2.2 工程項(xiàng)目組織

2.2.1 概述

1．工程項(xiàng)目組織的含義

工程項(xiàng)目組織是指為完成特定的工程項(xiàng)目目標(biāo)而建立起來的特定群體系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)成員運(yùn)用工程項(xiàng)目所需的知識(shí)技能共同協(xié)作實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，且該系統(tǒng)具有與外部環(huán)境保持密切聯(lián)系并利用環(huán)境要素實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的功能。工程項(xiàng)目組織是由目標(biāo)產(chǎn)生工作任務(wù)，由工作任務(wù)決定承擔(dān)者，由承擔(dān)者形成組織群體的過程。

2．工程項(xiàng)目組織的特點(diǎn)

工程項(xiàng)目組織不同于一般的企業(yè)組織、社團(tuán)組織和軍隊(duì)組織，它具有自身的組織特殊性。工程項(xiàng)目的特點(diǎn)決定了工程項(xiàng)目組織具有如下特點(diǎn)：

（1）目的性

工程項(xiàng)目組織的建立是為了完成項(xiàng)目目標(biāo)和任務(wù)，所以具有目的性。項(xiàng)目目標(biāo)和任務(wù)是決定組織結(jié)構(gòu)和組織運(yùn)行的重要因素。

（2）臨時(shí)性

每一個(gè)具體的項(xiàng)目都是一次性的、暫時(shí)的，所以工程項(xiàng)目組織也是一次性的、暫時(shí)的，具有臨時(shí)性的特點(diǎn)。

（3）可變性

企業(yè)組織剛性大，結(jié)構(gòu)不易變動(dòng)，運(yùn)行穩(wěn)定，而工程項(xiàng)目組織具有高度的彈性和可變性的特點(diǎn)。工程項(xiàng)目組織的成員會(huì)隨項(xiàng)目任務(wù)的承接和完成，以及工程項(xiàng)目的實(shí)施過程而進(jìn)入或退出項(xiàng)目組織，或承擔(dān)不同的角色，項(xiàng)目組織策略和項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃不同，項(xiàng)目組織形式也會(huì)有所區(qū)別。一般工程項(xiàng)目組織在早期比較簡(jiǎn)單，而在項(xiàng)目實(shí)施階段，組織會(huì)更為復(fù)雜。

（4）協(xié)調(diào)性

工程項(xiàng)目組織內(nèi)應(yīng)專業(yè)分工明確，專業(yè)化可使成員提高工作效率，但分工和專業(yè)化產(chǎn)生了協(xié)調(diào)問題，項(xiàng)目組織內(nèi)人員必須協(xié)調(diào)一致，整合組織內(nèi)個(gè)體行為，以求最大效率，因此工程項(xiàng)目組織具有協(xié)調(diào)性的特點(diǎn)。

（5）統(tǒng)一指揮性

工程項(xiàng)目組織具有臨時(shí)組合性，項(xiàng)目目標(biāo)的約束性較強(qiáng)，且項(xiàng)目的不確定性較大，工程項(xiàng)目組織領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威和統(tǒng)一指揮有助于貫徹命令和形成組織凝聚力，有利于項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和項(xiàng)目成功。

（6）多方參與性

工程項(xiàng)目是由多方主體共同參與完成整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)實(shí)施過程，例如，一個(gè)房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目可能涉及的參與方包括投資方、開發(fā)方、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位、供貨單位、分包單位、政府部門等多方組織。不同項(xiàng)目的組織方式雖各有不同，但工程項(xiàng)目多參與方的特點(diǎn)決定了工程項(xiàng)目組織大多也具有多方參與性的特點(diǎn)。

3．工程項(xiàng)目組織與項(xiàng)目參與方之間的關(guān)系

面對(duì)日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)壓力和多樣化的市場(chǎng)需求，工程項(xiàng)目管理更要從業(yè)主需求角度出發(fā)，對(duì)工程項(xiàng)目的全生命周期各階段各要素進(jìn)行集成管理，其中加強(qiáng)工程項(xiàng)目各參與方之間的溝通和目標(biāo)、利益的協(xié)調(diào)優(yōu)化非常重要。

