3.2 行政管理制度建設(shè)
3.2.1 制度的組成及內(nèi)容
一個(gè)完整的、可操作的行政管理制度應(yīng)包含以下三個(gè)要素。
(1)制度基本內(nèi)容。制度基本內(nèi)容包括制度的制定目的、適用范圍、約束條例和考核條例等。
(2)制度操作流程。依據(jù)基本內(nèi)容繪制操作流程圖,通常可通過(guò)Visio實(shí)現(xiàn)。
(3)制度操作表單。制度基本內(nèi)容與操作流程所涉及的表單通常可用Word、Excel繪制。
根據(jù)管理活動(dòng)的特點(diǎn)、性質(zhì)及其范圍大小等,管理制度的文體基本上可分為以下幾種。
(1)章程。章程是指嚴(yán)格依據(jù)法律法規(guī)要求,規(guī)范公司行為和治理結(jié)構(gòu)等方面的管理制度。
(2)條例。條例是規(guī)范某一類對(duì)象、某一系統(tǒng)(過(guò)程)、某一系列活動(dòng)的綜合性管理制度。
(3)職責(zé)。職責(zé)是針對(duì)工作這一特定對(duì)象制定的管理制度,包括對(duì)各管理層次、各級(jí)、各類崗位職責(zé)與相關(guān)工作的描述。
(4)守則。守則是確定員工行為規(guī)范的管理制度。
(5)辦法。辦法是確定某一方面或特定管理對(duì)象、過(guò)程、活動(dòng)的方法和要求的管理制度。
(6)制度。制度是規(guī)范某一方面經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)行為準(zhǔn)則的管理制度。
(7)規(guī)定。規(guī)定是確定特定對(duì)象、過(guò)程、活動(dòng)規(guī)范、準(zhǔn)則的管理制度。
(8)細(xì)則。細(xì)則是為實(shí)施制度、規(guī)定、守則、辦法而制定的更為具體的管理制度。
3.2.2 制度的編制程序
1.制度編制需求的識(shí)別與確認(rèn)
行政管理人員要全面分析和識(shí)別制度編制的需求,了解相關(guān)法律法規(guī)、本部門(mén)有關(guān)職責(zé)、公司及各子公司目前相關(guān)制度建設(shè)和執(zhí)行情況,尤其要找出目前存在的問(wèn)題,并參考其他企業(yè)的同類制度,填寫(xiě)制度需求識(shí)別與征求意見(jiàn)單,如表3-1所示。
表3-1 制度需求識(shí)別與征求意見(jiàn)單
編號(hào):

2.征求意見(jiàn)
在制度初稿編制完成后,行政管理人員必須在公司范圍內(nèi)征求意見(jiàn),各單位主管領(lǐng)導(dǎo)必須在反饋意見(jiàn)單上簽字。
3.前期研討
為了工作方便,提高效率,行政管理人員可以組織與制度相關(guān)的部門(mén)開(kāi)展研討活動(dòng),以會(huì)議紀(jì)要的形式確認(rèn)研討結(jié)果,不再另行征求意見(jiàn)。
4.制度初審
制度初審的內(nèi)容包括采納反饋意見(jiàn)情況,與其他專業(yè)制度的銜接情況,制度重要程度的判定是否正確,制度編寫(xiě)格式是否規(guī)范,有無(wú)相應(yīng)的流程與表單,有無(wú)檢查計(jì)劃和培訓(xùn)計(jì)劃表,有無(wú)制度需求識(shí)別與征求意見(jiàn)單(或相應(yīng)會(huì)議紀(jì)要),有無(wú)制度履歷表(如表3-2所示,首次編制不需要),有無(wú)制度建設(shè)管理辦法履歷表(如表3-3所示)等方面。行政部制度審核人員要形成書(shū)面的審核意見(jiàn),填寫(xiě)制度審核單(如表3-4所示),并隨同制度文本一起按下列方式提交公司審定:
表3-2 制度履歷表

注:“說(shuō)明一欄”主要闡述修改的主要內(nèi)容。
表3-3 制度建設(shè)管理辦法履歷表

表3-4 制度審核單

(1)經(jīng)行政部初審確認(rèn)為“很重要”等級(jí)的制度須在公司經(jīng)理辦公會(huì)上審定;
(2)確認(rèn)為“重要”等級(jí)的制度在公司例會(huì)上審定;
(3)確認(rèn)為“一般”等級(jí)的制度可在公司例會(huì)上審定或組織相關(guān)的專業(yè)部門(mén)進(jìn)行會(huì)簽(會(huì)簽人員由編制制度的部門(mén)確立)。
凡未經(jīng)行政部初審或未征求意見(jiàn)的制度,不得提交公司領(lǐng)導(dǎo)審定或會(huì)簽。
