1.3 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

1.3.1 會(huì)計(jì)程序

為了達(dá)到對(duì)決策有用的各項(xiàng)信息進(jìn)行確認(rèn)、計(jì)量、記錄、匯總和報(bào)告的目標(biāo)，我們建立了一套相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)或程序，這就是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。

不同企業(yè)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)不盡相同，有的業(yè)務(wù)簡單的企業(yè)用手工賬進(jìn)行簡單操作；有的業(yè)務(wù)復(fù)雜的企業(yè)運(yùn)用成熟的財(cái)務(wù)軟件、電腦提供各種報(bào)告，設(shè)立內(nèi)部審計(jì)部門進(jìn)行核查。隨著數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，財(cái)務(wù)軟件逐漸向企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)等高度集成化的軟件發(fā)展。ERP是基于企業(yè)價(jià)值鏈的現(xiàn)代管理系統(tǒng)，它集企業(yè)的物流、價(jià)值流和信息流于一體。現(xiàn)代會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是ERP的重要組成部分，是ERP的重心，是整合企業(yè)各個(gè)部門各種資源的最佳手段，可實(shí)現(xiàn)管理會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的一體化以及財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的一體化。

無論采用什么樣的人員、設(shè)備配置和程序設(shè)計(jì)，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的根本目的都是為組織的決策提供所需的會(huì)計(jì)信息。

在這個(gè)根本目的的基礎(chǔ)上，我們從兩個(gè)方面來設(shè)計(jì)企業(yè)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。一是分析信息的需求情況。比如哪些信息是應(yīng)該提供的？二是分析提供信息的成本。比如企業(yè)可操作的資源中哪些人員和設(shè)備成本是可以承受的？可以采取怎樣的程序既降低獲取信息的成本消耗、簡化獲取環(huán)節(jié)，又保證信息的充分和有效？怎樣才是獲取信息成本、收益的最佳配置？

所以，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，也就是企業(yè)提供會(huì)計(jì)信息的程序和內(nèi)容，受成本、收益的影響。會(huì)計(jì)信息的成本包括從搜集、整理、報(bào)送、審驗(yàn)到分析的所有代價(jià)，還包括會(huì)計(jì)信息披露后可能造成的一些不利影響等。從企業(yè)的角度看，會(huì)計(jì)信息的收益是吸引投資和融資、提高經(jīng)營管理效率等；從投資方和債權(quán)人角度看，會(huì)計(jì)信息的收益是降低投資風(fēng)險(xiǎn)、了解投資報(bào)酬等；從整個(gè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的角度看，會(huì)計(jì)信息的收益是社會(huì)資源的合理配置。只有當(dāng)會(huì)計(jì)信息所帶來的收益大于其成本，這些會(huì)計(jì)信息才應(yīng)該被設(shè)計(jì)進(jìn)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)環(huán)節(jié)中。

考慮完成本、收益后，我們開始設(shè)計(jì)企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)一般都包括以下一些基本程序：

(1)記錄交易或者事項(xiàng)。

(2)將類似業(yè)務(wù)合并為一類。

(3)將分類后的結(jié)果進(jìn)行匯總。

(4)傳遞會(huì)計(jì)信息，比如編報(bào)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。

(5)分析傳遞出的會(huì)計(jì)信息。

各個(gè)組織在設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)時(shí)，每一個(gè)步驟的實(shí)現(xiàn)方式和速度的不同，造成了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的差異性。這樣一個(gè)包含著記錄、分類、匯總、傳遞和分析等會(huì)計(jì)信息處理步驟的過程被稱為會(huì)計(jì)程序或者會(huì)計(jì)循環(huán)。

以我們準(zhǔn)備開設(shè)的小服裝店為例來分析一個(gè)簡單的會(huì)計(jì)程序。我們?cè)阢y行開立賬戶，用“銀行存款”來記錄支付采購款和收取銷售款的情況。將所有的款項(xiàng)進(jìn)出都記錄下來，如表1.1所示。

我們通過記錄款項(xiàng)的進(jìn)出情況達(dá)到控制和管理資金的效果。在這里我們先通過開列的支票等記錄款項(xiàng)進(jìn)出情況，然后分類，將涉及銀行款項(xiàng)的業(yè)務(wù)摘錄進(jìn)來，并對(duì)款項(xiàng)進(jìn)出分別匯總，合計(jì)出本月銀行存款的總收入、總支出和期末余額。我們將分類匯總出來的數(shù)據(jù)通過報(bào)告進(jìn)行傳遞，比如我們可以通過資產(chǎn)負(fù)債表傳遞期末余額的信息，如表1.2所示。

在這個(gè)例子中，我們記錄了服裝店銀行存款這個(gè)賬戶的變化過程和當(dāng)前狀態(tài)。此外，還可以用同樣的程序記錄、分類、匯總、報(bào)告和分析經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中其他方面的變化和狀態(tài)。它們最終匯集成決策所需且組織能夠提供的會(huì)計(jì)信息流。

