【實戰(zhàn)范本2-01】　酒店采購制度及程序

1.目的

當(dāng)酒店的業(yè)務(wù)進(jìn)行運作時，采購部是負(fù)責(zé)酒店一切物品的采購及服務(wù)的部門，酒店一切所需求的物品必須經(jīng)由采購部負(fù)責(zé)采購，酒店不允許未經(jīng)行政管理部門批準(zhǔn)的任何購貨行為，無論是現(xiàn)金（零用金除外）還是非現(xiàn)金交易，需用部門必須按照采購程序，經(jīng)過審批手續(xù)后，由采購部辦理。采購部要提供最新的市場信息資料給需求部門，且采購部需要為各使用部門提供可靠的服務(wù)，搜集良好品質(zhì)的物料和供應(yīng)商來配合酒店的政策，采購人員必須對所有物品的數(shù)量、質(zhì)量、價格、貨源等加以控制，并能按各部門的要求，購入質(zhì)優(yōu)、價廉的貨品，從而達(dá)到最大限度降低進(jìn)貨成本、提高利潤、節(jié)約資金的目的。

2.采購程序

2.1采購貨品分類如下。

2.1.1貨艙存貨補(bǔ)充——倉庫管理人員應(yīng)經(jīng)常留意各種庫存物品的存量的改變，在物料存量達(dá)到規(guī)定的補(bǔ)充線時，應(yīng)及時提出補(bǔ)充要求，保障酒店任何時間均有合理的物料供應(yīng)。

2.1.2部門新增的物品——運作部門在業(yè)務(wù)需要新增設(shè)備或添加物料時，所需的采購工作在各部的采購申請獲得行政辦批準(zhǔn)后，由采購部門進(jìn)行洽購，以適應(yīng)新的業(yè)務(wù)發(fā)展。

2.1.3部門替換舊有設(shè)備或物品——當(dāng)酒店的業(yè)務(wù)運作至一定周期時，操作設(shè)備、器材、用具、低值易耗品等物品，均需按情形更新、補(bǔ)充。

2.1.4食物和飲料供應(yīng)——食物及飲料供應(yīng)品因性質(zhì)不同，且受客人流量和消費的影響，故每天都有極大的流量，加上品質(zhì)方面的選定，需要廚房部、飲食部、采購部和成本控制部的合作，以便能以尚佳的物料產(chǎn)出好的食物和飲品，因此，其采購申請和程序與其他部門不同，除了批量的采購?fù)猓嘤忻刻煅a(bǔ)充用料的每日市場采購。

2.1.5燃油和燃料。

2.1.6維修物料和工程零配件。

2.1.7急用和零星用品。

2.2部門新增物品及替換舊有設(shè)備或物品采購申請及程序如下。

2.2.1采購申請。

2.2.1.1貨艙存貨補(bǔ)充。各倉庫的每項存?zhèn)}物料均應(yīng)設(shè)定合理的補(bǔ)充線，在存量接近或低于補(bǔ)充線時，即需要補(bǔ)充貨倉的存貨，貨倉主管便需填寫一份貨倉補(bǔ)貨表通知給有關(guān)部門，表內(nèi)必須注明以下資料：貨品名稱，平均每月消耗量，庫存數(shù)量，最近一次訂貨數(shù)量，最近一次訂貨數(shù)量建議，提供本次訂貨數(shù)量建議，若有可能應(yīng)隨附樣品。

有關(guān)部門查閱后需回復(fù)該項貨品是否需要取消或補(bǔ)充，如有任何轉(zhuǎn)變或更改，應(yīng)予注明，然后送回貨倉主管，貨倉主管便可填寫采購申請表送交采購部。

2.2.1.2部門新增物品。若有部門欲增置新物品，部門主管應(yīng)參照每年的預(yù)算是否包括該項目在內(nèi)。如沒有預(yù)算，應(yīng)連同有關(guān)報告和采購申請表一并送交采購部。

2.2.1.3部門替換舊有設(shè)備或物品。如部門欲替換舊有設(shè)備或物品，應(yīng)先填寫一份“固定資產(chǎn)、物品損失或損壞報告”給財務(wù)經(jīng)理審批，經(jīng)審批后，將一份損失或損壞報告副本和采購申請表送交采購部。

