1 Excel應用基礎(chǔ)

1.1 Excel基礎(chǔ)知識

1.1.1 Excel是什么

Microsoft Office Excel是由Microsoft為使用Windows操作系統(tǒng)的計算機而編寫和運行的一種電子表格程序，其主要用途是進行數(shù)據(jù)處理。其日常應用廣泛，凡是需要計算、統(tǒng)計的數(shù)據(jù)處理都可以用Excel快速進行。直觀的界面、出色的計算功能和圖表工具再加上成功的市場營銷，使Excel成為世界上最流行的計算機數(shù)據(jù)處理軟件。到目前為止，Excel已經(jīng)有了很多版本，如Excel95, Excel97, Excel2000, Excel2002, Excel2003, Excel2007, Excel2010, Excel2013, Excel2016等。本書以Excel2016為例。

Excel以其強大的電子表格數(shù)據(jù)處理功能、方便友好的操作界面，得到廣大用戶的青睞。其不僅提供了日常工作所需的表格處理功能，還提供了豐富的函數(shù)、卓越的圖表功能、數(shù)據(jù)分析功能、輔助決策功能和通過Web實現(xiàn)協(xié)作與信息共享等功能。Excel在財務(wù)、會計等管理工作中的應用主要有兩種方式：數(shù)據(jù)表方式和圖表方式。數(shù)據(jù)表方式主要以表格的形式通過設(shè)計數(shù)據(jù)模型、采集數(shù)據(jù)、對模型求解形成數(shù)據(jù)報告、分析評價等過程完成業(yè)務(wù)處理；圖表方式是以圖形、圖表形式把數(shù)據(jù)表示出來的方法。兩種方式相互結(jié)合就可以在完成數(shù)據(jù)處理、分析的同時以直觀、清晰的形式把處理的結(jié)果表示出來。

Excel為各行各業(yè)的管理者提高工作效率、提高數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)管理能力以及應用信息的能力提供了技術(shù)支持。Excel是當前財務(wù)、會計、審計等管理人員應掌握的、必不可少的工具之一。與大型財務(wù)軟件系統(tǒng)相比，Excel更適合小型、靈活的數(shù)據(jù)處理和辦公環(huán)境，尤其是中小企業(yè)的財務(wù)管理和會計、審計數(shù)據(jù)處理。

1.1.2 Excel的功能

（1）簡單、方便的表格制作功能

Excel可以方便地創(chuàng)建和編輯表格，對數(shù)據(jù)進行輸入、編輯、計算、復制、移動、設(shè)置格式、打印等操作。

（2）強大的圖形、圖表功能

Excel可以根據(jù)工作表中的數(shù)據(jù)快速生成圖表，可以直觀、形象地表示和反映數(shù)據(jù)，使得數(shù)據(jù)易于閱讀和評價，便于比較和分析。

（3）快捷的數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)分析功能

Excel可采用公式或函數(shù)自動處理數(shù)據(jù)，具有較強的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析能力，能對工作表中的數(shù)據(jù)進行排序、篩選、分類匯總、統(tǒng)計和查詢等操作。

（4）批量處理的VBA編程

VBA是Visual Basic For Applications的簡寫形式。操作者可以使用VBA編程執(zhí)行特定功能或進行重復性高的操作。

1.1.3 Excel2016的工作界面

和以前的版本相比，Excel2016的工作界面默認是綠色，支持鼠標和觸摸模式，更貼近于Windows 10操作系統(tǒng)。Excel2016取消了傳統(tǒng)的菜單操作方式，取而代之的就是各種功能區(qū)。如圖1-1所示，Excel2016的界面主要由標題欄、功能區(qū)、行標識、列標識、名稱框、編輯欄、工作表標簽、狀態(tài)欄組成。

