3.2 行政管理制度建設
3.2.1 制度的組成及內容
一個完整的、可操作的行政管理制度應包含以下三個要素。
（1）制度基本內容。制度基本內容包括制度的制定目的、適用范圍、約束條例和考核條例等。
（2）制度操作流程。依據基本內容繪制操作流程圖，通常可通過Visio實現。
（3）制度操作表單。制度基本內容與操作流程所涉及的表單通常可用Word、Excel繪制。
根據管理活動的特點、性質及其范圍大小等，管理制度的文體基本上可分為以下幾種。
（1）章程。章程是指嚴格依據法律法規要求，規范公司行為和治理結構等方面的管理制度。
（2）條例。條例是規范某一類對象、某一系統（過程）、某一系列活動的綜合性管理制度。
（3）職責。職責是針對工作這一特定對象制定的管理制度，包括對各管理層次、各級、各類崗位職責與相關工作的描述。
（4）守則。守則是確定員工行為規范的管理制度。
（5）辦法。辦法是確定某一方面或特定管理對象、過程、活動的方法和要求的管理制度。
（6）制度。制度是規范某一方面經營、管理活動行為準則的管理制度。
（7）規定。規定是確定特定對象、過程、活動規范、準則的管理制度。
（8）細則。細則是為實施制度、規定、守則、辦法而制定的更為具體的管理制度。
3.2.2 制度的編制程序
1.制度編制需求的識別與確認
行政管理人員要全面分析和識別制度編制的需求，了解相關法律法規、本部門有關職責、公司及各子公司目前相關制度建設和執行情況，尤其要找出目前存在的問題，并參考其他企業的同類制度，填寫制度需求識別與征求意見單，如表3-1所示。
表3-1 制度需求識別與征求意見單
編號：
2.征求意見
在制度初稿編制完成后，行政管理人員必須在公司范圍內征求意見，各單位主管領導必須在反饋意見單上簽字。
3.前期研討
為了工作方便，提高效率，行政管理人員可以組織與制度相關的部門開展研討活動，以會議紀要的形式確認研討結果，不再另行征求意見。
4.制度初審
制度初審的內容包括采納反饋意見情況，與其他專業制度的銜接情況，制度重要程度的判定是否正確，制度編寫格式是否規范，有無相應的流程與表單，有無檢查計劃和培訓計劃表，有無制度需求識別與征求意見單（或相應會議紀要），有無制度履歷表（如表3-2所示，首次編制不需要），有無制度建設管理辦法履歷表（如表3-3所示）等方面。行政部制度審核人員要形成書面的審核意見，填寫制度審核單（如表3-4所示），并隨同制度文本一起按下列方式提交公司審定：
表3-2 制度履歷表
注：“說明一欄”主要闡述修改的主要內容。
表3-3 制度建設管理辦法履歷表
表3-4 制度審核單
（1）經行政部初審確認為“很重要”等級的制度須在公司經理辦公會上審定；
（2）確認為“重要”等級的制度在公司例會上審定；
（3）確認為“一般”等級的制度可在公司例會上審定或組織相關的專業部門進行會簽（會簽人員由編制制度的部門確立）。
凡未經行政部初審或未征求意見的制度，不得提交公司領導審定或會簽。
5.批準下發
“很重要”和“重要”等級的制度須經總經理審核批準方可下發，屬于“一般”等級的制度須經公司相關主管領導審核批準方可下發。
3.2.3 制度編寫的內容要求
一般來說，行政管理制度包含三部分內容。
（1）第一章為總則。總則的內容包括制度的編制目的、適用范圍、有關術語的定義、職責分工等。
（2）最后一章是附則。附則的內容包括該制度實施的有關要求，與該制度相關的其他專業管理制度、流程、表單名稱，該制度的附件，與相關制度的關系等。
（3）中間章節。中間章節用來規定制度的步驟、方法以及管理要求等主體內容。
3.2.4 制度編寫的格式要求
對于行政管理制度編寫的格式，行政管理人員最好作出明確的規定。以下為某企業的制度編寫格式要求。
某企業的制度編寫格式要求
（1）制度正文按照章、節、條、款、目的格式編寫。正文的章、節、條分別用“第×章”“第×節”“第×條”表示。其中，正文的“條”不分章、節，采用連續順序號表示；正文的“條”下設“款”，款下設“目”，“款”“目”分別用阿拉伯數字“1.、2.、3.……”和“（1）、（2）、（3）……”表示；“目”之下的級別用“①、②、③……”表示；再之下可以用英文字母“a、b、c……”表示。
（2）頁面設置。所有制度均用A4紙縱向編制，不分欄，不設頁碼；上、下頁邊距分別為3.4厘米、2.4厘米，左、右頁邊距分別為3.0厘米、2.6厘米；正文行間距一般為1.5倍行間距。
