第四節　一般會議流程

會議流程是按照時間的順序自然發生的、彼此之間有緊密邏輯聯系的會議工作環節的集合。由于性質和規模的區別，不同的會議可能會在具體環節上產生差異，因此，本節強調的是所有會議都具備的一般流程。鑒于本章的知識重點，以下會議流程開始的前提是這個會議有召開的必要。

一、會前準備

1. 目標設定

決定召開會議以后，在開始做其他任何事情之前，首先要確定的就是預期在會議上達到什么目標。目標一般表現了領導決定召開會議的初衷，或者是要征詢的意見，或者是要解決的問題，或者是要確定的方案，或者僅僅是為了說明情況等。確定目標的決定權在管理者或者負責人手中。一個清晰而明確的目標，會成功引導接下來工作的所有重要安排。

2. 確定與會者、會議主持人

誰來參會、以什么身份參會、在會議的哪個階段參會，是根據實現會議目標的需要而確定的。當與會者的這些具體細節確定之后，會議的其他安排就顯得容易多了。

通常情況下，會議主持人就是會議召集方的負責人。確定會議主持人等于確定了會議的規格和重要程度。

3. 擬定會議議程、會議日程表和會議方案

（1）擬定會議議程的前提是確定會議議題。簡單來說，會議議程就是對確定的會議議題進行先后排序，讓與會者明白會議的討論次序。所有的會議都必須有會議議程，一旦確定，就不應再改變。會議議程表必須在會前發到每個與會者手中。根據會議的性質，提前發放的時間不確定。

（2）時間較長的會議需要制定日程表。所謂會議日程，是指會議在一定時間內的具體安排。通常，日程表中的會議時間都跨越了上午、下午，有時可能會連續幾天。

會議日程表一般采用簡短文字或者表格形式，以上午、下午、晚上為單元把會議的內容固定在具體的時間段內。會議日程表也要在會前發給每個與會者。

作為會議有序進行的指導，同會議議程一樣，會議日程表一旦確定，也不能隨意更改。

（3）會議方案是在前兩者的基礎上完成的。除了會議組織方、會議目的、與會者、會議議程和會議日程之外，會議方案還要對由會議產生的各項具體花費做出預算，有利于組織方對會議產生一個相對明確的認識，再次檢查會議的規格、規模、議程、日程的必要性和可行性。

4. 確定會議時間、會議地點

（1）確定會議時間。包括以下幾個方面的內容：首先，確定會議開始的時間；其次，確定會議結束的時間，這是保證效率的一個有力措施；最后，明確每個議題的討論時間，每個與會者的發言時間等。

（2）會議地點的選擇。除了考慮會議本身的規模和性質之外，還要考慮會議所需設備的情況。

5. 準備會議文件

為使會議在最短時間內取得預期效果，在確定好會議議程后，會議組織方要做的事情是為會議議程中安排的議題討論準備背景資料。具體包括相關的數據、報表、各類報告、前期分析、已發布的行業法規、本單位制度等。這些文件要在會議開始前發給與會者，尤其是關鍵人物；同時，確保通知與會者在會前認真閱讀并思考，以免在會議上繼續為此浪費時間。

另外，還要準備的會議文件包括會議主體文字資料，如開幕詞、重要發言、會議決議、閉幕詞等。

召開大型會議時組織方還需要在會議開始前準備會議須知、作息時間、與會者名單、分組情況、小組負責人等。

6. 發布會議信息

發布會議信息就是在會前發送會議通知。發送會議通知的形式有很多種，可以通過書面、電話，也可以通過函件。為了保證通知到位，一般情況下，都是幾種方式結合使用。

會議通知的主要內容就是將會議的議程（日程）、會議文件、會議時間、會議地點等重要會議信息提前告知確定的與會者，提示他們準備會議需要的材料或用品，提醒他們作好準備，按時參會。

會議通知通常需要回復。根據通知的方式，回復的方式也有多種。組織內部的通知可以通過口頭告知，組織以外的通知可以通過函件回復。與會者要在規定的時間內向會議組織方確認是否參會，以便會議組織方開展相應的籌備工作。

7. 會場布置

在決定了會議需要的會場之后，組織方要及時預訂，然后就是對會場進行符合會議要求的布置。會場布置最重要的是突出主題，美觀大方。

會場布置時要注意的具體事務有以下幾點。第一，會議將采用什么樣的會議桌，或者干脆就是主席臺和聽眾席，這要根據會議議題來決定；第二，會議使用的設備，根據議題討論的需要，合理布置所需要的儀器設備；第三，每個會議都需要的裝飾性的布置。

二、會議開始

1. 會前確認

會議開始之前，要對與會者、預訂的會場做最后的確認。對于不能到會的人員及不能到會的原因要做到心中有數，清楚明白。這對于組織內部會議尤其重要。另外，主辦方需要再次提醒與會者此次會議的主題和會議議程以及確認預訂的會場，以確保會議能按照預計開始，防止出現意外情況。

2. 會場檢查

在會議正式開始之前，為了避免在緊要關頭出現差錯或者造成尷尬局面，應該再次檢查所需要的設備是否已經都安排在合適的地方，并將所有的設備再次調試檢查一遍，出現問題迅速解決，不得已時可以變換會場。

3. 會議開始

前兩項工作可以保證會議在預定的時間準時開始，這是會議走上正軌的第一步。

會議開始后要注意做好會議記錄。會場上一定要指定一個人作為專門的會議記錄員。正式會議的記錄是會議進程的原始記錄，是具有法律效力的檔案，因此務必準確、完整和條理清楚。

三、會議結束

1. 整理會議室

（1）清理所有的文件、物品，檢查是否遺漏。

（2）多余的文件、資料等要認真清點，按要求進行銷毀。

（3）需要存檔的文件要整理齊全。

（4）讓所有使用過的設備恢復到備用狀態。

2. 整理會議記錄，形成會議紀要

會議紀要在會議記錄的基礎上形成，重點是總結會議的重要觀點和重要決策。在會議主持人或領導確認無誤之后，會議紀要必須在最短的時間內發到與決議有關的部門和個人手中以便貫徹落實。

3. 經費結算

按照財務制度，仔細核對并及時結算會議的各項花費開支。

4. 對會議進行總結評估

會議結束后，必須對會議的組織工作和效益、得失等進行評估和總結。通過評估，會議組織方可以了解如下信息。

（1）會議目標是否得以實現？

（2）會議的成本效益如何？即會議是否超支或者盈利。

（3）與會者是否滿意？他們從會議中獲得了什么？

（4）以后的會議需要哪些方面的改進？

會議評估經常采用定量評估和定性評估兩種方法，對采集來的數據進行分析。