2.1　采購計劃概述

2.1.1　采購計劃的概念

計劃是管理的首要職能，任何組織都不能沒有計劃。所謂計劃，就是根據實際情況，權衡客觀需要和主觀可能，通過科學預測，提出在未來一定時期內組織所要達成的目標以及實現目標的方法。換句話說是指管理人員對未來應采取的行動所做的謀劃和安排。

采購計劃是企業管理人員在了解市場供求情況、認識企業生產經營活動過程及掌握物品消耗規律的基礎上，對計劃期內的物品采購活動所做的預見性安排和部署。

廣義：指為保證供應各項生產經營活動的物料需要而編制的各種采購計劃的總稱。

狹義：指年度采購計劃，即對企業計劃年度內生產經營活動所需采購的各種物料的數量和時間等所做的安排和部署。

其中，何時、何處取得合適數量的原材料是采購計劃的重點所在。采購計劃就是購入原材料的預見性的安排和部署，因此對于整個采購運作的成敗有非常重要的作用。

2.1.2　采購計劃的分類

采購計劃分物料采購計劃、資金需求計劃、采購工作計劃三大部分（當然還有供應商開發計劃、品質改善計劃等，但這都含在采購工作計劃里）。

2.1.2.1　物料采購計劃

物料采購計劃是采購人員依據公司的生產經營狀況及生管部下達的物料需求計劃擬定的，有季度、月度的采購計劃。

2.1.2.2　資金需求計劃

這是采購人員根據與供應商談的付款期，統計到期應付的款項和采購人員預計臨時需要的資金計劃（如緊急物料、設備），相對不是很準確。也可以采用周計劃來進行調控，使物料采購更為合理。

2.1.2.3　采購工作計劃

采購工作計劃分年度計劃，即采購人員做一個在整個年度的一個工作方向的定位及要達成的成績的展望，細分有月度計劃、周計劃（有的公司有季計劃、月計劃、周計劃、日計劃）。在這些采購相關的具體的工作計劃中，要體現出采購人員在工作中做了哪些事兒（比如，供應商開發、不良物料處理、訂單下達、付款申請、內部培訓等）。

2.1.3　編寫采購計劃的目的

企業的采購計劃要發揮作用，以達到如下的目的。

（1）預計采購物料所需的時間和數量，防止供應中斷，影響產銷活動。

（2）避免物料儲存過多、積壓資金以及占用存儲空間。

（3）配合企業生產計劃與資金調度。

（4）使采購部門事先準備，選擇有利時機購入物料。

（5）確定物料耗用標準，以便管理物料采購數量與成本。

采購計劃作為采購管理的第一步，起到知道采購部門的實際工作、保證產銷活動的正常進行和提高企業經濟效益的作用。

2.1.4　編寫采購計劃的作用

俗話說得好：“好的計劃是成功的一半”，制訂一個合理的采購計劃、對整個采購運作的成敗有非常重要的作用。具體表現如下所述。

2.1.4.1　能有效地規避風險，減少損失

采購計劃是面向未來的，企業在編制采購計劃時，已經對未來因素進行了深入的分析和預測，能夠做到有備無患，既保證企業正常經營需要的物料，又降低了庫存水平，減少了風險。

2.1.4.2　為企業組織采購提供依據

采購計劃具體安排了采購物料的活動，企業管理者按照這個安排進行組織采購就有了依據。

2.1.4.3　有利于資源的合理配置，以取得最佳的經濟效益

采購計劃選擇經營決策的具體化和數量化保證資源分配的高效率，對未來物料供應進行科學籌劃，有利于合理利用資金，能最大限度地發揮各種資源的作用，從而獲得最佳效益。

2.1.5　編寫采購計劃的基礎資料

由于影響采購計劃的因素很多，所以采購部門在擬定好采購計劃以后，還必須與生產部門經常保持聯系，并根據實際情況的變化作出必要的調整與修訂，以保證維持企業正常的產銷活動，協助財物部門妥善規劃資金收支。通常在編制采購計劃之前應掌握企業的年度銷售計劃、主生產計劃、物料清單、庫存記錄卡、物料標準成本的設定及生產效率等。

2.1.5.1　銷售計劃

銷售計劃是各項計劃的基礎，年度銷售計劃是在參考上一年度本身和競爭對手的銷售實績，列出的銷售量及平均單價的計劃；即表明各種產品在不同時間的預期銷售數量和單價。銷售計劃的擬訂受到外部不可控因素和內部可控因素的影響。具體而言，外部不可控因素包括國內外的政治、經濟、文化以及社會環境、人口增長、科技發展等因素的影響；內部可控因素包括企業的技術水平、廠房設備、原材料供應情況、人力資源和財務狀況等。一個好的銷售計劃一定是符合組織自身的特點、適用于本組織發展現狀的計劃。要想制訂準確的采購計劃，必須依賴于對銷售因素的準確預測以及對銷售計劃的準確制訂。

2.1.5.2　主生產計劃

主生產計劃（Master Production Schedule，MPS）是確定每一具體的最終產品在每一具體時間段內生產數量的計劃。這里的最終產品是指對于企業來說最終完成、要出廠的完成品，它要具體到產品的品種、型號。這里的具體時間段，通常是以周為單位，在有些情況下，也可以是日、旬、月。

在計劃層次中，經營規劃和銷售與運作規劃具有宏觀性質，主生產計劃是宏觀向微觀的過渡計劃，物料需求計劃是主生產計劃的具體化，能力需求計劃把物料需求轉化為能力需求，而車間作業計劃和采購作業計劃則是物料需求計劃和能力需求計劃的執行階段。