（3）字體及字號。
①頁眉文字用5號標準仿宋字體。
②制度首頁表頭的“公司名稱”“制度名稱”“編制部門”用4號黑體，表頭的其他部分用小4號標準仿宋字體。
③正文章、節、條的順序號用4號黑體加粗，正文的其他部分一律用4號標準仿宋字體；“附件×”用4號宋體加粗。
④制度中的附件（主要包括流程和表單）可根據實際需要選擇合適的字號，標題用宋體，其他文字用標準仿宋字體。
（4）制度正文的每個段落的首行都要縮進兩個字符；“第×章”“第×條”后面空一個字符；“總則”和“附則”的兩字之間均空一個字符；“附件×”在頁面左端頂部頂格寫，不空字符；章、節的標題以及表單、流程均居于頁面中間，其他文字兩端對齊。
3.2.5 制度的修訂流程
行政管理制度的修訂流程如圖3-1所示。
圖3-1 行政管理制度的修訂流程
3.2.6 制度的廢止
企業對原制度進行修訂后，便需要廢止原制度。對不能適應現實狀況的制度進行廢止，要按如下流程進行：制度編制部門（制度責任部門）提出廢止制度的書面申請，并填寫制度需求識別與征求意見單，然后提交行政部審核，之后提交經理辦公會或公司例會審定，最后決定是否廢止。
3.2.7 制度的督導執行
1.制度的貫徹
公司制度下發一周之內，各相關專業管理部門要組織相關人員學習。需要制定具體的實施細則的，應在15個工作日內完成。在公司制度下發一周內，各相關部門要組織相關人員進行學習和貫徹執行。
2.制度的培訓
制度下發前，制度責任人要編寫制度培訓教案和培訓計劃，填寫制度培訓計劃單，并提交行政部。在制度下發的15天內，行政部應會同制度責任部門對相關人員進行培訓。表3-5是一份制度執行情況檢查計劃及制度培訓計劃表的示例。
表3-5 制度執行情況檢查計劃及制度培訓計劃表
3.制度的執行
各級人員必須嚴格執行相關制度，各部門在檢查制度的執行情況時，必須記錄所有環節，且記錄一定要真實、全面，要留下管理的所有“痕跡”，將其作為檢查、督導和明確責任的依據。
4.制度執行過程中特殊情況的處理
（1）在制度的執行過程中，如果認為制度脫離實際、難以落實，相關責任人要及時與制度起草部門或行政部書面溝通，如無這種情況就要對制度在本部門的落實負責。
（2）在制度的執行過程中，如果發生重大情況，確實不能按制度執行，制度的執行部門或相關部門必須履行請示報批程序，經制度責任人同意后可靈活處理，并要詳細記錄，存檔備查。
5.制度落實的督導檢查
（1）相關責任人在下發制度時，應附一年內制度執行情況的檢查計劃：制度下發執行的前三個月，制度責任人每月都要對各相關部門制度執行情況進行全面檢查；制度下發三個月后，起草部門要至少每三個月檢查一次制度的落實情況，每次檢查都要填寫制度檢查（制度評審）報告單（如表3-6所示）或形成書面報告，交給制度管理部門的制度建設人員。
表3-6 制度檢查（制度評審）報告單
（2）制度檢查主要內容包括制度是否得到嚴格貫徹執行，制度本身存在什么問題。
3.2.8 制度的評審
1.定期評審
企業應規定在某一固定時間，如每年12月初，由行政部組織公司各專業管理部門對公司的制度進行一次評審，并將評審結果填入制度檢查（制度評審）報告單。
2.不定期評審
發生下列情況時，行政部應適時組織對公司制度體系或有關制度的評審活動。
（1）國家宏觀經濟政策調整、重要法律法規實施、競爭對手或競爭態勢發生變化等影響公司經營環境的重大改變發生時。
（2）公司資源配置、經營方向和領域、組織結構等發生重大變化時。
（3）公司對本公司的經營、管理策略進行重大調整時。
（4）其他改變公司外部或內部經營條件的事件發生時。
3.制度評審結果的運用
（1）行政部應識別并確定公司制度建設的需求，確定公司有關制度的培訓、編制、修改、執行、中止、廢止等事項，并確定公司制度管理、改進、創新的空間和實施措施。
（2）行政部應編制公司制度管理與建設的評價報告。在每年的12月底，行政部應根據制度定期和不定期的評審結果，結合制度日常檢查和相關信息，編制公司制度管理和建設的綜合評價報告，并提交總經理。
（3）行政部應將制度評審的結果作為公司各部門進行年終評比的主要依據。
3.2.9 制度的存檔管理
行政部應要求各部門指定專人負責制度的存檔管理工作，要求各部門用專門的檔案盒（袋）存放各類制度。每項制度應體現管理“痕跡”，每項制度的檔案應包括如表3-7所示的基本內容。
表3-7 每項制度的檔案內容
