第三節　會議的要素

一、組織方

會議通常是由組織方舉行的。這里組織方，是一個對出資舉行會議的組織的通稱。它的任務主要是根據會議的目標和規則制訂具體的會議方案并加以實施，為會議提供必要的場所、設施和服務，確保會議正常進行。

組織方通常分為以下三種情況。

（1）由負有領導和管理職權的機關主辦。這樣的組織方同與會者具有上下級關系或者管理上的相對關系。

（2）由協會等類似組織主辦。這類與會者通常并不局限于會員，但是會議的核心是會員以及組織的目標和任務。

（3）為公眾舉辦會議的組織方。這類組織方和與會者之間的關系又不同于前兩者。這種為公眾舉辦的會議可以分為營利性會議和非營利性會議兩種。非營利性的會議多是政府機構和公眾團體作為組織方；營利性的會議組織方則有很多種，包括雜志社、公司，以及那些想出售與會議有關產品的個人。

二、會議主持人

會議主持人承擔著組織會議和推進會議進程，以及解決會議組織過程中遇到的重大問題的重要責任。具體來說，就是會議主持人要在會議的討論階段、解決問題階段和決策階段起到引導的作用，有時還要負責會前和會后的一些相關工作。

1. 會議開始

（1）按時開會。這是樹立主持人權威的第一步。

（2）清晰地陳述會議的目的。可以使與會者明確會議方向。

（3）簡要介紹會議的議題。可以幫助大家再次整理思路。

（4）重申會議制度。可以為大家建立會議上的行為準則。

2. 會議進行中

（1）嚴格按照議程表推進會議。這是主持會議的最高指導原則。

（2）確保每個人的發言和觀點都得到大家的傾聽。這是對會議最終結果的保證，也是對與會者個人尊嚴的理解和保護。

（3）使會議緊緊圍繞議題進行。這是保證會議效率的重要一步。

小貼士

3. 會議結束

（1）對會議進行總結。可以幫助與會者理清他們不太清楚的地方。

（2）將會議上所涉及的重點內容記錄下來。不是寫一份會議紀要，而是提醒記錄員記錄會上和會后的關鍵事情。

三、與會者

與會者也就是參加會議的對象，也稱為會議成員。他們是會議活動的主體，也是會議活動能否成功的重要因素。與會者的數量直接決定了會議的規模和舉行方式，也影響到會議的效率。

與會者一般可以分為以下四種資格，他們在會議中的權利和義務各不相同。

（1）正式成員。即具有正式資格、有表決權、選舉權和發言權的會議成員，也是會議活動的主要成員。

（2）列席成員。即不具有正式資格，有一定的發言權但無表決權和選舉權的會議成員。列席成員的數量一般不超過正式成員。

（3）特邀成員。即由會議的組織方根據會議的需要而專門邀請的成員。這類成員的地位比較特殊，其在會議中的權利和義務可由會議組織方或者會議的領導機構來確定。

（4）旁聽成員。即受邀請參加會議，但不具有正式資格，既無表決權，也無發言權的會議成員。這類成員一般坐在規定的旁聽席上。

以上四種與會者并不是在每個會議上都同時存在的。

四、會議議題

會議議題，是會議所要討論、協商、決定和處理的一個個具體問題。主要議題構成會議的主要內容，議題的總和構成會議全部的內容。議題是會議活動的必備要素，是會議交流的中心。舉行會議首先要明確的就是為什么“議”和“議”什么，也就是會議目標和會議議題。會議的議題必須具有必要性和重要性，同時，還必須具有明確性和可行性。這樣的議題才有可能在與會者的共同討論之后達成共識，形成決議，最后通過。

什么樣的議題能被列入會議要討論的范圍？原則上，議題是由會議既定目標來決定的，與目標無關的議題不能被列入議程。從具體產生方式來說，議題的產生通常有兩種渠道：一種是管理者根據需要指定的；另一種是秘書人員通過調查研究、綜合信息后提出，再經管理者審定的。

會議議題的數量是由會議的規模和時間等因素綜合決定的。

與會議議題緊密相關的一個概念是會議議程。會議議程，是會議議題在會議上被具體討論時的次序安排，即會議議事次序。所有的會議都有會議議程，只是在繁簡程度上有所差別。為提高會議效率，會議議程應該盡量精簡。

五、會議名稱

正式的會議必須有一個恰當、確切的名稱。會議名稱要求能概括并能顯示會議的內容、性質、參加對象、主辦單位或組織、時間、屆次、地點或地區、范圍、規模等。具體的會議名稱應視會議的需要而定，如“××省海外聯誼會三屆一次理事大會”“××公司新產品銷售展示會”等。

會議名稱必須要用確切、規范的文字表達，它既用于會前的會議通知，又用于會后的宣傳。

六、會議時間

會議的時間，是指會議的起訖時間和時間跨度。對于一個大型會議來說，會議時間包括了全部三種含義：一是會議開始的時間，二是整個會議需要的時間，三是每次會議的時間限度。

（1）會議選擇在何時召開，需要考慮多種因素。首先，是會議性質。如果是例會，那么它的召開時間是有慣例的；如果是一次特殊的會議，就要有針對性地尋找合適的時間。其次，要照顧到所有重要的與會者的時間。

（2）整個會議到底需要開多久？大型會議的總體時間跨度需要組織方在做計劃時，根據議題做出充分的預計，以便與會者有計劃地安排。

（3）每次的獨立會議的時間長度則要重點考慮人的生物規律。根據心理學家測定，成年人能集中精力的平均時間為45分鐘至60分鐘。超過45分鐘，人們的注意力就容易分散；超過90分鐘，人們普遍會感到疲倦。因此，建議獨立會議時間不要超過60分鐘。如果確實需要長時間開會的話，那么中間一定要安排休息。

七、會議地點

會議地點是指會場所在地。對于傳統的獨立會議而言，會議地點通常就是單位里的會議室。會議室大小的選擇要根據會議的規模和會議的目的來定。如果想進行集體討論并且在預算允許的情況下，可以考慮外出開會。為了使會議取得預期效果，選擇組織外的會議地點時要綜合考慮多種因素，比如，會場設施、交通條件、安全保衛、氣候與環境等。

傳統的大型會議一般有主會場和分會場的區分，但總體上是固定在一個地方。

虛擬會議也會出現主會場和分會場，并且常常是地理跨度很大的幾個會場，完全突破了傳統會議地點固定的觀念。由于虛擬會議與傳統會議所采取的會議媒介不同，因此這種會議對于會場的要求重點也和傳統會議截然不同。

八、會議結果

會議結果是指會議結束時實現目標的程度。它是會議的目標、議題，會議的組織形態，與會者之間的關系和力量對比等因素綜合作用的產物。因為影響會議結果的因素非常多，所以會議結果并不是一定要與會議預期目標完全一致。當會議結束時，可能完全或部分達到預期目標，甚至還會出現與會議預期目標完全背道而馳的結果。

會議結果必須在會議即將結束之前明確地表達出來，并且要由記錄員記錄下來。這樣才能讓與會者清楚地了解在剛才的會議上發生了什么，會后還要做哪些工作。

以上的八個構成要素明確地說明了什么樣的活動才是會議。在這八個要素中，組織方、與會者、會議議題和會議結果是會議的基本要素。