2.了解項(xiàng)目需求

弄清了項(xiàng)目任務(wù)，你的腦海中會(huì)很自然地想好每件事的展開(kāi)方式，而不是深究項(xiàng)目背后的真實(shí)需求有哪些。然后項(xiàng)目執(zhí)行了，發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)或客戶(hù)的期望與項(xiàng)目結(jié)果不一樣。這個(gè)時(shí)候，你可以選擇繼續(xù)按照原計(jì)劃推進(jìn)項(xiàng)目工作，也可以根據(jù)新的事實(shí)對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，前者會(huì)付出更多沒(méi)有價(jià)值的努力，后者有可能實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)或客戶(hù)期望的項(xiàng)目結(jié)果，但也因此做了很多無(wú)用功。

下面這段故事是一個(gè)項(xiàng)目主管的親身經(jīng)歷：

A負(fù)責(zé)一個(gè)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目，項(xiàng)目被分成了多個(gè)子系統(tǒng)，每個(gè)子系統(tǒng)會(huì)有一個(gè)小組分頭整理項(xiàng)目需求。最后，由A負(fù)責(zé)統(tǒng)一整理。客戶(hù)要求統(tǒng)一各個(gè)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的代碼表。例如，憑證種類(lèi)中“01代表戶(hù)口本，02代表身份證”，操作過(guò)程中只要直接輸入數(shù)據(jù)就夠了，比輸入文字的工作效率要高得多。

讓技術(shù)人員感到頭疼的是，原來(lái)的各個(gè)子系統(tǒng)是由不同的廠(chǎng)商開(kāi)發(fā)出來(lái)的，編碼不同。雖然客戶(hù)希望能夠改變現(xiàn)狀，但是項(xiàng)目組的技術(shù)人員對(duì)這種工作并不重視，他們覺(jué)得如果真的要統(tǒng)一編碼，不光要花大量的時(shí)間去梳理，還要多出很多額外的工作。比如說(shuō)，維護(hù)各個(gè)子系統(tǒng)的對(duì)應(yīng)關(guān)系就足以讓技術(shù)人員大費(fèi)腦筋了。所以，他們對(duì)客戶(hù)的這個(gè)要求沒(méi)有引起重視。

客戶(hù)的業(yè)務(wù)主管聽(tīng)不進(jìn)技術(shù)人員的解釋?zhuān)J(rèn)為都是在找“借口”。B知道以后，立即找這個(gè)業(yè)務(wù)主管進(jìn)行協(xié)商。客戶(hù)主管終于等到有人關(guān)注這個(gè)問(wèn)題，于是就打開(kāi)了話(huà)匣子，向B說(shuō)明了這個(gè)需求的背景。

原來(lái)，這家公司準(zhǔn)備推出“綜合服務(wù)窗口”。因?yàn)橐郧暗目蛻?hù)在辦理業(yè)務(wù)需求時(shí)需要到相關(guān)的窗口排隊(duì)等待，這就讓一些窗口的隊(duì)伍排得很長(zhǎng)，而有的窗口很閑，工作的效率就非常低，客戶(hù)也會(huì)經(jīng)常抱怨。而推出“綜合服務(wù)窗口”以后，客戶(hù)可以到任何一個(gè)窗口辦理業(yè)務(wù)，這樣就可以提高工作效率，也可以提高客戶(hù)滿(mǎn)意度。

B經(jīng)常在項(xiàng)目組聽(tīng)到“綜合服務(wù)窗口”這個(gè)詞，不過(guò)聽(tīng)這位業(yè)務(wù)主管這么一說(shuō)，才鬧明白是怎么一回事。為了獲得更多的信息，他忙問(wèn)業(yè)務(wù)主管到哪里可以看到這些需求的詳細(xì)說(shuō)明，為什么之前就沒(méi)有看到。業(yè)務(wù)主管很詫異：“這是給你們公司項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)就提出的業(yè)務(wù)流程改進(jìn)方案，你可以去看看招標(biāo)書(shū)，你們已經(jīng)承諾了，難不成現(xiàn)在不認(rèn)賬？”

B恍然大悟，意識(shí)到自己和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員只看了合同，并沒(méi)有看過(guò)標(biāo)書(shū)，也難怪大家對(duì)客戶(hù)的真實(shí)需求沒(méi)有引起重視。等他找來(lái)了這些資料后才發(fā)現(xiàn)，不僅有“綜合服務(wù)窗口”的詳細(xì)描述，還有很多其他方面的業(yè)務(wù)需求，這些需求也是自己和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)沒(méi)有意識(shí)到的。

分析這個(gè)案例，我們可以發(fā)現(xiàn)：因?yàn)轫?xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員和客戶(hù)考慮問(wèn)題的出發(fā)點(diǎn)不同，造成對(duì)項(xiàng)目需求的理解不一致。客戶(hù)關(guān)注的是系統(tǒng)如何支持業(yè)務(wù)流程，讓工作效率更高；而項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員關(guān)注合理的技術(shù)方案，他們重視“工作量”“開(kāi)發(fā)難度”和“系統(tǒng)穩(wěn)定性”等。這種對(duì)項(xiàng)目需求的誤解會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目目標(biāo)的偏差，從而也會(huì)影響項(xiàng)目結(jié)果。

有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目管理者應(yīng)該從客戶(hù)的角度出發(fā)，深究項(xiàng)目背后所隱藏的需求是什么。因?yàn)樗麄儼l(fā)現(xiàn)只有找到項(xiàng)目背后的真實(shí)需求，才能避免很多無(wú)用功，也才能更快、更有效、更經(jīng)濟(jì)地解決問(wèn)題。如果能夠一次性就完成項(xiàng)目工作，領(lǐng)導(dǎo)不是更開(kāi)心嗎，客戶(hù)對(duì)公司的印象不是更好嗎？

所以，項(xiàng)目經(jīng)理要有這樣的意識(shí)：在項(xiàng)目執(zhí)行之前，了解項(xiàng)目背后的真實(shí)需求。如果你在無(wú)法確定真實(shí)需求的情況下就采取行動(dòng)，工作效率肯定會(huì)受到影響。