第3章 企業行政管理體系建設

3.1 企業行政管理體系概述

3.1.1 企業行政管理體系的功能

行政管理體系可以說是企業的中樞神經系統。它是以總經理為最高領導，由行政管理人員分工負責，由行政各個部門具體組織實施、操作的一個完整的體系。企業管理具體工作的廣度體現為企業的全部運作過程，其深度體現為企業的各個部門和分支機構的方方面面以及局外人難以想象的細枝末節。

行政管理體系擔負著企業的管理職責，推動和保障著企業的技術（設計）、工程（服務）、資金（財務）、發展（營銷）幾大塊業務的順利開展和相互之間的協調。

行政管理工作可謂千頭萬緒、紛繁復雜。企業行政人員每天都要處理大量、瑣碎、不起眼的事務。但是，這些事務只不過是行政管理體系這棵大樹上的枝葉而已。

概括來說，行政管理在企業中主要發揮著管理、協調和服務三大功能。其中，管理是主干，協調是核心，服務是根本。

3.1.2 企業行政管理體系的職能

行政部門應該兢兢業業、認真細致地做好各種行政事務工作。企業行政管理體系的職能包括以下幾個方面。

（1）建立健全和認真執行行政部門的各項管理制度、崗位責任制度、工作程序等，從而建立起行政部門的“法治”秩序。

（2）打造高素質、高效率的行政隊伍，進行科學分工和合理授權。

（3）基本職能包括會議管理、辦公物品管理、檔案管理、公關管理、各種實物資產管理、車輛管理、內部事務監察，以及人力資源管理等。

3.1.3 企業行政管理體系的任務

企業內部的各種事務是由多種要素構成的，人、財、物、信息、制度、方法等，共同發揮作用。這就需要保持構成要素的齊全、有效，使要素之間形成最佳的配合關系。

行政管理的任務是通過對事務活動的構成要素及其流通過程實施科學有效的規劃、組織、監督、控制、協調，為企業各類職能活動的高效開展創造條件、奠定基礎、提供保障。行政管理要做到以下幾個方面。

1.人盡其才

人盡其才即為事務活動的有效開展提供人力資源保證，通過科學分工、優化組合、完善行為規范、教育培訓與激勵等合理配置從事各類工作的人員，明確其職責，提高其素質，充分調動其積極性，充分發揮其作用。

2.物盡其用

物盡其用即為企業職能活動提供必需的物質條件，合理分配、正確使用各種設備、工具、材料和能源，充分發揮其作用，厲行節約，努力降低消耗，力爭實現供求平衡。

3.財盡其能

財盡其能即為企業職能活動提供基本的財力保證，量入為出，講究成本效益，講究核算，使有限的資金得到合理利用。

4.合理安排時間

合理安排時間即為企業職能活動提供必要的時間資源，合理配置時間，充分利用時間。

5.創造、利用、維護信息資源

創造、利用、維護信息資源即為企業職能活動提供包括文件在內的各種信息資源，創造、充分利用、有效維護信息資源，使信息流通過程有序、順暢。

3.1.4 明確行政管理的目標

行政管理的目標是由行政管理的基本職能（服務、協調和管理）所決定的，包括以下四個方面。

（1）更有效地整合企業的整個行政架構，理順企業的內外部關系，使企業快速高效地運轉。

（2）更好地為企業的使命服務，為企業的各項活動提供最優的人力、財務、后勤、關系等支持。

（3）更有效地監控和保護企業。

（4）更好地為企業提供文化支撐。

3.1.5 設計企業行政權力架構

行政權力架構的設計與應時而變是行政管理的核心內容，這一問題主要涉及企業組織的概念、類型、治理結構、組織結構、組織力量的整合等內容。

3.1.6 行政管理技術體系

行政管理技術體系主要通過制度和程序等手段規定如何有效地領導與管理、如何溝通與協調、如何控制與監督，以實現高效的企業管理。整個行政管理技術體系包含企業內部管理活動的制度化建設、模式化運作和規范化行為，具體包括行政架構設計，各種規章制度的建立、完善與創新，以及行政行為的實施以及行政文化的推廣等。但是，整個行政管理技術體系的設計基礎、理念、方法以及目的都必須與企業的愿景、使命和戰略相匹配，并要不斷地探索創新。

3.1.7 行政管理事務體系

行政管理事務體系包括辦公室管理、文書檔案管理、會議管理、總務后勤管理和行政信息系統管理等。

企業在構建整個行政管理事務體系的過程中，從設立行政管理的目標開始，到合理配置行政權力，再到采用行政技術手段，始終要有系統觀。

3.1.8 企業行政管理體系組織

行政管理人員應根據本企業實際情況，建立能夠充分協調、高效發揮職責的行政管理體系組織。

公司總經理對行政管理負責，并要任命行政經理和各行政控制系統責任人員。行政管理人員應具有行政管理的相關知識和經驗，具有行政管理體系建立、實施、保持和改進的管理職責和權限。

行政經理對行政管理工作負責，并要任命行政控制系統（如企業文化、辦公事務、人力資源、其他主要過程控制系統等）責任人員，規定各行政控制系統責任人員以及需要獨立行使與保證行政管理效能的相關人員的職責、權限和義務，明確各行政控制系統之間、行政經理與各行政控制系統責任人員之間、各行政控制系統責任人員之間的工作接口和協調措施。