第六節　幾種常用公文的寫作

一、通告

通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項，具有法規性、政策性、廣知性的特點。各級行政機關、團體、企事業單位都可發布通告。

（一）通告的種類

（1）法規性通告：國家政府職能部門根據有關法律、規定制定的強制性行政法規。

（2）知照性通告：政府機關或企事業單位告知公眾某種事項或要求被通告者辦理一些例行事項的通告。

（二）通告的寫作

1．標題

通告的標題，可由發文機關、事由、文種三部分構成。如《國務院關于保障民用航空安全的通告》。有時還可使用省去發文機關或事由的省略式標題。如《中華人民共和國公安部通告》。還有的通告標題只有文種“通告”兩字。

2．正文

通告正文一般由通告的緣由、通告事項和結尾構成。緣由闡明發布通告的目的、依據或意義，要求簡單明了。緣由的后面常用承啟用語“現通告如下”“特作如下通告”。通告事項寫明具體的規定和要求等，多數分條列項寫，要求具體明確，注意內容的條理性和表意的嚴密性。結尾或提出要求，或指明執行時間等，一般以“特此通告”收束。

通告一般不需寫出收文機關和讀者對象。

二、通知

通知是批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員時使用的公文。通知對發文機關沒有任何限定，適用范圍廣泛，是各級機關單位使用最普遍的一種文種。

（一）通知的種類

1．批轉、轉發性通知

批轉性通知用于批準并轉發下級機關的公文。轉發性通知用于轉發上級機關、平級機關和不相隸屬機關的公文。被批轉或轉發的公文成為通知的附件。

2．發布性通知

用于發布（印發、下達）條例、辦法等行政法規和其他重要的文件。

3．指示性通知

指示性通知可用于對下級布置有關工作、傳達上級指示和安排，讓下級機關辦理或執行。

4．知照性通知

知照性通知可分為三種：①會議通知，用于通知召開會議的有關事項。如：《××市工商銀行關于召開會計決算編審工作會議的通知》。②一般事務通知，用于向下屬告知需要周知的一般性事項。如機構的設置、變更與撤銷、印章啟用與廢除、節假日安排等。③任免通知，用于任免和聘用干部或下達任免事項。如：《××局關于×××等同志職務任免的通知》。

（二）通知的寫作

1．標題

通知的標題，一般由發文機關、事由和文種三部分構成。事由是通知主要內容的準確、簡要概括，可在文種前加上“重要”“緊急”“聯合”“補充”等詞語。通知還可采用省去發文機關或事由的省略式標題。

2．正文

通知種類不同，正文寫法也有差別。

（1）批轉、轉發性通知。正文一般由批轉、轉發的內容和執行要求兩部分組成。批轉性通知要寫明批轉機關名稱和態度，再加被批轉公文的發文機關名稱和標題，然后提出簡要的執行要求。轉發通知直接寫被轉發公文的機關名稱和標題，然后提出執行的要求。有的通知還對轉發公文內容進一步闡發，強調所涉及問題的重要意義，提出執行的具體措施和要求。

（2）發布性通知。發布性通知與轉發性通知的寫法類似。

（3）指示性通知。正文一般由三部分組成：發文的緣由或目的、通知的具體事項和執行要求。開頭部分寫發通知的意義或存在的問題，有的寫通知的依據和任務。常用“現就有關事項（問題）通知如下”“特通知如下”等承啟語引出下文。中間部分一般分項寫通知內容，如處理問題的原則、方法及具體措施，布置工作的內容、要求、標準等，內容要寫得明確具體、條理清晰、切實可行。結尾部分寫貫徹落實事項的要求和希望，可作為通知事項的最后一項，列項寫出執行的具體要求，或以“特此通知，望認真貫徹執行”等常用結束語收束。

（4）知照性通知。正文一般比較簡單。開頭簡要說明通知的目的或依據，然后簡明交代告知的有關事項。會議通知的內容一般包括會議名稱、會議內容、起止時間、會議地點、參加人員、報到事宜及有關要求等。

三、通報

通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。通過將典型事例、重要的工作情況予以及時發布，發揮通報的教育引導作用。

