第三節 會計憑證

一、會計憑證的意義

會計憑證是指記錄經濟業務，明確經濟責任，具有法律效力，作為記賬依據的書面證明。填制或取得會計憑證是會計工作的初始階段。填制和審核會計憑證，是證明記錄經濟業務發生、保證經濟業務合理性和合法性所使用的專門方法。

一切會計記錄都要有真憑實據，使核算資料具有客觀性，這是會計核算必須遵循的基本原則，也是會計核算的一個重要特點。任何會計主體的會計工作都必須遵循“填制和審核會計憑證—登記賬簿—編制會計報表”的基本核算程序，這也是會計賬務處理的三個基本環節。填制和審核會計憑證作為第一個環節，是其他環節的基礎。因此，會計資料的正確、可靠與否，都有賴于正確、及時地填制和審核會計憑證。

二、會計憑證的種類

會計憑證按其填制程序和用途不同，可分為原始憑證和記賬憑證兩大類。

（一）原始憑證

原始憑證是在經濟業務發生時直接取得或填制的，用來載明經濟業務實際執行和完成情況，明確經濟責任，并具有法律效力的原始書面證明，是記賬的原始依據。一切經濟業務的發生，都應由有關部門或人員向會計部門提供原始憑證。

原始憑證按其來源不同，可分為外來原始憑證和自制原始憑證。外來原始憑證是在經濟業務完成時，從其他單位或個人直接取得的憑證，如購貨時取得的發票、收款單位或個人開給的收據等。自制原始憑證是在經濟業務發生時或完成后，由本單位經辦業務的部門和人員，根據經濟業務的內容自行填制的憑證，如驗收材料時填制的收料單、領用材料時填制的領料單、發放工資時填制的工資結算單、出差人員填制的差旅費報銷單、出納員開出的匯款單和支票等。

原始憑證按其填制手續和方法的不同，又可分為一次憑證和累計憑證。一次憑證是指憑證的手續是一次完成的，用以記錄一項或若干項同類性質的經濟業務的憑證。累計憑證是指在一定時期內（通常是一個月）連續記錄不斷重復的同類經濟業務，期末按其累計數作為記賬依據的一種原始憑證。它主要適用于某些經常重復發生的經濟業務，如產品制造企業使用的限額領料單（見表2-3）等。

原始憑證按其反映經濟業務的數量分為單項原始憑證和匯總原始憑證。單項原始憑證是指按每項經濟業務編制的憑證。匯總原始憑證是指按照同類原始憑證匯總編制的憑證。在實際工作中，對業務相同而數量較多的原始憑證，可以按照一定要求進行匯總。編制原始憑證匯總表，也就是說對一些經常重復發生的同類經濟業務的原始憑證定期加以整理、匯總而另行編制原始憑證匯總表（或稱匯總原始憑證）。會計人員將原始憑證匯總表作為記賬依據，可以簡化核算工作，如根據收料（貨）單編制的收料（貨）匯總表、工資匯總表等。

【小提示】

（二）記賬憑證

記賬憑證是會計人員根據審核無誤的原始憑證或原始憑證匯總表編制的，確定會計分錄，作為記賬依據的會計憑證。

會計賬簿需要根據會計憑證并遵循記賬規則進行登記，由于原始憑證中并沒有寫明會計賬戶名稱和記賬方向，這就需要先根據原始憑證編制記賬憑證，然后再據以記賬。因為在記賬憑證中，列示了會計賬戶名稱，指明了記賬方向，確認了記賬金額。

記賬憑證除按規定內容填寫外，還應將有關原始憑證和原始憑證匯總表附在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件的張數，以便查閱和保管。記賬憑證本身是否正確、合理和合法，除技術原因外，主要依靠所附的原始憑證來證明。

記賬憑證按反映的經濟業務內容不同，可分為專用憑證和通用憑證。專用憑證是專門用來反映某一類經濟業務的記賬憑證，通常設置成收款憑證、付款憑證和轉賬憑證三種。收款憑證是收入貨幣資金使用的憑證，適用于現金和銀行存款收款業務（其格式見表2-4）；付款憑證是付出貨幣資金使用的憑證，適用于現金和銀行存款付款業務（其格式見表2-5）；轉賬憑證則是用于反映不涉及貨幣資金的其他經濟業務，即轉賬業務（其格式見表2-6）。通用憑證是對收款、付款和轉款業務都使用一種格式的記賬憑證，這種憑證稱為通用記賬憑證。

對于經濟業務較多的會計主體，為了簡化登記總分類賬的工作，還可以根據記賬憑證按賬戶名稱進行匯總、編制科目匯總表或匯總記賬憑證，并據以登記總分類賬。

三、會計憑證的填制

（一）原始憑證的填制

1．原始憑證的基本內容

由于原始憑證是經濟業務發生或完成時的最初記錄，它所涉及的經濟業務復雜多樣，所反映的具體內容千差萬別，來源渠道各不相同。但不管怎樣，作為明確經濟責任的最初書面證明，它們都必須具備以下基本內容：

