第三章　公文寫作常見病例及修改

第一節(jié)　公文標(biāo)題病例分析

公文標(biāo)題是公文內(nèi)容的撮要，在發(fā)揮公文效能上起著舉足輕重的作用。但受諸多因素的影響，公文標(biāo)題時(shí)常出現(xiàn)一些毛病，筆者歸納總結(jié)出了以下八個(gè)方面，并作粗淺分析。

一、要素不全

完整的、規(guī)范的公文標(biāo)題，一般應(yīng)具備“三要素”，即發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種，以標(biāo)明由誰(shuí)發(fā)文、為什么發(fā)文和用什么文種發(fā)文。

常見的病例有三種：一是隨意省略事由。如《××縣人民政府決定》，由于省略事由，受文者看不出標(biāo)題所反映的主要內(nèi)容、事項(xiàng)和基本觀點(diǎn)，不利于學(xué)習(xí)、貫徹、領(lǐng)會(huì)、落實(shí)文件精神。除一些非重要的、極其簡(jiǎn)短的通知、通告和特殊機(jī)關(guān)發(fā)出的特定公文外（如中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院、司法部門發(fā)出的國(guó)務(wù)院“公告”“主席令”“布告”等），一般情況下不得省略事由。二是隨意省略發(fā)文機(jī)關(guān)。如：一份沒有版頭的文件標(biāo)題《關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)村黨支部建設(shè)的報(bào)告》，待上級(jí)看完文件后，才從落款處知道文件是哪個(gè)機(jī)關(guān)發(fā)出的，既不莊重，也不嚴(yán)肅，更不利于公文運(yùn)轉(zhuǎn)和辦理。具有重大決策和事項(xiàng)的下行文不得省略發(fā)文機(jī)關(guān)；沒有版頭的下行文、上行文均不得省略發(fā)文機(jī)關(guān)，但有版頭（發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)）的，也可不標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。三是隨意省略文種。使受文者不得要領(lǐng)，失去公文的嚴(yán)肅性。如《××鄉(xiāng)人民政府關(guān)于召開春耕生產(chǎn)會(huì)議的有關(guān)事宜》。

二、亂用文種

主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：

一是混用文種。如《關(guān)于××縣××鄉(xiāng)換屆選舉問題的請(qǐng)示報(bào)告》，這里把“請(qǐng)示”“報(bào)告”兩個(gè)不同的文種混淆在一起使用，明顯不妥。從該“請(qǐng)示報(bào)告”的內(nèi)容看，應(yīng)使用批轉(zhuǎn)式“報(bào)告”這一文種。報(bào)告一般分為兩種：一種是“向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問”所使用的“匯報(bào)式報(bào)告”，這類報(bào)告，只要把情況匯報(bào)、反映清楚即可，目的是讓上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)了解發(fā)展情況，掌握工作進(jìn)度，做到心中有數(shù)，不需要回復(fù)；另一種是提出建議、要求“批準(zhǔn)轉(zhuǎn)發(fā)”的“批轉(zhuǎn)式報(bào)告”，這類報(bào)告，多是立足本部門的職能，主動(dòng)向上級(jí)提出一些具有全局性、建設(shè)性的意見、建議，本部門又無職權(quán)直接行文，只有報(bào)告上級(jí)，經(jīng)研究、同意、批轉(zhuǎn)方可實(shí)施。第二種報(bào)告（批轉(zhuǎn)式報(bào)告），今后應(yīng)改用“請(qǐng)示”文種，這是2001年1月1日起施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中的新規(guī)定：“向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”用請(qǐng)示。

二是錯(cuò)用文種。有的該用“請(qǐng)示”的，卻用了“報(bào)告”，而該用“報(bào)告”的反而用的是“請(qǐng)示”；有的該用“函”的卻用“通知”；有的把沒列為文種的公文種類作為文種使用，如“條例”“規(guī)定”“辦法”“總結(jié)”“計(jì)劃”等，以上這些，都不可作為文種使用，不可直接行文，但可作為“印發(fā)”“頒發(fā)”式“通知”的“附件”行文。

三是生造文種。如《關(guān)于調(diào)整工資的補(bǔ)充說明》《關(guān)于機(jī)構(gòu)改革中有關(guān)問題的解釋》等，這里的“補(bǔ)充說明”“解釋”均不應(yīng)作為文種使用，以上兩個(gè)標(biāo)題可修定為《××（發(fā)文機(jī)關(guān)）關(guān)于印發(fā)調(diào)整工資補(bǔ)充說明的通知》《××（發(fā)文機(jī)關(guān)）關(guān)于印發(fā)機(jī)構(gòu)改革中有關(guān)問題解釋的通知》。還有的把“安排”“要點(diǎn)”“細(xì)則”這些既不是公文文種又不是應(yīng)用文體種類的東西常常作為公文文種直接行文，是錯(cuò)誤的。