2.2.2采購申請單。

2.2.2.1所有的采購申請單必須填寫一式四份，采購申請單經(jīng)部門主管核簽后，交給采購部。在經(jīng)行政辦批準(zhǔn)后：第一份收貨部存檔（存收貨組準(zhǔn)備收貨）；第二份采購部存檔；第三份財務(wù)部存檔（應(yīng)付會計核算）；第四份部門存檔。

2.2.2.2填寫采購申請單時部門主管應(yīng)注意以下事項。

（1）貨品名稱、規(guī)格、數(shù)量及數(shù)量單位必須列明。

（2）如貨物必須在指定日期前收到請注明。

（3）此申請單只限于部門主管簽署。

（4）部門主管必須謹(jǐn)記，此申請單交往采購部之日起，采購部需要找供應(yīng)商的報價，選擇供應(yīng)商，然后經(jīng)財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)方可發(fā)出采購訂單，從制造到送貨需要一定的時間，故請各部門主管詳細(xì)計劃訂貨時間，及時發(fā)出申請表，以配合貨品的應(yīng)用。

2.2.3檢定申請單。當(dāng)采購部收到采購申請單后，應(yīng)做出以下復(fù)核，以防錯漏。

2.2.3.1簽署核對：檢定采購申請單有否部門主管簽署及核對是否準(zhǔn)確。

2.2.3.2數(shù)量核對：復(fù)核存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，確定采購申請表上的數(shù)量是否正確，因過多或過少都會產(chǎn)生很多不良后果。

（1）過多存貨引起的問題。

① 流動資金減少而束縛于存貨成本。

② 保險費及存貨成本增加。

③ 貨品殘變或過期的可能性而形成損耗。

④ 貨品有被盜的危險而招損。

（2）存貨不足引起的問題。

① 出品產(chǎn)生缺項，令客人不滿或令整個預(yù)訂的供應(yīng)計劃改變，影響業(yè)務(wù)素質(zhì)和酒店形象。

② 匆忙的訂單導(dǎo)致價格或品質(zhì)上的不可預(yù)控。

2.2.4供應(yīng)商。

2.2.4.1聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商。采購員可以利用電話、傳真或其他通信途徑聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商，供應(yīng)商資料可從以下來源獲得。

（1）營業(yè)代表的來訪。

（2）供應(yīng)商目錄及郵寄小冊子。

（3）刊物或電話黃頁，報紙、雜志上的廣告。

（4）展覽會。

（5）有關(guān)部門的介紹。

2.2.4.2選擇供應(yīng)商：在采購方面，選擇供應(yīng)商是一項十分重要的環(huán)節(jié)，酒店選擇供應(yīng)商時要考慮以下條件。

（1）穩(wěn)固財政：最好選擇有穩(wěn)固財政能力的供應(yīng)商，因這樣對保持酒店貨品水準(zhǔn)、數(shù)量及交貨期有一定的保障。

（2）品質(zhì)的統(tǒng)一：所選擇的供應(yīng)商必須提供符合酒店要求的物品，令酒店保持一貫穩(wěn)定水準(zhǔn)。

（3）地區(qū)：若品質(zhì)或數(shù)量可以接受的話，最好選擇本地的供應(yīng)商，從而節(jié)省稅項、運輸及保險費用，且聯(lián)系方便，易于隨時檢查合同的執(zhí)行情況。

（4）價格：如所有供應(yīng)商的貨品、品質(zhì)、數(shù)量及交貨期都能符合酒店要求，則選擇價格最低的供應(yīng)商；若品質(zhì)條件不同，則應(yīng)與需貨部門共同考慮，協(xié)商核定最符合酒店要求的供應(yīng)商。

（5）維修保養(yǎng)：如所購買的貨品是需要日后維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)商時需要注意這一項，因為好的維修服務(wù)能間接影響貨品的性能和成本。采購人員應(yīng)向工程部門咨詢有關(guān)自行維修的可能性及日后的保養(yǎng)維修方法。屬于機(jī)電、器材等項目的購買，事先一定要向工程部門了解所購買物品能否與酒店的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況。

