3.2 行政管理制度建設(shè)

3.2.1 制度的組成及內(nèi)容

一個(gè)完整的、可操作的行政管理制度應(yīng)包含以下三個(gè)要素。

（1）制度基本內(nèi)容。制度基本內(nèi)容包括制度的制定目的、適用范圍、約束條例和考核條例等。

（2）制度操作流程。依據(jù)基本內(nèi)容繪制操作流程圖，通常可通過(guò)Visio實(shí)現(xiàn)。

（3）制度操作表單。制度基本內(nèi)容與操作流程所涉及的表單通常可用Word、Excel繪制。

根據(jù)管理活動(dòng)的特點(diǎn)、性質(zhì)及其范圍大小等，管理制度的文體基本上可分為以下幾種。

（1）章程。章程是指嚴(yán)格依據(jù)法律法規(guī)要求，規(guī)范公司行為和治理結(jié)構(gòu)等方面的管理制度。

（2）條例。條例是規(guī)范某一類對(duì)象、某一系統(tǒng)（過(guò)程）、某一系列活動(dòng)的綜合性管理制度。

（3）職責(zé)。職責(zé)是針對(duì)工作這一特定對(duì)象制定的管理制度，包括對(duì)各管理層次、各級(jí)、各類崗位職責(zé)與相關(guān)工作的描述。

（4）守則。守則是確定員工行為規(guī)范的管理制度。

（5）辦法。辦法是確定某一方面或特定管理對(duì)象、過(guò)程、活動(dòng)的方法和要求的管理制度。

（6）制度。制度是規(guī)范某一方面經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)行為準(zhǔn)則的管理制度。

（7）規(guī)定。規(guī)定是確定特定對(duì)象、過(guò)程、活動(dòng)規(guī)范、準(zhǔn)則的管理制度。

（8）細(xì)則。細(xì)則是為實(shí)施制度、規(guī)定、守則、辦法而制定的更為具體的管理制度。

3.2.2 制度的編制程序

1.制度編制需求的識(shí)別與確認(rèn)

行政管理人員要全面分析和識(shí)別制度編制的需求，了解相關(guān)法律法規(guī)、本部門(mén)有關(guān)職責(zé)、公司及各子公司目前相關(guān)制度建設(shè)和執(zhí)行情況，尤其要找出目前存在的問(wèn)題，并參考其他企業(yè)的同類制度，填寫(xiě)制度需求識(shí)別與征求意見(jiàn)單，如表3-1所示。

2.征求意見(jiàn)

在制度初稿編制完成后，行政管理人員必須在公司范圍內(nèi)征求意見(jiàn)，各單位主管領(lǐng)導(dǎo)必須在反饋意見(jiàn)單上簽字。

3.前期研討

為了工作方便，提高效率，行政管理人員可以組織與制度相關(guān)的部門(mén)開(kāi)展研討活動(dòng)，以會(huì)議紀(jì)要的形式確認(rèn)研討結(jié)果，不再另行征求意見(jiàn)。

4.制度初審

制度初審的內(nèi)容包括采納反饋意見(jiàn)情況，與其他專業(yè)制度的銜接情況，制度重要程度的判定是否正確，制度編寫(xiě)格式是否規(guī)范，有無(wú)相應(yīng)的流程與表單，有無(wú)檢查計(jì)劃和培訓(xùn)計(jì)劃表，有無(wú)制度需求識(shí)別與征求意見(jiàn)單（或相應(yīng)會(huì)議紀(jì)要），有無(wú)制度履歷表（如表3-2所示，首次編制不需要），有無(wú)制度建設(shè)管理辦法履歷表（如表3-3所示）等方面。行政部制度審核人員要形成書(shū)面的審核意見(jiàn)，填寫(xiě)制度審核單（如表3-4所示），并隨同制度文本一起按下列方式提交公司審定：