三、隸屬不清

不該用“批轉(zhuǎn)”的，用了“批轉(zhuǎn)”；該用“批轉(zhuǎn)”的卻用了“印發(fā)”“轉(zhuǎn)發(fā)”，分不清三者之間的隸屬關(guān)系和詞性。如《××縣政府辦公室關(guān)于批轉(zhuǎn)××市長(zhǎng)在××?xí)h上講話的通知》，這里的“批轉(zhuǎn)”使用不當(dāng)，應(yīng)該使用“印發(fā)”或“轉(zhuǎn)發(fā)”。因?yàn)椤芭D(zhuǎn)”具有“批準(zhǔn)轉(zhuǎn)發(fā)”之意，是上級(jí)對(duì)下級(jí)報(bào)告的認(rèn)同并轉(zhuǎn)發(fā)下去貫徹落實(shí)的。下級(jí)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志的講話、批示等不可使用“批轉(zhuǎn)”，否則將混淆了上下級(jí)的隸屬關(guān)系。

四、提煉不精

主要表現(xiàn)在標(biāo)題冗長(zhǎng)上。如《×××（發(fā)文機(jī)關(guān)）關(guān)于招收退休退職職工子女就業(yè)，進(jìn)行合理安排，確保社會(huì)穩(wěn)定的通知》，可修改擬為《×××關(guān)于妥善安排退休退職職工子女就業(yè)的通知》或《×××關(guān)于妥善安排退休退職職工子女就業(yè)有關(guān)問題的通知》。

五、題不達(dá)意

表現(xiàn)在四個(gè)方面：一是事由偏跑。如《×××關(guān)于草原滅鼠的請(qǐng)示》，從題意上看，是請(qǐng)示開展滅鼠運(yùn)動(dòng)，而此文實(shí)際上是請(qǐng)求上級(jí)給予解決“滅鼠經(jīng)費(fèi)”的請(qǐng)示。應(yīng)改寫為《×××關(guān)于要求解決草原滅鼠經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》。二是題大意小。如《關(guān)于企業(yè)技術(shù)、人才開發(fā)的若干規(guī)定》，而文件內(nèi)容中就如何進(jìn)行技術(shù)、人才兩項(xiàng)開發(fā)，卻未作具體規(guī)定，標(biāo)題“帽子”太大，使題文不完全相符。三是題小意多。如《關(guān)于做好爭(zhēng)取人民滿意基層站所活動(dòng)籌備工作的通知》，標(biāo)題的事由主旨是“籌備”二字，而正文中不僅詳細(xì)介紹了“爭(zhēng)創(chuàng)活動(dòng)”的意義、內(nèi)容、方法，還談到了組織領(lǐng)導(dǎo)、活動(dòng)步驟、管理制度等，顯然，標(biāo)題題意過小，難于表達(dá)和帶動(dòng)正文，此標(biāo)題可改寫為《×××關(guān)于開展?fàn)巹?chuàng)人民滿意的基層站所活動(dòng)的通知》。四是題義不清。如《××縣人民政府關(guān)于糧食問題的通知》，其中就缺少“價(jià)格”“收購(gòu)”等詞語(yǔ)來限制中心詞“問題”，造成事由過于籠統(tǒng)不具體、不清楚，不能準(zhǔn)確反映表達(dá)公文的主要內(nèi)容。

六、用詞重疊

多出現(xiàn)在轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)式公文方面。如“××縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《××市人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈××省人民政府關(guān)于加快畜牧養(yǎng)殖業(yè)發(fā)展的通知〉的通知》的通知”，這里介詞“關(guān)于”、動(dòng)詞“轉(zhuǎn)發(fā)”、文種“通知”反復(fù)出現(xiàn)，在一個(gè)標(biāo)題內(nèi)重復(fù)使用，造成標(biāo)題冗長(zhǎng)，令人不知所云。解決用詞重疊問題，避免介詞“關(guān)于”、動(dòng)詞“轉(zhuǎn)發(fā)”、文種“通知”反復(fù)出現(xiàn)，可采用“省略法”“替代法”“直轉(zhuǎn)法”三種技術(shù)處理辦法。

