2.8　制定項目退出標準

項目啟動之后，組織和所有的相關方都希望項目能夠順利執行下去，最終成功交付。但是項目過程中可能出現一些問題，導致項目進展受阻，此時，PMO 不僅要致力于挽救問題項目，而且要建立一套項目退出機制，在發現項目挽救無望時，考慮終止項目。不論是從利益角度還是從情感角度，相關方都不希望終止項目。

·項目團隊不希望自己投入心血的工作半途而廢，更擔心人們把項目終止的原因與團隊的能力和績效掛鉤。

·市場和銷售部門不希望終止項目，他們擔心人們把項目終止的原因歸咎于市場預測不準確。

·項目實施組織不希望終止項目，因為可能面臨項目客戶提出違約索賠，同時聲譽受影響。

·組織的決策者包括PMO 也不會主動去終止項目，因為如果任由項目失敗，則項目團隊通常是首要責任人，如果PMO 終止了項目，則人們可能對PMO 的決策產生懷疑。

·項目發起人更不希望終止項目，終止項目很可能意味著當初的項目構思和選擇存在錯誤。

正是由于這種情形的存在，導致很多組織中并沒有項目的退出機制，不論這個項目的績效多么糟糕、成功多么無望。

示例

有一個公司在啟動一個項目后發現，當初技術可行性評估存在嚴重缺陷，期初所選的技術平臺根本無法滿足項目需求，而平臺提供商最新的承諾是，可以在6個月后發布平臺新版本。同時，還發現在確定項目預算時，對成本的估算也存在嚴重失誤，導致總工時的估算比同類項目少估了1/3，也就是在項目啟動1個月后，項目經理和團隊就發現技術不可行，進度會延誤；合同中定義了明確的上線時間和違約罰款；成本超支，項目沒有利潤，就會產生巨大的虧損。即使面對這樣一個項目，組織中也沒有任何人提議終止，項目團隊每天做一些力所能及的工作，時間一天一天地拖著。直到快到項目交付時，客戶提出演示匯報，項目團隊如實相告，項目還沒有演示版本，項目不可能按時上線。客戶大怒，投訴給公司高層，公司采取的措施是更換項目經理，給客戶做解釋，重建客戶信心。于是，項目繼續往前走，6個月之后，平臺提供商發布了新的版本，但是仍舊有一半的功能沒有包含在其中，客戶再次生氣，再次更換項目經理，給客戶解釋……這種項目的存在沒有給任何相關方帶來好處，不論是客戶、組織、項目團隊、項目經理、項目發起人還是項目銷售，都沒有從項目中受益，反而飽受其害，但是沒有人能夠在第一時間站出來提議終止項目。

為了避免類似情形的出現，PMO 需要在制度上建立項目退出機制，并設置退出標準。在項目治理過程中，一旦發現項目觸碰了退出標準，就應該啟動項目終止商議程序，召集相關方和項目治理主體進行集體商議和決策，不管是建議繼續還是終止，參與決策的人員都需要書面記錄詳細理由并簽字。

另一種項目退出的情形與項目本身無關，而與組織的戰略有關。比如，某公司在一年前的戰略是擴大業務，只要有業務就接。通過一年的時間，業務規模達到了預計要求。一年之后，組織調整戰略，決定對業務進行調整，保留和擴大效益好的業務項目，關閉效益不好的項目。此時，PMO 就需要根據新的戰略要求，建立一個項目淘汰標準，對現有項目逐個進行評估，然后決定去留。對于新申請的項目，則需要根據新戰略，調整原有的項目準入標準。

通常來說，項目退出標準可能包含以下因素，但是根據組織或項目的不同，PMO 應該進一步補充或細化。

·當項目不再符合組織戰略時，要啟動退出商議程序。這種不符合發生的理由可能是，組織戰略發生了變化，使得本來符合戰略的項目不再符合。也可能是項目實質在執行過程中主動實施了變更或被動發生了變形，導致項目與戰略不再符合。·在項目啟動時，項目團隊發現項目章程中要求的工期或客戶合同簽訂的工期根本不可能實現時，項目團隊要把情況報告給PMO，PMO 審查之后也要啟動退出商議程序。比如，在某個公司，銷售人員為了贏得訂單，在未獲得項目實施部門確認的情況下，擅自與客戶簽署了一份3周交貨的合同，而公司實際的交貨周期為9周。遇到這種情況，PMO 也需要啟動退出商議程序。

·在項目實施過程中，工期發生重大延誤，導致產品不能按照預定時間推向市場，對手產品已經提前上市，市場需求發生了顯著變化，使本項目遺失了關鍵的創收時機，此時，也要啟動退出商議程序。

·當項目團隊發現實際成本超出預期，且幅度已經達到了公司設置的臨界值，導致項目預期收益不可能實現，甚至公司為此要承擔巨額虧損時，就需要啟動退出商議程序。

·當項目遇到重大技術問題，導致項目產品在很大程度上無法按照預期完成時，也應當啟動退出商議程序。

·當發現客戶方存在重大問題，如資金問題、法律問題等時，PMO 需要啟動退出商議程序。

以上列舉了一些常見的項目退出機制中設置的相關標準。需要注意的是，達到這些標準，需啟動退出商議程序，而不是PMO 直接下令終止項目。在退出商議的過程中，需要各相關方代表參與，就當前情況、完工尚需成本和時間、項目結果預期、退出成本、退出風險等進行全面綜合的評估，并一致達成退出決策之后，PMO 才能發布正式終止項目的通知，并且需要對退出過程進行嚴密監控，確保項目退出所需的各項工作得以妥善完成。

通過建立項目退出機制，PMO 可以及時終止那些不再具有價值的項目，把從這些項目撤出的資源，投入更有價值的項目中，從而確保組織戰略的實現。