2.2.5報價單。

報價單需要最少三家做出比較，但要視貨品質(zhì)量、種類和貨源供應(yīng)而定。報價種類如下。

2.2.5.1口頭報價：口頭報價只可接受于重復(fù)訂購，而質(zhì)量、價格與供應(yīng)商最后一次訂貨完全相同，除每天市場采購?fù)猓渌少彉I(yè)務(wù)應(yīng)絕對避免。

2.2.5.2書面報價：這是非常完善的報價方法，新置貨品必須采用此種方法，其他采購業(yè)務(wù)應(yīng)盡量以此種方法進(jìn)行，以免臨時發(fā)生變化。

2.2.5.3投標(biāo)方式：對于價值高的工程項目，最好發(fā)出投標(biāo)的邀請信給有潛力的供應(yīng)商，并要求于指定日期內(nèi)報價，過期作廢，酒店對于每一份報價都要保守秘密，以求取得公平競爭，擇優(yōu)選取。

2.2.6物品評價及選擇。

選擇貨品時，采購部需集中有關(guān)部門意見，并詳細(xì)分析報價單中的資料，以確保正確選擇。樣本測試要求如下。

（1）當(dāng)需要某種貨品時，采購部可要求供應(yīng)商提供樣品。

（2）樣品交于需求部門進(jìn)行各種測試及提供意見，例如布草洗滌的測試等。

（3）為求公平，供應(yīng)商的名字無須提供給需求部門。

（4）在進(jìn)行測試時，采購人員需在場證明。

（5）測試需由需求部門提供書面報告給采購部。

2.2.7議價。

通常物品的價值和數(shù)量較大時，酒店可以和供應(yīng)商作議價以進(jìn)一步達(dá)成對酒店較為有利的協(xié)議，而且酒店不僅可在價格方面洽談，甚至物品的質(zhì)量、交貨期或一切細(xì)節(jié)，通過議價，價格可降低，這樣對酒店有直接的利益。在以下情況中是沒有多大作用的，但是仍應(yīng)盡力嘗試。

（1）小數(shù)值的購買。

（2）唯一供應(yīng)的來源。

（3）法律規(guī)定的價格。

（4）已定折扣的價目表。

（5）緊俏的市場商品。

2.2.8決定。

當(dāng)一切步驟完成后，采購部便可將有關(guān)資料填寫在采購申請單的適當(dāng)欄目內(nèi)，連同所有的報價單和推薦供應(yīng)商的報告交給財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)。

2.2.9定購。

采購申請表一經(jīng)財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理審批后，交回采購部，采購部可按安排分派采購申請單給規(guī)定的部門，而采購人員應(yīng)立刻準(zhǔn)備采購單給供應(yīng)商，及時進(jìn)行采購物料。

2.2.9.1采購訂單。采購訂單是酒店正式給予供應(yīng)商的授權(quán)文件，此份訂單一式六份（第一份：供應(yīng)商。第二、三份：采購部。第四份：會計部。第五份：收貨部。第六份：需求部門），而其中的供應(yīng)商、貨品內(nèi)容資料、數(shù)量及價格必須與已批準(zhǔn)的采購申請表相同。

（1）采購訂單必需的資料：貨品供應(yīng)商名稱、地址及有關(guān)資料；采購申請單的號碼；訂單日期；需求部門；品名、質(zhì)量、種類描述、數(shù)量、單價、交貨期、運輸方式及驗收標(biāo)準(zhǔn)；總值；付款方法。

（2）采購訂單中的有效簽名：采購訂單中授權(quán)的有效簽署處加蓋酒店的合同專用章外，另需按酒店規(guī)定的分級授權(quán)加簽。

① 總值在100元以下，只需財務(wù)經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

② 總值在100元以上，需要財務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理或授權(quán)的副經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

2.2.9.2合同。

有關(guān)服務(wù)性質(zhì)的要求，工程項目或高總值及數(shù)量大的物品的定購，酒店可以用采購合同代替采購訂單，采購合同是一份互相協(xié)定的有效法律文件，一經(jīng)簽署，雙方便要遵守合同上的細(xì)則。