七、濫用符號(hào)

如“××縣人民政府辦公室關(guān)于印發(fā)《××同志在××?xí)h上講話》的通知”“轉(zhuǎn)發(fā)《××省公安廳關(guān)于實(shí)施社區(qū)警務(wù)戰(zhàn)略意見》的通知”，以上兩例中的“《》”符號(hào)都不應(yīng)該使用，應(yīng)改為：“××縣人民政府辦公室關(guān)于印發(fā)××同志在××?xí)h上講話的通知”“轉(zhuǎn)發(fā)××省公安廳關(guān)于實(shí)施社區(qū)警務(wù)戰(zhàn)略意見的通知”。2001年1月1日施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三章公文格式第十條第六款中明確規(guī)定“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”。

八、標(biāo)注不規(guī)范

主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

一是回行題式不規(guī)范。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》明確規(guī)定：公文標(biāo)題“回行時(shí)，要做到詞意完整”。而在實(shí)際排印時(shí)，卻往往做不到這一點(diǎn)。如：

中共××縣委××縣人民政府

關(guān)于進(jìn)一步整治和改善經(jīng)濟(jì)發(fā)展

環(huán)境的實(shí)施意見

此題回行時(shí)，將“經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境”一個(gè)完整的詞和詞意拆開、拆斷了，應(yīng)改為：

中共××縣委××縣人民政府

關(guān)于進(jìn)一步整治和改善經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境的

實(shí)施意見

二是擺列布局不規(guī)范。有的左右擺布不居中，不是偏左，就是偏右；有的標(biāo)題第一行與“紅色反線”距離不是相間過大，就是過小；有的標(biāo)題中行與行之間距離不是過曠，就是過緊。規(guī)范的擺布應(yīng)是：紅色反線下空2行開始排列標(biāo)題的第一行，行與行之間相間“以2號(hào)字高度加2號(hào)字高度7/8倍的距離”；左右擺布時(shí)，要居中。居中排列并不難做到，使用電子設(shè)備打印時(shí)，按“居中”鍵即可。

三是字號(hào)字體使用不規(guī)范。就字體而言，有的用黑體，有的用宋體，有的用仿宋，有的甚至用楷書；就字號(hào)而言，有的用2號(hào)字，有的用3號(hào)字，有的甚至比2號(hào)更大、比3號(hào)更小，等等。規(guī)范的用法是：公文標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字（正文用3號(hào)仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號(hào)小標(biāo)宋體字或3號(hào)黑體字）。

第二節(jié)　公文在正文寫作中常見病例分析

目前，在黨政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位中，相當(dāng)一部分同志因缺少公文寫作基本功的訓(xùn)練，很難從靜態(tài)和動(dòng)態(tài)兩個(gè)方面把握公文寫作的特征和規(guī)律，致使寫出的公文不夠規(guī)范，其中不少方面有違背公文管理法規(guī)。這種現(xiàn)象若不盡快解決，要實(shí)現(xiàn)公文管理的科學(xué)化是根本不可能的。在正文寫作中比較常見的問題有以下幾個(gè)方面：

1.詞語(yǔ)使用不規(guī)范

一是濫用副詞。不少文稿為了加重語(yǔ)氣，強(qiáng)調(diào)某項(xiàng)工作的重要，加上一大堆副詞，如“進(jìn)一步堅(jiān)決落實(shí)”，又是“進(jìn)一步”，又是“堅(jiān)決”，其實(shí)“堅(jiān)決”本身就已經(jīng)很確定、很有力度了，所以要么用“進(jìn)一步”，要么用“堅(jiān)決”，不宜將二者重疊起來使用。當(dāng)然，有時(shí)可以重疊運(yùn)用某些副詞，但要根據(jù)需要，而且要用得恰當(dāng)，比如某項(xiàng)工作過去要求“加強(qiáng)”，但進(jìn)展的情況不太理想，就可以用“進(jìn)一步加強(qiáng)”。

二是濫用指令詞。作為公務(wù)文稿，“要”怎樣這類詞肯定經(jīng)常會(huì)用到，但用得太多太濫也不行，如有些講話稿、文件，滿篇都是“要”字，讓人覺得煩。更有甚者，有些不適宜用“要”字的文稿也沒完沒了地“要”，比如工作匯報(bào)中使用“要”字，就好像是向上級(jí)下指令似的；工作總結(jié)，本來是談情況和體會(huì)的，也老是用“要”字，就好像是談未來的打算了。

