2.2　采購(gòu)管理概述

采購(gòu)管理是企業(yè)管理的重要領(lǐng)域之一，是指為了維護(hù)企業(yè)利益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、保障企業(yè)物資供應(yīng)而對(duì)企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行的管理。

2.2.1　采購(gòu)管理概念與作用

1．采購(gòu)管理概念

采購(gòu)管理（Procurement Management）就是對(duì)整個(gè)企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制等，它包括計(jì)劃下達(dá)、采購(gòu)單生成、采購(gòu)單執(zhí)行、到貨接收、檢驗(yàn)入庫、采購(gòu)發(fā)票的收集、采購(gòu)結(jié)算，是對(duì)采購(gòu)過程中物流運(yùn)動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤、監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)執(zhí)行過程的科學(xué)管理。

采購(gòu)管理是面向整個(gè)企業(yè)的管理活動(dòng)，一般由企業(yè)的采購(gòu)部門來承擔(dān)，其使命是保證整個(gè)企業(yè)的物資供應(yīng)，其權(quán)利是可以調(diào)動(dòng)整個(gè)企業(yè)的資源。采購(gòu)管理不僅面向全體企業(yè)的采購(gòu)人員，還面向與采購(gòu)協(xié)調(diào)配合的企業(yè)組織其他人員。

而相對(duì)來說，采購(gòu)只是指具體的采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)，一般是由采購(gòu)人員個(gè)人承擔(dān)，其使命是完成采購(gòu)主管布置的具體采購(gòu)任務(wù)，其權(quán)利只是能調(diào)動(dòng)采購(gòu)主管分配的有限資源。

2．采購(gòu)管理作用

從采購(gòu)的職能來看，一方面，它要實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)的物質(zhì)供應(yīng)；另一方面，它是聯(lián)系整個(gè)資源市場(chǎng)的紐帶。總體而言，采購(gòu)管理可以發(fā)揮以下幾方面強(qiáng)大的作用。

（1）對(duì)制定最優(yōu)的采購(gòu)策略提供支持。企業(yè)可以利用這些信息選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商、優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和最佳的運(yùn)輸路線、運(yùn)輸方式，進(jìn)行最有效率的采購(gòu)。

（2）及時(shí)獲取貨源市場(chǎng)中資源的發(fā)展變化動(dòng)態(tài)、技術(shù)動(dòng)態(tài)信息等，對(duì)企業(yè)隨時(shí)制定和調(diào)整產(chǎn)品策略提供有力的支持。

（3）有利于與供應(yīng)商建立起一種比較友好的關(guān)系，為企業(yè)的貨物采購(gòu)和企業(yè)生產(chǎn)提供寬松的、高效率的外部環(huán)境條件。

2.2.2　采購(gòu)管理內(nèi)容

采購(gòu)管理的主要內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃管理、采購(gòu)組織實(shí)施、采購(gòu)監(jiān)管與控制、采購(gòu)績(jī)效評(píng)估。

1．采購(gòu)計(jì)劃管理

采購(gòu)計(jì)劃管理是對(duì)企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行制訂和管理，為企業(yè)提供及時(shí)準(zhǔn)確的采購(gòu)計(jì)劃和執(zhí)行路線。采購(gòu)計(jì)劃包括定期采購(gòu)計(jì)劃（如周、月度、季度、年度計(jì)劃）、非定期采購(gòu)任務(wù)計(jì)劃（如系統(tǒng)根據(jù)銷售和生產(chǎn)需求產(chǎn)生的計(jì)劃）。

2．采購(gòu)組織實(shí)施

1）選擇供應(yīng)商

優(yōu)秀的供應(yīng)商不僅能保障采購(gòu)企業(yè)日常的物資供應(yīng)，還能成為企業(yè)良好的戰(zhàn)略伙伴，是維持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的重要因素。

2）采購(gòu)談判

采購(gòu)談判是指企業(yè)為采購(gòu)商品與供應(yīng)商對(duì)購(gòu)銷業(yè)務(wù)有關(guān)事項(xiàng)（如商品的品種、規(guī)格、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量保證、訂購(gòu)數(shù)量、包裝要求、售后服務(wù)、價(jià)格、交貨日期與地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、付款條件等）進(jìn)行反復(fù)磋商，謀求一致的合作意向，建立雙方都滿意的購(gòu)銷關(guān)系的過程。采購(gòu)談判的程序包括計(jì)劃和準(zhǔn)備階段、開局階段、正式洽談階段和成交階段。