主生產計劃是MRP的（Material Requirement Planning，物料需求計劃）一個重要計劃層次，主生產計劃是關于“將要生產什么”的一種描述，它根據客戶合同和預測，把銷售與運作規劃中的產品系列具體化，確定出場產品，使之成為展開MRP與CRP（Capacity Requirements Planning，能力需求計劃）運算的主要依據。它起著承上啟下，從宏觀計劃向微觀計劃過渡的作用。主生產計劃在3個模塊中起“龍頭”模塊作用，它決定了后續的所有的計劃及制造行為。

為什么要先有主生產計劃，再根據主生產計劃制定物料需求計劃？直接根據銷售、預測和客戶訂單來制定物料需求計劃不行嗎？

應該看到，MRP的計劃方式就是追蹤需求，如果直接根據預測和客戶訂單的需求來運行MRP，則得到的計劃將在數量和時間上與預測和客戶訂單需求相互匹配。但，預測和客戶訂單是不穩定、不均衡的，直接用來安排生產將會出現加班加點也不能完成任務或設備閑置導致很多人沒有活干的現象，這恰恰是目前加工型企業的普遍現象，將給企業帶來疲于應付的被動局面，而且企業的生產能力和其他資源是有限的，這樣的安排也不是總能做到的。

通常主生產計劃是根據客戶合同（訂單）和市場預測，把經營計劃或生產大綱中的產品系列具體化，使之成為展開物料需求計劃的主要依據，起到了從綜合計劃向具體計劃過渡的承上啟下作用。MPS最終將成為生產部門執行的目標，并成為考核工廠服務水準的依據。在MRP系統中，主生產計劃是作為驅動的一整套計劃數據，反映企業打算生產什么，什么時候生產以及生產多少。主生產計劃必須考慮客戶訂單和預測、未完成訂單、可用物料的數量、現有能力、管理方針和目標等，MPR的制訂和執行過程如圖2-1所示。

一般而言，生產部門是采購物料的使用者，他們在使用過程中的實踐和技術經驗可以為采購部門提供關于物料質量和生產進度方面的信息，采購部門通過對這些信息的處理，可以獲得一個有用的、規劃采購業務的工具。有了年度生產計劃，就可以在正常的提前期內進行采購并獲得有利的最終價格。同時生產計劃是依據銷售計劃來制定的，而原材料的采購數量又是依據生產計劃來定的。他們之間是一個信息互動、互為協作的關系。因此，要想制訂準確的采購計劃必須有一份準確的生產計劃。

生產計劃=預計銷售數量+預期的期末存貨–期初存貨

2.1.5.3　物料清單

生產計劃只列出產品數量，而無法知道某一產品所用的物料種類以及數量多少，因此確定采購數量還要借助于物料清單。物料清單是由產品設計部門或研發部門制定的，根據物料清單可以精確地計算出每一種產品的物料需求數量。但在實際生產過程中，產品的規格、型號的變更非常頻繁，物料清單很難隨之及時調整，使得依此計算出來的所需物料與實際使用的物料在數量或規格方面不相符合，造成采購數量過剩或不足，采購規格無法及時獲得，因此，要想制訂準確的采購計劃，必須依賴于最新、最準確的物料清單。

所謂物料清單就是用電子計算機讀出企業所制造的產品構成和所有要涉及的物料，并用圖示表達的產品結構轉化成某種數據格式，這種以數據格式來描述產品結構的文件稱為物料清單（Bill Of Material，BOM）。

物料清單是定義產品結構的技術文件，因此，它又稱為產品結構表或產品結構樹，如圖2-2所示。在某些工業領域，可能稱為“配方”“要素表”或其他名稱。

注意如下兩點。

（1）物料清單表明了產品→部件→組件→原材料之間的結構關系，以及每個組裝所包含的下屬部件的數量或提前期。物料清單見表2-1。

（2）物料一詞有著廣泛的含義，它是所有產品、半成品、在制品、原材料、毛坯、配套件、協作件和易耗品等與生產有關的物料的統稱。

物料清單，是描述某一成品由哪些原物料或半成品所組成，且說明其彼此間的組合過程。如圖2-2所示，成品A，是由兩個原料B，及一個半成品C所組成，而半成品C則是由二個原料D及三個原料E所組成。

依其組成關系，A為B、C的母件，B、C為A的子件；C為D、E的母件，D、E為C的子件。

如果A之上再無母件，A可稱為成品，C為自制或委外的半成品，B、D、E則為采購件，采購件不可能是母件。

A對B、C，或者C對D、E的上下關系，稱為單階。如果對整個結構而言，上中下各階，稱為多階或全階。

2.1.5.4　設備維修計劃和技術改造計劃

設備維修計劃是規定企業在計劃期內需要進行修理的設備的數量和修理的時間和進度等。技術改造計劃是規定企業在計劃期內要進行的各項技改項目的進度，預期的經濟效果，以及實現技改所需要的人力、物資費用和負責執行的單位。這兩個計劃提出的物料需求品種、規格、數量和需要時間，是編制物料采購計劃的依據，采購計劃要為這兩個計劃的實現提供保證。

2.1.5.5　基本建設計劃和科研計劃

基本建設計劃規定企業在計劃期內的建設項目、投資額、實物工程量、開工日期、建設進度以及采用的有關經濟技術定額，這些都是編制采購計劃的依據。科研計劃規定企業在計劃期內進行的科研項目。科研項目提出的固定物質需求是編制物料采購計劃的依據，具有新、少、急、難的特點。

2.1.5.6　存量管制卡

若產品有存貨，則生產數量不一定要等于銷售數量，存量管制卡如表2-2所示。