任何項(xiàng)目都需要與其利益相關(guān)者合作，合作在項(xiàng)目資源的合理配置及有效利用中發(fā)揮著重要的作用。為了成功地實(shí)現(xiàn)這種合作，項(xiàng)目管理者必須充分認(rèn)識(shí)和分析不同利益相關(guān)者之間的關(guān)系及他們希望獲取的各種利益和價(jià)值，并在決策和管理活動(dòng)中予以相應(yīng)的考慮，以使合作目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。歸納起來，工程項(xiàng)目各參與方之間主要存在三種關(guān)系：合同關(guān)系、指令關(guān)系和協(xié)調(diào)關(guān)系，如圖2-1所示。

（1）合同關(guān)系

業(yè)主單位或開發(fā)單位與設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位、供貨單位之間的工作關(guān)系屬于合同關(guān)系，即業(yè)主分別與這些單位簽訂合同，合同雙方按照合同約定承擔(dān)各自的義務(wù)。

（2）指令關(guān)系

監(jiān)理單位與施工單位、供貨單位之間沒有合同關(guān)系，但也存在密切的工作關(guān)系，即指令關(guān)系。按照我國(guó)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB/T 50319—2013）規(guī)定，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，監(jiān)理單位受業(yè)主委托，代表業(yè)主的利益，對(duì)施工過程實(shí)施監(jiān)理；當(dāng)項(xiàng)目施工出現(xiàn)質(zhì)量問題時(shí)，監(jiān)理單位有權(quán)對(duì)施工單位下達(dá)整改令或停工令；當(dāng)項(xiàng)目實(shí)施期間供貨出現(xiàn)問題時(shí)，監(jiān)理單位有權(quán)對(duì)供貨單位下達(dá)指令。

（3）協(xié)調(diào)關(guān)系

設(shè)計(jì)單位與施工單位之間既沒有合同關(guān)系，也沒有指令關(guān)系，但卻存在協(xié)調(diào)關(guān)系。雙方雖然沒有簽訂合同，但是設(shè)計(jì)必須要考慮到施工環(huán)境和施工技術(shù)等情況，才能具有可施工性；施工必須依據(jù)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行施工，要接受設(shè)計(jì)的指導(dǎo)和要求。在施工前，設(shè)計(jì)單位必須向施工單位進(jìn)行設(shè)計(jì)交底；在施工過程中，設(shè)計(jì)單位要答復(fù)施工單位提出的技術(shù)問題，雙方要協(xié)商設(shè)計(jì)變更事宜等。設(shè)計(jì)和施工雙方必須保持充分協(xié)調(diào)和密切溝通，通常做法是設(shè)計(jì)單位選派設(shè)計(jì)代表常駐施工現(xiàn)場(chǎng)，以確保與施工單位的經(jīng)常聯(lián)系。

2.2.2 工程項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)

任何項(xiàng)目均需要依托某一種組織形式來進(jìn)行管理。對(duì)項(xiàng)目而言，管理組織是指人們?yōu)閷?shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)相互協(xié)作結(jié)合而成的集體，它通過計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制等過程對(duì)項(xiàng)目的各種資源進(jìn)行合理配置，保證項(xiàng)目目標(biāo)的成功實(shí)現(xiàn)。

1．職能式組織結(jié)構(gòu)形式

職能式組織結(jié)構(gòu)是一種傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)形式，如圖2-2所示。職能部門是指項(xiàng)目上或企業(yè)內(nèi)設(shè)置的對(duì)人、財(cái)、物和產(chǎn)、供、銷管理的職能部門。我國(guó)多數(shù)的企業(yè)、事業(yè)單位及工程項(xiàng)目中目前還沿用這種傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)形式。如企業(yè)中，雖然生產(chǎn)車間和后勤保障機(jī)構(gòu)并不一定是職能部門的直接下屬部門，但是職能管理部門可以在其管理的職能范圍內(nèi)對(duì)生產(chǎn)車間和后勤保障機(jī)構(gòu)下達(dá)工作指令，這是典型的職能式組織結(jié)構(gòu)。