3）簽訂采購(gòu)合同

采購(gòu)合同是企業(yè)（供方）與分供方，經(jīng)過雙方談判協(xié)商一致同意而簽訂的“供需關(guān)系”的法律性文件，是雙方聯(lián)系的共同語言基礎(chǔ)，雙方都應(yīng)遵守和履行。簽訂合同的雙方都有各自的經(jīng)濟(jì)目的，采購(gòu)合同是經(jīng)濟(jì)合同，雙方受《中華人民共和國(guó)經(jīng)濟(jì)合同法》保護(hù)。

4）采購(gòu)訂單管理

采購(gòu)訂單管理是以采購(gòu)單為源頭，對(duì)確認(rèn)訂單、發(fā)貨、到貨、檢驗(yàn)、入庫等采購(gòu)訂單流轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行準(zhǔn)確的跟蹤。

5）采購(gòu)財(cái)務(wù)管理

發(fā)票管理是采購(gòu)財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容。采購(gòu)貨物是否需要暫估、勞務(wù)采購(gòu)、非庫存的消耗性采購(gòu)、直運(yùn)采購(gòu)業(yè)務(wù)、受托代銷業(yè)務(wù)等均在此進(jìn)行處理。

3．采購(gòu)監(jiān)管與控制

采購(gòu)監(jiān)管與控制的主要目的是保證采購(gòu)目標(biāo)的順利完成，主要包括采購(gòu)人員的監(jiān)控、采購(gòu)事務(wù)活動(dòng)的監(jiān)控、采購(gòu)資金的監(jiān)控。

1）采購(gòu)人員的監(jiān)控

采購(gòu)人員是采購(gòu)工作的執(zhí)行者，要按照行為規(guī)范對(duì)其進(jìn)行監(jiān)管。采購(gòu)人員應(yīng)具備較高的職業(yè)素養(yǎng)，要品性正派，不貪圖私利，有敬業(yè)精神；應(yīng)有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，對(duì)材料的特性、生產(chǎn)過程、運(yùn)輸保管、采購(gòu)渠道、市場(chǎng)交易規(guī)則等有深入了解。

2）采購(gòu)事務(wù)活動(dòng)的監(jiān)控

采購(gòu)事務(wù)活動(dòng)的監(jiān)控涉及整個(gè)采購(gòu)流程，主要包括采購(gòu)計(jì)劃的制訂、采購(gòu)文件的審批和保管、采購(gòu)合同的審批和簽訂、對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行審核、對(duì)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)等。

3）采購(gòu)資金的監(jiān)控

對(duì)采購(gòu)資金的審批、領(lǐng)取和使用，要規(guī)定具體的權(quán)限范圍、制定嚴(yán)格的審批制度和書面證據(jù)制度。對(duì)于貨款的支付，企業(yè)要根據(jù)對(duì)方的信用程度及具體的風(fēng)險(xiǎn)情況進(jìn)行妥善處理。采購(gòu)人員必須按照預(yù)算使用采購(gòu)資金，采購(gòu)預(yù)算為采購(gòu)資金的控制提供了明確的標(biāo)準(zhǔn)。

4．采購(gòu)績(jī)效評(píng)估

采購(gòu)績(jī)效評(píng)估是指從數(shù)量和質(zhì)量上來評(píng)估采購(gòu)職能部門和采購(gòu)工作人員達(dá)到規(guī)定目標(biāo)的程度。采購(gòu)績(jī)效的評(píng)估內(nèi)容包括采購(gòu)方案的設(shè)計(jì)、采購(gòu)方式的確定、作業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化程度等。采購(gòu)績(jī)效評(píng)估首先要確立衡量采購(gòu)績(jī)效的指標(biāo)體系，然后選擇績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)（以往績(jī)效、預(yù)算或標(biāo)準(zhǔn)績(jī)效、行業(yè)平均績(jī)效、目標(biāo)績(jī)效等），最后通過量化的指標(biāo)實(shí)施績(jī)效考核，分析采購(gòu)活動(dòng)是否達(dá)到了最佳效果（包括經(jīng)濟(jì)效果和社會(huì)效果）。

