2.2　采購計劃的主要環節

采購計劃的主要環節包括：采購認證和采購訂單。采購認證，是指企業采購人員對采購環境進行考察并建立采購環境的過程。對于需要與供應商合作開發項目的采購方來說，就有必要進行采購認證。采購認證根據項目的大小、期限的長短等采取不同的認證方法。采購訂單，是指企業采購部門向原材料、燃料、零部件、辦公用品等的供應者發出的訂貨單，表示了對與供應商進行采購業務的正式的和最終的確認。

2.2.1　認證的環節

采購計劃程序是整個采購運作的第一步，應根據市場需求、企業生產能力和所需的采購量來確定。完整的采購計劃包括采購認證計劃和采購訂單計劃兩部分。這兩部分必須綜合平衡，才能保證物料的采購成功。

采購認證—是企業采購人員對采購環境進行考察并建立采購環境的過程。

2.2.1.1　準備認證計劃

（1）熟悉認證的物料項目

采購人員在擬定采購計劃、與供應商接觸之前，要熟悉認證的物料項目。

采購人員在搞清采購項目屬于哪個專業范圍之后，就應盡快熟悉該領域專業知識，這樣才能做到在進行認證工作時得心應手。

（2）熟悉采購批量需求

要想制訂較為準確的認證計劃，要做到以下兩點。

① 必須熟知物料需求計劃。物料需求計劃確定了采購的規模、范圍和時間。

② 熟悉采購環境。目前物料采購環境有兩種：一是在目前采購環境中可以找到的貨源供應，另一種是新貨源，這種新貨源是原來的采購環境無法提供的，需要尋找新的供應商，或者與供應者一起研究新貨源提供或生產的可行性。

（3）掌握余量需求

隨著市場需求的增加，舊的采購環境容量不足以支持貨源需求；或者隨著采購環境呈下降趨勢，該貨源的采購環境容量在縮小，滿足不了需求。以上兩種情況產生余量需求從而要求對采購環境要求進行擴容。采購人員就要在市場調查的基礎上選擇新的采購環境。采購環境容量的信息可以由認證人員和訂單人員提供。

（4）準備認證環境資料

采購環境的內容包括：認證環境和訂單環境兩個部分。認證過程是供應商樣件及小批量試制過程，需要有強大的技術力量支持，有時需要與供應商一起開發；訂單過程是供應商的規模化生產過程，突出表現是自動化機器流水作業及穩定的生產，技術工藝已經固化在生產流程中，所以它的技術支持難度較前者為小。

（5）制訂認證計劃說明書

制訂認證計劃說明書就是準備好認證計劃所需要的資料，主要內容包括：認證計劃說明書（物料名稱、需求數量、認證周期等），并附有需求計劃、余量需求計劃、認證環境資料等。

2.2.1.2　評估認證需求

（1）分析需求

進行物料開發批量需求的分析，不僅要分析數量上的需求，而且要掌握物料的技術特征等信息。物料批量需求是各種各樣的，計劃人員應對開發物料需求做詳細分析，必要時與開發人員、認證人員一起研究開發物料的技術特征，按照已有的采購環境及認證計劃經驗進行分類。

（2）分析余量需求

余量認證的產生來源：一是市場銷售量的擴大；二是采購環境訂單容量的萎縮；這兩種情況都導致了目前采購環境的訂單容量難以滿足用戶的需求，因此需要增加采購環境容量。對于因市場需求的原因造成的，可以通過市場需求計劃得以了解各種貨源的需求量及時間；對于因供應商萎縮原因造成的，可以通過分析現實采購環境的總體訂單容量與原定容量之間的差別得到。兩種情況的余量相加即可得到總需求余量。

（3）確定認證需求

根據開發需求及余量需求的分析結果，確定認證需求。認證需求是指通過認證手段，獲得具有一定訂單容量的采購環境。

2.2.1.3　計算訂單容量

（1）分析貨源供應資料

企業需要采購的物料是多種多樣的，如機械、電子、軟件、設備、生活日用品等物料項目，加工過程各種各樣，非常復雜。作為采購主體的企業，需要認證的物料項目可能是上千種物料中的幾種，熟練分析幾種物料的認證資料是可能的，但對于規模較大的企業，分析上千種甚至上萬種物料的難度要大得多。企業的物料采購計劃人員要盡可能熟悉物料采購項目的認證資料。