（一）通報的種類

（1）表揚性通報：用于表彰先進集體、先進個人，介紹先進經驗，以宣傳典型、推廣經驗。如：《江西省公安廳關于好民警邱娥國先進事跡的通報》。

（2）批評性通報：用于批評錯誤或不良傾向，通報事故，以吸取教訓，引以為戒。如：《國務院辦公廳關于四川山東兩省部分市（縣）亂集資亂收費問題的通報》。

（3）情況通報：用于傳達重要精神或情況，以便上情下達，協調工作。如：《關于全國干線公路養護與管理工作檢查情況的通報》。

（二）通報的寫作

通報正文一般有以下內容：①通報事實。這是通報的原因和依據，要交代通報當事人姓名、單位、事件發生的時間、經過、結果等。②分析與評價。從事實出發適當予以評論分析，指出重要意義或嚴重后果，揭示本質性問題。③通報決定。提出對被通報者的表彰或懲處辦法。④提出希望要求。或寫學習先進，再創佳績；或寫引以為戒，防止類似事件發生；或提具體意見，指導今后工作。

通報寫作內容要準確無誤，通報事件或問題應具有典型性。因此，通報敘述情況要客觀，分析問題要實事求是，評判定性要慎重、準確。發現情況要及時通報，充分發揮通報的教育引導作用。

四、報告

報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況，答復上級機關的詢問。報告有利于上級機關了解掌握下級機關的工作及其他情況。

（一）報告的種類

報告按內容和性質可分為以下三種。

（1）工作報告：用于向上級機關報告本單位工作進展情況、存在的問題和主要的經驗。

（2）情況報告：用于向上級機關反映重要情況、突發的重大事故或問題。

（3）答復性報告：用于答復上級機關的詢問或回復上級的批辦件。

（二）報告的寫作

工作報告的正文重在匯報工作。開頭概述工作開展總的情況，然后用“現將××情況匯報（報告）如下”一類過渡語引出主體部分。主體是報告的核心，陳述具體情況，如工作進展情況、成績和經驗、問題與不足、意見或打算等。

情況報告的正文一般包括情況或問題發生的原因、經過、情況分析、處理意見和建議等。情況概述應實事求是，分析應客觀具體，建議應切實可行。

答復性報告一般先交代寫作緣由，即寫明針對上級提出的什么問題或詢問的事項。再具體作答。

報告結尾常用“特此報告”“專此報告”“請審閱”等詞。

報告寫作要中心明確，內容可靠，針對性強，敘述簡明，不能夾帶請示事項。

五、請示

請示適用于向上級機關請求指示、批準。

（一）請示的種類

（1）請求指示的請示：下級機關在工作中遇到無章可循的新情況、新問題時，請求上級指示；對有關方針、政策和上級機關發布的規定、指示有疑問，需要上級機關給予解答。如：《××省財政廳關于?會計人員職權條例?中“總會計師”是行政職務或是技術職稱的請示》。

（2）請求批準的請示：為增設機構，增加編制，上項目，要資金、設備等而請求上級機關審核、批準的請示。如：《關于請求追加我省自然災害救濟款的請示》。

（3）請求批轉的請示：政府職能部門提出相關問題的處理意見和辦法，卻無權直接要求平級機關和不相隸屬機關照辦，可用請示的方式要求上級機關審定批轉給有關部門執行。

（二）請示的寫作

1．標題

請示的標題由發文機關、事由和文種三部分構成。其中發文機關可以省略，事由部分一般不能省略。事由概括時一般不應出現“申請”“請求”之類詞語，避免與“請示”之意重復。

2．正文

請示的正文一般由請示緣由、請示事項和請示結尾三部分組成。

請示緣由即請示事項的背景、原因和依據，應寫得充分、具體、合理、清楚。

請示事項即請求上級機關指示、批準、幫助解決的具體事項。請示事項要明確具體，切忌模棱兩可，讓上級難以答復。

請示結尾通常以征詢期復性的結語結尾。如“妥否，請批復”“當否，請批復”“以上意見當否，請批復”“以上請示如無不妥，請批轉有關部門執行”等。

六、批復

批復適用于答復下級機關的請示事項。它是與請示相對應的下行文。

（一）批復的種類

批復按內容性質主要有同意性批復、否定性批復和解答性批復三種。

（二）批復的寫作

1．標題

批復的標題常見的形式有如下兩種。

（1）三項式。由發文機關、事由、文種三部分組成。如《國務院關于東北地區振興規劃的批復》。在標題的事由一項中，可以明確表示對請示事件的意見和態度，也可在文種前加上“給”請示機關的字樣。

