2.3 用字具體，表現負責的態度

商業寫作，別把解釋的責任丟給讀者

阻礙明了表現的因素，除了主語缺漏、模糊銜接之外，最大的因素莫過于使多過多的抽象表現，像是“重新評估”、“推動”、“調整”等用語。

抽象表現的問題在于，這么做就是將具體的解釋丟給接收者處理。如果接收者的理解與傳遞者的理解一致就沒問題，可是你不能保證每次都會一致。特別是當你希望對方能采取某種具體行動時，千萬要注意，抽象表現完全無法和任何動作產生連結。明了表現的第三個要素，就是具體表現（不要抽象）。

“活性化”、“多樣化”既圓滑又閃躲

商務文案中頻繁出現和動作相關的抽象表現，包括：

 

“……的活性化”、“……的多樣化”、“重新評估……”、“強化……”、“確立……”、“重新建構……”、“推動……”、“擴充……”、“調整……”、“合理化……”、“穩固……的基礎”、“重新組合……”

 

這些都是有點不負責任的抽象表現。大概很多讀者會這么想：“這些都不能用的話，那從明天起我什么都寫不出來了！”我的意思并非絕對不能使用抽象表現，我想說的是，抽象表現無法給人一種進入具體行動層次的概念。如果你只是想表示一個方向性，那么用抽象表現沒有太大的問題。

例如，經營者常常對公司內部做出這樣的指示：“本公司應該強化人才培養體制。”就方向性來說，你很難反對它的內容，但是它具體嗎？這種指示其實很空泛。一般來說，人才培養是再好不過的事了。可是，“人才培養體制”具體來說到底指的是什么？還有所謂的“強化”，到底要采用什么樣的方法？接收者只聽到這些信息，有可能清楚知道自己該如何行動嗎？我覺得很難，你們覺得如何？

“趕快調整庫存”這句話傳達了什么？

例如，當你被要求“趕快調整庫存”，你真的知道該怎么調整庫存嗎？調整庫存，不外乎就是增加庫存或是減少庫存吧。但是，要朝哪個方向調整，還有數量、時間等，光憑這句話完全無法傳達具體的信息。

假設目前低于正常庫存，那就應該增產，才能增補庫存；抑或相反，希望庫存減少。確實，在關于經濟的書籍或報章雜志中，特別是在形容宏觀經濟時會用到“正在進行庫存調整”，而這句話大多用在表示減少過剩庫存的意思。可是，“庫存調整”這個表現本身卻是中立的，也就是不具體。

同樣，“生產調整”也是如此，一般多用于減少生產的意思；但是，它本身詞性中立可以解釋成增產，也可以是減產。“供需落差”也是如此，這個詞匯一般用來形容供給過剩，可是它本身是中立的。以上所舉的每一個例子都是抽象表現，所以可以包含很多解釋，一般用來表示某種方向性。

因此，有人會以“一般的”表現方式為默認的前提，說出“因為現在供需落差正在擴大，所以得趕緊調整生產，不然沒辦法進行庫存調整！”其實，他真正想要傳達的是：“現在的供給大幅高于需求，所以商品堆積如山，我要你快點減產，不然沒辦法減少庫存！”

可是，由于他使用抽象信息，因此還留下另一種可能的解釋：“現在需求大幅高于供給，也就是說現在商品短缺，我要你快點增產，不然庫存會低于正常值！”

由此可知，當事者原本想傳達明確的信息，但這時候卻出現兩種解釋，相當麻煩。

“××性”、“××力”，濫用讓人沒性又沒力

“這輛車具有優異的安全性”、“那項商品擁有超群的功能性”、“她的本性很好”，每一句都是常見的抽象表現。沒錯，以方向性來說，這些信息每一句都很明確。可是，這些信息包含的“安全性”、“功能性”、“本性”，都缺乏具體性。只要一出現“……性”，就是高度抽象性的表現，把它當成范圍廣泛的主題，大致都不會錯。大多數的接收者會有這樣的疑問：“這個××性，具體來說有哪些意義？”不要等到被問到了才回答，因為這正是重要的地方，最好一開始就具體說明。

例如，車子的“安全性”指的到底是什么？對誰來說安全，駕駛者還是其他乘客？是后座還是前座安全？是對乘坐的人安全，還是對被撞的人安全？此外，安全的定義可能也是一個問題：它是指以時速××公里正面撞擊墻壁時的耐沖擊程度；還是指在某個特定速度下，踩下剎車直到停下車子所需的時間；或者，因配備了安全氣囊或后視攝影機這些裝備，所以安全？最好在對方提問之前，先具體地說明重要之處。

