1.2 遵守表格規范

讀表者在打開表格的第一眼會對表格有一個評價：專業或不專業、好表或壞表、能用或不能用等。有時雖說不出具體原因，但評價都是中肯的，因為他們心里有一個明確的衡量標準——表格規范。符合規范的表格通常會讓讀表者感受到流暢和賞心悅目。

對于眾口難調的讀表者，怎樣才能符合規范，讓他們感覺流暢和賞心悅目呢？筆者推薦下面幾條處理原則。

1.2.1 標題不要太冗余

一張表格中有3個地方需要命名：工作簿、表頭和工作表標簽。工作簿名稱是所有表格的概括；表頭是當前表格的主旨；工作表標簽是當前工作表的屬性或簡易說明，以與其他表格形成區分，如下圖所示。

通常情況下，不會出現標題冗余的情況，特別是包含多張表格的工作簿，因為很容易區分命名，大家不會用一張表格的主旨名稱作為工作簿名稱，更不會將工作表標簽名稱設置為相似或交叉。

但在單張表格的工作簿中較容易出現標題冗余，即工作簿名稱、表頭名稱和工作表標簽名稱相同，如下圖所示。

避免標題冗余有兩個方法：一是工作簿名稱明顯大于表頭名稱，同時，將工作表標簽名稱更改為原始的模式“Sheet+阿拉伯數字”；二是保持工作簿名稱和工作表標簽名稱不變，將表頭名稱刪除。效果如下圖所示。

技術支招 標題不冗余

除了標題名稱數量不冗余外，標題內容也不能冗余，標題內容必須由關鍵字或概括性強的文字構成。

1.2.2 隔行/隔列不能隨處可見

在表格中添加隔行/隔列主要出現在初學者身上。最近公司新來的一位同事，不知道怎么做分類匯總，手動在表格中添加小計匯總行，把整個表格人為隔開，如下圖所示，導致數據無法準確分析。

通過下面幾張圖片可以看到隔行數據的分析效果（不正常、不準確）。

所以，在制作表格時，一定不要在數據中手動添加各種匯總行或小計、總計行。如果表格中已添加了它們，請將其手動刪除。在特定單據、表單或報表中可不遵循這條規則，如現金流量表、報銷單、資產負債表和季度報表等。

1.2.3 唯一數據必須唯一

一些表格數據具有唯一性，如訂單編號、生產編號、工號、身份證號、工資數據、資產數據和檔案數據等，每一條數據必須唯一，不能出現重復（導入外部數據無法避免，只能進行后期處理），一旦出現需要及時處理。

最直接的應對方法是在輸入數據的過程中細心減少誤錄，錄入結束后瀏覽檢查數據，可以采用刪除重復值的方法（在第3.2.1節中將會具體講解）。

若擔心重復數據被誤刪，特別是以單個字段為依據的重復值（如姓名相同），可先讓Excel自動檢查并突出顯示重復值，然后修改或刪除數據，具體方法如下。

第1步：選擇突出顯示重復數據的單元格區域，單擊“開始”選項卡“樣式”組中的“條件格式”下拉按鈕，選擇“突出顯示單元格規則”→“重復值”選項，如下左圖所示。

第2步：在打開的“重復值”對話框中選擇突出顯示樣式，單擊“確定”按鈕，如下右圖所示。

第3步：單元格區域中自動標識重復數據，如下圖所示。

1.2.4 杜絕字段數據混亂

字段數據混亂主要有兩個明顯特征：一是數據主體中的合并單元格，二是同列字段下同一數據不同的描述。

數據主體中的合并單元格是指在表格中隨意將同行或同列中的部分單元格合并，如下圖所示，打破了表格的數據完整性，影響數據后期的管理與分析（在第3.4.2節中具體講解合并單元格造成數據篩選的結果缺失）。

第一種情況造成的字段數據混亂，比較好理解，畢竟是把相同的數據合并，以簡化表格數據為出發點，但對于第二種情況造成的字段數據混亂，即同一數據用不同的描述放在表格中的原因，一是沒有用心做表格，二是缺乏常識，甚至是沒有做過數據的真實性考究。如下圖所示的“部門”列中的人力資源部門出現了3種不同描述。

1.2.5 不做過場式保護

表格是否需要保護最直接的標準是是否允許他人查看、修改數據或改變表格結構，直接對象是讀表者。從保護層級角度可分為：打開保護、結構保護和編輯保護。從保護措施角度可分為：密碼保護和無密碼保護。

對于一般性的表格（沒有特別私密、特別敏感或固定的數據），可進行一般保護，也就是無密碼保護，讀表者稍懂表格操作就能將保護取消。這種保護被稱為“做過場式保護”。

對于特別重要、特別私密、特別敏感或有權限等級要求的表格，如資產負債數據、提成比例數據、崗位工資數據、職務數據以及生產任務數據等，必須進行密碼保護，只讓有權限的人員打開表格、修改數據或更改表格結構。

操作提示 保存在PC中并非絕對安全

一些朋友可能會認為，只有在協同辦公時，才須對表格或數據進行保護。保存在PC中絕對安全，沒有必要保護。其實不然，數據安全對于個人或企業都非常重要，網絡安全和數據安全必須得到重視。因為PC完全可能被他人打開使用，同時，各種網絡木馬都可能“黑”走表格文件。

在設置密碼保護時，如工作表的限制保護密碼，不能太簡單，如1～2位數密碼或123456等，太容易被猜出或試出。這里特別強調一點：由于VBA代碼可以智能識別密碼（使用VBA代碼識別密碼的操作，將在第3.4.1節中講解），所以建議密碼在6位數以上，以增加VBA代碼識別密碼的難度。

技術支招 提醒保護

提醒保護是表格最低限度的保護，分為兩種：限制編輯和建議只讀。如下圖所示是限制編輯保護，只要單擊“仍然編輯”按鈕就能正常編輯。

如下圖所示是建議只讀保護，只要單擊“否”按鈕就能正常編輯。