5.批準(zhǔn)下發(fā)
“很重要”和“重要”等級(jí)的制度須經(jīng)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)方可下發(fā),屬于“一般”等級(jí)的制度須經(jīng)公司相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)方可下發(fā)。
3.2.3 制度編寫(xiě)的內(nèi)容要求
一般來(lái)說(shuō),行政管理制度包含三部分內(nèi)容。
(1)第一章為總則。總則的內(nèi)容包括制度的編制目的、適用范圍、有關(guān)術(shù)語(yǔ)的定義、職責(zé)分工等。
(2)最后一章是附則。附則的內(nèi)容包括該制度實(shí)施的有關(guān)要求,與該制度相關(guān)的其他專業(yè)管理制度、流程、表單名稱,該制度的附件,與相關(guān)制度的關(guān)系等。
(3)中間章節(jié)。中間章節(jié)用來(lái)規(guī)定制度的步驟、方法以及管理要求等主體內(nèi)容。
3.2.4 制度編寫(xiě)的格式要求
對(duì)于行政管理制度編寫(xiě)的格式,行政管理人員最好作出明確的規(guī)定。以下為某企業(yè)的制度編寫(xiě)格式要求。
某企業(yè)的制度編寫(xiě)格式要求
(1)制度正文按照章、節(jié)、條、款、目的格式編寫(xiě)。正文的章、節(jié)、條分別用“第×章”“第×節(jié)”“第×條”表示。其中,正文的“條”不分章、節(jié),采用連續(xù)順序號(hào)表示;正文的“條”下設(shè)“款”,款下設(shè)“目”,“款”“目”分別用阿拉伯?dāng)?shù)字“1.、2.、3.……”和“(1)、(2)、(3)……”表示;“目”之下的級(jí)別用“①、②、③……”表示;再之下可以用英文字母“a、b、c……”表示。
(2)頁(yè)面設(shè)置。所有制度均用A4紙縱向編制,不分欄,不設(shè)頁(yè)碼;上、下頁(yè)邊距分別為3.4厘米、2.4厘米,左、右頁(yè)邊距分別為3.0厘米、2.6厘米;正文行間距一般為1.5倍行間距。
(3)字體及字號(hào)。
①頁(yè)眉文字用5號(hào)標(biāo)準(zhǔn)仿宋字體。
②制度首頁(yè)表頭的“公司名稱”“制度名稱”“編制部門(mén)”用4號(hào)黑體,表頭的其他部分用小4號(hào)標(biāo)準(zhǔn)仿宋字體。
③正文章、節(jié)、條的順序號(hào)用4號(hào)黑體加粗,正文的其他部分一律用4號(hào)標(biāo)準(zhǔn)仿宋字體;“附件×”用4號(hào)宋體加粗。
④制度中的附件(主要包括流程和表單)可根據(jù)實(shí)際需要選擇合適的字號(hào),標(biāo)題用宋體,其他文字用標(biāo)準(zhǔn)仿宋字體。
(4)制度正文的每個(gè)段落的首行都要縮進(jìn)兩個(gè)字符;“第×章”“第×條”后面空一個(gè)字符;“總則”和“附則”的兩字之間均空一個(gè)字符;“附件×”在頁(yè)面左端頂部頂格寫(xiě),不空字符;章、節(jié)的標(biāo)題以及表單、流程均居于頁(yè)面中間,其他文字兩端對(duì)齊。
3.2.5 制度的修訂流程
行政管理制度的修訂流程如圖3-1所示。

圖3-1 行政管理制度的修訂流程
3.2.6 制度的廢止
企業(yè)對(duì)原制度進(jìn)行修訂后,便需要廢止原制度。對(duì)不能適應(yīng)現(xiàn)實(shí)狀況的制度進(jìn)行廢止,要按如下流程進(jìn)行:制度編制部門(mén)(制度責(zé)任部門(mén))提出廢止制度的書(shū)面申請(qǐng),并填寫(xiě)制度需求識(shí)別與征求意見(jiàn)單,然后提交行政部審核,之后提交經(jīng)理辦公會(huì)或公司例會(huì)審定,最后決定是否廢止。
3.2.7 制度的督導(dǎo)執(zhí)行
1.制度的貫徹
公司制度下發(fā)一周之內(nèi),各相關(guān)專業(yè)管理部門(mén)要組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)。需要制定具體的實(shí)施細(xì)則的,應(yīng)在15個(gè)工作日內(nèi)完成。在公司制度下發(fā)一周內(nèi),各相關(guān)部門(mén)要組織相關(guān)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行。
