2.2　采購管理概述

采購管理是企業管理的重要領域之一，是指為了維護企業利益，實現企業的經營目標、保障企業物資供應而對企業采購活動進行的管理。

2.2.1　采購管理概念與作用

1．采購管理概念

采購管理（Procurement Management）就是對整個企業采購活動進行計劃、組織、指揮、協調和控制等，它包括計劃下達、采購單生成、采購單執行、到貨接收、檢驗入庫、采購發票的收集、采購結算，是對采購過程中物流運動的各個環節狀態進行嚴密的跟蹤、監督，實現對企業采購活動執行過程的科學管理。

采購管理是面向整個企業的管理活動，一般由企業的采購部門來承擔，其使命是保證整個企業的物資供應，其權利是可以調動整個企業的資源。采購管理不僅面向全體企業的采購人員，還面向與采購協調配合的企業組織其他人員。

而相對來說，采購只是指具體的采購業務活動，一般是由采購人員個人承擔，其使命是完成采購主管布置的具體采購任務，其權利只是能調動采購主管分配的有限資源。

2．采購管理作用

從采購的職能來看，一方面，它要實現整個企業的物質供應；另一方面，它是聯系整個資源市場的紐帶。總體而言，采購管理可以發揮以下幾方面強大的作用。

（1）對制定最優的采購策略提供支持。企業可以利用這些信息選擇優質的供應商、優質的產品和最佳的運輸路線、運輸方式，進行最有效率的采購。

（2）及時獲取貨源市場中資源的發展變化動態、技術動態信息等，對企業隨時制定和調整產品策略提供有力的支持。

（3）有利于與供應商建立起一種比較友好的關系，為企業的貨物采購和企業生產提供寬松的、高效率的外部環境條件。

2.2.2　采購管理內容

采購管理的主要內容包括采購計劃管理、采購組織實施、采購監管與控制、采購績效評估。

1．采購計劃管理

采購計劃管理是對企業的采購計劃進行制訂和管理，為企業提供及時準確的采購計劃和執行路線。采購計劃包括定期采購計劃（如周、月度、季度、年度計劃）、非定期采購任務計劃（如系統根據銷售和生產需求產生的計劃）。

2．采購組織實施

1）選擇供應商

優秀的供應商不僅能保障采購企業日常的物資供應，還能成為企業良好的戰略伙伴，是維持競爭優勢的重要因素。

2）采購談判

采購談判是指企業為采購商品與供應商對購銷業務有關事項（如商品的品種、規格、技術標準、質量保證、訂購數量、包裝要求、售后服務、價格、交貨日期與地點、運輸方式、付款條件等）進行反復磋商，謀求一致的合作意向，建立雙方都滿意的購銷關系的過程。采購談判的程序包括計劃和準備階段、開局階段、正式洽談階段和成交階段。

3）簽訂采購合同

采購合同是企業（供方）與分供方，經過雙方談判協商一致同意而簽訂的“供需關系”的法律性文件，是雙方聯系的共同語言基礎，雙方都應遵守和履行。簽訂合同的雙方都有各自的經濟目的，采購合同是經濟合同，雙方受《中華人民共和國經濟合同法》保護。

4）采購訂單管理

采購訂單管理是以采購單為源頭，對確認訂單、發貨、到貨、檢驗、入庫等采購訂單流轉的各個環節進行準確的跟蹤。

5）采購財務管理

發票管理是采購財務管理的重要內容。采購貨物是否需要暫估、勞務采購、非庫存的消耗性采購、直運采購業務、受托代銷業務等均在此進行處理。

3．采購監管與控制

采購監管與控制的主要目的是保證采購目標的順利完成，主要包括采購人員的監控、采購事務活動的監控、采購資金的監控。

1）采購人員的監控

采購人員是采購工作的執行者，要按照行為規范對其進行監管。采購人員應具備較高的職業素養，要品性正派，不貪圖私利，有敬業精神；應有較高的業務素質，對材料的特性、生產過程、運輸保管、采購渠道、市場交易規則等有深入了解。

2）采購事務活動的監控

采購事務活動的監控涉及整個采購流程，主要包括采購計劃的制訂、采購文件的審批和保管、采購合同的審批和簽訂、對供應商進行審核、對供應商提供的產品進行檢驗等。

3）采購資金的監控

對采購資金的審批、領取和使用，要規定具體的權限范圍、制定嚴格的審批制度和書面證據制度。對于貨款的支付，企業要根據對方的信用程度及具體的風險情況進行妥善處理。采購人員必須按照預算使用采購資金，采購預算為采購資金的控制提供了明確的標準。

4．采購績效評估

采購績效評估是指從數量和質量上來評估采購職能部門和采購工作人員達到規定目標的程度。采購績效的評估內容包括采購方案的設計、采購方式的確定、作業的標準化程度等。采購績效評估首先要確立衡量采購績效的指標體系，然后選擇績效標準（以往績效、預算或標準績效、行業平均績效、目標績效等），最后通過量化的指標實施績效考核，分析采購活動是否達到了最佳效果（包括經濟效果和社會效果）。