（1）職能式組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)

①資源利用上具有較大的靈活性，各職能部門主管可以根據(jù)項(xiàng)目需要靈活調(diào)配人力等資源的強(qiáng)度，待所分配的工作完成后，可做其他日常工作，降低了資源閑置成本。尤其是技術(shù)專家在本部門內(nèi)可同時(shí)為其他項(xiàng)目服務(wù)，提高了資源利用率。

②有利于提高企業(yè)技術(shù)水平。職能式項(xiàng)目組織形式是以職能的相似性劃分部門的，同一部門人員可交流經(jīng)驗(yàn)，共同研究，提高業(yè)務(wù)水平，還可保證項(xiàng)目不會(huì)因人員的更換而中斷，從而保證項(xiàng)目技術(shù)的連續(xù)性。

③有利于協(xié)調(diào)企業(yè)整體活動(dòng)。由于職能部門主管只向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以從全局出發(fā)協(xié)調(diào)各部門的工作。

（2）職能式組織結(jié)構(gòu)的缺點(diǎn)

①責(zé)任不明，協(xié)調(diào)困難，由于各職能部門只負(fù)責(zé)項(xiàng)目的一部分，沒有一個(gè)人承擔(dān)項(xiàng)目的全部責(zé)任，各職能部門內(nèi)部人員責(zé)任也比較淡化，而且各部門常從其局部利益出發(fā)，對(duì)部門之間的沖突很難協(xié)調(diào)。

②不能以項(xiàng)目和客戶為中心職能部門的工作方式常是面向本部門的，不以項(xiàng)目為關(guān)注焦點(diǎn)，分配給項(xiàng)目的人員，其積極性也不高，項(xiàng)目和客戶的利益往往得不到優(yōu)先考慮。

③技術(shù)復(fù)雜的項(xiàng)目，跨部門之間的溝通更為困難，職能式組織結(jié)構(gòu)較難適用。

2．直線式組織結(jié)構(gòu)形式

直線式組織結(jié)構(gòu)也稱作線性組織結(jié)構(gòu)，其典型形式如圖2-3所示。在直線式組織結(jié)構(gòu)中，每一個(gè)工作部門只能對(duì)其直接的下屬部門下達(dá)工作指令，每一個(gè)工作部門也只有一個(gè)直接的上級(jí)部門，因此每一個(gè)工作部門只有唯一的指令源，避免了由于矛盾的指令而影響組織系統(tǒng)的運(yùn)行。

（1）直線式組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)

①因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目全權(quán)負(fù)責(zé)，因此他有充分的權(quán)限調(diào)動(dòng)項(xiàng)目?jī)?nèi)外部的資源。

②項(xiàng)目經(jīng)理避開了直接與公司的高層職能部門進(jìn)行溝通的情況，使得項(xiàng)目?jī)?nèi)溝通更順暢，溝通速度更快，途徑更簡(jiǎn)潔。

③當(dāng)面對(duì)一系列的類似項(xiàng)目時(shí)，直線式組織可以保留一部分在某些技術(shù)領(lǐng)域具有很好才能的專家作為固定的成員。

④由于項(xiàng)目目標(biāo)的單一性，項(xiàng)目成員能夠集中精力，團(tuán)隊(duì)精神得以充分的發(fā)揮。

⑤權(quán)力集中使決策速度加快。整個(gè)項(xiàng)目組織能夠?qū)蛻舻男枰透邔庸芾淼囊鈭D做出更快的響應(yīng)。

⑥這種結(jié)構(gòu)有利于使命令協(xié)調(diào)一致，每個(gè)成員只有一個(gè)上司，避免多重領(lǐng)導(dǎo)。

⑦直線式組織從結(jié)構(gòu)上來說簡(jiǎn)單靈活、易于操作，在進(jìn)度、質(zhì)量和費(fèi)用等方面的控制也較為靈活。

（2）直線式組織結(jié)構(gòu)的缺點(diǎn)

①一個(gè)公司通常有多個(gè)項(xiàng)目，而每個(gè)項(xiàng)目都有自己的組織，這就使人員、設(shè)施技術(shù)和設(shè)備重復(fù)設(shè)置，從而增加了成本。