（1）經(jīng)行政部初審確認(rèn)為“很重要”等級(jí)的制度須在公司經(jīng)理辦公會(huì)上審定；

（2）確認(rèn)為“重要”等級(jí)的制度在公司例會(huì)上審定；

（3）確認(rèn)為“一般”等級(jí)的制度可在公司例會(huì)上審定或組織相關(guān)的專業(yè)部門(mén)進(jìn)行會(huì)簽（會(huì)簽人員由編制制度的部門(mén)確立）。

凡未經(jīng)行政部初審或未征求意見(jiàn)的制度，不得提交公司領(lǐng)導(dǎo)審定或會(huì)簽。

5.批準(zhǔn)下發(fā)

“很重要”和“重要”等級(jí)的制度須經(jīng)總經(jīng)理審核批準(zhǔn)方可下發(fā)，屬于“一般”等級(jí)的制度須經(jīng)公司相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)方可下發(fā)。

3.2.3 制度編寫(xiě)的內(nèi)容要求

一般來(lái)說(shuō)，行政管理制度包含三部分內(nèi)容。

（1）第一章為總則。總則的內(nèi)容包括制度的編制目的、適用范圍、有關(guān)術(shù)語(yǔ)的定義、職責(zé)分工等。

（2）最后一章是附則。附則的內(nèi)容包括該制度實(shí)施的有關(guān)要求，與該制度相關(guān)的其他專業(yè)管理制度、流程、表單名稱，該制度的附件，與相關(guān)制度的關(guān)系等。

（3）中間章節(jié)。中間章節(jié)用來(lái)規(guī)定制度的步驟、方法以及管理要求等主體內(nèi)容。

3.2.4 制度編寫(xiě)的格式要求

對(duì)于行政管理制度編寫(xiě)的格式，行政管理人員最好作出明確的規(guī)定。以下為某企業(yè)的制度編寫(xiě)格式要求。

3.2.5 制度的修訂流程

行政管理制度的修訂流程如圖3-1所示。

3.2.6 制度的廢止

企業(yè)對(duì)原制度進(jìn)行修訂后，便需要廢止原制度。對(duì)不能適應(yīng)現(xiàn)實(shí)狀況的制度進(jìn)行廢止，要按如下流程進(jìn)行：制度編制部門(mén)（制度責(zé)任部門(mén)）提出廢止制度的書(shū)面申請(qǐng)，并填寫(xiě)制度需求識(shí)別與征求意見(jiàn)單，然后提交行政部審核，之后提交經(jīng)理辦公會(huì)或公司例會(huì)審定，最后決定是否廢止。

3.2.7 制度的督導(dǎo)執(zhí)行

1.制度的貫徹

公司制度下發(fā)一周之內(nèi)，各相關(guān)專業(yè)管理部門(mén)要組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)。需要制定具體的實(shí)施細(xì)則的，應(yīng)在15個(gè)工作日內(nèi)完成。在公司制度下發(fā)一周內(nèi)，各相關(guān)部門(mén)要組織相關(guān)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行。

2.制度的培訓(xùn)

制度下發(fā)前，制度責(zé)任人要編寫(xiě)制度培訓(xùn)教案和培訓(xùn)計(jì)劃，填寫(xiě)制度培訓(xùn)計(jì)劃單，并提交行政部。在制度下發(fā)的15天內(nèi)，行政部應(yīng)會(huì)同制度責(zé)任部門(mén)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。表3-5是一份制度執(zhí)行情況檢查計(jì)劃及制度培訓(xùn)計(jì)劃表的示例。

3.制度的執(zhí)行

各級(jí)人員必須嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度，各部門(mén)在檢查制度的執(zhí)行情況時(shí)，必須記錄所有環(huán)節(jié)，且記錄一定要真實(shí)、全面，要留下管理的所有“痕跡”，將其作為檢查、督導(dǎo)和明確責(zé)任的依據(jù)。

