第二章　公文寫作基本知識

第一節　公文的主題

公文的主題就是公文作者為寫作目的需要，通過公文的全部內容所表達的主要觀點、基本主張、政治傾向和政策期求。它是一篇公文的“靈魂”和“統帥”。在寫作過程中，主題一經確立，即對材料的組織、結構的布局、語言的運用以及表達方式等起到制約和調控作用。因此，正確確立主題，使之合乎要求，是寫好公文的關鍵。

公文與一般文章雖然不同，但在寫作上也同樣要求突出中心意思?，F在，對于一般記敘性文章的中心意思，人們通常稱為“中心思想”；對于論說性文章的中心意思，通常稱為“基本觀點”或“中心觀點”；對文藝作品的中心意思，通常稱為“主題思想”；而對公文的中心意思，則通常稱為“主題”。

公文作為文章的一種，與其他體裁的寫作規律有共同之處，就主題而言，不論公文長短，內容多少，也不論作者是誰，一件公文總有一個“主題”。這個“主題”像其他文章的主題、中心思想、中心論點一樣，是公文的“靈魂”和“統帥”，也同樣應該貫穿首尾，統攝全文。但公文作為一種獨立的文體，其主題有其獨特之處。

1.公文主題反映的對象是公務活動

公文主題主要通過反映公務活動表現出來，所作的判斷是什么事該（不該）辦，或如何辦，辦得怎么樣，它只對公務事務作出判斷，一般不涉及公務事務以外的問題，也不需要塑造人物形象，或進行系統的理論闡述。

2.公文主題的表達方式比較直接

公文主題通常采用議論、說明的方式表達，偶有敘述，不需要描寫、抒情。很多公文標題就說明了主題。較長篇幅的公文，篇首的導語是對全篇內容的撮要，就是主題。即使沒有導語的公文，其主題也是毫不隱諱直接告訴讀者的，它不像文藝作品的主題，隱含在藝術形象的塑造中，需要讀者體味揣摩。

3.公文主題有直接的社會價值

公文主題是對某項公務活動的判斷，體現著決策、行動和經驗。一旦人們了解了主題，即領會了公文的基本精神和基本觀點，馬上會采取相應的行動，由此，體現了主題的直接社會效用。這一點，同文藝作品主題通過潛移默化來感染、教育人不同，與議論文的中心論點直接教育人的作用也不同。

4.一份公文只有一個主題

一份公文只能寫一件事或一個問題，即“一文一事”，因此一份公文只能有一個主題，不能搞多中心。例如下級行政機關針對某一問題向上級行政機關提出的“請示”，以及上級行政機關對此的“批復”，又如平行行政機關就某一問題進行商洽而寫的“函”，在寫作時必須緊緊圍繞所提的問題，不能另生枝節，離題別議。如果一篇公文有兩個以上的主題，就可能什么也表達不清，什么目的也達不到。因此，切忌主題不明或多主題。

第二節　公文的材料

一篇公文所依據的事實和道理，就是材料。材料之于公文，如同血肉之于人。

1.材料的作用

主要有兩點：首先，是觀點賴以產生的基礎。材料在多數情況下屬于對事物的感性認識?！斑@樣的感性認識積累得多了，就會產生一個飛躍，變成了理性認識，這就是思想?！保珴蓶|《人的正確思想是從哪里來的？》）沒有材料作基礎，觀點無從產生。我們通過收集某一專題的全部材料，并且經過深入研究，得出結論，觀點便會躍然而出。其次，是表現觀點的支柱。公文的觀點不能孤立地、赤裸裸地存在，它們必須由充分的材料來證明、來支持。黨政干部有這樣的經驗，即使是寫一份簡報，寫一則請示，沒有材料也是萬萬不行的。

