2.2　項目經理的職責與權力

項目管理是管理理論和方法在項目中的應用。因此，管理的基本原則也適用于項目管理。亨利?法約爾（Henri Fayol）認為權力與責任應該相符，管理者必須有命令下級的權力，但凡行使職權的地方，就應當建立相應的責任，責任應當是權力的孿生物，是權力的當然結果和必要補充。項目經理是項目負責人，他有哪些職責和權力？

2.2.1　項目經理的主要職責

項目經理是為項目計劃和執行負總責的人。在項目管理中，項目經理處于核心地位，負責整個項目的計劃、組織、執行和控制，有效地利用項目團隊和其他可資利用的資源，在預算范圍和時間期限內交付符合技術要求的項目最終產品和服務。概括地說，項目經理的職責就是對所有項目因素和生命周期階段進行集成。

從項目經理所承擔的角色可知，項目經理的職責可分為對外職責和對內職責。對外職責包括兩個方面：一是按客戶要求完成項目，成功實現項目目標，爭取客戶的最大滿意度；二是負責與外界的溝通和協調。對內職責也包括兩個方面：一是對公司的職責，保證項目目標與公司戰略目標一致，為公司戰略目標服務，為公司節約資源，創造利潤；二是對項目團隊成員的職責，保障團隊成員的切身利益，有利于他們的職業發展。

由于項目是具有特定目標的一次性任務，所以項目經理的職責不是固定不變的，而是根據具體項目情況來設定。一般來說，項目經理的具體職責包括：①挑選項目團隊成員，組建項目團隊，建立良好的項目團隊合作模式。②全權負責項目的計劃、實施、監督與控制，包括工作分解、進度安排、成本預算、工作協調、資源分配，監控進展，發現問題并及時處理，保證項目能達到預期目標。③負責協調團隊成員間的關系，處理項目內部的各種矛盾，使項目能順利地進行。④負責內部信息交流與溝通，與企業的高層經理和各個職能部門進行充分的溝通、協調，向高層管理人員說明項目的技術和財務狀況，并報告當前和潛在的錯誤、問題或超支，使項目能順利地進行。⑤識別在職能部門、分包商和其他項目參加人員之間的工作界面，向項目干系人報告界面狀況，識別技術和職能方面的問題，并啟動和協調糾正措施，以便實現集成的效果。⑥應付危機和解決沖突，在項目環境中，風險是不可避免的，沖突也時有發生。項目經理對于事前制訂所必需的計劃負有全面的責任，從而能夠預測和回避危機。⑦對項目小組的各個成員進行績效評估。⑧對外協調和處理與項目相關的事項。

然而，不但不同行業的項目經理有不同的職責，而且同一行業中不同公司的項目經理也有不同的職責，甚至同一公司的不同項目經理有不同的職責，沒有公認的統一職責。例如，PRINCE2認為項目經理是在項目管理指導委員會規定的約束條件下，代表項目管理指導委員會開展項目的日常管理工作，其主要職責是確保項目在指定的時間、預算、質量、范圍內產出所要求的產品，還要確保項目產出成果能夠實現在商業論證中規定的收益。具體職責如下：①與項目保證角色一起準備下列基線管理產品，并與項目委員會達成一致：項目簡介（包括項目產品描述），收益評審計劃，項目啟動文檔及其組件，階段／例外計劃及其產品描述，工作包；②準備以下報告：要點報告、問題報告、階段終期報告、經驗報告、例外報告、項目最終報告；③保存以下記錄：問題記錄、風險記錄、日志；④與企業或項目集管理人員聯絡，確保既不被忽視，也不會與相關項目重復；⑤與外部供應商或客戶經理聯絡；⑥帶領和激勵項目管理團隊；⑦確保團隊成員的行為符合預期；⑧管理決策層級與項目操作層級之間的信息流；⑨管理所需產品的生產，負責總體進度和資源的使用，必要時采取糾正行動；⑩建立和管理項目流程，即風險管理、問題和變更控制、配置管理和溝通等的管理流程；?建立和管理項目控制，即監測和報告；?授權實施工作包；?向指導委員會報告計劃偏差；?除非已委托他人，否則承擔團隊領隊的角色；?除非已委任他人，否則承擔項目支持者的角色；?執行配置管理策略；?保證項目人員遵守配置管理策略；?制訂配置審計時間計劃，檢查產品實物是否與配置項記錄一致，啟動任何必要的糾正措施。

但是，項目經理的具體職責取決于多種因素，其職責范圍差異較大：一是與項目組織結構形式有關；二是與企業的項目管理體系有關；三是與項目自身特點有關。

在不同形式的項目組織結構中，項目經理的職責有所不同。在職能型項目組織結構中，項目經理可能只是一個項目協調人，其職責范圍比較窄，主要是協調相關職能部門的工作，使項目能夠順利進行；在項目型組織結構中，項目經理可能是高度集權的、全權控制項目的負責人，其職責范圍比較廣；在矩陣型組織結構中，項目經理是介于二者之間的團隊領導。