4.制度執(zhí)行過(guò)程中特殊情況的處理

（1）在制度的執(zhí)行過(guò)程中，如果認(rèn)為制度脫離實(shí)際、難以落實(shí)，相關(guān)責(zé)任人要及時(shí)與制度起草部門(mén)或行政部書(shū)面溝通，如無(wú)這種情況就要對(duì)制度在本部門(mén)的落實(shí)負(fù)責(zé)。

（2）在制度的執(zhí)行過(guò)程中，如果發(fā)生重大情況，確實(shí)不能按制度執(zhí)行，制度的執(zhí)行部門(mén)或相關(guān)部門(mén)必須履行請(qǐng)示報(bào)批程序，經(jīng)制度責(zé)任人同意后可靈活處理，并要詳細(xì)記錄，存檔備查。

5.制度落實(shí)的督導(dǎo)檢查

（1）相關(guān)責(zé)任人在下發(fā)制度時(shí)，應(yīng)附一年內(nèi)制度執(zhí)行情況的檢查計(jì)劃：制度下發(fā)執(zhí)行的前三個(gè)月，制度責(zé)任人每月都要對(duì)各相關(guān)部門(mén)制度執(zhí)行情況進(jìn)行全面檢查；制度下發(fā)三個(gè)月后，起草部門(mén)要至少每三個(gè)月檢查一次制度的落實(shí)情況，每次檢查都要填寫(xiě)制度檢查（制度評(píng)審）報(bào)告單（如表3-6所示）或形成書(shū)面報(bào)告，交給制度管理部門(mén)的制度建設(shè)人員。

（2）制度檢查主要內(nèi)容包括制度是否得到嚴(yán)格貫徹執(zhí)行，制度本身存在什么問(wèn)題。

3.2.8 制度的評(píng)審

1.定期評(píng)審

企業(yè)應(yīng)規(guī)定在某一固定時(shí)間，如每年12月初，由行政部組織公司各專業(yè)管理部門(mén)對(duì)公司的制度進(jìn)行一次評(píng)審，并將評(píng)審結(jié)果填入制度檢查（制度評(píng)審）報(bào)告單。

2.不定期評(píng)審

發(fā)生下列情況時(shí)，行政部應(yīng)適時(shí)組織對(duì)公司制度體系或有關(guān)制度的評(píng)審活動(dòng)。

（1）國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)政策調(diào)整、重要法律法規(guī)實(shí)施、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手或競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)發(fā)生變化等影響公司經(jīng)營(yíng)環(huán)境的重大改變發(fā)生時(shí)。

（2）公司資源配置、經(jīng)營(yíng)方向和領(lǐng)域、組織結(jié)構(gòu)等發(fā)生重大變化時(shí)。

（3）公司對(duì)本公司的經(jīng)營(yíng)、管理策略進(jìn)行重大調(diào)整時(shí)。

（4）其他改變公司外部或內(nèi)部經(jīng)營(yíng)條件的事件發(fā)生時(shí)。

3.制度評(píng)審結(jié)果的運(yùn)用

（1）行政部應(yīng)識(shí)別并確定公司制度建設(shè)的需求，確定公司有關(guān)制度的培訓(xùn)、編制、修改、執(zhí)行、中止、廢止等事項(xiàng)，并確定公司制度管理、改進(jìn)、創(chuàng)新的空間和實(shí)施措施。

（2）行政部應(yīng)編制公司制度管理與建設(shè)的評(píng)價(jià)報(bào)告。在每年的12月底，行政部應(yīng)根據(jù)制度定期和不定期的評(píng)審結(jié)果，結(jié)合制度日常檢查和相關(guān)信息，編制公司制度管理和建設(shè)的綜合評(píng)價(jià)報(bào)告，并提交總經(jīng)理。

（3）行政部應(yīng)將制度評(píng)審的結(jié)果作為公司各部門(mén)進(jìn)行年終評(píng)比的主要依據(jù)。

3.2.9 制度的存檔管理

行政部應(yīng)要求各部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)制度的存檔管理工作，要求各部門(mén)用專門(mén)的檔案盒（袋）存放各類制度。每項(xiàng)制度應(yīng)體現(xiàn)管理“痕跡”，每項(xiàng)制度的檔案應(yīng)包括如表3-7所示的基本內(nèi)容。

