3．流程角色如何填寫才規范

平時與業務部門一起設計流程時，經常聽到他們對公司流程的抱怨和不滿，尤其是在流程活動執行角色的寫法上，可謂五花八門。當出現爭議時，執行人員即使查閱相關流程文件，也不清楚到底應該由誰來承擔這個活動的責任。

出現這種現象的原因，就是流程文件的活動角色定義模糊，沒有按照標準清晰的規則填寫。一般流程圖的左側或上側都會設置活動的角色帶填寫區，員工在填寫角色時通常存在以下誤區：

（1）填寫部門名稱。如果角色帶中的角色以部門為顆粒度，容易造成組織架構一變更，就會有數不清的文件需做相應的調整，否則外部審核時就會出現與實際情況不符的現象。

（2）直接填寫××部門負責人。部分業務骨干為圖省事，在填寫流程圖的相關角色時，清一色的是各部門負責人，似乎所有部門內部的事情都是每個部門負責人的責任，那請問其他角色還有存在的必要嗎？

（3）角色描述較粗放、不清晰。如生產管理人員，這個角色就可能包含生產計劃管理員、物控管理員、生產現場調度員或倉庫管理員等。

（4）同一角色不同文件不同命名方式。對于同一個角色，在不同的文件中有不同的命名方式，給人造成疑惑。

因此在角色命名時應把握好一定的顆粒度，既不能過粗也不能太細，過猶不及。為統一思想，使流程角色的填寫規范，讓大部分人閱讀流程文件時不易產生歧義，筆者根據行業經驗及自身實踐將流程角色的寫法總結為以下五種類型，跟大家一起分享下：

第一種，直接借用公司崗位序列。以公司內部人力資源部下發的統一崗位名稱作為流程角色，不僅不會引起歧義，其顆粒度也比較合適，如機械設計工程師、軟件工程師、IT項目經理等。不管部門以后怎么變化，業務總會有相應崗位角色人員來承擔。

第二種，××業務負責人/分管副總類似的行政職務。此種角色一般涉及簽批時比較常用，需某業務的負責人或分管副總角色來處理，無論人員如何變化，只要擔任這個角色就得承擔此項活動的責任，如設備采購負責人、銷售分管副總。

第三種，一般是動詞+名詞形式，××人員。如計劃調度員、物料檢驗人員，比較通俗易懂，且能夠被大家一眼就知道所指的角色。在不清楚此活動承擔的具體崗位名稱時，可以參照此種角色命名方式。

第四種，××委員會/××評審小組。此種角色常用于集體評審或團體決策的情境，當流程圖中出現此角色時盡量在文件前面的術語中給予一定解釋，具體說明包含哪些角色人員，以避免產生誤會。

第五種，供應商業務人員或客戶代表。一般是公司外部的角色，作為與本流程相關角色之間的業務交互而出現。此種情況也符合流程端到端的設計理念，實現公司內部流程與外部流程的無縫銜接。

即使我們遵循了以上五種流程角色的命名方法，在一個業務領域統一了流程角色的標準格式，但當不同部門的不同業務專家在編制流程文件時，仍會出現同一角色因不同編制而出現不一致寫法的情況。為了盡量讓一個部門單元內部的角色寫法達到標準化的目的，我們有必要對相關角色進行統一管理，具體可參照如下步驟：

第一，由本部門推進責任人按照以上五種標準角色寫法規范，收集下級組織內目前已有的標準角色，統一梳理后提交至流程管理部門。

第二，流程管理部門先進行一輪初步的篩選，將不同組織提交的重復角色項合并，同一角色寫法沖突的在溝通后統一，然后再組織各相關部門共同評審匯總后的角色是否有遺漏或不當。

第三，將本部門整理評審的角色集在內部下發，后續要求各部門在編制流程文件及使用流程角色時，只能使用此角色庫中的角色，杜絕出現不規范、超范圍的角色。

通過規范化流程角色的命名，以及統一組織內部的角色詞條，不僅規避了角色的錯誤寫法，而且也可以提升流程文件的規范化水平，讓組織內部的流程使用人員一看便知哪個角色的責任，避免后續無效的爭議。