3.2.10 行政公文管理制度的內容
行政公文管理制度應明確行政公文管理的范圍、程序、內容，具體包括：
（1）關于行政公文的起草、撰寫、審核、批準、傳閱（抄送）、存檔和銷毀的規定；
（2）不同公文的行文規范和格式要求；
（3）關于發文內容、落款和印章的規定；
（4）關于行政公文的可追溯性的規定；
（5）外來文件的管理（上級部門、下級單位、平級單位和外來文件等）辦法，包括接收、傳達、確認、落實、反饋等；
（6）行政公文管理過程要與企業文化相匹配。
3.2.11 辦公用品管理制度的內容
辦公用品管理制度應明確辦公物品管理的范圍、程序、內容，具體包括：
（1）辦公用品管理的目的（目標）和任務；
（2）辦公用品的范圍和分類；
（3）辦公用品的采購程序及供方選擇程序；
（4）關于辦公用品的入庫、保管、領用、更換、報廢等過程控制的規定；
（5）關于非一次性耗用辦公用品的規范化使用和節約耗材（能源）的規定；
（6）辦公用品使用說明書、操作手冊等附帶資料的管理辦法；
（7）辦公用品管理過程要與企業文化相匹配。
3.2.12 檔案管理制度的內容
檔案管理制度應明確檔案管理的范圍、程序、內容，具體包括：
（1）檔案管理的目的（目標）和任務；
（2）檔案的范圍和分類；
（3）關于檔案的入檔、保管、借閱、銷毀等過程控制的規定；
（4）不同檔案保存環境和期限的要求；
（5）檔案管理過程要與企業文化相匹配。
3.2.13 會議管理制度的內容
會議管理制度應明確會議管理的范圍、程序、內容，具體包括：
（1）會議管理的目的（目標）和任務；
（2）關于外部會議的信息收知、分類、傳達，參會申請，會議反饋等過程控制；
（3）關于內部固定會議（例會）的召開類型、形式，參會人員、時間、地點變化的記錄，會議記錄，落實情況及效果分析的規定；
（4）關于臨時會議的召開原因、類型、形式，告知方式、會議記錄，落實情況及效果分析的規定；
（5）會議管理過程要與企業文化相匹配。
3.2.14 后勤事務控制制度的內容
后勤事務控制制度應明確后勤事務控制的范圍、程序、內容，具體包括：
（1）后勤事務控制的目的（目標）和任務；
（2）后勤事務控制實施、監督、檢查等各責任部門和責任人；
（3）公共環境的基礎建設配置和管理應符合企業特點和實際需要；
（4）生產（經營）環境配置應當符合生產（經營）需要，符合相關法律法規，以方便企業和服務客戶為原則；
（5）關于支持性設施如通信、運輸（車輛）、餐飲、娛樂、安保等及相關責任人員的規定；
（6）后勤事務控制過程要與企業文化相匹配。
3.2.15 文件控制制度的內容
文件控制制度應明確文件控制的范圍、程序、內容，具體包括：
（1）受控文件的類別，包括行政管理體系文件、外來文件、其他受控文件等；
（2）文件的編制、會簽、審批、標識、發放、修改、回收程序，其中，對外來文件還應當有收集、購買、接收等規定；
（3）關于實施行政管理體系的相關部門、人員及場所使用的受控文件應為有效版本的規定；
（4）關于文件的保管方式、保管設施、保存期限及銷毀的規定。
3.2.16 記錄控制制度的內容
記錄控制制度應明確記錄控制的范圍、程序、內容，具體包括：
（1）行政管理過程所形成記錄的填寫、確認、收集、歸檔、保存等程序；
（2）關于記錄的保管方式和保存期限的規定；
（3）關于行政管理體系實施部門、人員及場所使用的受控記錄表格應為有效版本的規定。
3.2.17 企業文化控制制度的內容
企業文化控制制度應明確企業文化控制的范圍、程序、內容，具體包括：
（1）企業文化責任部門的建立、建設和職能，企業文化責任人的職權、職責和義務；
（2）企業文化控制的目的（目標）和任務；
（3）企業文化應符合企業特點，并有客觀性、發展性、指導性、約束性、整體性、群體性、傳播性和傳承性；
（4）企業文化戰略實施的計劃、過程和記錄；
（5）企業文化理念識別系統情況，包括價值觀念（核心理念）、各類經營管理理念、宣傳口號以及員工認知和認同程度；
（6）企業文化行為識別系統情況，包括組織對內、對外行為，團體對內、對外行為，個體對內、對外行為以及員工認知和認同程度；
（7）企業文化視覺識別系統情況，包括工作（生產、經營）、生活各類標志、色彩，體現企業特性的其他視覺識別，以及員工對視覺識別系統的認知和認同程度；
（8）理念、行為、視覺識別系統要相互匹配；
（9）企業文化貫穿于企業管理各個層面，并發揮指導作用。