2.材料的來源

一是直接材料。即通過作者自身的觀察、體驗、感受、調查直接得到的材料。我們要在工作和生活中養成觀察、積累的習慣，關心國家大事，留心身邊各種事物，掌握所在單位、部門、系統、地區的各種情況。還要深入基層、深入實際進行調查研究。調查研究的形式有普遍調查、重點調查、典型調查、抽樣調查等，調查的方法有現場勘察、個別談話、開調查會、問卷調查等。

二是間接材料。就是從各種簡報、報告、文獻資料、書籍報刊中得來的材料。因為它不是從實踐中收集的第一手資料，所以叫做間接材料。獲取間接材料要大量閱讀，勤于查找。要學會利用各種索引（現在特別流行網上搜索）、工具書，學會利用圖書館、資料室、文件室、閱覽室等?？傊?，不管是直接材料還是間接材料，都要靠我們去收集，去整理。任何一個公文寫作者，從步入文秘這一領域那天起，就要牢固地、持久地樹立材料收集意識，建立自己的“材料庫”。實踐表明，這種意識的有與無，甚至濃與淡，其效果是大不一樣的。

3.材料的鑒別和選擇

材料的收集是從無到有，集于案頭；鑒別是除卻偽劣，保留當者；選擇是平中選優，備鋼于刃。

鑒別和選擇材料要做到：

一是真實可信。就是指客觀實際是怎樣就是怎樣，真有其事，不能信口開河，不問真假。據1997年第9期《秘書》雜志載，某鄉在大草甸子上投資建成牛舍，搞養牛小區。可是，牛未養起來，“經驗”已出籠。文件上報后，縣里即組織參觀，鄉領導部署各村借牛入欄，粉飾現場?？梢姡锰摷俨牧隙哑龉牡暮蠊菒毫拥?。

二是表現主題。觀點和材料統一，是公文的根本性要求。要選擇那些恰當地支持觀點、有力地證明觀點、科學地說明觀點的材料，使其達到水乳交融的程度。

三是典型有力。就是材料要有代表性，能反映事物的本質、主流和規律。毛澤東說得好：“材料是要愈多愈好，但一定要抓住要點或特點（矛盾的主導方面）?！倍鞲袼埂对隈R克思墓前的講話》首句：“3月14日下午2：45分，當代最偉大的思想家停止思想了?！绷攘葍删?，便交代了時間、人物、事件，此即古人倡導的“文約事豐”“貴乎精要”。

第三節　公文的格式

在應用文書中，公文是最講程式化的文種。公文的程式化，在很大程度上通過書面文字材料形成的相對固定的格式表現出來。

法規與規章文書在文面上表現為章條式，訴訟文書和部分經濟文書（如合同）在文面上也有一定的格式性，其余的應用文書在文面上相對來說具有較強的靈活性、多樣性。一份完整的公文，由文頭、主文、文尾三部分組成，公文格式主要是這幾部分內容的組成與寫作規定。

一、文頭格式

公文的文頭，又稱版頭，包括文件名稱、發文字號、簽發人、緊急程度、秘密等級和份號等項內容。位于公文首頁上端，一般約占A4型公文紙的1/3或2/5面積。

（一）文件名稱

文件名稱，由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”兩字組成。如“××省人民政府文件”“××公司文件”。（參見圖1）

×××××文件

（圖1）

（二）發文字號

發文字號又稱發文號、文號、文件字號，是指某一公文在發文機關一個年度內發文總號中的實際順序號。位于發文機關標識下空2行處、間隔線上面居中位置，緊靠間隔線。發文字號使用與正文相同的字體。

發文字號由發文機關代字、年份、序號三部分組成。發文字號中三個部分的書寫順序是：先寫發文機關代字，接著是年份，最后是序號。如“粵科院字〔2006〕14號”，表示的是廣東省科學院在2006年度內發的第14號文。發文號中的年份，要用阿拉伯數字完整書寫，用括號括起來。不能把“2006”簡化為“06”，括號須用六角括號“〔〕”，不能用半圓括號“（）”。聯合行文的發文字號，只標主辦機關的發文字號。（參見圖2）