2.制度的培訓(xùn)
制度下發(fā)前,制度責(zé)任人要編寫(xiě)制度培訓(xùn)教案和培訓(xùn)計(jì)劃,填寫(xiě)制度培訓(xùn)計(jì)劃單,并提交行政部。在制度下發(fā)的15天內(nèi),行政部應(yīng)會(huì)同制度責(zé)任部門(mén)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。表3-5是一份制度執(zhí)行情況檢查計(jì)劃及制度培訓(xùn)計(jì)劃表的示例。
表3-5 制度執(zhí)行情況檢查計(jì)劃及制度培訓(xùn)計(jì)劃表

3.制度的執(zhí)行
各級(jí)人員必須嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度,各部門(mén)在檢查制度的執(zhí)行情況時(shí),必須記錄所有環(huán)節(jié),且記錄一定要真實(shí)、全面,要留下管理的所有“痕跡”,將其作為檢查、督導(dǎo)和明確責(zé)任的依據(jù)。
4.制度執(zhí)行過(guò)程中特殊情況的處理
(1)在制度的執(zhí)行過(guò)程中,如果認(rèn)為制度脫離實(shí)際、難以落實(shí),相關(guān)責(zé)任人要及時(shí)與制度起草部門(mén)或行政部書(shū)面溝通,如無(wú)這種情況就要對(duì)制度在本部門(mén)的落實(shí)負(fù)責(zé)。
(2)在制度的執(zhí)行過(guò)程中,如果發(fā)生重大情況,確實(shí)不能按制度執(zhí)行,制度的執(zhí)行部門(mén)或相關(guān)部門(mén)必須履行請(qǐng)示報(bào)批程序,經(jīng)制度責(zé)任人同意后可靈活處理,并要詳細(xì)記錄,存檔備查。
5.制度落實(shí)的督導(dǎo)檢查
(1)相關(guān)責(zé)任人在下發(fā)制度時(shí),應(yīng)附一年內(nèi)制度執(zhí)行情況的檢查計(jì)劃:制度下發(fā)執(zhí)行的前三個(gè)月,制度責(zé)任人每月都要對(duì)各相關(guān)部門(mén)制度執(zhí)行情況進(jìn)行全面檢查;制度下發(fā)三個(gè)月后,起草部門(mén)要至少每三個(gè)月檢查一次制度的落實(shí)情況,每次檢查都要填寫(xiě)制度檢查(制度評(píng)審)報(bào)告單(如表3-6所示)或形成書(shū)面報(bào)告,交給制度管理部門(mén)的制度建設(shè)人員。
表3-6 制度檢查(制度評(píng)審)報(bào)告單

(2)制度檢查主要內(nèi)容包括制度是否得到嚴(yán)格貫徹執(zhí)行,制度本身存在什么問(wèn)題。
3.2.8 制度的評(píng)審
1.定期評(píng)審
企業(yè)應(yīng)規(guī)定在某一固定時(shí)間,如每年12月初,由行政部組織公司各專業(yè)管理部門(mén)對(duì)公司的制度進(jìn)行一次評(píng)審,并將評(píng)審結(jié)果填入制度檢查(制度評(píng)審)報(bào)告單。
2.不定期評(píng)審
發(fā)生下列情況時(shí),行政部應(yīng)適時(shí)組織對(duì)公司制度體系或有關(guān)制度的評(píng)審活動(dòng)。
(1)國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)政策調(diào)整、重要法律法規(guī)實(shí)施、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手或競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)發(fā)生變化等影響公司經(jīng)營(yíng)環(huán)境的重大改變發(fā)生時(shí)。
(2)公司資源配置、經(jīng)營(yíng)方向和領(lǐng)域、組織結(jié)構(gòu)等發(fā)生重大變化時(shí)。
(3)公司對(duì)本公司的經(jīng)營(yíng)、管理策略進(jìn)行重大調(diào)整時(shí)。
(4)其他改變公司外部或內(nèi)部經(jīng)營(yíng)條件的事件發(fā)生時(shí)。