三是重復(fù)用詞。同一篇文稿中多次出現(xiàn)公務(wù)文稿常用詞是不可避免的，但我們應(yīng)該而且可以做到的是，短距離內(nèi)盡量不要重復(fù)，尤其是在一句話中不要重復(fù)。

四是亂用時(shí)髦詞匯。時(shí)代在前進(jìn)，知識(shí)在更新，公務(wù)文稿的常用詞匯也需要不斷注入新鮮氣息，但新詞匯也有一個(gè)潛移默化、約定俗成的過程，不能過于“前衛(wèi)”。如把“網(wǎng)絡(luò)時(shí)代”說成“寬帶時(shí)代”就不適宜，因?yàn)槌藰I(yè)內(nèi)人士，沒有多少人能懂。

五是混用詞。如“其它”和“其他”經(jīng)常混用。關(guān)于這兩個(gè)詞的使用，省政府辦公廳專門咨詢過國(guó)家語(yǔ)委專家，為規(guī)范一致，自上世紀(jì)90年代中期以來，國(guó)務(wù)院辦公廳就規(guī)定，在法律法規(guī)和公文中統(tǒng)一用“其他”。又如“按照”和“遵照”在使用上的區(qū)別。“按照”是中性詞，通用于各種文體；“遵照”有遵奉依照之意，后面的名詞多為上級(jí)、長(zhǎng)輩的指示、教導(dǎo)等。這些細(xì)微之處，應(yīng)注意區(qū)分。

六是用詞不當(dāng)。這個(gè)毛病在許多文稿中俯拾即是，好像也“約定俗成”了。如“公開曝光”，曝光本來就是公開的意思，難道還有什么不公開的曝光？如此等等，不一而足。

七是濫用模糊詞。用的最多的就是“有關(guān)規(guī)定”。這里要提醒的是，在草擬文稿尤其是規(guī)范性文稿時(shí)，我們應(yīng)盡可能把“有關(guān)規(guī)定”寫具體。因?yàn)?008年5年1日國(guó)務(wù)院頒布的《政府信息公開條例》就要正式施行，要求與社會(huì)公眾息息相關(guān)的政府信息都要依法公開，其中最主要的就是行政公文的公開。公開方式有三類：首先是主動(dòng)公開的信息；其次是依申請(qǐng)公開的信息，這類信息使用是要收費(fèi)的；第三是不得公開的信息。按照信息公開的要求，我們制發(fā)公文的政策、法規(guī)依據(jù)是什么必須交代清楚，否則就有吃行政官司的可能。

2.名稱表述混亂

公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有：（1）單位名稱不準(zhǔn)，應(yīng)以公章名稱為準(zhǔn)或用規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。（2）同一名詞在一篇公文中幾次出現(xiàn)時(shí)表述不一致。（3）隨意用簡(jiǎn)稱。領(lǐng)導(dǎo)講話稿中用簡(jiǎn)稱可以節(jié)約詞匯，但這種簡(jiǎn)稱必須是符合規(guī)范、大家都已接受、一說就明白的，比如“三個(gè)代表”大家都知道。而有些簡(jiǎn)稱只有某系統(tǒng)、某行業(yè)的干部職工知道。如要寫進(jìn)文件或領(lǐng)導(dǎo)講話中，就不能用簡(jiǎn)稱了，要應(yīng)在首次出現(xiàn)時(shí)用括號(hào)作附注說明，要不就會(huì)讓人有莫名其妙的感覺。

3.數(shù)字使用不統(tǒng)一

公文使用數(shù)字概念模糊，書寫形式雜亂和不準(zhǔn)確。具體說來，公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其他均應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

4.上報(bào)公文錯(cuò)誤較多

主要存在以下問題：（1）來文份數(shù)不夠的（不得少于5份）；（2）不屬特殊情況的越級(jí)行文；（3）發(fā)文字號(hào)不統(tǒng)一、不規(guī)范；（4）未標(biāo)注簽發(fā)人姓名；（5）應(yīng)由單位主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)；（6）應(yīng)注明所有會(huì)簽人；（7）文種使用不當(dāng)；（8）請(qǐng)示和報(bào)告混用；（9）“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；（10）請(qǐng)示未注明聯(lián)系人和聯(lián)系方式；（11）“報(bào)告”中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)；（12）多頭主送；（13）文件涉及事項(xiàng)應(yīng)由報(bào)文機(jī)關(guān)自行解決的；（14）應(yīng)直接報(bào)送有關(guān)主管部門；（15）應(yīng)附有關(guān)部門意見一并上報(bào)；（16）仍采取“此頁(yè)無正文”；（17）正式行文為白頭或未加蓋印章；（18）成文時(shí)間距報(bào)送時(shí)間過長(zhǎng)（平川、縣、區(qū)不超過7天，山區(qū)、縣不超過10天）；（19）主題詞標(biāo)注不規(guī)范；（20）其他不符合公文格式和行文規(guī)則的問題。有上述情形之一的，市政府辦公室將退回報(bào)文單位規(guī)范完善后再報(bào)，并記錄在案，每半年向市政府領(lǐng)導(dǎo)和在全市通報(bào)一次。