（圖2）

發文字號的作用主要有三個：一是便于登記；二是便于分類、歸檔；三是便于查找、引用。

（三）簽發人

上報的公文需在首頁標識簽發人姓名?！昂灠l人”是指批準發出公文的機關領導人，標明在發文字號右側空兩字位置處。（參見圖3）

（圖3）

（四）秘密等級（密級）

秘密等級是指公文內容涉及秘密程度的等級。秘密等級分為“絕密”“機密”“秘密”三級。秘密等級標注在版心右上角第1行，兩字之間空1字。如需同時標識秘密等級和保密期限，則頂格標識在版心右上角第1行。秘密標志為★，無密不標?！锴皹嗣芗?，★后寫保密期限，如“機密★1年”。（參見圖4）

（五）緊急程度（急度）

緊急程度是指送達和辦理公文的時限要求，分“特急”“急件”。緊急程度頂格標識在版心右上角第2行，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行。（參見圖4）

000001

機密★1年

特急

（圖4）

（六）份號

份號，又稱份數序號，是指將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。（參見圖5）000001

機密★1年

（圖5）

二、主文部分

公文的主文，包括標題、題注、主送機關、正文、發至級限、附件、發文機關、簽署、印章和成文年月日等。

（一）標題

公文的標題即公文的名稱，是公文內容和作用的高度概括。

完整的公文標題由發文機關名稱、公文事由（或公文主題）、公文種類三部分組成。

概括事由是公文擬題的關鍵。事由要避免意義含混，令人不知所云，要體現概括性，不能面面俱到，臃腫龐雜。

公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

公文標題的三個組成部分一般要寫完整，也有部分省略的情況：一是單位內部使用的公文，標題中可省略發文單位；二是省略事由，如《××××××市關于××××××的通知》。（參見圖6）

×××××關于××××××的通知

（圖6）

（二）題注

題注即注釋、說明標題的文字。它位于標題之下、主送機關以上，一般用來注明法規性文件或經過討論通過文件的法律程序、會議時間、地點。有的題注用括號括上，有的用破折號標識。

（三）主送機關

主送機關，又叫做“抬頭”“受文機關”或“上款”，是指公文的主要受理機關。位于正文之前，標題之下，頂格寫。（參見圖7）

×××××關于××××××的通知

××××××××：

×××××××××××××××××××××

（圖7）

如主送機關不止一個時，同類型、相并列的機關之間用頓號間隔，不同類型、非并列關系的機關之間用逗號間隔，最后用冒號。如人事部《關于開展國家公務員普通話培訓的通知》的主送機關：

各省、自治區、直轄市人事（人事勞動）廳（局），教委（教育廳），語委（語言文字工作機構），國務院各部委、各直屬機構人事（干部）部門，新疆生產建設兵團人事局：

普發性下行文，主送機關較多，一般使用泛稱，如“校各直屬單位”。上行文的主送機關一般是一個。請示、批復、意見、函的主送機關只能是一個。一些行文方向不定，沒有特指主送機關的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，則不寫主送機關。

（四）正文

正文是公文的核心部分，用來表述公文的具體內容，除個別極簡短的公文外，正文內容分開頭（又稱原由或引據）、事項、結尾三部分。

（五）發至級限

發至級限指文件發至層次，一般寫在正文后，落款的左上方，也可將其放在主題詞上面、落款的左下前部附注的位置。發至級限要用圓括號括上。

（六）附件

附件是公文正文附屬材料的順序和名稱的標注。附件是公文的組成部分，指隨文發送的文件、報表、材料等，作為正文的補充說明或參考材料。不是所有公文都需附件，根據需要而定。附件必須寫所附內容的標題或名稱，附件若不止一件，則應標序號。序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1.××××”）。附件名稱后不加標點符號，“附件”寫在正文下一行，左空兩字，加冒號。（參見圖8）