3.2.10 行政公文管理制度的內(nèi)容

行政公文管理制度應(yīng)明確行政公文管理的范圍、程序、內(nèi)容，具體包括：

（1）關(guān)于行政公文的起草、撰寫(xiě)、審核、批準(zhǔn)、傳閱（抄送）、存檔和銷毀的規(guī)定；

（2）不同公文的行文規(guī)范和格式要求；

（3）關(guān)于發(fā)文內(nèi)容、落款和印章的規(guī)定；

（4）關(guān)于行政公文的可追溯性的規(guī)定；

（5）外來(lái)文件的管理（上級(jí)部門(mén)、下級(jí)單位、平級(jí)單位和外來(lái)文件等）辦法，包括接收、傳達(dá)、確認(rèn)、落實(shí)、反饋等；

（6）行政公文管理過(guò)程要與企業(yè)文化相匹配。

3.2.11 辦公用品管理制度的內(nèi)容

辦公用品管理制度應(yīng)明確辦公物品管理的范圍、程序、內(nèi)容，具體包括：

（1）辦公用品管理的目的（目標(biāo)）和任務(wù)；

（2）辦公用品的范圍和分類；

（3）辦公用品的采購(gòu)程序及供方選擇程序；

（4）關(guān)于辦公用品的入庫(kù)、保管、領(lǐng)用、更換、報(bào)廢等過(guò)程控制的規(guī)定；

（5）關(guān)于非一次性耗用辦公用品的規(guī)范化使用和節(jié)約耗材（能源）的規(guī)定；

（6）辦公用品使用說(shuō)明書(shū)、操作手冊(cè)等附帶資料的管理辦法；

（7）辦公用品管理過(guò)程要與企業(yè)文化相匹配。

3.2.12 檔案管理制度的內(nèi)容

檔案管理制度應(yīng)明確檔案管理的范圍、程序、內(nèi)容，具體包括：

（1）檔案管理的目的（目標(biāo)）和任務(wù)；

（2）檔案的范圍和分類；

（3）關(guān)于檔案的入檔、保管、借閱、銷毀等過(guò)程控制的規(guī)定；

（4）不同檔案保存環(huán)境和期限的要求；

（5）檔案管理過(guò)程要與企業(yè)文化相匹配。

3.2.13 會(huì)議管理制度的內(nèi)容

會(huì)議管理制度應(yīng)明確會(huì)議管理的范圍、程序、內(nèi)容，具體包括：

（1）會(huì)議管理的目的（目標(biāo)）和任務(wù)；

（2）關(guān)于外部會(huì)議的信息收知、分類、傳達(dá)，參會(huì)申請(qǐng)，會(huì)議反饋等過(guò)程控制；

（3）關(guān)于內(nèi)部固定會(huì)議（例會(huì)）的召開(kāi)類型、形式，參會(huì)人員、時(shí)間、地點(diǎn)變化的記錄，會(huì)議記錄，落實(shí)情況及效果分析的規(guī)定；

（4）關(guān)于臨時(shí)會(huì)議的召開(kāi)原因、類型、形式，告知方式、會(huì)議記錄，落實(shí)情況及效果分析的規(guī)定；

（5）會(huì)議管理過(guò)程要與企業(yè)文化相匹配。

3.2.14 后勤事務(wù)控制制度的內(nèi)容

后勤事務(wù)控制制度應(yīng)明確后勤事務(wù)控制的范圍、程序、內(nèi)容，具體包括：

（1）后勤事務(wù)控制的目的（目標(biāo)）和任務(wù)；

（2）后勤事務(wù)控制實(shí)施、監(jiān)督、檢查等各責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人；

