1 Excel應用基礎

1.1 Excel基礎知識

1.1.1 Excel是什么

Microsoft Office Excel是由Microsoft為使用Windows操作系統的計算機而編寫和運行的一種電子表格程序，其主要用途是進行數據處理。其日常應用廣泛，凡是需要計算、統計的數據處理都可以用Excel快速進行。直觀的界面、出色的計算功能和圖表工具再加上成功的市場營銷，使Excel成為世界上最流行的計算機數據處理軟件。到目前為止，Excel已經有了很多版本，如Excel95, Excel97, Excel2000, Excel2002, Excel2003, Excel2007, Excel2010, Excel2013, Excel2016等。本書以Excel2016為例。

Excel以其強大的電子表格數據處理功能、方便友好的操作界面，得到廣大用戶的青睞。其不僅提供了日常工作所需的表格處理功能，還提供了豐富的函數、卓越的圖表功能、數據分析功能、輔助決策功能和通過Web實現協作與信息共享等功能。Excel在財務、會計等管理工作中的應用主要有兩種方式：數據表方式和圖表方式。數據表方式主要以表格的形式通過設計數據模型、采集數據、對模型求解形成數據報告、分析評價等過程完成業務處理；圖表方式是以圖形、圖表形式把數據表示出來的方法。兩種方式相互結合就可以在完成數據處理、分析的同時以直觀、清晰的形式把處理的結果表示出來。

Excel為各行各業的管理者提高工作效率、提高數據處理和數據管理能力以及應用信息的能力提供了技術支持。Excel是當前財務、會計、審計等管理人員應掌握的、必不可少的工具之一。與大型財務軟件系統相比，Excel更適合小型、靈活的數據處理和辦公環境，尤其是中小企業的財務管理和會計、審計數據處理。

1.1.2 Excel的功能

（1）簡單、方便的表格制作功能

Excel可以方便地創建和編輯表格，對數據進行輸入、編輯、計算、復制、移動、設置格式、打印等操作。

（2）強大的圖形、圖表功能

Excel可以根據工作表中的數據快速生成圖表，可以直觀、形象地表示和反映數據，使得數據易于閱讀和評價，便于比較和分析。

（3）快捷的數據處理和數據分析功能

Excel可采用公式或函數自動處理數據，具有較強的數據統計分析能力，能對工作表中的數據進行排序、篩選、分類匯總、統計和查詢等操作。

（4）批量處理的VBA編程

VBA是Visual Basic For Applications的簡寫形式。操作者可以使用VBA編程執行特定功能或進行重復性高的操作。

1.1.3 Excel2016的工作界面

和以前的版本相比，Excel2016的工作界面默認是綠色，支持鼠標和觸摸模式，更貼近于Windows 10操作系統。Excel2016取消了傳統的菜單操作方式，取而代之的就是各種功能區。如圖1-1所示，Excel2016的界面主要由標題欄、功能區、行標識、列標識、名稱框、編輯欄、工作表標簽、狀態欄組成。

（1）快速訪問工具欄

該工具欄位于界面的左上角，包含一組用戶使用頻率較高的工具，如“保存”“撤銷”和“恢復”。用戶可單擊快速訪問工具欄右側的倒三角按鈕，在展開的列表中選擇其中顯示或隱藏的工具按鈕。快速訪問工具欄右側是標題欄，顯示工作簿的名字，工作簿是用戶使用Excel進行操作的主要對象和載體。

（2）功能區

功能區位于標題欄的下方，是一個由若干個選項卡組成的功能區，又被稱為功能選項卡區域。Excel2016將用于處理數據的所有命令組織在不同的選項卡中，單擊不同的選項卡標簽，可切換功能區中顯示的工具命令。在每一個選項卡中，命令又被分類放置在不同的組中。組的右下角通常都會有一個對話框啟動器按鈕，用于打開與該組命令相關的對話框，以便用戶對要進行的操作做出進一步的設置。

（3）編輯欄

編輯欄位于功能區下方，主要用于輸入和修改活動單元格中的數據或公式。當在工作表的某個單元格中輸入數據時，編輯欄會同步顯示輸入的內容。

（4）工作表編輯區

工作表編輯區用于顯示或編輯工作表中的數據。此區域由單元格或者若干個單元格構成的區域組成。

（5）工作表標簽

窗口左下角是工作簿所包含的工作表名的標簽，Excel2016中默認只有Sheet1一張工作表。

（6）名稱框

名稱框顯示單元格或單元格區域的名稱，標明目前活動單元格的地址，默認情況下由活動單元格的列號和行號構成。用戶也可以通過名稱管理器對活動區域的名稱進行修改，方便數據的識別和管理。

1.1.4 運用Excel進行業務處理的過程

（1）明確要處理的業務和達到的目標，即首先要明確運用Excel最終要解決業務處理中的哪些問題及想要實現的目標。

（2）根據業務的要求確定解決該問題的方法（計算公式或模型）以及該方法如何在Excel中實現，即明確模型的具體形式。

（3）利用Excel工具建立已經確定的業務處理模型，這是應用能否成功的關鍵。一般要建立的模型包括原始數據、業務處理的數學公式、模型的約束條件等幾個部分。其中，原始數據是指需要進行分析和處理的數據，這些數據可以是用戶手工輸入的數據，也可以是利用數據獲取方法從外部數據庫獲得的數據；這些數據可以存放在同一個工作簿的同一個工作表內，也可以存放在同一個工作簿的不同工作表內，還可以存放在不同工作簿的工作表中。數學公式是用數學語言表示的對問題進行定量分析的公式，模型中必須用Excel的工具把數學公式表示出來。模型的約束條件是指保證數學公式在業務中有效的一些前提要求。

（4）利用Excel工具自動完成模型求解。因為通過數學公式已經建立了數據之間的動態鏈接，所以只要原始數據發生改變，系統就可以自動或在用戶的控制下按公式進行計算，并更新計算結果。

（5）把模型的計算結果用適當的形式表示出來，對計算結果進行分析、評價，給出業務處理結果和建議，并將業務處理的結果和建議發布出來。