（1）快速訪問工具欄

該工具欄位于界面的左上角，包含一組用戶使用頻率較高的工具，如“保存”“撤銷”和“恢復”。用戶可單擊快速訪問工具欄右側(cè)的倒三角按鈕，在展開的列表中選擇其中顯示或隱藏的工具按鈕。快速訪問工具欄右側(cè)是標題欄，顯示工作簿的名字，工作簿是用戶使用Excel進行操作的主要對象和載體。

（2）功能區(qū)

功能區(qū)位于標題欄的下方，是一個由若干個選項卡組成的功能區(qū)，又被稱為功能選項卡區(qū)域。Excel2016將用于處理數(shù)據(jù)的所有命令組織在不同的選項卡中，單擊不同的選項卡標簽，可切換功能區(qū)中顯示的工具命令。在每一個選項卡中，命令又被分類放置在不同的組中。組的右下角通常都會有一個對話框啟動器按鈕，用于打開與該組命令相關(guān)的對話框，以便用戶對要進行的操作做出進一步的設(shè)置。

（3）編輯欄

編輯欄位于功能區(qū)下方，主要用于輸入和修改活動單元格中的數(shù)據(jù)或公式。當在工作表的某個單元格中輸入數(shù)據(jù)時，編輯欄會同步顯示輸入的內(nèi)容。

（4）工作表編輯區(qū)

工作表編輯區(qū)用于顯示或編輯工作表中的數(shù)據(jù)。此區(qū)域由單元格或者若干個單元格構(gòu)成的區(qū)域組成。

（5）工作表標簽

窗口左下角是工作簿所包含的工作表名的標簽，Excel2016中默認只有Sheet1一張工作表。

（6）名稱框

名稱框顯示單元格或單元格區(qū)域的名稱，標明目前活動單元格的地址，默認情況下由活動單元格的列號和行號構(gòu)成。用戶也可以通過名稱管理器對活動區(qū)域的名稱進行修改，方便數(shù)據(jù)的識別和管理。

1.1.4 運用Excel進行業(yè)務(wù)處理的過程

（1）明確要處理的業(yè)務(wù)和達到的目標，即首先要明確運用Excel最終要解決業(yè)務(wù)處理中的哪些問題及想要實現(xiàn)的目標。

（2）根據(jù)業(yè)務(wù)的要求確定解決該問題的方法（計算公式或模型）以及該方法如何在Excel中實現(xiàn)，即明確模型的具體形式。

（3）利用Excel工具建立已經(jīng)確定的業(yè)務(wù)處理模型，這是應用能否成功的關(guān)鍵。一般要建立的模型包括原始數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)處理的數(shù)學公式、模型的約束條件等幾個部分。其中，原始數(shù)據(jù)是指需要進行分析和處理的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)可以是用戶手工輸入的數(shù)據(jù)，也可以是利用數(shù)據(jù)獲取方法從外部數(shù)據(jù)庫獲得的數(shù)據(jù)；這些數(shù)據(jù)可以存放在同一個工作簿的同一個工作表內(nèi)，也可以存放在同一個工作簿的不同工作表內(nèi)，還可以存放在不同工作簿的工作表中。數(shù)學公式是用數(shù)學語言表示的對問題進行定量分析的公式，模型中必須用Excel的工具把數(shù)學公式表示出來。模型的約束條件是指保證數(shù)學公式在業(yè)務(wù)中有效的一些前提要求。

（4）利用Excel工具自動完成模型求解。因為通過數(shù)學公式已經(jīng)建立了數(shù)據(jù)之間的動態(tài)鏈接，所以只要原始數(shù)據(jù)發(fā)生改變，系統(tǒng)就可以自動或在用戶的控制下按公式進行計算，并更新計算結(jié)果。

（5）把模型的計算結(jié)果用適當?shù)男问奖硎境鰜恚瑢τ嬎憬Y(jié)果進行分析、評價，給出業(yè)務(wù)處理結(jié)果和建議，并將業(yè)務(wù)處理的結(jié)果和建議發(fā)布出來。