（2）計算總體訂單容量

在采購環境中，供應商的訂單容量與認證容量是兩個概念。有時可以相互借用，但不是等量的。一般在認證供應商時，要求供應商只做認證項目。在供應商認證合同中，應說明認證容量與訂單容量的比例，防止供應商只做批量訂單，不愿意做樣品認證。把采購環境中所有供應商的認證容量匯總，即可得到采購環境中所有供應商的總體認證容量。

（3）計算承接訂單量

即供應商正在履行認證的合同量。

商品供應商在指定時間內的已經簽下的訂單量，稱之為承接訂單量。有時供應商各種物料容量之間進行借用，并且在存在多個供應商的情況下，其計算比較復雜。承接認證量等于當前供應商正在履行的認證合同量，承接認證量的計算也是一個復雜的過程。各種物品項目認證周期不同，一般是計算要求的某一時間段的承接認證量。最恰當，最及時的處理方法是借助于電子信息系統，模擬顯示供應商以承接認證量，以便進行認證計劃決策時使用。

（4）確定剩余訂單容量

將某一物料所有供應商群體的剩余認證容量進行匯總得到該物料的剩余認證容量。公式：

物料的剩余認證容量=物料供應商群體總認證量–承接認證量

2.2.1.4　制訂認證計劃

（1）對比需求與容量

認證需求與供應商對應認證容量之間一般都會存在差異，如果需求小于容量，則無需進行綜合平衡，直接按照認證需求制訂認證計劃；如果供應商對應容量小于認證需求量，則需進行認證綜合平衡，對于剩余認證需求需要制訂采購環境之外的認證計劃。

（2）綜合平衡

從全局出發，綜合考慮市場、消費者需求、認證容量、商品生命周期等要素，判斷認證需求的可行性，通過調節認證計劃來盡可能地滿足認證需求，并計算認證容量不能滿足的剩余認證需求。

（3）確定余量認證計劃

對于采購環境不能滿足的剩余認證需求，應提交采購認證人員分析并提出對策，與之一起確認采購環境之外的供應商認證計劃。

（4）制訂認證計劃

認證物料數量及開始認證時間的確定方法如下：

認證物料數量=開發樣件需求數量+檢驗測試需求數量+樣品數量+機動數量

開始認證時間=要求認證結束時間–認證周期–緩沖時間

2.2.2　訂單的環節

2.2.2.1　準備物料采購訂單計劃

（1）預測企業的市場需求

市場需求是采購的牽引項，要想制訂較為準確的訂單計劃，首先必須熟知市場需求計劃，或銷售計劃。市場需求進一步分解便得采購需求計劃。企業的年度銷售計劃在上一年末制訂，并報送至各個相關部門，下發至銷售部門、計劃部門、采購部門，以便指導全年的供應鏈運作；根據年度計劃制訂季度、月度的市場銷售需求計劃。

（2）確定企業的生產需求

企業的生產需求對采購來說可以稱之為生產物料需求。生產和物料需求的時間是根據生產計劃確定的，通常生產物料需求計劃是訂單計劃的主要來源。為了有利于理解生產和物料需求，采購計劃人員需要熟知生產計劃及工藝常識。在MRP系統之中，物料需求計劃是主生產計劃的細化，它主要來源于主生產計劃、物料清單和庫存文件；編制物料需求計劃的主要步驟包括：確定毛需求，確定凈需求，對訂單下達日期及訂單數量進行計劃。

（3）準備訂單環境資料

在訂單商品的認證計劃執行完畢之后，便形成該項商品的采購環境（也可稱之為訂單環境），訂單環境資料包括：訂單商品的供應商信息；訂單比例信息；最小包裝信息；訂單周期，訂單環境一般使用信息系統管理起來，訂單人員根據市場需求的商品清單，從信息系統中查詢了解該商品的采購環境參數及描述。

