3.4 試算平衡

3.4.1 試算平衡的原理

借貸記賬法的記賬規(guī)則是“有借必有貸，借貸必相等”。在這個記賬規(guī)則下，每一筆會計分錄都保持著借方和貸方的金額相等。我們根據(jù)會計分錄填列賬戶。一筆分錄所影響的不同賬戶里，借方變動額和貸方變動額相等。那么一個時期中所有分錄影響的全部賬戶里，登入借方的總發(fā)生額應(yīng)該等于登入貸方的總發(fā)生額。因此綜合觀察全部賬戶，一定會得出如下規(guī)律：

(1)全部賬戶的期初借方余額合計等于全部賬戶的期初貸方余額合計；

(2)全部賬戶的本期借方發(fā)生額合計等于全部賬戶的本期貸方發(fā)生額合計；

(3)全部賬戶的期末借方余額合計等于全部賬戶的期末貸方余額合計。

賬戶之間形成的期初余額、本期發(fā)生額和期末余額三個方面的平衡關(guān)系，是借貸記賬法的特點和優(yōu)點之一。我們將這種平衡稱為“自動平衡”。根據(jù)自動平衡的原理，可以及時發(fā)現(xiàn)和糾正記賬工作中的許多錯誤，這種方法就是試算平衡。如果記賬工作結(jié)束以后，發(fā)現(xiàn)上述三個平衡公式中的任何一個沒有平衡，都意味著會計記錄工作中出現(xiàn)了差錯。

試算平衡能夠查驗會計記錄工作中的錯誤，還可以通過試算平衡表匯總各個賬戶的數(shù)據(jù)，方便會計報表的編制。企業(yè)管理人員可以通過編制試算平衡表，在會計報表形成之前，對企業(yè)的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果有大致的了解。

試算平衡可以保證所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)都以相等的金額記入借貸雙方。但是，試算平衡檢查錯賬的方式還是具有一定局限性的。有些錯賬是試算平衡所難以發(fā)現(xiàn)的：

(1)借貸兩邊同時少記或者多記某筆業(yè)務(wù)(這里的少記或多記可能發(fā)生在編制分錄中或者記賬過程中，還可能發(fā)生在編制試算平衡表的時候)；

(2)借貸兩邊正好發(fā)生相同金額的錯誤；

(3)記賬方向沒有錯，但是記錯了賬戶，比如應(yīng)該記庫存商品借方的，錯記成了原材料借方。

這些錯誤不會影響上述三個方面的平衡關(guān)系，很難利用試算平衡方式查驗出來。因此我們發(fā)現(xiàn)，試算平衡方式在查驗影響借貸平衡的錯誤時簡便、有效，但是對于不會影響平衡的錯誤無能為力。試算平衡僅僅證明一個方面，即借方總額等于貸方總額。

3.4.2 試算平衡表的編制

由于試算平衡涉及三個方面的平衡，所以據(jù)此編制的試算平衡表也有三種：①總分類賬本期發(fā)生額試算平衡表；②期末余額試算平衡表；③合并顯示的本期發(fā)生額及期末余額試算平衡表。

繼續(xù)使用上一節(jié)里我們討論的小服裝店20×4年10月的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的例子。如果10月份只發(fā)生了這11筆業(yè)務(wù)，結(jié)算出所有賬戶的本期發(fā)生額和余額，如圖3.25與圖3.26所示(需要說明的是，結(jié)賬工作在下一節(jié)進行討論，所以目前費用和收入類賬戶尚有余額)。

根據(jù)賬戶記錄的內(nèi)容，我們編制第一種試算平衡表——總分類賬本期發(fā)生額試算平衡表，如表3.6所示。

根據(jù)賬戶情況編制第二種試算平衡表——期末余額試算平衡表，如表3.7所示。

我們根據(jù)期初余額，結(jié)合賬戶情況編制第三種試算平衡表——本期發(fā)生額及期末余額試算平衡表。在這張表的填制過程中，首先抄入各個賬戶的期初余額，然后根據(jù)各個賬戶的本期借貸發(fā)生額填寫本期發(fā)生額部分，最后根據(jù)期初余額和本期發(fā)生額計算填列期末余額欄。三個欄目借貸方的合計數(shù)都應(yīng)該保持平衡。

20×4年10月是小店開業(yè)的第一個月，所有賬戶的期初余額都是零。小店20×4年10月的發(fā)生額及期末余額試算平衡表如表3.8所示。

試算平衡表可以定期和不定期編制。一般每個會計期間結(jié)束時，為了查驗記賬工作是否正確，會編制試算平衡表。我們能看出，試算平衡表可以將各個賬戶中分散的信息合并起來，這樣匯總起來的信息一定程度上能夠顯示企業(yè)的情況，會計人員可以據(jù)此編制會計報表。