附件：1.×××××××××××××××

×××××

2.××××××××××

（圖8）

有的公文是專為報送一份材料或專為批轉、轉發、頒發某個文件而擬制的，被批轉、轉發的文件是公文的主體，正文只起按語或說明、批準、發布的作用，正文文本已寫清這些文件、材料的名稱，因此不必再標“附件”。

（七）發文機關

發文機關，是公文的作者或發出單位。發文機關要寫全稱或規范化簡稱。若是聯合行文，主辦機關排列在前。（參見圖9）

×××××××

××××

2012年7月1日

（圖9）

（八）簽署

簽署是簽發文件的領導人在公文正文落款處的簽字或蓋章。簽署在發文機關位置、領導人職務名稱后空一格書寫。（參見圖10）

××××××××××××××××××

×××××××××××××××.

部長：×××

2012年7月1日

（圖10）

（九）成文時間

一般文件，以領導人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關領導人的簽發日期為準；會議通過的公文，以通過日期為準；法規性公文，以批準日期為準，或以專門規定的具體生效、開始執行的日期為準。（參見圖10）

成文時間關系到公文的時效。成文時間要用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”。不能用阿拉伯數字書寫。成文時間，一般位于正文尾發文機關名稱下一行右側位置，會議通過的文件，則標在公文標題下。

（十）印章

公文，除會議紀要和以電報形式發出的以外，都應加蓋印章。印章要蓋得端正，合乎規范。上不壓正文，下要壓年、月、日。聯合上報的非法規性文件，由主辦機關加蓋印章。聯合下發的公文，聯合發文機關都應當加蓋印章。（參見圖11）

（圖11）

三、文尾部分

文尾部分格式，包括主題詞、抄送機關、印發機關、印發日期、附注和頁碼等內容的規定。

（一）主題詞

主題詞，是指標識公文主題、文件類別的并經過規范化處理的名詞或名詞性詞組。標引主題詞必須使用有關主題詞表（如《國務院公文主題詞表》《教育類公文主題詞表》等）。主題詞的位置在附注下方、文尾橫線上端。一份文件選用2～3個主題詞，最多不超過5個，詞與詞之間，不寫標點，空1個字的間距。（參見圖12）

（圖12）

（二）抄送單位（抄送機關）

指除主送機關外需要執行或知曉公文內容的其他機關。應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。公文如需抄送，則在主題詞下一行寫明抄送單位。抄送機關之間用逗號隔開。（參見圖13）

（圖13）

（三）印發機關、印發日期和印數

印發機關，即印發公文的機關，要寫全稱。印發日期，以公文付印的日期為準。

印發機關和印發日期位于末頁頁碼上端，同置一行。前面左空1字寫印發機關，最后寫印發日期。印發日期右空1字。（參見圖14）

（圖14）

印數，是指公文的實際印制份數，位于印發時間的正下方，寫“共印××份”有的，用圓括號括上。（參見圖15）

（圖15）

（四）附注

附注用于說明其他項目不便說明的事項。如說明有關引文的出處；解釋有關名詞術語。發至級限，有時也以附注的形式來說明。“請示”應當在附注處注明聯系人姓名和電話。附注應當加括號標注。位置居左空2字，在成文時間下一行。

（五）頁碼

頁碼，即公文的頁碼順序，在一頁公文的最下端。（參見圖14）

（六）書寫與用紙

文字從左至右橫寫、橫排。少數民族文字按其習慣書寫、排版。在民族自治地方，可并用漢字和通用的少數民族文字。

公文用紙一般采用國際標準A4型紙（210mm×297mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。

有關公文的其他格式規定，請參見《黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》。（具體樣式參見圖16、17）