知識(shí)窗

采購(gòu)管理的關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)

（1）衡量采購(gòu)的質(zhì)量

訂單質(zhì)量完成率=質(zhì)量合格單數(shù)÷總到達(dá)單數(shù)×100%

（2）采購(gòu)成本控制

采購(gòu)成本控制率=（采購(gòu)預(yù)算-實(shí)際采購(gòu)）÷采購(gòu)預(yù)算×100%

（3）訂單準(zhǔn)確率

訂單準(zhǔn)確率=準(zhǔn)確單數(shù)÷總到達(dá)單數(shù)×100%

準(zhǔn)確單數(shù)是指供應(yīng)商按時(shí)按要求將貨物送到采購(gòu)方的數(shù)量。

（4）庫存成本控制

庫存周轉(zhuǎn)率=出貨金額÷平均庫存金額×100%

（5）獲取利潤(rùn)

投資回報(bào)率=利潤(rùn)÷資本×100%

2.2.3　采購(gòu)管理流程

采購(gòu)作業(yè)流程是采購(gòu)活動(dòng)具體執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)，也是采購(gòu)管理的重要部分。采購(gòu)作業(yè)流程是提出采購(gòu)需求、選定供應(yīng)商、談妥價(jià)格、確定交貨及相關(guān)條件、簽訂合同并按要求收貨付款的過程。采購(gòu)管理的基本流程如圖2.1所示。

1．采購(gòu)需求分析

采購(gòu)需求分析就是弄清企業(yè)需要采購(gòu)什么品種，需要采購(gòu)多少，什么時(shí)候需要什么品種、需要多少等問題。物資采購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)掌握企業(yè)的物資需求情況，制訂物資需求計(jì)劃，從而為制訂科學(xué)合理的采購(gòu)計(jì)劃做好準(zhǔn)備。

2．資源市場(chǎng)分析

資源市場(chǎng)分析就是根據(jù)企業(yè)所需求的物資品種，分析資源市場(chǎng)的情況，包括資源分布情況、供應(yīng)商情況、品種質(zhì)量、價(jià)格情況、交通運(yùn)輸情況等。資源市場(chǎng)分析的重點(diǎn)是供應(yīng)商分析和品種分析，分析的目的是為制訂采購(gòu)訂貨計(jì)劃做好準(zhǔn)備。

3．制訂采購(gòu)計(jì)劃

制訂采購(gòu)計(jì)劃就是根據(jù)需求品種情況和供應(yīng)商情況，制訂切實(shí)可行的采購(gòu)計(jì)劃，包括選擇供應(yīng)商、供應(yīng)品種、具體的訂貨策略、運(yùn)輸進(jìn)貨策略以及具體的實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃等，具體解決什么時(shí)間訂貨、訂購(gòu)什么、訂購(gòu)多少、向誰訂、怎樣訂、怎樣進(jìn)貨、怎樣支付等問題。

4．實(shí)施采購(gòu)計(jì)劃

實(shí)施采購(gòu)計(jì)劃就是把制訂好的采購(gòu)訂貨計(jì)劃分配落實(shí)到工作人員，然后工作人員根據(jù)既定的進(jìn)度去實(shí)施。具體內(nèi)容包括聯(lián)系指定的供應(yīng)商、進(jìn)行采購(gòu)談判、簽訂訂貨合同、運(yùn)輸進(jìn)貨、到貨驗(yàn)收入庫、支付貨款以及善后處理等。經(jīng)過這樣一系列的具體活動(dòng)即完成了一次完整的采購(gòu)活動(dòng)。

5．采購(gòu)監(jiān)控

采購(gòu)監(jiān)控是對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行的監(jiān)控活動(dòng)，包括對(duì)采購(gòu)的有關(guān)人員、采購(gòu)成本、采購(gòu)商品質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)控。