3.制度評(píng)審結(jié)果的運(yùn)用
(1)行政部應(yīng)識(shí)別并確定公司制度建設(shè)的需求,確定公司有關(guān)制度的培訓(xùn)、編制、修改、執(zhí)行、中止、廢止等事項(xiàng),并確定公司制度管理、改進(jìn)、創(chuàng)新的空間和實(shí)施措施。
(2)行政部應(yīng)編制公司制度管理與建設(shè)的評(píng)價(jià)報(bào)告。在每年的12月底,行政部應(yīng)根據(jù)制度定期和不定期的評(píng)審結(jié)果,結(jié)合制度日常檢查和相關(guān)信息,編制公司制度管理和建設(shè)的綜合評(píng)價(jià)報(bào)告,并提交總經(jīng)理。
(3)行政部應(yīng)將制度評(píng)審的結(jié)果作為公司各部門(mén)進(jìn)行年終評(píng)比的主要依據(jù)。
3.2.9 制度的存檔管理
行政部應(yīng)要求各部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)制度的存檔管理工作,要求各部門(mén)用專門(mén)的檔案盒(袋)存放各類制度。每項(xiàng)制度應(yīng)體現(xiàn)管理“痕跡”,每項(xiàng)制度的檔案應(yīng)包括如表3-7所示的基本內(nèi)容。
表3-7 每項(xiàng)制度的檔案內(nèi)容

3.2.10 行政公文管理制度的內(nèi)容
行政公文管理制度應(yīng)明確行政公文管理的范圍、程序、內(nèi)容,具體包括:
(1)關(guān)于行政公文的起草、撰寫(xiě)、審核、批準(zhǔn)、傳閱(抄送)、存檔和銷毀的規(guī)定;
(2)不同公文的行文規(guī)范和格式要求;
(3)關(guān)于發(fā)文內(nèi)容、落款和印章的規(guī)定;
(4)關(guān)于行政公文的可追溯性的規(guī)定;
(5)外來(lái)文件的管理(上級(jí)部門(mén)、下級(jí)單位、平級(jí)單位和外來(lái)文件等)辦法,包括接收、傳達(dá)、確認(rèn)、落實(shí)、反饋等;
(6)行政公文管理過(guò)程要與企業(yè)文化相匹配。
3.2.11 辦公用品管理制度的內(nèi)容
辦公用品管理制度應(yīng)明確辦公物品管理的范圍、程序、內(nèi)容,具體包括:
(1)辦公用品管理的目的(目標(biāo))和任務(wù);
(2)辦公用品的范圍和分類;
(3)辦公用品的采購(gòu)程序及供方選擇程序;
(4)關(guān)于辦公用品的入庫(kù)、保管、領(lǐng)用、更換、報(bào)廢等過(guò)程控制的規(guī)定;
(5)關(guān)于非一次性耗用辦公用品的規(guī)范化使用和節(jié)約耗材(能源)的規(guī)定;
(6)辦公用品使用說(shuō)明書(shū)、操作手冊(cè)等附帶資料的管理辦法;
(7)辦公用品管理過(guò)程要與企業(yè)文化相匹配。
3.2.12 檔案管理制度的內(nèi)容
檔案管理制度應(yīng)明確檔案管理的范圍、程序、內(nèi)容,具體包括:
(1)檔案管理的目的(目標(biāo))和任務(wù);
(2)檔案的范圍和分類;
(3)關(guān)于檔案的入檔、保管、借閱、銷毀等過(guò)程控制的規(guī)定;
(4)不同檔案保存環(huán)境和期限的要求;
(5)檔案管理過(guò)程要與企業(yè)文化相匹配。
3.2.13 會(huì)議管理制度的內(nèi)容
會(huì)議管理制度應(yīng)明確會(huì)議管理的范圍、程序、內(nèi)容,具體包括:
(1)會(huì)議管理的目的(目標(biāo))和任務(wù);
(2)關(guān)于外部會(huì)議的信息收知、分類、傳達(dá),參會(huì)申請(qǐng),會(huì)議反饋等過(guò)程控制;
(3)關(guān)于內(nèi)部固定會(huì)議(例會(huì))的召開(kāi)類型、形式,參會(huì)人員、時(shí)間、地點(diǎn)變化的記錄,會(huì)議記錄,落實(shí)情況及效果分析的規(guī)定;
(4)關(guān)于臨時(shí)會(huì)議的召開(kāi)原因、類型、形式,告知方式、會(huì)議記錄,落實(shí)情況及效果分析的規(guī)定;
(5)會(huì)議管理過(guò)程要與企業(yè)文化相匹配。
3.2.14 后勤事務(wù)控制制度的內(nèi)容