②為儲(chǔ)備項(xiàng)目隨時(shí)需要的專業(yè)技術(shù)人員等關(guān)鍵資源而增加了成本。

③將項(xiàng)目從職能部門的控制中分離出來易造成在公司規(guī)章制度執(zhí)行上的不一致性。

④在相對(duì)封閉的項(xiàng)目環(huán)境中，行政管理上的敷衍時(shí)有發(fā)生。

⑤項(xiàng)目?jī)?nèi)部即成員與項(xiàng)目之間、成員之間都有很強(qiáng)的依賴關(guān)系，而項(xiàng)目外部即項(xiàng)目成員與公司的其他部門之間存在溝通困難。

⑥項(xiàng)目成員缺乏歸屬感，沒有職業(yè)生涯的規(guī)劃。

3．矩陣式組織結(jié)構(gòu)形式

職能式組織和直線式組織是兩個(gè)極端的情況，矩陣式組織則是兩者的結(jié)合。它在職能式組織的垂直層次結(jié)構(gòu)上疊加了直線式組織的水平結(jié)構(gòu)，克服了職能式組織結(jié)構(gòu)和直線式組織結(jié)構(gòu)各自的不足，在職能部門積累專業(yè)技術(shù)的長(zhǎng)期目標(biāo)和項(xiàng)目的短期目標(biāo)之間找到適宜的平衡點(diǎn)，最大限度地發(fā)揮直線式組織和職能式組織的優(yōu)勢(shì)。

在矩陣式組織中，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目?jī)?nèi)的活動(dòng)內(nèi)容和時(shí)間安排行使權(quán)利，并直接對(duì)項(xiàng)目的主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，而職能部門負(fù)責(zé)人則決定如何以專業(yè)資源支持各個(gè)項(xiàng)目，并對(duì)自己的主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。一個(gè)施工企業(yè)如采用矩陣式組織結(jié)構(gòu)形式，則縱向工作部門可以是計(jì)劃管理部、技術(shù)管理部、合同管理部、財(cái)務(wù)管理部和人事管理部等，而橫向工作部門可以是項(xiàng)目部，如圖2-4所示。

（1）矩陣式組織結(jié)構(gòu)形式的優(yōu)點(diǎn)

①兼有職能式組織結(jié)構(gòu)形式和直線式組織結(jié)構(gòu)形式的優(yōu)點(diǎn)，把職能原則與對(duì)象原則融為一體。

②各職能部門可根據(jù)自己部門的資源與任務(wù)情況來調(diào)整、安排資源力量，提高資源利用率；能以盡可能少的人力，實(shí)現(xiàn)多個(gè)項(xiàng)目管理的高效率。

③有利于人才的全面培養(yǎng)。可以使不同知識(shí)背景的人在合作中相互取長(zhǎng)補(bǔ)短，在實(shí)踐中拓寬知識(shí)面；發(fā)揮縱向的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，可以使人才有深厚的專業(yè)訓(xùn)練基礎(chǔ)。

（2）矩陣式組織結(jié)構(gòu)形式的缺點(diǎn)

①項(xiàng)目管理權(quán)力平衡困難。矩陣式組織結(jié)構(gòu)形式中項(xiàng)目管理的權(quán)力需要在項(xiàng)目經(jīng)理與職能部門之間平衡，這種平衡在實(shí)際工作中是不易實(shí)現(xiàn)的。

②信息回路比較復(fù)雜。在這種模式下，信息回路比較多，既要在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中進(jìn)行，還要在相應(yīng)的部門中進(jìn)行，必要時(shí)還要在部門之間進(jìn)行，所以容易出現(xiàn)交流、溝通不夠的問題。

③項(xiàng)目成員處于多頭領(lǐng)導(dǎo)狀態(tài)。項(xiàng)目成員正常情況下至少要接受兩個(gè)方向的領(lǐng)導(dǎo)，即項(xiàng)目經(jīng)理和所在部門的負(fù)責(zé)人，這就容易造成指令矛盾、行動(dòng)無所適從的問題。