（1）原始憑證的名稱；

（2）填制憑證的日期和編號；

（3）接受憑證的單位名稱；

（4）經濟業務的內容摘要（經濟業務的實物數量、單價和金額等）；

（5）填制憑證單位及經辦人員簽章。

2．原始憑證的填制

原始憑證是具有法律效力的證明文件，是進行會計處理的依據。因此，為了保證整個會計核算資料的真實、正確和及時，原始憑證的填制必須符合以下基本要求：

（1）填制及時。根據經濟業務的發生或完成情況及時填制，并按照規定程序及時送交審核，以便據以編制記賬憑證。

（2）內容完整。凡憑證內要求填寫的項目，要逐項填寫齊全，不可遺漏或少填。

（3）記錄真實。憑證上填寫的日期、經濟業務內容必須與實際情況完全相符，絕不允許有任何歪曲和弄虛作假。

（4）書寫規范。憑證上填寫的數字和文字，一定要字跡清晰、整潔、易于辨認，不得任意涂改、刮擦、挖補；規定大寫的數字，必須用正楷或行書字體書寫，大寫數字中間的“0”，應寫“零”字；阿拉伯數字不得連筆寫；小寫金額前應填寫人民幣符號“￥”。

（二）記賬憑證的填制

1．記賬憑證的基本內容

記賬憑證可以根據每一張原始憑證填制，也可以根據原始憑證匯總表填制。它的作用主要是：便于登記賬簿，減少差錯，保證賬簿記錄的質量。記賬憑證的格式雖然多種多樣，但都必須具備以下基本內容：

（1）記賬憑證的名稱；

（2）記賬憑證的填制日期和編號；

（3）經濟業務的內容摘要；

（4）會計分錄；

（5）記賬標記；

（6）所附原始憑證的張數；

（7）會計主管人員、記賬、審核和填制人員的簽章，收付款憑證還要有出納人員的簽章。

2．記賬憑證的填制

記賬憑證是登記賬簿的直接依據。為了保證賬簿記錄的正確性，記賬憑證的填制除了應具備與原始憑證相同的基本要求外，還必須注意下列要求：

（1）填制日期和編號。記賬憑證填制日期原則上應與經濟業務發生日期、收到原始憑證日期相一致，按經濟業務發生日期填列。如果經濟業務發生日期與原始憑證收到日期不一致，按收到原始憑證日期填列，而將發生日期寫入摘要。記賬憑證的編號一般以月為單位按順序編號，并分別寫明“字”和“號”。“字”表示記賬憑證的種類，“號”表示每張記賬憑證的序號。若采用收、付、轉三種記賬憑證，“字”可分別簡寫為“收”“付”“轉”，則某月第一筆收款業務填制的收款憑證編號為“收字第1號”，以此類推；若采用通用記賬憑證，字簡化為“記”，其編號在某月編制的第一張憑證為“記字第1號”開始，以此類推。

（2）經濟業務摘要和所附原始憑證張數。摘要欄應摘出經濟業務的要點，摘要的文字應能正確概括會計分錄中對應賬戶所體現的經濟內容，要求表述準確而又簡明扼要。通常只填寫經濟業務的簡要情況，如系收、付業務，還應寫明所涉及的對方單位或人名和重要單據（如發票、收付款單據）的號碼，以便查考。所附原始憑證張數按黏附的原始憑證數量填列；如根據同一原始憑證填制幾張記賬憑證時，未黏附原始憑證的記賬憑證，可注明“附件見×字第×號憑證”。

（3）記賬標記。它是根據記賬憑證記賬以后所做的標記。一般在記賬憑證上設置“記賬”或“過賬”“賬頁”欄，以便在過賬后做出標記。標記的方法是：在該欄內填寫過賬的頁碼。為了簡化手續，有的記賬后只在該欄內注明“√”符號，但這種表示不便于根據記賬憑證查找賬簿記錄。

（4）有關人員簽章。記賬憑證的簽章通常在記賬憑證傳遞過程中按下列次序進行：制單人員簽章，審核人員簽章，記賬人員簽章，會計主管簽章。收款憑證和付款憑證還應由出納人員于收、付款后加蓋“收訖”“付訖”戳記并簽章。

下面介紹收款憑證、付款憑證和轉賬憑證的填制方法。

收款憑證是根據有關現金和銀行存款的收款業務的原始憑證填制的，其填制方法舉例說明如下：

【例2-5】2014年1月2日，按銀行收賬通知，收回長江工廠前欠貨款75000元，黃河工廠前欠貨款61000元。該筆經濟業務填制的收款憑證如表2-4所示。

從表2-4中可以看出，收款憑證的“摘要”欄應填列經濟業務的簡要說明，左上方“借方科目”應填列“庫存現金”“銀行存款”科目，“貸方科目”欄應填列與上述“庫存現金”“銀行存款”相對應的一級科目及其明細科目。各一級科目的應貸金額應填入與本科目同一行的“一級科目金額”欄中，所屬明細科目應貸金額應填入與各明細科目同一行的“明細科目金額”欄中。各一級科目應貸金額應等于所屬各明細科目應貸金額之和，“借方科目”應借金額應為“合計”行的合計金額。“賬頁”欄注明記入總賬或日記賬、明細賬的頁次，也可以注明“√”表示已經登記入賬。