另外，也要注意“××力”這樣的表現。“強化營業力很重要”、“一定要有向心力、凝聚力”、“現場力很重要”這樣的主張，每一個都相當正確。但是，即便你連續呼喊這些口號再多次，接收者也不太可能會因此連結到適當的行動上，因為你沒有具體地向對方傳達該如何行動。

具體表現可以驚心，可以動情

但是，這并不意味著抽象表現不重要。當我們提及事物的本質時，使用抽象表現確實非常重要。以人作比喻的話，抽象表現就如同人的骨骼一般，光用抽象表現是沒有血肉的表達方式。抽象表現可以立刻顯露出事物的本質和方向性，是理性的表達方式，但是光用抽象表現，難以動搖對方的情緒和感情。

邏輯思考的根本就是抽象表現，在說服別人時不可或缺。可是，如果從“賦予動機”這個觀點來看，具體表現則比較有效。其原因在于，具體表現可以激活對方的想象力，借此喚起他腦中龐大的信息。也就是說，具體表現反而可以強烈地喚起對方的情緒和感情。

例如，“一名學生在團隊運動時受傷了”這個句子，集合了高度抽象的表現。所以，對方即使頭腦理解了，也無法浮現真實感。“D君在學校上體育課，做疊羅漢時骨折了”這樣表達，是不是具體得多了？但是，還沒到觸動情感的層次。

“炎炎盛夏，在第二中學地面又干硬、碎石子又多的操場上，二年一班的每個學生身上沾滿塵埃，滿頭大汗地練習疊羅漢。正當他們把人疊到第五層時，在最下面一層支撐的D君，右肩忽然發出‘喀拉’一聲悶響，骨折了。疊在D君上層的學生隨著慘叫聲，一一跌落下來。被救出的D君，肩膀被斷裂的鎖骨刺穿皮膚，骨頭凄慘地露在外面。”如果敘述具體到這種程度，我們應該多少可以感受到D君的疼痛。

在寫商務文案時，訴諸情感到什么程度才合適，尚有討論的空間。不過，我希望各位了解到，具體表現確實能達到觸動情感的效果。

委婉語法無法提醒“不長眼”的人

委婉語法可以說是抽象表現的親戚，使用上也要多加小心。所謂的“委婉語法”，是指間接地傳達信息給對方。一般來說，委婉語法的作用在于避免具體使用否定的表現。然而，由于委婉語法是間接的，因此可能會招致意想不到的誤解，必須多加注意。

我舉一個例子。我曾經因為工作的關系，前往客戶公司的研習機構，要在新宿換乘電車。過去，在新宿車站轉搭前往研習機構的電車時，必須從廁所前面通過。那里不斷地播放循環式的錄音：“現在正在清掃中，請多多協助！”我當下忍不住脫口而出：“那是要我現在來幫你掃廁所嗎？！”

我在企業研習中說出這段故事時，招來一陣嘲笑：“只有你才會做出這么蠢的理解。”那么，請問各位讀者，我到底應該怎么解讀這句話，它是希望大家采取什么具體行動嗎？它是希望大家“現在請不要使用廁所？”“請忍耐？”“請用別間廁所？”“可以使用，但不要妨礙我打掃？”“可以使用，但注意腳滑？”，有各種解釋的可能。所以，“我來幫你掃”應該也是其中之一，這不奇怪吧。

某位研習學員立刻舉手發言：“老師，我覺得你說的那些動作都不對。它真正要你做的是‘幫我注意一下，不要讓其他人進入廁所’，絕對是這樣沒錯。”我真是敗給他了！

委婉語法容易招來誤會（和趣味）

與不同文化圈的人交談時，用委婉語法很容易造成誤會。原因在于，異文化之間擁有的默契特別少。假使你希望對手采取某種行動，你最好具體說明，具體到自己都覺得啰嗦也無所謂。當然，即使是同文化，仍然有不同的亞文化圈。

例如，京都一帶算是特有的文化圈吧。假設各位到京都拜訪友人，結果不小心待太久了，到了接近傍晚時，剛好肚子也餓了，這時候友人提出了一個邀約：“要不要來碗茶泡飯啊？”大家會怎么回答？應該有人會說：“哎呀，你問的正是時候，那就麻煩來個兩碗……”

其實，這是當地特有的委婉用法，表示“時候不早了，請你回去吧”。不過，我的意思并非只要表現得具體，就一定會造成失禮。你可以用尊重對方的態度，然后鄭重地表達。切記：無緣無故挑釁對方的感情，并非邏輯表現力鼓勵的行為。