項目經理的具體職責還受企業的項目管理體系的影響。即使采用同一類型的組織結構，項目經理的職責還與上級主管給予的授權有關。在不同機構中，項目經理所擁有的權力和承擔責任的大小是各不相同的；在同一機構的不同項目中，項目經理所擁有的權力和承擔責任的大小也可能有所不同。例如，某工程施工項目的章程要求項目經理：①全面負責組織工程項目的施工，主管工程技術部、安全質量部、計劃財務部、綜合辦公室、中心試驗室，對項目全權負責。②制定項目管理目標和創優規劃，建立完整的管理體系，保證既定目標的實現。③組建精干高效的項目管理班子和施工項目隊，搞好項目機構的設置、人員選調及職責分工。④建立嚴格的經濟責任制，強化管理，推動科技進步，搞好成本控制，提高綜合經濟效益。⑤溝通項目內外聯系渠道，及時妥善處理好內外關系。⑥接受建設單位、監理單位及上級業務部門的監督指導，及時向建設單位匯報工作。

項目經理的具體職責還受項目自身特點的影響。IT項目經理與土木工程項目經理的職責有所不同。在建設工程項目中，《建設工程項目管理規范》（GBT 50326—2006）第6.4.1款要求項目經理履行下列職責：①項目管理目標責任書規定的職責；②主持編制項目管理實施規劃，并對項目目標進行系統管理；③對資源進行動態管理；④建立各種專業管理體系并組織實施；⑤進行授權范圍內的利益分配；⑥歸集工程資料，準備結算資料，參與工程竣工驗收；⑦接受審計，處理項目經理部解體的善后工作；⑧協助組織進行項目的檢查、鑒定和評獎申報工作。而在IT項目中，IT項目經理崗位職責可能包括：①負責IT項目的開發、計劃、溝通、報告、審查、衡量、執行和控制，帶領團隊進行項目需求調研、需求分析、系統設計、項目開發實施；②負責整個項目周期過程中的工作計劃、組織、跟蹤、執行等管理工作；③對項目的規模、難度、工期、所需資源、費用進行評估和控制；④根據需求進行系統設計和詳細設計，制定格式、規范并編寫設計開發文檔；⑤負責對項目功能、業務規則的設計，形成系統功能架構；⑥負責帶領和指導開發工程師完成設計和開發工作并解決各類技術與業務問題，進行項目的功能實現和系統流程監控；⑦識別項目中存在的風險并采取相應的措施以保證項目按計劃進行；⑧確保項目團隊以高水平的專業技能和團隊精神為項目提供盡可能好的解決方案，協助、指導項目組成員的工作，幫助解決問題和進行產品缺陷控制，并對項目組成員的工作進行合理的評價；⑨協調交付項目具體分析或工作流程（中低級復雜性）所需資源。值得注意的是，具體的職責應根據具體項目而定。

項目經理的職責一般通過項目章程加以確定，也可以采用《項目管理目標責任書》的形式加以確定。在任命項目經理后，應與項目經理簽訂確認項目管理目標責任書，作為考核項目經理和項目部的依據。根據《建設工程項目管理規范》（GBT 50326—2006）第6.3款的規定，建設工程項目的“項目管理目標責任書”可包括下列內容：①項目管理實施目標；②組織與項目經理部之間的責任、權限和利益分配；③項目設計、采購、施工、試運行等管理的內容和要求；④項目需用資源的提供方式和核算辦法；⑤法定代表人向項目經理委托的特殊事項；⑥項目經理部應承擔的風險；⑦項目管理目標評價的原則、內容和方法；⑧對項目經理部進行獎懲的依據、標準和辦法；⑨項目經理解職和項目經理部解體的條件和辦法。

2.2.2　項目經理的主要權力

廣義的權力是指影響他人行為的特殊能力；狹義的權力是指法定權力（又稱為職位權力，簡稱“職權”），即由組織機構賦予某個正式職位的合法權力，是管理職位所固有的發布命令和使命令得到執行的一種權力，是職務范圍內的權力，因此，也稱為“制度型的權力”。影響他人行為的方式很多，為了避免混淆，我們只討論項目經理的法定權力。

在組織管理體系中，每一個管理職位都具有某種特定的、內在的權力，任職者可以從該職位的等級或頭銜中獲得這種權力。因此，職權與組織內的一定職位相關，是一種職位的權力，而與擔任該職位管理者的個人特性無關，它與任職者沒有任何直接的關系。職權可以委讓給下屬人員，授予他們一定的權力，可以在限定的條件下行使這種權力。

1. 項目經理的職位權力

在項目管理中，項目經理的權力主要來自上級的授權，即公司（或公司高層經理）為完成項目目標所賦予他的權力。項目經理應具有哪些權力取決于項目經理的職責要求。根據權力與責任相稱的原則，職責越大，要求賦予的權力越大；反之亦然。為了確保項目經理能夠履行其職責，項目經理一般應具有下列權力：①組建項目團隊的權力，有權力挑選項目組成員，可以解聘不合格的成員，擁有獎勵和懲戒團隊成員的權力；②項目資源的控制權，可以分配和使用項目人員、項目資金和項目物質資源；③項目內部有關決策的權力；④在授權范圍內，處理項目與外界的關系，如分包、采購、合同談判等。

