1.1 符合表格邏輯

筆者使用表格10年左右，天天和表格打交道，從最初的完全不懂到現(xiàn)在的爛熟于心。若問表格是什么，筆者認(rèn)為：表格是一種具有邏輯思維的數(shù)據(jù)處理工具，能讓數(shù)據(jù)按照自己想要的狀態(tài)呈現(xiàn)。

什么樣的表格才能讓讀表者看著順暢呢？答案很簡單：那就是符合表格邏輯。

1.1.1 正確的字段邏輯

表格是制作給“人”看的，所以，表格字段邏輯必須符合“人”的思維邏輯。而邏輯又來自于早期教育，最簡單的元素：時間、地點、人物和做什么。常用的主架構(gòu)順序如下所述。

時間→地點/類/項→對象（人或物）→做什么。

對象（人或物）→時間→地點/類/項→做什么。

地點/類/項→時間→對象（人或物）→做什么。

下面是字段邏輯在表格中的實際應(yīng)用效果。

技術(shù)支招 屬性字段

表格中除了主字段外，其他字段都是屬性字段，如“固定資產(chǎn)”是主字段，“型號”“單位”和“變動方式”是屬性字段。再如“員工”字段是主字段，“性別”“年齡”“出生日期”以及“學(xué)歷”等是屬性字段。

一張表格可以由主字段和屬性字段構(gòu)成，也可以全是主字段或?qū)傩宰侄?。對于特色表格、個性表格或有特殊/固定要求的表格，可以不用遵循字段邏輯。

1.1.2 完好的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表是指沒有進(jìn)行過任何操作的表格，也可稱為源數(shù)據(jù)表、數(shù)據(jù)明細(xì)表或原始數(shù)據(jù)表等。

在工作中經(jīng)常可以看到周圍的同事打開表格后，直接進(jìn)行各種操作，特別是數(shù)據(jù)處理與編輯，將數(shù)據(jù)進(jìn)行各種改造，加工成想要的樣式，導(dǎo)致原始數(shù)據(jù)發(fā)生了很大的變化。

無論是初學(xué)者還是有經(jīng)驗的表格的制作者，筆者都建議保留完好的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表，并將數(shù)據(jù)的編輯、計算、管理和分析“挪到”新的表格中，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表中的原始數(shù)據(jù)不被任何操作“損壞”，以便于數(shù)據(jù)的多次利用或?qū)φ镇炞C。

保存完好的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表，最簡單的方法是：建立副本，也就是復(fù)制基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表。再在復(fù)制出的表格中進(jìn)行數(shù)據(jù)的各種操作。

快速創(chuàng)建表格副本的方法：將鼠標(biāo)指針移到工作表標(biāo)簽上，按住鼠標(biāo)左鍵不放，拖動復(fù)制，如下圖所示。然后更改為合適的名稱。

知識加油站 三表原則

最近幾年，在Excel領(lǐng)域可謂是“百家爭鳴”“百花齊放”，各類觀念和思維被廣泛傳播。雖然一些觀念和思維通常來源于“大神”們的工作經(jīng)驗總結(jié)或其他資料，但都不是唯一標(biāo)準(zhǔn)。其中出現(xiàn)較早的一種表格理念是三表原則（第1張參數(shù)表，第2張明細(xì)表、第3張匯總分析表），如下圖所示。制作順序是：參數(shù)表→明細(xì)表→匯總分析表。

按照三表原則，可以將表格的制作和匯總分析脈絡(luò)理順，同時，也要求原始明細(xì)數(shù)據(jù)不被破壞，完整保存以備多次利用或?qū)φ镇炞C，與本節(jié)中完好的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表的觀念不謀而合。但三表原則有兩個明顯的缺陷：一是會增加工作量，對于結(jié)構(gòu)很簡單的表格，無須在專門的表格中對關(guān)鍵字段進(jìn)行整理、列舉。二是不適用于流水賬式的表格。

用戶可根據(jù)表格結(jié)構(gòu)決定是否采用三表原則。但最好養(yǎng)成保存完好的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表的習(xí)慣。