5.辦文缺乏計(jì)劃性

一些單位工作沒有前瞻性和計(jì)劃性，對(duì)一些可預(yù)見的會(huì)議材料和上報(bào)文件，不到臨近開會(huì)或上報(bào)的時(shí)候不著急。事到臨頭又急得不得了，而市政府辦公室對(duì)發(fā)文件又毫無準(zhǔn)備。為了不誤事，辦文的同志常常不得不到重要會(huì)場(chǎng)、調(diào)研現(xiàn)場(chǎng)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審閱。遇到特殊情況，還不得不在征得領(lǐng)導(dǎo)的同意后，先發(fā)文，再補(bǔ)簽，給工作帶來很大的被動(dòng)。如果主辦部門提前計(jì)劃準(zhǔn)備，及早按程序送審，類似情形是完全可以避免的。

第三節(jié)　公文中常用錯(cuò)的詞語(yǔ)辨析

有許多讀者在日常公文處理過程中，經(jīng)常遇到一些同義詞、近義詞、異形詞等詞語(yǔ)使用不當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)句，這不僅會(huì)影響到公文的權(quán)威，有時(shí)候可能還會(huì)造成錯(cuò)誤，導(dǎo)致在工作落實(shí)過程中出現(xiàn)差錯(cuò)。所以我們應(yīng)該注意掌握這些詞的差異，準(zhǔn)確使用，提高工作質(zhì)量和效率。

1.“二”與“兩”

使用“二”的地方：①自然數(shù)。②序數(shù)、小數(shù)、分?jǐn)?shù)。

使用“兩”的地方：①一位數(shù)的基數(shù)。如“兩臺(tái)機(jī)器”。②概數(shù)。如“三兩天”。

2.“倍”的運(yùn)用

“倍”雖是一個(gè)比較簡(jiǎn)單的詞，但在公文寫作中誤用的情況卻是多見的。一是與“增加了”合用時(shí)的誤用。“增加了”是在原數(shù)基礎(chǔ)上，向上增加若干個(gè)原數(shù)。二是與“增加到”合用時(shí)的誤用。“增加到”是包括底數(shù)，指增加后的總數(shù)。三是把“倍”用在降低、減少上。如有的公文中出現(xiàn)“降低×倍”或“減少×倍”的提法，這是不妥的。因?yàn)椤氨丁敝荒苡糜谠黾樱荒苡糜诮档突驕p少。如果說用于減少，就應(yīng)該加“負(fù)”字。

3.“以上”與“以下”的運(yùn)用

“以上”“以下”等詞與前面的數(shù)字連用，這種表達(dá)方法的數(shù)目概念，習(xí)慣上應(yīng)包括前面的本數(shù)在內(nèi)，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不應(yīng)把本數(shù)排除在外。但是，為了使界限的劃分清晰準(zhǔn)確，應(yīng)注明本數(shù)是否包含在內(nèi)。如：“十四歲、十四歲以上兒童不得入內(nèi)”或“十四歲以下（包括十四歲在內(nèi)）兒童不得入內(nèi)”。

4.“制定”與“制訂”的運(yùn)用

“制定”即制作、定出。公文中習(xí)慣用在較大場(chǎng)合，以制定黨和國(guó)家的路線、方針、政策、法律和法令等，如：“黨的第十六次代表大會(huì)，為我們制定了全面進(jìn)入小康社會(huì)的總?cè)蝿?wù)和政治路線。”

“制訂”即制作、訂立。公文中習(xí)慣用于具體規(guī)章制度的訂立。如：“我們單位相繼制訂了防火、門衛(wèi)等安全管理制度。”