1.3.2 會(huì)計(jì)核算方法

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)一般是由會(huì)計(jì)方法實(shí)現(xiàn)的。會(huì)計(jì)方法是用來反映和監(jiān)督會(huì)計(jì)對(duì)象，以完成會(huì)計(jì)任務(wù)的手段，包括會(huì)計(jì)核算方法、會(huì)計(jì)分析方法和會(huì)計(jì)檢查方法。作為其中基本項(xiàng)目的會(huì)計(jì)核算方法，是對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行完整、連續(xù)和系統(tǒng)的記錄和計(jì)量的方法，一般包括下面七個(gè)方面。這七個(gè)方面我們將在本書后面的內(nèi)容中加以詳細(xì)討論，在此先做一個(gè)概括介紹。

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的作用對(duì)象是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)就是企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)又被稱為交易或者事項(xiàng)。不論是涉及外部的還是內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，都包含了許多財(cái)務(wù)信息，需要通過財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)運(yùn)用貨幣的形式加以記錄和反映。會(huì)計(jì)核算的七個(gè)方面就是企業(yè)發(fā)生了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)之后收集經(jīng)濟(jì)信息的一系列方法。

1.3.2.1 設(shè)置賬戶

設(shè)置賬戶是對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象的具體內(nèi)容進(jìn)行歸類、反映和監(jiān)督的一種專門方法。根據(jù)規(guī)定的會(huì)計(jì)科目設(shè)置賬戶，登記各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，以便于對(duì)復(fù)雜的會(huì)計(jì)核算對(duì)象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)的反映和記錄，達(dá)到隨時(shí)分析、檢查和監(jiān)督的目的。剛才我們舉例的表1.1小服裝店的“銀行存款”賬戶就是連續(xù)、系統(tǒng)地記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬戶。

1.3.2.2 復(fù)式記賬

復(fù)式記賬是將每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在兩個(gè)或者兩個(gè)以上有聯(lián)系的賬戶上進(jìn)行登記的一種專門方法。任何經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生，都會(huì)引起至少兩個(gè)方面的資金增減變動(dòng)。如果去銀行取錢，銀行戶頭里的資金會(huì)減少，手上的現(xiàn)金會(huì)增加。如果用這些現(xiàn)金去付員工本月的工資，則在現(xiàn)金減少的同時(shí)，本月的工資費(fèi)用會(huì)增加。運(yùn)用復(fù)式記賬，可以全面地反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈，便于我們了解企業(yè)資金運(yùn)動(dòng)的變化情況。

1.3.2.3 填制和審核會(huì)計(jì)憑證

為了保證會(huì)計(jì)記錄的完整性、真實(shí)性和可靠性，為了審查經(jīng)濟(jì)活動(dòng)是否合理、合法，我們通過對(duì)每一項(xiàng)交易或事項(xiàng)填制會(huì)計(jì)憑證的專門方法來提供經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的書面證明和會(huì)計(jì)賬簿的登記依據(jù)，以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，保證會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量。

1.3.2.4 登記賬簿

登記賬簿是根據(jù)會(huì)計(jì)憑證記錄的信息，在賬簿上連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的一種專門方法。通過記賬過程，我們將會(huì)計(jì)信息完整、系統(tǒng)地填列出來。定期地對(duì)賬和結(jié)賬，能夠?qū)彶闀?huì)計(jì)信息的采集、記錄工作的質(zhì)量，為會(huì)計(jì)報(bào)告的填制提供依據(jù)。

1.3.2.5 成本計(jì)算

成本計(jì)算是按一定的成本對(duì)象，對(duì)生產(chǎn)和經(jīng)營過程中所發(fā)生的成本、費(fèi)用進(jìn)行歸集，以確定各對(duì)象的總成本和單位成本的一種專門方法。以此方法分析成本構(gòu)成的情況，考核成本計(jì)劃的完成情況，能夠優(yōu)化資源利用，降低成本消耗，達(dá)到提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的目的。

1.3.2.6 財(cái)產(chǎn)清查

財(cái)產(chǎn)清查是通過對(duì)貨幣資金、財(cái)產(chǎn)物資和結(jié)算款項(xiàng)的盤點(diǎn)和核對(duì)，查明實(shí)有數(shù)，確定賬面結(jié)存數(shù)和實(shí)際結(jié)存數(shù)是否相符，以保證會(huì)計(jì)核算資料真實(shí)性的一種專門方法。對(duì)財(cái)產(chǎn)進(jìn)行定期或不定期的盤點(diǎn)或核對(duì)，查明賬實(shí)是否相符，對(duì)不相符的差異進(jìn)行賬面記錄的調(diào)整，使之賬實(shí)相符，并且進(jìn)一步查明原因，分清責(zé)任，是加強(qiáng)企業(yè)物資管理，保護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)安全完整，保證會(huì)計(jì)資料正確、可靠的途徑。

1.3.2.7 編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告

編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告是定期總括、反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支情況的一種專門方法。企業(yè)通過財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告向外部信息使用者傳遞會(huì)計(jì)信息，為他們提供制定決策的依據(jù)，也向內(nèi)部信息使用者傳達(dá)改善經(jīng)營管理、評(píng)估績效的信號(hào)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告是企業(yè)會(huì)計(jì)信息的集中體現(xiàn)。

會(huì)計(jì)核算方法的各個(gè)方面組成一個(gè)完整體系，彼此緊密聯(lián)系。在會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，日常的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)通過這些方法有序推進(jìn)，最終達(dá)成為決策提供信息的目標(biāo)。會(huì)計(jì)核算方法各個(gè)方面的關(guān)系可以用圖1.3來表示。