第三節　餐飲企業采購流程設計

作為餐飲業的“入口”，采購的工作從來不是輕松的。試想，餐飲采購的物資上千種，每個品種的進貨渠道都不一樣，標準要求各不相同，價格和質量也有很大差異，要采購價廉物美的物資，確實不是件容易的事。又因采購任務涉及人員、部門眾多，包括的環節瑣碎龐雜，因此，作為餐飲企業，有必要從整體上對采購程序進行把握。

要點一：餐飲采購流程的環節

作為餐飲企業經營管理中的重要環節，采購工作只有嚴格按照一定的流程進行，才能降低物資成本、加速資金周轉及提高經濟效益。采購流程主要包括如圖1-12所示的6個環節。

1.采購計劃的審批

嚴格審批采購計劃手續，是采購管理的關鍵。無論是餐飲企業的哪個部門，都應編制物資需求計劃，于每月月末報下月份物資需求計劃，并交財務進行成本控制審核，然后再報送財務經理、主管副總審批，最后經由總經理批準后轉采購員。具體申購類型及審批手續見表1-2。

2.采購物資的擇商

采購物資的擇商包括如圖1-13所示的4個步驟。

3.采購物資的審批

采購物資只有在審批手續齊全后，才能實施購買。具體要求如下。

（1）采購非入庫物資。采購非入庫物資時應由部門提出申請，部門總監或經理簽字后送財務進行成本控制審核，根據各部門“物品需求計劃”對申購物資計劃進行審核簽字后，送財務經理、主管副總審批，最后送總經理批準后，再轉采購員進行采購。

（2）采購入庫物資。采購入庫物資由倉庫保管員根據用量及庫存量提出申請，經使用部門經理簽字后交財務進行成本控制審核，根據各部門“物品需求計劃”及庫存量對申購物資計劃進行審核簽字后，送財務經理、主管副總審批，最后報總經理批準后，再轉采購員進行采購。

（3）采購原材料。采購原材料由各廚房于每日下午3:00前報次日原材料采購單，由廚師長、餐飲總監簽字后報采購部，采購員根據采購單，通知各供貨商準備原材料，并要求于次日上午9:00前準時到貨。

4.采購物資的驗收

把好物資驗收關，對不符合采購申請單內容的物資一律拒收或補辦手續。具體要求如圖1-14所示。

5.特殊采購物資

（1）采購技術性強的物資。對一些技術性強或有特殊要求的采購物資，采購員可以邀請有關部門相關人員會同購買或授權有關部門相關人員購買。

（2）采購緊急物品。一般采購物品在7天前、緊急物品在24小時前由各申購部門按照申購程序辦理申購。若確實有個別緊急需求，須經有關領導批準后，由所需部門自行購買，在有關授權人的監督下收貨，于次日及時補辦申購、審批、收貨手續。

6.采購物資的結算

物資驗收后，以“收貨記錄”作為結算依據，結算方式一律采用定期支付的方式，特殊情況可支付現金，如青菜、農副產品供貨商可根據情況特殊處理。

要點二：采購流程設計的要求

采購作業流程，會因采購的來源、采購的方式以及采購的對象等，在作業細節上有若干差異，但是基本的流程則大同小異。

有些餐飲企業會制定明確而單獨的采購流程說明書，有些餐飲企業則將有關流程，分散于各項采購作業規范當中。一般來講，餐飲企業規模越大、采購金額越高，對流程設計越要重視而詳細。在此將一般采購作業的流程設計應注意的要點列出，具體如圖1-15所示。

要點三：采購作業的基本流程

餐飲企業的采購作業基本流程主要如下。

1.采購管理流程

采購管理流程如圖1-16所示。

2.訂購流程

訂購流程如圖1-17所示。

3.詢價流程

詢價流程如圖1-18所示。

4.采購談判流程

采購談判流程如圖1-19所示。

5.采購合同管理流程

采購合同管理流程如圖1-20所示。

6.入庫檢驗流程

入庫檢驗流程如圖1-21所示。