5.“物質(zhì)”與“物資”的運(yùn)用

“物質(zhì)”即能觸及、能見到的客觀存在的東西。該詞多用于哲學(xué)和物理學(xué)上的抽象概念。

“物資”即指具體的財(cái)物資源。

6.“需要”與“須要”的運(yùn)用

“需要”即對(duì)“缺乏”而言，還有“要求”的意思。詞性為及物動(dòng)詞，后可帶賓語(yǔ)。

“須要”即說明“應(yīng)當(dāng)”“必須”的意思。詞性為能愿動(dòng)詞，修飾限制動(dòng)詞。

7.“權(quán)力”與“權(quán)利”的運(yùn)用

“權(quán)力”即可以管轄、統(tǒng)治、支配別人的權(quán)柄，受其管轄者必須服從。

“權(quán)利”即指一定的人被規(guī)定賦予的可以享受的權(quán)益。如：“公民有監(jiān)督公共權(quán)力正確行使的權(quán)利。”

8.“截止”與“截至”的運(yùn)用

“截止”即到期停止。

“截至”即到……為止。

9.“違反”與“違犯”的運(yùn)用

“違反”即不遵照，反著方向做。

“違犯”即違背，觸犯。

10.“以至”與“以致”的運(yùn)用

“以至”即到、直到。用于時(shí)間、數(shù)量、范圍的延伸或擴(kuò)大。

“以致”即弄得，由此而造成，用于下半句的開頭，表示結(jié)果。

11.“象”與“像”的運(yùn)用

在公文寫作中重點(diǎn)要注意，當(dāng)“像”作為比喻詞或作為其他系動(dòng)詞時(shí)不能寫作“象”。

12.“的”“地”與“得”的運(yùn)用

“的”“地”“得”是結(jié)構(gòu)助詞，在口語(yǔ)里都念“de”。“的”用在名詞前，是定語(yǔ)的標(biāo)志；“地”用在動(dòng)詞和形容詞前，是狀語(yǔ)的標(biāo)志；“得”用在動(dòng)詞和形容詞后，是補(bǔ)語(yǔ)的標(biāo)志。

13.“部署”與“布置”的運(yùn)用

“部署”即指全局重大工作的安排。

“布置”即指全局具體工作和事項(xiàng)的安排。

14.“既”與“即”的運(yùn)用

“既”是并列連詞，通常與“又”配對(duì)使用。

“即”相當(dāng)于判斷詞“是”的用法。另有“即使”的含義。

15.“和”“與”“及”的運(yùn)用

“和”口語(yǔ)色彩比較濃；“與”帶一些文言色彩，常用于比較鄭重的場(chǎng)合；“及”連接的成分雖然也是并列，但表達(dá)的意思上有輕重的分別，即前重后輕。

像這類的字和詞還有很多，在這里就不一一表述了。需要提醒大家的是，如果遇到自己不懂或模棱兩可用詞時(shí)，一定要翻閱一下詞典，切莫想當(dāng)然落筆下文。

第四節(jié)　怎樣起草公文

在公文的寫作中，如何寫出一篇詞意表達(dá)準(zhǔn)確、鏟除時(shí)弊、力求精短的公文呢？

1.力求主旨單一，切忌內(nèi)容混亂

有一份××市稅務(wù)局主送××區(qū)稅務(wù)局關(guān)于免稅的批復(fù)是這樣寫的：“你區(qū)燈泡廠生產(chǎn)的汽車燈泡，由于引進(jìn)技術(shù)和上交管理費(fèi)等原因，造成虧損。同意你局意見，對(duì)該項(xiàng)產(chǎn)品20××年再繼續(xù)給予免征工商稅一年的照顧。期滿后立即恢復(fù)征稅，不得再報(bào)減免照顧。”接著，第二段又寫道：“希協(xié)助該廠采取有效措施解決生產(chǎn)中的問題，改善經(jīng)營(yíng)管理，加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)核算，扭轉(zhuǎn)虧損。”這個(gè)批復(fù)顯然是一文多旨。本來中心是對(duì)××區(qū)燈泡廠申請(qǐng)免稅的批復(fù)意見，在第一段已明確表明了市局的態(tài)度，此文即應(yīng)結(jié)束。第二段與主旨無關(guān)，應(yīng)該刪去。

寫作公文要一文一事，主旨單一。如果公文的內(nèi)容混雜，一文多旨，必然使收文者不得要領(lǐng)，影響公文效力。因此，公文寫作者必須在立意、煉題上多下工夫。