（圖16）

（圖17）

第四節　公文的布局

公文的布局主要體現在開頭與結尾的展開方式。

（一）開頭方式

1.概述情況　即在開頭簡明扼要、切題地介紹有關情況或背景。簡報、報告、會議紀要、總結等常用此法開頭。

2.提出問題　即在開頭提出問題，提示應用文書的主旨或主要內容，以引起閱讀者的注意與思考。調查報告常用這種方式開頭。

3.直陳目的　即在開頭以“為了”“為”等介詞構成的主旨句領起下文。法規、規章、決定、通知等應用文書常用此方式。

4.引述來文　即在開頭引述對方來文、來電的標題、文號，然后引出下文。應用文書中的復函、批復普遍使用此方式開頭。

5.闡明觀點　即在開頭先提出觀點，或者點明主旨，接著加以解釋說明，以引起讀者的重視。

6.表明態度　即在開頭直截了當地對批轉、轉發或發布的文件或者有關的事項、會議表明態度，做出評價，提出看法。批轉、轉發性通知多如此開頭。

7.交代原因　即在開頭以“由于”“因為”“鑒于”等詞領起下文，也可直接陳述發文原因。

8.說明根據　即在開頭引用有關法律、法規或上級指示精神，具體來說，是以“根據”“遵照”“按照”等詞語領起下文，標示出行文有據。通知、批復、規章文書等常用這種方式開頭。

應用文書的開頭，有時是多種方式結合運用。

（二）結尾方式

1.作請求。即在結尾請求上級批復、批轉、批準或請求對方幫助之類的話語。公文中的請示、函等普遍使用此方式結尾。

2.作強調。即在結尾對文中的主要問題作強調說明，以引起閱讀者的重視。

3.作要求。即在結尾提出要求、希望或發出號召。

4.作總結。即在結尾對文中的主要觀點或問題做出歸納或總結，使讀者對全文有一個較完整的印象。

5.顯文種。以模式化的方式把名詞性文種作動詞用，并以此結尾，如“特此通告”“特此通報”“特此通知”“特此報告”等。

6.作補充。即在結尾補充交代有關事項、事宜。通知、法規、規章等常用這樣的結尾。

除上述幾種結尾方式外，還有祝賀、慰問式的結尾，以及主體部分意盡即文完，不再另寫結尾等方式。

第五節　公文的表達方式

公文的表達方式，就是公文作者運用語言文字把思想內容表達出來的方法和手段。在文章的五種基本表達方式（敘述、描寫、抒情、議論和說明）中，公文常用的有三種，即敘述、議論和說明。

1.敘述

敘述就是對人物或事件的發展變化過程進行客觀反映的一種表達方式，是用來說明問題、反映情況、交流思想、闡明觀點的一種最常用的方法。除法規性、指示性公文外，通知、通報、報告、請示、會議紀要、調查報告、簡報、講話稿等公文一般都以敘述為主。

公文中的敘述以敘事為主，采用概敘、順敘的手段，開門見山地陳述事件的全貌，也可以根據實際需要，恰當地運用倒敘、插敘、分敘、補敘等多種方法。

2.議論

議論就是議事論理，對客觀事物或問題進行分析評述，作出判斷或評議，表明觀點和態度的一種表達方式。

公文中的議論為了給受文者提供理解公文精神的理論依據，不是貫通全文的主要方法，而是從屬于敘述和說明的一種方法。無須旁征博引，常用簡單的結論性、論斷性的語言，論述較客觀、冷靜，不帶或少帶感情色彩，常結合敘述、說明使用。議論具有論點、論據和論證三要素。

3.說明

說明就是用簡明扼要的文字，對事物的形狀、性質、特征、原理、規律、作用等進行闡釋的一種表達方式。

公文的說明范圍主要限于黨的路線方針政策和社會管理方面的事物，以治理國家和管理社會為主要目的，說明比較抽象、概括和簡要。

上述三種表達方式中，以反映情況為主的公文側重敘述；以闡明道理為主的公文側重議論；以提高要求為主的公文側重說明。