付款憑證是根據有關現金和銀行存款付款業務的原始憑證填制的，其填制方法舉例說明如下：

【例2-6】2014年1月13日，以現金支付企業辦公費用100元。該筆經濟業務填制的付款憑證如表2-5所示。

從表2-5中可以看出，付款憑證的填制方法與收款憑證基本相同。左上方“貸方科目”應填列“庫存現金”“銀行存款”科目，在“借方科目”欄中填列與上述“庫存現金”“銀行存款”科目相對應的科目。

在填制收款憑證與付款憑證時，對于庫存現金、銀行存款之間的劃轉業務，如“將現金存入銀行”或“從銀行提取現金”，同一筆經濟業務既是收款業務，又是付款業務，在實際工作中為避免重復過賬，按規定只填制一張付款憑證，不填制收款憑證。

轉賬憑證是根據有關轉賬業務的原始憑證填制的，其填制方法舉例說明如下：

【例2-7】2014年1月31日向白云工廠購入B材料800噸，單價50元，金額40000元，材料驗收入庫，貨款尚未支付。該筆經濟業務編制的轉賬憑證如表2-6所示。

從表2-6中可以看出，轉賬憑證的“會計科目”欄應分別填列應借、應貸的一級科目和所屬的明細科目，借方（貸方）科目應記金額，在借方（貸方）科目同一行的“借方（貸方）金額”欄內填列。“借方金額”欄合計數與“貸方金額”欄合計數應相等。

通用記賬憑證的格式與填制方法與轉賬憑證基本相同。不同的僅僅為各自反映的經濟業務內容和編號。

3．科目匯總表的編制

為了簡化登記總分類賬的工作，可以對記賬憑證進行匯總，編制科目匯總表，并將其作為登記總分類賬的依據。科目匯總表的格式見表2-7。

科目匯總表編制時間，可視記賬憑證數量多少，每天、每五天或每十天編制一張。其編制方法是：以匯總期的記賬憑證為依據，將相同的借方（貸方）賬戶的金額分別相加，得到每一會計賬戶匯總期的借方（貸方）發生額；然后填入科目匯總表內；最后分別加計科目匯總表內借方（貸方）的金額合計數，并通過試算軋平。

四、會計憑證的審核

填制或取得會計憑證是整個會計工作的開始。如果憑證內容不真實或手續不完備，將會影響整個會計工作的質量。為了正確反映經濟活動的執行和完成情況，充分發揮會計監督作用，打擊經濟領域違法犯罪活動，維護財經紀律，遵守會計制度，保證核算資料真實、準確、完整，會計主管人員和會計人員以及指定的審核人員必須認真地、嚴格地審核各種會計憑證。只有經過審核確認無誤的會計憑證，才能作為記賬的依據。

（一）原始憑證的審核

原始憑證的審核，應從形式（憑證的外表形式）和內容實質（憑證所記錄的經濟業務）兩個方面進行。

從形式上審核，主要審核原始憑證的填制是否符合規定的要求，即原始憑證規定的內容是否填寫齊全、數字的計算是否正確、辦理憑證手續是否完備、憑證上填制的文字是否清晰易認等。

從內容實質上審核，主要審核原始憑證上所記錄的經濟業務是否真實、合理、合法。原始憑證表面形式符合要求，是構成合法憑證所必須具備的條件，但僅是這一點還不能說明原始憑證反映的經濟業務是真實、合理、合法。

在憑證審核過程中，對于真實正確、合理合法的憑證應及時認可，并辦理必要的憑證手續。若發現問題，會計人員應根據不同情況按照有關規定分別進行處理：存在著技術性錯誤的憑證，如內容填寫不全、數字計算有誤、憑證手續不齊備、更正錯誤方法不當等，應講明原因，退回并請原填制單位或人員補辦手續，更正錯誤或重新填制；如有超計劃、超預算的支付或領用，應提請單位領導或有關部門研究處理；如發現違反財經紀律和制度的情況，會計人員有權拒絕付款、報銷或執行；對于弄虛作假、營私舞弊、偽造涂改憑證等違法亂紀行為，應即扣留憑證，及時向領導匯報，以便進行嚴肅處理。

（二）記賬憑證的審核

為了保證正確登記賬簿和監督款項收付，必須正確填制記賬憑證，同時也要有專人嚴格審核記賬憑證。審核的主要內容是：

（1）記賬憑證是否附有原始憑證，所附原始憑證張數與記賬憑證所填列的附件張數是否一致，記賬憑證所反映的經濟業務內容與所附原始憑證是否相等。

（2）記賬憑證所確定的會計分錄，包括應借、應貸的會計賬戶是否正確，對應關系是否清楚；所記金額有無錯誤，借方金額與貸方金額是否相等；一級賬戶金額與所屬明細賬戶金額是否相符。

（3）記賬憑證格式中所列的各項內容是否填列齊全，有無錯誤；有關人員是否都已簽名或蓋章。

記賬憑證經過審核，如有錯誤，應及時查明原因，予以更正，只有經過審核無誤的記賬憑證，才能作為記賬的依據。