4．工程項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)的確定

在工程項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)的建立過程中，非常重要的一道程序就是確定工程項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)。在進(jìn)行工程項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)的確定時(shí)，應(yīng)該根據(jù)具體情況決定，不存在固定的原則，與項(xiàng)目的性質(zhì)、復(fù)雜程度及各種組織結(jié)構(gòu)形式的特點(diǎn)息息相關(guān)。

工程項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)的確定，與以下因素有關(guān)：

（1）工程項(xiàng)目建設(shè)單位的管理能力及管理方式。如果建設(shè)單位管理能力強(qiáng)，人員構(gòu)成合理，可以建設(shè)單位自身的項(xiàng)目管理為主，將少量的工作由專業(yè)項(xiàng)目管理公司完成，或完全由自身完成。此時(shí)，建設(shè)單位組織結(jié)構(gòu)較為龐大。反之，由于建設(shè)單位自身管理能力較弱，將大量的工作由專業(yè)項(xiàng)目管理公司去完成，則建設(shè)單位組織結(jié)構(gòu)就較簡(jiǎn)單。

（2）項(xiàng)目規(guī)模和項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)內(nèi)容。如果項(xiàng)目規(guī)模較小，項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)也不復(fù)雜，那么，項(xiàng)目實(shí)施采用較為簡(jiǎn)單的線性組織結(jié)構(gòu)形式即可達(dá)到目的。反之，如果規(guī)模較大，項(xiàng)目組織復(fù)雜，建設(shè)單位組織上也應(yīng)采取相應(yīng)的對(duì)策加以保證，如采用矩陣式組織結(jié)構(gòu)形式等。

（3）項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度規(guī)劃。由于工程項(xiàng)目的特點(diǎn)，很多工作既可以同時(shí)進(jìn)行、全面展開，也可以根據(jù)投資計(jì)劃而確定分期建設(shè)的進(jìn)度規(guī)劃，因此項(xiàng)目建設(shè)單位組織結(jié)構(gòu)也應(yīng)與之相適應(yīng)。如果項(xiàng)目同時(shí)實(shí)施，則需要組織結(jié)構(gòu)強(qiáng)有力的保證，因而組織結(jié)構(gòu)擴(kuò)大；如果分期開發(fā)，則相當(dāng)于將大的建設(shè)項(xiàng)目劃分為幾個(gè)小的項(xiàng)目組團(tuán)，逐個(gè)進(jìn)行，因而組織結(jié)構(gòu)可以減少。

綜上所述，由于組織目標(biāo)、資源和環(huán)境的差異，為所有的組織找出一個(gè)理想的結(jié)構(gòu)是非常困難的。實(shí)際上，組織甚至可能不存在一個(gè)理想結(jié)構(gòu)。沒有什么好的或者壞的組織結(jié)構(gòu)，而只有適合或者不適合的組織結(jié)構(gòu)。另外，應(yīng)該認(rèn)識(shí)到組織結(jié)構(gòu)形式也不是一經(jīng)確定就一成不變的，隨著工程項(xiàng)目環(huán)境的不斷變化，組織結(jié)構(gòu)形式也必須適時(shí)動(dòng)態(tài)調(diào)整。

例如，在某高校新校區(qū)的建設(shè)過程中，在工程建設(shè)初期，項(xiàng)目采用職能式組織結(jié)構(gòu)，隨著工程建設(shè)實(shí)施的開展，工程建設(shè)指揮部面臨著大量的項(xiàng)目群建設(shè)，如教學(xué)樓、宿舍樓、實(shí)驗(yàn)樓、體育場(chǎng)館、家屬區(qū)住宅、基礎(chǔ)設(shè)施配套等。這些項(xiàng)目群從規(guī)模、復(fù)雜度、功能、標(biāo)準(zhǔn)等各方面都有很大的差別，則原來的職能式組織結(jié)構(gòu)在多項(xiàng)目（群）管理實(shí)施過程中越來越不適宜。因此，隨著項(xiàng)目的開展，指揮部逐漸過渡到用矩陣式組織結(jié)構(gòu)作為多項(xiàng)目管理的組織結(jié)構(gòu)形式。