（1）合同的目的。

① 買賣雙方經(jīng)由合同來確認(rèn)雙方的責(zé)任，保障雙方的利益。

② 合同經(jīng)雙方蓋章及簽署后，彼此各執(zhí)一份以作為憑證，完善合同的效力。

③ 合同足以約束買賣雙方的行為，減少違約事件的發(fā)生，保障合同的有效執(zhí)行。

（2）工程合同細(xì)則應(yīng)詳細(xì)列明以下內(nèi)容。

① 工作范圍，包括物料供應(yīng)、安裝家私設(shè)備。

② 規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗收標(biāo)準(zhǔn)和方法。

③ 其他費用，包括雜項開支、超時、利息、工人工資、保險等的承擔(dān)。

④ 完成工期和工程進(jìn)度界定方法。

⑤ 延期完工的賠償。

⑥ 保養(yǎng)期及維修事項的規(guī)定。

⑦ 工程進(jìn)度款、保障金等的付款方法和規(guī)定。

（3）物品或服務(wù)性采購合同細(xì)則應(yīng)列明以下內(nèi)容。

① 詳細(xì)的采購項目標(biāo)的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量、包裝的規(guī)定。

② 交貨期限、運輸方法及交貨地點。

③ 付款細(xì)則和驗收方法。

④ 維修保養(yǎng)方法及收費。

⑤ 保證的年限。

⑥ 接受或拒絕貨品程度和處理方法。

⑦ 取消合同的情形。

⑧ 合同的權(quán)利（違約賠償及其他權(quán)益保障）。

2.2.10其他。

2.2.10.1采購訂單的跟蹤。

當(dāng)訂單發(fā)出后，采購部需跟催整個過程直至滿意收貨。以下情況是采購部需要跟催的。

（1）貨品未能依期交貨。

（2）交貨數(shù)量或品質(zhì)與訂單出入。

（3）新聘的供應(yīng)商或改變供應(yīng)商。

（4）唯一來源但有問題的供應(yīng)商。

（5）供應(yīng)商未能履行合同的責(zé)任。

2.2.10.2采購訂單的取消。

（1）酒店欲取消訂單：如因某種原因欲取消已發(fā)出的訂單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采購部必須預(yù)先提出有可能的問題及解決方法。

（2）供應(yīng)商欲取消訂單：如供應(yīng)商欲取消訂單，采購部必須能夠找到另一個供應(yīng)商，并立即通知需求部門，為保障酒店利益，供應(yīng)商必須賠償酒店人力、時間及其他經(jīng)濟(jì)損失。

（3）違反合同：合同上應(yīng)載明詳細(xì)細(xì)則，若有違反，便應(yīng)依合同上所載做處理。

2.2.10.3收貨。收貨是收貨組的責(zé)任，但采購仍應(yīng)對貨品做出必要的檢查，以保障酒店購入適當(dāng)貨品。當(dāng)送到的貨品有問題時，如數(shù)量不符、品質(zhì)摻假，采購部便需被即時知會，以采取進(jìn)一步行動。

2.2.10.4檔案儲存。要有完善的采購資料，必須有完善的檔案儲存，這樣便有快捷的資料存查。

（1）采購部需存兩份采購單，一份是以順號碼方式排列，此檔案資料永遠(yuǎn)保留。另一份是依據(jù)部門劃分，然后才依號碼排列，與之相關(guān)的文件需裝在一起，此檔案保存3年后經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理同意方可毀滅。

（2）供應(yīng)商及出品資料：為方便隨時提供資料給予部門參考，采購部需將所有供應(yīng)商及產(chǎn)品說明資料儲入檔案備查。

（3）價目記錄：每類貨品備有一份詳細(xì)的采購記錄，該記錄中將一切曾采購的供應(yīng)商、價目、采購日期、折扣、數(shù)量清楚列明，以便日后做價格走勢分析或重購時的存查。

（4）存貨及用量記錄：此記錄由倉務(wù)部提供，采購部可從報告中得知每月用量和存貨，該資料對采購部協(xié)助財務(wù)部預(yù)計未來用量以配合市場價是很有幫助的。

（5）供應(yīng)商記錄：當(dāng)選擇供應(yīng)商時，采購部需考慮其過去表現(xiàn)，如交貨是否依時、服務(wù)水準(zhǔn)、價格等，故此，此份記錄便是記錄供應(yīng)商一切表現(xiàn)，方便采購部作參考及評價。