例如，《建設工程項目管理規范》（GBT 50326—2006）第6.4.2款賦予項目經理下列權限：①參與項目招標、投標和合同簽訂；②參與組建項目經理部；③主持項目經理部工作；④決定授權范圍內的項目資金的投入和使用；⑤制定內部計酬辦法；⑥參與選擇并使用具有相應資質的分包人；⑦參與選擇物資供應單位；⑧在授權范圍內協調與項目有關的內、外部關系；⑨法定代表人授予的其他權力。

又如，某建筑公司的《項目管理規范》中賦予項目經理以下權限：①參與企業組織進行的投標和合同談判；②在授權范圍內與業主及其他有關單位進行業務洽商，并簽署有關文件；③主持項目經理部的全面工作，組織和管理項目施工生產活動；④在授權范圍內對項目經理部的人、財、物、技術等資源進行組合與管理；⑤接受培訓與教育；⑥獲得相應的勞動報酬；⑦法律、法規和企業規定的其他權限。

2. 項目經理權力的影響因素

項目經理獲得的授權受多種因素的影響，其主要影響因素包括：項目組織結構形式、項目對企業的重要程度或上級主管對項目的重視程度、個人的經驗和能力、項目經理與企業主管之間的互動關系（如上級對項目經理的信任程度）等。

（1）項目經理獲得的授權受項目組織結構形式的影響。在職能型組織結構中，項目經理可能只是一個項目協調人，權力有限，可以在項目進度安排和預算方面作出決策，但是沒有要求職能部門支持這些決策的命令權；在項目型組織結構中，項目經理可能是高度集權的、全權控制項目的負責人；在矩陣型組織結構中，項目經理可能是介于協調人與全權負責人二者之間的團隊領導。如果項目經理班子成員較多、配備精良，則應授予項目經理較大的權限；如果項目團隊的成員較多，也應授予項目經理較多的權限。相反，授予的權力可以適當少些。

（2）項目經理獲得的授權受項目對公司的重要程度的影響。項目對公司越重要，公司管理層越不放心，越想掌控項目，授予項目經理的權力越少。當然，公司管理層也可以任命信得過的、經驗豐富、能力強的項目經理，放手讓他去干。

（3）項目經理獲得的授權受項目經理的個人經驗和能力的影響。理論上，項目經理必須勝任自己的職責；但現實中，公司經理一般會根據項目經理的經驗和能力授予其不同的權力并安排相應的職責。對于那些管理能力較強、經驗頗為豐富的項目經理，一般會授予其足夠的權限，以便其能充分發揮項目經理個人的主觀能動性。相反，對于那些管理能力一般、閱歷及管理經驗不甚豐富的項目經理，一般會適當保留部分權力，以免其決策過于草率或把握不住，導致項目風險加大，造成不應有的損失。

（4）項目經理獲得的授權受上級對項目經理的信任程度的影響。由于項目是在一定的約束條件下（主要是限定時間、限定資源）具有明確目標的一次性任務，所以項目經理這一職位并不是組織管理體系中固定的永久性職位，因而沒有事先設定的權力，而是根據具體項目情況進行“臨時”授權，在某種程度上受公司經理的個人因素的影響，難免出現授權不足和權力模糊的地方，如對于自己信任的人給予較多的授權和支持。雖然這種做法不符合現代管理理念，但卻是客觀存在的現象。

權力運用的方式應與具體情況相適應。例如，在團隊紀律、規章制度等方面，應強迫團隊成員必須遵守，不得違反；但是，如果強制的方式用得過于頻繁、苛刻和廣泛，會使多數團隊成員感到壓抑和憤怒，可能引起反抗心理。在工作績效方面，表現出色、對項目貢獻大的團隊成員應給予物質的或精神的或兩者結合的額外報酬；違紀違規、給項目造成損失的團隊成員應給予一定的懲罰。

職位權力是項目經理實施職責、履行義務的必備條件。然而，在項目管理中，可能出現項目經理的責任很大但授權卻較小的現象，二者之間不相稱，造成所謂的授權缺口。大多數項目經理不得不依賴于其他形式的影響力，如專業知識、管理技巧、說服能力和個人關系等。例如，項目經理可以利用自己掌握的特定技術和知識，贏得他人的認同和尊重，從而影響他人的行為；通過自身行為、能力、信心和聲望來影響他人的行為；利用親和力、個人魅力、私人友誼等來影響他人的行為。

總而言之，成功的項目經理傾向于依靠知識、經驗和個人的關系來發揮影響作用，通常能夠不必通過發號施令或利用上下級關系就可以影響他人的行為。成功的項目經理總是能夠靈活多樣地運用職權，有時強硬，有時溫和；有時直接，有時間接；有時民主，有時專制；目的只有一個：讓項目團隊多、快、好、省地完成項目。權力的運用效果與項目經理的知識、經驗、聲望、能力、品行、口才、儀態都有一定的關系。因此，項目經理必須通過經驗和聲譽展示自己具備的技術能力和管理能力，培養有效的說服能力和溝通技巧。