知識窗

采購管理的關鍵業績指標

（1）衡量采購的質量

訂單質量完成率=質量合格單數÷總到達單數×100%

（2）采購成本控制

采購成本控制率=（采購預算-實際采購）÷采購預算×100%

（3）訂單準確率

訂單準確率=準確單數÷總到達單數×100%

準確單數是指供應商按時按要求將貨物送到采購方的數量。

（4）庫存成本控制

庫存周轉率=出貨金額÷平均庫存金額×100%

（5）獲取利潤

投資回報率=利潤÷資本×100%

2.2.3　采購管理流程

采購作業流程是采購活動具體執行的標準，也是采購管理的重要部分。采購作業流程是提出采購需求、選定供應商、談妥價格、確定交貨及相關條件、簽訂合同并按要求收貨付款的過程。采購管理的基本流程如圖2.1所示。

1．采購需求分析

采購需求分析就是弄清企業需要采購什么品種，需要采購多少，什么時候需要什么品種、需要多少等問題。物資采購部門應當掌握企業的物資需求情況，制訂物資需求計劃，從而為制訂科學合理的采購計劃做好準備。

2．資源市場分析

資源市場分析就是根據企業所需求的物資品種，分析資源市場的情況，包括資源分布情況、供應商情況、品種質量、價格情況、交通運輸情況等。資源市場分析的重點是供應商分析和品種分析，分析的目的是為制訂采購訂貨計劃做好準備。

3．制訂采購計劃

制訂采購計劃就是根據需求品種情況和供應商情況，制訂切實可行的采購計劃，包括選擇供應商、供應品種、具體的訂貨策略、運輸進貨策略以及具體的實施進度計劃等，具體解決什么時間訂貨、訂購什么、訂購多少、向誰訂、怎樣訂、怎樣進貨、怎樣支付等問題。

4．實施采購計劃

實施采購計劃就是把制訂好的采購訂貨計劃分配落實到工作人員，然后工作人員根據既定的進度去實施。具體內容包括聯系指定的供應商、進行采購談判、簽訂訂貨合同、運輸進貨、到貨驗收入庫、支付貨款以及善后處理等。經過這樣一系列的具體活動即完成了一次完整的采購活動。

5．采購監控

采購監控是對采購活動進行的監控活動，包括對采購的有關人員、采購成本、采購商品質量進行監控。

6．采購評價與分析

采購評價與分析就是在一次采購完成后，對這次采購進行評估，或月末、季末、年末對一定時期內的采購活動進行總結評估，主要目的是評估采購活動的效果、總結經驗教訓、找出問題、提出改進方法等。通過總結評估，企業可以肯定成績、發現問題、制定措施、改進工作，這是不斷提高采購管理水平的保證。

2.2.4　采購管理組織

采購管理組織是采購管理的基本組成部分，采購管理工作需要在合理的管理機制和管理組織機構下由合適的管理人員來完成。

1．采購管理組織設置的原則

設置采購管理組織有三點原則：①采購部門設置應同企業的性質、產品和規模相適應；②采購部門設置應同企業采購目標、方針相適應；③采購部門設置應同企業的管理水平相適應。

2．采購組織的設計

采購組織的設計解決采購職能應安排在哪個部門、采購經理應向組織的哪個層次報告、采購權利如何分配等問題。雖然說采購部門在企業中擁有較高的地位，但采購部門的設置要根據企業的規模和產品等具體情況來決定。采購職能在組織目標中的作用越大，采購職能在組織中的管理層次就越高。

1）單一的采購部門

企業規模較小，產品結構較單一（如獨立的工廠或企業、分公司距離較近的大公司）可以設置單一的采購部門，如圖2.2所示。

2）獨立的采購部門體系

企業的規模較大（如大型的跨國公司、國內的大型國有企業），業務較多、管理繁雜，可以設置獨立的采購部門體系，由分管采購的副總經理主管，如圖2.3所示。

3）集團采購部

對于一些規模大、產品種類多、原材料需求差異性大、各子公司的地理位置距離遠的企業，可采用集中分散的采購設置模式。在公司總部設采購部，集中采購各公司共性化的產品和服務，在子公司或某一地理區域分設采購部，滿足個性化的需求，如圖2.4所示。

3．采購管理部門的崗位職責

采購管理部門的職責，一方面是對外職能，即選擇和管理供應商，控制并保證價格優勢；另一方面是對內職能，即控制和保證采購流程的實施，保證采購質量和交貨周期能夠滿足公司生產和市場的需要。

采購部內部崗位責任的設置一般有三種方式：一是根據采購的原材料設置采購人員；二是根據采購流程設置采購人員，如圖2.5所示；三是根據綜合采購原材料和采購流程設置采購人員。第二種采購方式由精通各自業務領域的采購人員合作完成，這樣既有利于各個環節之間相互監督，又能減少內部審計成本。

各采購崗位的職責如表2.3所示。