2.力求開門見山，切忌繞山彎水

目前，有些基層單位的公文套話連篇，開頭大段不著邊際，動(dòng)輒“在黨中央、國(guó)務(wù)院有關(guān)政策的指引下，在省、地、縣各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的親切關(guān)懷下，在×××、×××領(lǐng)導(dǎo)的親自指揮下……”好像不這樣寫就不足以顯示政策的威力和領(lǐng)導(dǎo)的重視，簡(jiǎn)直就像茹太素“萬(wàn)言挨板子”那樣滑稽可笑。這樣繞山彎水，還叫什么公文？別林斯基說過：“假如第一行落筆太遠(yuǎn)，那么這篇論文一定是廢話連篇，離題萬(wàn)里；假如第一行就接觸事件，那么這篇文章就是好文章。”這個(gè)道理，對(duì)公文寫作同樣適用。

“開門見山”是使公文寫得集中、精練、明快的基本技法之一。“開門見山法”又叫“倒懸法”，其特點(diǎn)是先論點(diǎn)、后論據(jù)，即從公文的開始，就把結(jié)果、結(jié)論、目的提出來，然后再講過程、情況、理由。這種技法，不僅公文一開頭要用，而且凡有若干層次或段落的公文，在每個(gè)層次或段落也要使用。如果只在公文開頭用，而每個(gè)大的層次或段落卻如“十月懷胎”，經(jīng)過一個(gè)很長(zhǎng)的過程才出現(xiàn)結(jié)果，這樣，公文開頭的“開門見山”效果也會(huì)大為遜色。

3.力求干明葉茂，切忌十干一葉

相傳北宋詩(shī)人王琪年輕時(shí)很自負(fù)，一天，他來到竹園賞玩，但見青竹叢叢，枝葉翠翠，不由得望竹生意寫出一聯(lián)：“葉垂千口劍，干聳萬(wàn)條槍。”寫后仔細(xì)玩味，頗覺得意，便拿給朋友看，得到夸獎(jiǎng)后更是自鳴得意，于是將其掛于中堂，并夸下海口：“有能挑剔我一字者，愿以十金相酬。”幾天過去了，竟無一人挑剔；王琪見狀更是神氣萬(wàn)分。誰(shuí)知到了第八天晚上，蘇東坡突然前來串門，看完此聯(lián)后沉吟不語(yǔ)。王故作謙遜地說：“久仰尊師大名，如雷貫耳，晚生誠(chéng)望指教一二。”蘇軾開門見山地說：“好雖好也，十干一葉。”王琪一聽，瞠目結(jié)舌，羞愧地摘下了對(duì)聯(lián)。“十干一葉”的故事雖系傳說，但蘇東坡的批評(píng)卻發(fā)人深省。

如今，在公文寫作中，仍然不乏那種空講道理、空提任務(wù)、空表決心、空下結(jié)論的文稿。類似有干無葉或干多葉少，使人看來干癟無味，摸不著頭腦。所以寫作公文一定要處理好“干”與“葉”的關(guān)系，做到干明，即主旨明確，脈胳清晰；葉茂，即有血有肉，富有生機(jī)。這種“葉”，應(yīng)是充分顯示活力的綠葉，要對(duì)所占有的材料，無論是整體材料、典型材料還是背景材料和對(duì)比材料，都下一番精心篩選、裁剪、搭配、裝點(diǎn)的工夫。切忌羅列現(xiàn)象，開中藥鋪。如能這樣，即可消除“十干一葉”之弊，達(dá)到“干明葉茂”之效。

4.力求語(yǔ)言簡(jiǎn)明樸實(shí)，切忌種種套路

在一些基層單位的公文中，令人頭痛的是套話太多。如像泛濫成災(zāi)的“在……下”，層出不窮的“結(jié)合”，沒完沒了的“依據(jù)”。言過其實(shí)的“親自”，屢見不鮮的“大力”“狠抓”“認(rèn)真”“十分”……某刊物上曾有這樣一則關(guān)于某電站施工指揮部工程進(jìn)度簡(jiǎn)報(bào)的《報(bào)道》的笑話：“在張指揮長(zhǎng)的親自帶領(lǐng)下，整個(gè)工地?zé)峄鸪欤M(jìn)度加快。工程師、技術(shù)員親自下工地，攪拌工親自攪拌灰漿，澆注工親自澆灌壩基，駕駛員親自運(yùn)送物資，炊事員親自炒菜做飯，并將熱騰騰的飯菜親自送到工地……”此雖是笑料，但在實(shí)際中類似的贅語(yǔ)常不乏其例。