（3）公共環(huán)境的基礎(chǔ)建設(shè)配置和管理應(yīng)符合企業(yè)特點(diǎn)和實(shí)際需要；

（4）生產(chǎn)（經(jīng)營(yíng)）環(huán)境配置應(yīng)當(dāng)符合生產(chǎn)（經(jīng)營(yíng)）需要，符合相關(guān)法律法規(guī)，以方便企業(yè)和服務(wù)客戶為原則；

（5）關(guān)于支持性設(shè)施如通信、運(yùn)輸（車輛）、餐飲、娛樂(lè)、安保等及相關(guān)責(zé)任人員的規(guī)定；

（6）后勤事務(wù)控制過(guò)程要與企業(yè)文化相匹配。

3.2.15 文件控制制度的內(nèi)容

文件控制制度應(yīng)明確文件控制的范圍、程序、內(nèi)容，具體包括：

（1）受控文件的類別，包括行政管理體系文件、外來(lái)文件、其他受控文件等；

（2）文件的編制、會(huì)簽、審批、標(biāo)識(shí)、發(fā)放、修改、回收程序，其中，對(duì)外來(lái)文件還應(yīng)當(dāng)有收集、購(gòu)買(mǎi)、接收等規(guī)定；

（3）關(guān)于實(shí)施行政管理體系的相關(guān)部門(mén)、人員及場(chǎng)所使用的受控文件應(yīng)為有效版本的規(guī)定；

（4）關(guān)于文件的保管方式、保管設(shè)施、保存期限及銷毀的規(guī)定。

3.2.16 記錄控制制度的內(nèi)容

記錄控制制度應(yīng)明確記錄控制的范圍、程序、內(nèi)容，具體包括：

（1）行政管理過(guò)程所形成記錄的填寫(xiě)、確認(rèn)、收集、歸檔、保存等程序；

（2）關(guān)于記錄的保管方式和保存期限的規(guī)定；

（3）關(guān)于行政管理體系實(shí)施部門(mén)、人員及場(chǎng)所使用的受控記錄表格應(yīng)為有效版本的規(guī)定。

3.2.17 企業(yè)文化控制制度的內(nèi)容

企業(yè)文化控制制度應(yīng)明確企業(yè)文化控制的范圍、程序、內(nèi)容，具體包括：

（1）企業(yè)文化責(zé)任部門(mén)的建立、建設(shè)和職能，企業(yè)文化責(zé)任人的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù)；

（2）企業(yè)文化控制的目的（目標(biāo)）和任務(wù)；

（3）企業(yè)文化應(yīng)符合企業(yè)特點(diǎn)，并有客觀性、發(fā)展性、指導(dǎo)性、約束性、整體性、群體性、傳播性和傳承性；

（4）企業(yè)文化戰(zhàn)略實(shí)施的計(jì)劃、過(guò)程和記錄；

（5）企業(yè)文化理念識(shí)別系統(tǒng)情況，包括價(jià)值觀念（核心理念）、各類經(jīng)營(yíng)管理理念、宣傳口號(hào)以及員工認(rèn)知和認(rèn)同程度；

（6）企業(yè)文化行為識(shí)別系統(tǒng)情況，包括組織對(duì)內(nèi)、對(duì)外行為，團(tuán)體對(duì)內(nèi)、對(duì)外行為，個(gè)體對(duì)內(nèi)、對(duì)外行為以及員工認(rèn)知和認(rèn)同程度；

（7）企業(yè)文化視覺(jué)識(shí)別系統(tǒng)情況，包括工作（生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)）、生活各類標(biāo)志、色彩，體現(xiàn)企業(yè)特性的其他視覺(jué)識(shí)別，以及員工對(duì)視覺(jué)識(shí)別系統(tǒng)的認(rèn)知和認(rèn)同程度；

（8）理念、行為、視覺(jué)識(shí)別系統(tǒng)要相互匹配；

（9）企業(yè)文化貫穿于企業(yè)管理各個(gè)層面，并發(fā)揮指導(dǎo)作用。