后勤事務(wù)控制制度應(yīng)明確后勤事務(wù)控制的范圍、程序、內(nèi)容,具體包括:
(1)后勤事務(wù)控制的目的(目標(biāo))和任務(wù);
(2)后勤事務(wù)控制實(shí)施、監(jiān)督、檢查等各責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人;
(3)公共環(huán)境的基礎(chǔ)建設(shè)配置和管理應(yīng)符合企業(yè)特點(diǎn)和實(shí)際需要;
(4)生產(chǎn)(經(jīng)營(yíng))環(huán)境配置應(yīng)當(dāng)符合生產(chǎn)(經(jīng)營(yíng))需要,符合相關(guān)法律法規(guī),以方便企業(yè)和服務(wù)客戶為原則;
(5)關(guān)于支持性設(shè)施如通信、運(yùn)輸(車輛)、餐飲、娛樂(lè)、安保等及相關(guān)責(zé)任人員的規(guī)定;
(6)后勤事務(wù)控制過(guò)程要與企業(yè)文化相匹配。
3.2.15 文件控制制度的內(nèi)容
文件控制制度應(yīng)明確文件控制的范圍、程序、內(nèi)容,具體包括:
(1)受控文件的類別,包括行政管理體系文件、外來(lái)文件、其他受控文件等;
(2)文件的編制、會(huì)簽、審批、標(biāo)識(shí)、發(fā)放、修改、回收程序,其中,對(duì)外來(lái)文件還應(yīng)當(dāng)有收集、購(gòu)買(mǎi)、接收等規(guī)定;
(3)關(guān)于實(shí)施行政管理體系的相關(guān)部門(mén)、人員及場(chǎng)所使用的受控文件應(yīng)為有效版本的規(guī)定;
(4)關(guān)于文件的保管方式、保管設(shè)施、保存期限及銷毀的規(guī)定。
3.2.16 記錄控制制度的內(nèi)容
記錄控制制度應(yīng)明確記錄控制的范圍、程序、內(nèi)容,具體包括:
(1)行政管理過(guò)程所形成記錄的填寫(xiě)、確認(rèn)、收集、歸檔、保存等程序;
(2)關(guān)于記錄的保管方式和保存期限的規(guī)定;
(3)關(guān)于行政管理體系實(shí)施部門(mén)、人員及場(chǎng)所使用的受控記錄表格應(yīng)為有效版本的規(guī)定。
3.2.17 企業(yè)文化控制制度的內(nèi)容
企業(yè)文化控制制度應(yīng)明確企業(yè)文化控制的范圍、程序、內(nèi)容,具體包括:
(1)企業(yè)文化責(zé)任部門(mén)的建立、建設(shè)和職能,企業(yè)文化責(zé)任人的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù);
(2)企業(yè)文化控制的目的(目標(biāo))和任務(wù);
(3)企業(yè)文化應(yīng)符合企業(yè)特點(diǎn),并有客觀性、發(fā)展性、指導(dǎo)性、約束性、整體性、群體性、傳播性和傳承性;
(4)企業(yè)文化戰(zhàn)略實(shí)施的計(jì)劃、過(guò)程和記錄;
(5)企業(yè)文化理念識(shí)別系統(tǒng)情況,包括價(jià)值觀念(核心理念)、各類經(jīng)營(yíng)管理理念、宣傳口號(hào)以及員工認(rèn)知和認(rèn)同程度;
(6)企業(yè)文化行為識(shí)別系統(tǒng)情況,包括組織對(duì)內(nèi)、對(duì)外行為,團(tuán)體對(duì)內(nèi)、對(duì)外行為,個(gè)體對(duì)內(nèi)、對(duì)外行為以及員工認(rèn)知和認(rèn)同程度;
(7)企業(yè)文化視覺(jué)識(shí)別系統(tǒng)情況,包括工作(生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng))、生活各類標(biāo)志、色彩,體現(xiàn)企業(yè)特性的其他視覺(jué)識(shí)別,以及員工對(duì)視覺(jué)識(shí)別系統(tǒng)的認(rèn)知和認(rèn)同程度;
(8)理念、行為、視覺(jué)識(shí)別系統(tǒng)要相互匹配;
(9)企業(yè)文化貫穿于企業(yè)管理各個(gè)層面,并發(fā)揮指導(dǎo)作用。
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