（6）其他檔案：全酒店有關(guān)技術(shù)性的圖紙樣本、印刷品等均需集中儲存妥當(dāng)，待有需要時翻查。

注意：為避免資料的遺失，借出的資料必須登記及退還。

3.食品及飲料的采購程序

3.1采購申請及訂單。

酒店中的食品和飲料每天消耗量較大，其中有些食物可以存放較長時間，但有些食物卻不能，例如罐頭和酒類、肉類和蔬菜，兩者就不同，有些物料更是規(guī)定使用日期，所以，采購部更需與廚務(wù)部、餐飲部和成本會計部密切合作，做出適當(dāng)?shù)牟少彙?/p>

因為食物、飲料需要每天都有不同種類和數(shù)量的供應(yīng)，其中各廚房的用料，因營業(yè)情況比較復(fù)雜，申請購買的手續(xù)也與其他方法不同。

3.1.1蔬菜、肉類

蔬菜、肉類的采購申請需填寫每日市場購貨表，此表可作為訂單使用。

（1）倉務(wù)部需每天把表內(nèi)存貨報告一欄填好交回廚師長。

（2）根據(jù)倉務(wù)部的資料，廚師長再憑自己的經(jīng)驗預(yù)測和菜牌的需求，填寫適當(dāng)?shù)臄?shù)量，簽署購貨表，并于指定日期前交回采購部處理。

（3）采購部收到每日市場購貨表后把適當(dāng)?shù)墓┴浬毯蛢r格填上，并由采購部經(jīng)理簽核。

（4）此表再經(jīng)廚師長、餐廳經(jīng)理和采購部經(jīng)理批準(zhǔn)后，采購部便可以電話落單或直接到市場選購。

3.1.2雜貨。

雜貨的采購申請需填寫每周雜貨訂貨表（此表可作訂單使用）。

（1）倉務(wù)部需每周把入存貨表填好，交回廚師長。

（2）根據(jù)倉務(wù)部的資料，廚師長再把需求數(shù)量填上并交回采購部。

（3）采購部收到每周雜貨訂貨表后，把適合的供應(yīng)商和價格填上，并由采購部經(jīng)理簽署，如不采用雜貨訂貨表，可用采購申請單代替。

（4）此表再經(jīng)財務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理批準(zhǔn)后，采購部便可以購貨。

每日市場訂貨表及每周雜貨表均一式四份：原稿——收貨部；第一副本——采購部；第二副本——成本控制部；第三副本——廚務(wù)部。

3.1.3酒類。

酒類按每年的預(yù)算量分期進(jìn)貨，補(bǔ)充日常的消耗量，需填寫每周酒類訂貨表（此表并可作訂單使用）。

（1）倉務(wù)部需每周把需求存貨品名稱和要求數(shù)量清楚填好后交成本會計部確定及簽署。

（2）然后采購部把供應(yīng)商價格填上并由采購部經(jīng)理簽署。

（3）經(jīng)財務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)后，采購部便可購貨。

3.2選擇供貨商。

3.2.1大數(shù)量食物和飲料的購買可采用合約形式，固定價格，并可確保貨源，采購部、廚房、餐廳和成本會計部必須合作，進(jìn)行價格及質(zhì)量的比較，選定供應(yīng)商。

3.2.2基本上采購部應(yīng)邀請供貨商對酒店經(jīng)常使用的餐飲用料提供每十日一次的報價，在綜合市場的價格后與各供貨商確定固定的十日供應(yīng)價，在此確認(rèn)期內(nèi)供貨商將按此固定價格提供酒店所需的物料。

3.2.3采購部應(yīng)與廚房、成本控制部每十日進(jìn)行一次市場調(diào)查，用以檢查前十日的定價和對未來十日的定價的參考，每次市場調(diào)查所得的價格資料都應(yīng)編成報表，連同供應(yīng)商的報價，附在每期的十日議價單的后面存檔備查，經(jīng)采購部經(jīng)理簽署后，此十日定價單應(yīng)發(fā)給收貨部、成本控制部和餐廳。