莎士比亞曾說：“模擬算得了什么，獵犬也會(huì)追隨它的主人，猴子也會(huì)效法它的飼養(yǎng)者，馬兒也會(huì)聽從它的騎師。”鄭板橋也說過：“學(xué)者自當(dāng)樹其幟”。撰寫公文，不可能不參考手頭占有的各種資料，但不能照抄照搬，只能重新“組裝”，尋求文字的最佳組合方式，即自己的東西。公文寫作，就是要下一番這樣的工夫，而不是老在書報(bào)、文件、資料堆里打轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)，爬格子，滿足于照抄照套，盡搞些“童叟談五經(jīng)，白發(fā)死章句”。

5.貴善遣詞造句，切忌疊床架屋

在公文寫作中，常見的另一種現(xiàn)象就是疊床架屋，重復(fù)累贅。歸納起來，大致有如下幾種情況：一是內(nèi)涵不明導(dǎo)致的疊床架屋，如“各位同志們”“涉及到”“必須要”“大浩劫”“繼續(xù)進(jìn)一步”等等；二是外延不明而導(dǎo)致的疊床架屋，如“反映了情況和問題”“學(xué)習(xí)有關(guān)政策的規(guī)定”等等；三是語(yǔ)法意義不清導(dǎo)致的疊床架屋，如“最最堅(jiān)決擁護(hù)”“非常非常熱愛”“對(duì)重大問題要盡快查處”等等；四是非語(yǔ)病的疊床架屋，如“通過學(xué)習(xí)以后他已認(rèn)識(shí)到……”“僅一年時(shí)間內(nèi)就實(shí)現(xiàn)……”“截止五月底為止已完成……”等等。這些疊床架屋現(xiàn)象，其病因就是在遣詞造句上欠精度和力度。

有兩句老話說：“關(guān)門閉戶掩柴扉，一個(gè)孤人獨(dú)自歸。”這話念起來上口，聽起來順耳，造句巧妙，用意幽默。但前后兩句各三個(gè)詞組僅分別說明了兩個(gè)意思：“關(guān)門”“一個(gè)”。它是專門用來諷刺那些行文疊床架屋、重復(fù)累贅的，而這種弊端實(shí)乃公文寫作之大忌。

6.力求一字千鈞，切忌洋洋灑灑

有些文字秘書總是習(xí)慣于寫長(zhǎng)文，一下筆總是洋洋數(shù)千言、數(shù)萬(wàn)言，仿佛不長(zhǎng)就說得不透徹，講得不全面，不能解決問題，就顯不出自己的開闊思路和寫作才華，因而不被上級(jí)部門重視和得到領(lǐng)導(dǎo)的青睞。無產(chǎn)階級(jí)的革命導(dǎo)師列寧，對(duì)冗長(zhǎng)繁雜的文章是深惡痛絕的。他曾給伊克葉諾夫?qū)戇^這樣一段話：“你是否可以設(shè)法，送一份關(guān)于你們機(jī)關(guān)情況的簡(jiǎn)短報(bào)告……和你們的簡(jiǎn)單工作計(jì)劃。請(qǐng)寫得短些，采用電報(bào)文體，如果必要的話，可以另加附件。寫長(zhǎng)了，我根本不看，一定不看。”這句話，應(yīng)該作為秘書工作者寫作公文的座右銘。

古往今來，我國(guó)許許多多名人在寫作上都十分注意精心推敲，力求一字千金。歐陽(yáng)修的母親去世后，他的弟子蘇軾前去吊喪，寫了一篇后被世人傳頌的祭文，曰：“孟軻亞圣，母教之也；夫人生子如軻，雖死勿憾。尚饗。”祭文用恰當(dāng)?shù)谋扔鳎叨雀爬ê唾濏灹似淠傅慕套佑蟹健Ｈ某T用的“尚饗”二字結(jié)尾外，正文只有18個(gè)字，且措詞得體，意味深長(zhǎng)，足使死者含笑于九泉而使生者欣慰。

“一字入公文，九牛拔不出。”公文語(yǔ)言應(yīng)當(dāng)平實(shí)、質(zhì)樸、準(zhǔn)確、精當(dāng)，這就要求公文寫作者精心遣詞造句，反復(fù)推敲權(quán)衡，下一番精雕細(xì)刻的工夫，以嚴(yán)實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)密的科學(xué)態(tài)度，竭力刪去一切可有可無的字、句、段，寫出言簡(jiǎn)意賅、短小精當(dāng)?shù)墓膩怼?/p>