6．采購(gòu)評(píng)價(jià)與分析

采購(gòu)評(píng)價(jià)與分析就是在一次采購(gòu)?fù)瓿珊螅瑢?duì)這次采購(gòu)進(jìn)行評(píng)估，或月末、季末、年末對(duì)一定時(shí)期內(nèi)的采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，主要目的是評(píng)估采購(gòu)活動(dòng)的效果、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、找出問題、提出改進(jìn)方法等。通過總結(jié)評(píng)估，企業(yè)可以肯定成績(jī)、發(fā)現(xiàn)問題、制定措施、改進(jìn)工作，這是不斷提高采購(gòu)管理水平的保證。

2.2.4　采購(gòu)管理組織

采購(gòu)管理組織是采購(gòu)管理的基本組成部分，采購(gòu)管理工作需要在合理的管理機(jī)制和管理組織機(jī)構(gòu)下由合適的管理人員來完成。

1．采購(gòu)管理組織設(shè)置的原則

設(shè)置采購(gòu)管理組織有三點(diǎn)原則：①采購(gòu)部門設(shè)置應(yīng)同企業(yè)的性質(zhì)、產(chǎn)品和規(guī)模相適應(yīng)；②采購(gòu)部門設(shè)置應(yīng)同企業(yè)采購(gòu)目標(biāo)、方針相適應(yīng)；③采購(gòu)部門設(shè)置應(yīng)同企業(yè)的管理水平相適應(yīng)。

2．采購(gòu)組織的設(shè)計(jì)

采購(gòu)組織的設(shè)計(jì)解決采購(gòu)職能應(yīng)安排在哪個(gè)部門、采購(gòu)經(jīng)理應(yīng)向組織的哪個(gè)層次報(bào)告、采購(gòu)權(quán)利如何分配等問題。雖然說采購(gòu)部門在企業(yè)中擁有較高的地位，但采購(gòu)部門的設(shè)置要根據(jù)企業(yè)的規(guī)模和產(chǎn)品等具體情況來決定。采購(gòu)職能在組織目標(biāo)中的作用越大，采購(gòu)職能在組織中的管理層次就越高。

1）單一的采購(gòu)部門

企業(yè)規(guī)模較小，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)較單一（如獨(dú)立的工廠或企業(yè)、分公司距離較近的大公司）可以設(shè)置單一的采購(gòu)部門，如圖2.2所示。

2）獨(dú)立的采購(gòu)部門體系

企業(yè)的規(guī)模較大（如大型的跨國(guó)公司、國(guó)內(nèi)的大型國(guó)有企業(yè)），業(yè)務(wù)較多、管理繁雜，可以設(shè)置獨(dú)立的采購(gòu)部門體系，由分管采購(gòu)的副總經(jīng)理主管，如圖2.3所示。

3）集團(tuán)采購(gòu)部

對(duì)于一些規(guī)模大、產(chǎn)品種類多、原材料需求差異性大、各子公司的地理位置距離遠(yuǎn)的企業(yè)，可采用集中分散的采購(gòu)設(shè)置模式。在公司總部設(shè)采購(gòu)部，集中采購(gòu)各公司共性化的產(chǎn)品和服務(wù)，在子公司或某一地理區(qū)域分設(shè)采購(gòu)部，滿足個(gè)性化的需求，如圖2.4所示。

3．采購(gòu)管理部門的崗位職責(zé)

采購(gòu)管理部門的職責(zé)，一方面是對(duì)外職能，即選擇和管理供應(yīng)商，控制并保證價(jià)格優(yōu)勢(shì)；另一方面是對(duì)內(nèi)職能，即控制和保證采購(gòu)流程的實(shí)施，保證采購(gòu)質(zhì)量和交貨周期能夠滿足公司生產(chǎn)和市場(chǎng)的需要。

采購(gòu)部?jī)?nèi)部崗位責(zé)任的設(shè)置一般有三種方式：一是根據(jù)采購(gòu)的原材料設(shè)置采購(gòu)人員；二是根據(jù)采購(gòu)流程設(shè)置采購(gòu)人員，如圖2.5所示；三是根據(jù)綜合采購(gòu)原材料和采購(gòu)流程設(shè)置采購(gòu)人員。第二種采購(gòu)方式由精通各自業(yè)務(wù)領(lǐng)域的采購(gòu)人員合作完成，這樣既有利于各個(gè)環(huán)節(jié)之間相互監(jiān)督，又能減少內(nèi)部審計(jì)成本。

各采購(gòu)崗位的職責(zé)如表2.3所示。