3.2.4對供應(yīng)商的選擇，除考慮其價格是否合理外，亦可考慮到供應(yīng)能力和購貨水平的穩(wěn)定性，必須注意比較以下幾個方面：

（1）哪一家供應(yīng)商的價格最低。

（2）哪一家供應(yīng)商的質(zhì)量最高。

（3）哪一家有提供相同水平的供貨經(jīng)驗。

4.小額現(xiàn)金購買

物品的價格低于議定的小額現(xiàn)金零用數(shù)量時（10000元），各部門主管可自行先購，但必須先查看貨倉是否有存貨或代用品。當(dāng)贖回現(xiàn)金時必須填寫零用金單，連同發(fā)票一起交回財務(wù)部，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審批后，取回現(xiàn)金。

5.采購員的品行

因采購部是直接與供應(yīng)商接觸的部門，故其所聘用的職員必須有誠實、不偏私的作風(fēng)，才可成功地處理其工作。為防止舞弊，除酒店訂立的員工守則內(nèi)的有關(guān)規(guī)定外，下列各項規(guī)定采購部職員亦應(yīng)嚴(yán)格遵守。

（1）嚴(yán)禁職員將酒店資料或供應(yīng)商資料外泄，以確保供應(yīng)商的間的公平競爭。

（2）嚴(yán)禁職員收取供應(yīng)商提供的任何利益。

（3）職員嚴(yán)禁與供應(yīng)商除在公事聯(lián)絡(luò)外有任何私人（除正常社交活動外）往來。

（4）職員需以公正的態(tài)度，客觀地處理每次選擇。

（5）職員除獲酒店批準(zhǔn)外，不得兼任其他任何職務(wù)。

（6）職員在任職期間，禁止經(jīng)營或以任何形式參與經(jīng)營牟利或牟利的商業(yè)活動。

（7）職員應(yīng)主動與業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，密切配合營業(yè)運作，要主動尋找貨源。

（8）要確立貨比三家的精神，即使是緊俏商品，除確屬獨家經(jīng)營的情況外，亦應(yīng)設(shè)法多找貨源進(jìn)行比較。

（9）要對本身的工作有投入感，盡量做到對各項物料的來源和價格心中有數(shù)，在工作上要注意快速、準(zhǔn)確、節(jié)約、高質(zhì)量的辦事方向，以最低成本購入最高質(zhì)量的物料，所以對事前的市場資料應(yīng)有充分的掌握。

（10）對客商和酒店的員工要保持友善及禮貌的態(tài)度，公正廉明地完成每一項采購任務(wù)。

6.采購部的工作流程

6.1市場資料搜集。

采購員應(yīng)盡可能在平時多做市場調(diào)查，掌握市場信息，對酒店的各種物料事先掌握最新資料和供貨渠道及價格，避免在使用部門提出要求后才開始尋找貨源和有關(guān)資料的被動情況。

6.2資料管理。

所有的市場供貨資料、訂貨文件、采購記錄等都應(yīng)集中由專人管理，避免造成分散、脫節(jié)、無法跟查，從而導(dǎo)致工作出現(xiàn)漏單、重復(fù)或中途擱置等情況。

6.3采購申請單的收單記錄。

所有各部門送交的采購單應(yīng)統(tǒng)一交由專人辦理登記后，再交專人具體辦理詢價、議價、采購等具體工作。

6.4定價和建議供貨商。

在完成詢價和議價工作后，應(yīng)進(jìn)行比較報價，決定選擇供貨商，完成采購申請單內(nèi)需要填寫的各項物料的資料，交送財務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理批準(zhǔn)。

6.5訂貨單和合同的發(fā)出。

在采購申請單獲得必需的批準(zhǔn)簽署后，將送回采購部，并按以下部門分發(fā)：首聯(lián)——收貨部；第二聯(lián)——采購部；第三聯(lián)——會計部；第四聯(lián)——申請部門。其中的第三聯(lián)和第四聯(lián)應(yīng)在完成登記后即時發(fā)給會計部和申請部門，首聯(lián)及第二聯(lián)則交采購部經(jīng)理進(jìn)行分派，按每張采購申請單的性質(zhì)，制作采購訂貨單（一般市場和百貨項目）和采購訂單（進(jìn)口，或大批量訂貨，或?qū)Ψ讲唤邮苡嗀浐贤瑔挝坏亩ㄙ彛┗虿少徍贤Ｔ谕瓿刹少徲嗀泦巍⒉少徲唵位蚝贤螅茁?lián)和前述三種定購文件的其中一種副本應(yīng)即時交到收貨部，作為收貨授權(quán)文件，有關(guān)訂購文件的其他副聯(lián)亦應(yīng)交給采購部存檔備查。