（4）制訂訂單計劃說明書

制訂訂單計劃說明書就是準備好訂單計劃所需要的資料，主要是訂單計劃說明書（商品名稱、需求數量、到貨日期等），附有：市場需求計劃、采購需求計劃、訂單環境資料等。

2.2.2.2　評估物料采購訂單需求

（1）分析市場需求

訂單計劃不僅僅來源于采購計劃，因為訂單計劃除了考慮銷售需求之外，還要兼顧市場戰略、潛在的需求等，要對市場需求有一個全面的了解，遠期發展與近期切實需求相結合。

（2）分析企業生產需求

分析生產需求，首先就需要研究生產需求的產生過程，其次再分析生產需求量和要貨時間。因為每周都有不同的毛需求量和到貨量，這樣就產生了不同的生產需求，所以對企業不同時期產生的不同生產需求進行分析是很有必要的。

（3）確定訂單需求

根據市場需求、銷售生產需求的分析結果，確定訂單需求。訂單需求的內容是：通過訂單操作手段，在未來指定的時間里，將指定數量的合格商品采購入庫。

2.2.2.3　計算訂單容量

（1）分析物品（項目）供應資料

認證人員傾注大量時間和精力而得到的物品供應資料應牢記在計劃人員的頭腦中，以便下達訂單計劃時參照。

（2）計算總體訂單容量

在采購環境中，供應商的總體訂單容量是要關注的，訂單容量的含義包括兩個方面：一個是可供給的數量，另一個是可供給的到貨時間。

甲供應商在1月15日之前可供應4萬各開關（A型1萬個，B型2萬個，C型1萬個），乙供應商在1月15日之前可供應5萬個開關（A型1.5萬個，B型1.5萬個，C型2萬個），那么在1月15日之前ABC三種開關的總體訂單容量為9萬個，其中A型2.5萬個，B型3.5萬個，C型3萬個。

（3）計算承接訂單量

商品供應商在指定時間內的已經簽下的訂單量，稱之為承接訂單量。有時供應商各種物料容量之間進行借用，并且在存在多個供應商的情況下，其計算比較復雜。

仍以上一個例子來說明，若甲供應商在1月15日之前承接A型8000個，B型1.5萬個，C型9000個，乙供應商在1月15日之前承接A型1.3萬個，B型1.2萬個，C型2萬個，那么在1月15日之前ABC三種開關的總體承接訂單量為7.7萬個，其中A型2.1萬個，B型2.7萬個，C型2.9萬個。

（4）確定剩余訂單容量

某商品所有供應商群體的剩余訂單容量的總和，稱之為該物料的制余訂單容量。

物料剩余訂單容量=物料供應商群體總體訂單容量–已承接訂單量。

如上例：開關剩余訂單容量=9–7.7=1.3萬個。

2.2.2.4　制訂訂單計劃

（1）對比需求與容量

需求小于容量情況下，依據需求制訂訂單計劃；供應商容量小于需求量情況下，要求物料平衡環節，對于剩余物料需求需要制訂認證計劃。

（2）綜合平衡

綜合考慮市場、銷售、訂單容量等要素，分析物料訂單需求的可行性，必要時調整訂單計劃，計算容量不能滿足的剩余訂單需求。

（3）確定余量認證計劃

對于剩余需求，要提交認證計劃制訂者處理，并確認能否按照需求規定的時間及數量交貨，為了保證貨源及時供應，此時可簡化認證程序，由具有豐富經驗的認證計劃人員操作。

（4）制定訂單計劃

訂單計劃做好后就可以按照計劃進行采購了。采購訂單計劃里，有兩個關鍵指標：下單數量和下單時間。

下單數量=生產需求量–計劃入庫量–現有庫存量+安全庫存量

下單時間=要求到貨時間–認證周期–訂單周期–緩沖時間

制訂訂單計劃是開展采購工作的基礎，是采購工作得以及時、有序進行的有利保證，因此企業應當充分重視。