2.3 估計(jì)可能需要的對(duì)象

數(shù)據(jù)和技術(shù)準(zhǔn)備妥當(dāng)后，可根據(jù)表格的性質(zhì)、用途或特色等，考慮是否需要圖片、形狀、SmartArt圖、文本框等對(duì)象充實(shí)、豐富表格。一旦腦海中有需要的對(duì)象，就要進(jìn)行準(zhǔn)備，如圖片等可能需要在企業(yè)的資源庫或網(wǎng)站上搜索、對(duì)比、下載，以備用。

2.3.1 是否需要圖片裝飾

為了讓表格更加充實(shí)、美觀并具有個(gè)性或特色而插入的圖片稱之為裝飾性圖片，其目的很明確，裝飾、修飾或襯托主題，沒有任何實(shí)際的指代意義，如下圖所示。

一些用戶朋友可能會(huì)問在哪些表格中需要添加裝飾性圖片，這里有兩個(gè)規(guī)律：一是主題較為輕松活潑的表格，二是表頭左端對(duì)齊需要對(duì)表頭重心進(jìn)行平衡的表格中，可以在表頭右側(cè)添加對(duì)應(yīng)的裝飾性圖片。如果是客戶或領(lǐng)導(dǎo)要求必須添加提供的裝飾性圖片，這時(shí)需要逆向思維，即將表格的字體格式或表格架構(gòu)設(shè)置得輕松活潑或個(gè)性化。

2.3.2 用SmartArt圖還是形狀

在Excel中制作圖示有兩類方法：一是使用SmartArt圖，二是使用形狀。對(duì)于一些常規(guī)的流程圖、關(guān)系圖和組織結(jié)構(gòu)圖等，可直接插入SmartArt圖，然后輸入對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)內(nèi)容，就能輕松完成，如下圖所示是制作公司的組織架構(gòu)圖。

技術(shù)支招 添加形狀和減少形狀

插入的SmartArt圖，很多情況下形狀過少或過多，不能完全滿足實(shí)際的需要，這時(shí)可對(duì)形狀適當(dāng)進(jìn)行添加或刪除，只需在對(duì)應(yīng)位置的形狀上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“添加形狀”命令，再在彈出的子菜單中選擇相應(yīng)的添加形狀命令即可，如下圖所示。對(duì)于過多或不需要的形狀，可直接選中然后按〈Delete〉鍵刪除即可。

對(duì)于沒有明顯架構(gòu)或規(guī)則的圖示，也就是自由靈活性很高的圖示，使用形狀繪制是最直接的方式，如下圖所示。

特別提醒：SmartArt圖和形狀要靈活應(yīng)用，不能刻板地認(rèn)為兩者只能二選一，要靈活變通，兩者結(jié)合使用，經(jīng)費(fèi)報(bào)銷流程圖如下圖所示。

知識(shí)加油站 第3方制作工具

無論是使用形狀還是SmartArt圖，目的都是制作出滿足需求的圖示，因此，可以跳出Excel的束縛，使用第3方工具，如思維導(dǎo)圖、百度腦圖等，它們的操作方法很簡單，跟著提示就能完成一些圖示，下面是使用思維導(dǎo)圖和百度腦圖分別制作的架構(gòu)圖。

2.3.3 是否需要?jiǎng)討B(tài)文本框

默認(rèn)情況下，表格中的數(shù)據(jù)都要“嵌入”到單元格中，不能任意浮在單元格之上，但有時(shí)為了讓制作的表格或圖示更加符合實(shí)際需求，需要借助于文本框，讓數(shù)據(jù)浮在指定位置。

下圖中“通過”和“未通過”字樣都是借助于文本框擺脫單元格的束縛，放置在指定位置，完善了招聘流程圖的結(jié)構(gòu)。

技術(shù)支招 插入橫向和縱向文本框

表格中文本框需要手動(dòng)插入，方法為：單擊“開始”選項(xiàng)卡，單擊“文本框”下拉按鈕，在彈出的下拉選項(xiàng)中選擇“繪制橫排文本框”或“豎排文本框”（也就是縱向文本框），然后在表格中按住鼠標(biāo)左鍵繪制，最后輸入數(shù)據(jù)內(nèi)容，如下左圖所示。若要對(duì)文本框的底紋和邊框線條格式進(jìn)行設(shè)置，只需選擇指定文本框后，在激活的“繪圖工具→格式”選項(xiàng)卡中進(jìn)行設(shè)置，如下右圖所示。

文本框中除了直接輸入數(shù)據(jù)，制作成靜態(tài)文本框外，還可以使用公式將其轉(zhuǎn)換為動(dòng)態(tài)文本框，動(dòng)態(tài)顯示數(shù)據(jù)（通常情況下與引用單元格中的數(shù)據(jù)完全一樣）。

表格中是否需要?jiǎng)討B(tài)文本框，最直接的判斷標(biāo)準(zhǔn)是是否需要文本框動(dòng)態(tài)顯示指定單元格中的數(shù)據(jù)，以配合某項(xiàng)功能的實(shí)現(xiàn)，如動(dòng)態(tài)圖表中添加動(dòng)態(tài)文本框顯示產(chǎn)品名稱、人員等，以配合動(dòng)態(tài)圖表展示分析指定產(chǎn)品或人員的相關(guān)數(shù)據(jù)，如下圖所示。

技術(shù)支招 制作動(dòng)態(tài)文本框

動(dòng)態(tài)文本框的實(shí)質(zhì)是用公式引用數(shù)據(jù)，所以，制作動(dòng)態(tài)文本框只需選中文本框后，在編輯欄中輸入引用公式：=+單元格地址，如引用B18單元格中的數(shù)據(jù)，選擇文本框，在編輯欄中輸入“=B18”，如下圖所示。