（2）省略式。省略發文機關，標題由事由加文種組成。如《關于××鄉人民政府申報興建工業園問題的批復》。其中事由部分不能省略。

2．正文

批復的正文一般包括批復依據和批復意見兩部分。批復依據先引敘對方來文（包括對方來文日期、標題和文號）并以“收悉”兩字結束。如：“你局《關于××××的請示》（×局〔2018〕1號）收悉”。接著用過渡語“現批復如下”引出批復意見。

批復意見是對請示事項表明態度，作出明確答復。同意性批復較簡單，一般只需表示同意。否定性批復一般需闡述不同意的理由。解答性批復根據情況作具體的解答，內容可繁可簡；有的批復在答復后還提希望和要求。結尾為“特此批復”等語。

批復的寫作要態度明確、語氣肯定、言簡意賅。

七、函

函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。函的使用范圍廣泛，行文靈活簡便。

（一）函的種類

（1）按性質，函可分為公函、便函。

（2）按行文方向，函可分為發函（也稱去函）、復函。

（3）按內容和作用，函可分為以下幾種。

①商洽函：用于不相隸屬機關之間商洽工作，如商調人員、洽談業務等。

②詢問函：去函的一種，用于向有關部門詢問具體問題。

③請批函：用于無隸屬關系的機關向業務主管部門請求批準某一事項。

④答復函：復函的一種，用于回復機關收到的商洽函、詢問函、請批函。

⑤告知函：去函的一種，用于告知受文機關或單位某項具體事宜，不需要對方回復。

（二）函的寫作

1．標題

（1）三項式。由發文機關、事由和文種三部分組成。如《××公司關于選派技術人員進修的函》。

（2）省略式。省略發文機關或事由。如《關于征求對加快道路運輸發展的若干政策意見的函》。

2．正文

函的正文一般包括緣由、事項和結語三部分。開頭交代函的目的、根據或原因等。復函應說明來函收悉情況，先引用對方來函的標題或發文字號或發文日期，如“你單位××年×月×日函悉”。主體提出商洽、請求、詢問或答復請批的具體事項。要寫得具體明確、條理清楚、直陳其事。結尾根據不同情況可用“請予函復”“特此函告”“特此函復”“此復”等語。

3．寫作要求

函要求一事一文，內容單一集中，不枝不蔓。用語簡潔明快、懇切實在。語氣應力求平和，謙恭有禮。要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞的套話。

八、紀要

紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。對大型或重要會議的基本情況、討論的事項和決議加以綜合概括與反映，以達到通報會議精神、統一認識、指導工作的目的。

（一）紀要的種類

會議紀要按會議的內容與方式，主要有辦公會議紀要、工作會議紀要和座談會議紀要等。按會議的性質和作用，紀要可分為決議型會議紀要和情況型會議紀要。

（二）紀要的寫作

1．標題

紀要的標題常見的有以下兩種。

（1）單行標題：一般由會議名稱或議題加文種組成。如《省科技創新“六個一”工程領導小組第二次會議紀要》。

（2）雙行標題：正題概括會議的主要內容或精神，副題補充說明會議名稱等情況。如《探討新時期文學的發展——中國當代文學研究會第二次學術討論會紀要》。

2．正文

紀要正文一般分為開頭、主體和結尾三部分。

（1）開頭部分是總述，概述會議基本情況。包括會議召開的時間、地點、參加人員、會議議題等，有的寫上會議的背景、依據、目的和意義等。

（2）主體部分是分述會議的主要精神。內容主要包括會議議定的事項、提出的要求等。通常可采用綜合式、條項式和摘要式等結構形式。層次段落的開頭常使用習慣用語，如“會議認為”“會議強調”“會議要求”“會議同意”“會議號召”等。

（3）結尾一般寫落實紀要的措施，提出希望，發出號召。

紀要寫作時要將會議內容分門別類地整理，集中會議討論的實質意見和主要精神，使之系統化、條理化和理論化，重點、要點突出。