工作要點：

一、人力資源部門入職前期準備工作

（1）通知人力資源部門內部及相關部門啟動入職準備工作。通知的內容主要包括新員工的個人基本信息、崗位信息及入職信息、特別注意事項、準備工作清單、責任人等。新員工入職前的企業內部協作可通過協作通知的方式（參考表4-3）進行。

表4-3 新員工入職準備協作工作通知

（2）向用人部門移交新員工的個人簡歷、職業測評結果、筆試面試評價等前期招聘環節保留下來的各種資料、成果。通過這些資料，用人部門可以對新員工有系統、全面的了解，在后期可以對新員工更加有針對性地安排工作。

（3）準備新員工入職后的合同、協議等相關資料。這些資料一般包括：員工信息登記表、勞動合同、薪資確認單、保密協議、培訓服務協議、員工手冊、入職流程指引等。

（4）制訂新員工的入職培訓計劃。入職培訓計劃由人力資源部門牽頭制定，并與相關各部門培訓老師進行確認，培訓內容至少應包括企業概況、組織架構、員工手冊、規章制度、安全教育、企業福利等內容。

（5）跟蹤相關部門的入職準備進展情況。人力資源部門應及時匯總、檢查相關部門的入職準備工作結果，防止某項準備工作未能按期完成。

二、用人部門入職前期準備工作

（1）編制新員工的錄用條件確認書。錄用條件是評價新員工能否順利通過試用期或試用期依法解除不合格員工的重要依據。錄用條件在制定時應堅持SMART原則，即S=Specific（明確性）、M=Measurable（可衡量性）、A=Attainable（可達成性）、R=Relevant（相關性）、T=Time-based（時限性）。

（2）確定新員工的輔導導師。輔導導師一般由新員工的直接主管擔任，主要負責新員工在試用期內的各項工作安排。

（3）制訂新員工的試用期工作計劃。試用期的工作計劃應有配套的各項工作評價標準，可作為錄用標準的一部分或與錄用標準合二為一。試用期工作計劃應盡可能細化和量化，以方便對試用期工作進行評價。

（4）制訂新員工的業務培訓計劃。用人部門負責新員工的業務培訓工作，培訓內容主要為產品介紹、工作職責、工作流程、業務技能等。

三、行政部門入職前期準備工作

（1）準備新員工的工卡、辦公電腦、辦公用品等。上述材料須在新員工入職前準備完畢，新員工入職當天可隨時申領。

（2）準備新員工的辦公環境。新員工的辦公場所一般應包括辦公位置、辦公家具、辦公電話等。

四、IT部門入職前期準備工作

開通各類辦公軟件系統賬號。辦公軟件系統一般包括郵箱、OA、人資系統、網絡權限、門禁等。

Human Resources 小貼士

新員工入職不到一周即提出離職，多是企業的入職準備工作沒有做好引起的。充分的前期準備工作可減少新員工的焦慮、失望、懷疑等不良情緒。