1.3 把握分析目的

分析數據是一項特別有意思的工作，能將數據面紗層層揭開，逐一發現并展示隱藏在深處的發展規律、問題或關系。數據分析人員或決策者依據分析結果得出科學的結論或制定出相應對策。鑒于分析數據的重要作用，作為數據分析人員，必須將數據分析做到位。這對于高手不是難事，但對于初學者或經驗不足的朋友，就急需提高了。怎樣能快速提高呢？筆者推薦下面3條經驗。

1.3.1 避免無效分析

無效分析是指沒有效果或沒有達到預期效果的分析，是數據分析人員水平較低的一種具體表現。作為初學者或不熟練的數據分析人員，最直接的解決方式是找到造成無效分析的關鍵點，然后克服、避免、修正，直到問題解決。

根據多年經驗總結，導致無效分析的原因主要有以下3個方面。

●分析功能選擇不當。

●圖表類型選擇不當。

●數據區域選擇不當。

下面分別加以介紹。

1.分析功能選擇不當

Excel分析數據的功能主要有5類：條件規則、分類匯總、迷你圖、圖表和透視圖表。分析數據一定要選擇合適的分析功能。如分析個體數據狀況時，可選擇條件規則或迷你圖，如下左圖包含條件規則功能，下右圖包含迷你圖和圖表。

2.圖表類型選擇不當

圖表的主要功能是分析數據，使用頻率特別高。不僅因為操作靈活方便，還因為類型較多，能滿足絕大部分需求。正因為圖表類型較多，一些用戶，特別是初學者不能根據數據性質選擇合適的圖表類型。如下圖所示，兩張圖表外觀樣式雖然美觀，但都不適用于數據的占比分析（餅圖系列圖表最適合數據構成比重或占比展示分析）。

圖表類型選擇不當的根源是不了解或不熟悉不同類型圖表的定義和用途。讀者可在疑惑時或選擇圖表前，在Microsoft幫助網頁中查看幫助信息。參看幫助信息的大體操作過程如下。

技術支招 “推薦的圖表”自動選擇合適的圖表類型

在Excel 2013和Excel 2016版本中新加了“推薦的圖表”功能，可以直接使用該功能快速創建出合適的圖表，避免無效分析。

3.數據區域選擇不當

數據區域選擇不當主要出現在圖表或透視表中。特別是在圖表中，如銷售表只需要對比分析不同部門的總計銷售額，但因為數據區域的選擇不當出現了下圖結果。

1.3.2 明確分析目的

分析數據不是為了分析而分析，一定是為了實現一個或多個目的，如了解發展趨勢、內在關系或潛在問題等。因此，在分析數據前一定要先列出數據分析的目的，做到有的放矢。

比如，針對下面的銷售表，可以列出4個分析目的。

1）3個部門全年的銷售占比。

2）每一部門季度的銷售走勢情況。

3）公司整體銷售數據展示。

4）每位銷售員銷售對比展示。

根據分析目的對數據進行編輯處理，并使用對應的分析功能，這里全部選用圖表，如下圖所示。

1.3.3 弄清主要對象

莎士比亞有句名言：“一千個讀者就有一千個哈姆雷特。”直接說明了不同的受眾對同一人或物有不同的看法。數據分析也是這樣，不同的人員對同一數據會有不同的立足點和關注點，因此需要不同的分析效果展示。

如下面這張表格，可從兩個不同角度（業務員和老板）分析數據。

從業務員的角度，想要得出的分析結果：提成金額的發展變化、自己提成金額與其他人的提成對比、提成金額與簽單金額差值和自己在團隊中簽單總金額比重，如下圖所示。

從老板的角度，想要得出的分析結果：每一業務員毛利差價數額、業務員簽單總金額對比、業務員整體提成比例的對比（誰最多、誰最少），如果有其他同期數據，還會進行同期提成投入的對比分析或環比分析，如下圖所示。