6.6到貨核查。

收貨組在每日完成收貨工作后應(yīng)將收貨記錄和相關(guān)的采購申請單首聯(lián)及有關(guān)訂貨文件在送成本控制組前先交到采購部進(jìn)行核查。經(jīng)采購部核查簽字確認(rèn)后的收貨記錄等文件應(yīng)及時送給成本控制組。

6.7訂貨單和合同的核查。

采購部應(yīng)根據(jù)到貨情況檢查每張采購訂單和合同的執(zhí)行情況，并在該訂貨文件確已完成后在其上加蓋“完成”字樣的印章，以分辨完成及未完成的采購事項的跟進(jìn)，已完成的訂貨文件應(yīng)按供應(yīng)商區(qū)分存檔備查。

6.8跟進(jìn)采購。

采購部應(yīng)對經(jīng)辦的工作養(yǎng)成凡事跟催跟辦的習(xí)慣，不可找借口放緩、推遲、放棄，或以任何理由不予跟催，在確實有困難時應(yīng)即時向上一級主管人員請示，要清楚認(rèn)識到拖延任何一項采購要求都可能令酒店蒙受不可估測的損失或在運轉(zhuǎn)上失靈。

6.9進(jìn)口物料的采購。

按酒店規(guī)定，所有進(jìn)口物料的采購必須通過正常渠道按有關(guān)的正式手續(xù)去進(jìn)行。根據(jù)現(xiàn)行的采購政策，只有在國內(nèi)確實無法購買的項目，或國內(nèi)未有可接受的代用品，或在國內(nèi)購買的價格高于國外時方可辦理進(jìn)口采購，所有進(jìn)口采購的辦理都由采購部經(jīng)理執(zhí)行，其程序如下。

6.9.1當(dāng)采購項目無法在國內(nèi)進(jìn)行采購時，即轉(zhuǎn)為國外采購，制作“采購申請單變更事項通知單”，正本通知申請部門，報經(jīng)上級批準(zhǔn)以后將采購申請單轉(zhuǎn)采購部辦理進(jìn)口采購。

6.9.2采購部在接到申請單后應(yīng)填具專門送至供貨單位的報價單，通知供貨單位的負(fù)責(zé)人對所購物品進(jìn)行報價和提供貨品的有關(guān)資料。

6.9.3采購部在收到供貨單位的報價后應(yīng)盡快辦理采購申請單的審批，并同時辦理有關(guān)的進(jìn)口批文。

6.9.4在采購申請單獲得批準(zhǔn)后應(yīng)立即把采購訂貨單給供貨單位，并跟催進(jìn)境運輸，到貨報關(guān)，清關(guān)事項。

6.9.5若在辦理過程中有任何變更，仍應(yīng)用“采購申請變更事項通知單”通知有關(guān)申請部門。

6.9.6在辦理過程中要注意供貨單位提供的貨品是否與申請部門提出的要求相同，如有差異應(yīng)立即與申請部門確定可否使用。

7.每月價格索引

采購部對所需采購的一切物品應(yīng)建立檔案，設(shè)置目錄，并隨時登錄變化的價格，每月底做出一份價目表，供各部門參考。

8.年度報告

每年年末采購部應(yīng)寫一份采購工作年度報告，就以下幾方面內(nèi)容予以說明。

（1）本年采購預(yù)算執(zhí)行情況。

（2）超預(yù)算的原因。

（3）各項物品采購結(jié)構(gòu)的變化。

（4）整體價格水平的變化。

（5）存貨周轉(zhuǎn)情況。

（6）各類合同執(zhí)行情況。

（7）如何適應(yīng)目前市場的變化。

（8）明年采購工作如何做。

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